Технология контроля за сроками исполнения документов

Он проверяет общее состояние работы, качество ее выполнения, суть решаемых задач, опираясь на опыт своих специалистов. Формирование отчетов осуществляется специалистами организации – исполнителями и контролерами- в рамках своих компетенций.Этап отмена поручений по документам осуществляется после его исполнения. Исполненный документ – РК – отправляется в архив СЭД. Так обеспечивается сохранение и защита информации, содержащейся в документе, а также сохраняются записи о произведенных с документом операциях.На этапе запроса о переносе контрольного срока исполнения осуществляется контроль действий и контроль местонахождения. Первый контроль необходим в системе управления документами, если исполнение ограничено временными рамками. Данный контроль эффективно применяется только в том случае, если поступивший документ зарегистрирован в СЭД до передачи его исполнителям.Контроль местонахождения осуществляется на этапе запроса о переносе срока исполнения путем отслеживания нахождения документа в подразделении у конкретного сотрудника, а в дальнейшем при изъятии из системы для уничтожения или переноса в архив СЭД. Так отслеживается первичная выдача/отправка документа исполнителю делопроизводителем, передача документа другому исполнителю, перенос срока исполнения и перемещение документа в СЭД.Перенести контрольный срок исполнения документа может должностное лицо или организация, установившая этот срок. Продление срока исполнения возможно при наличии обоснования исполнителем. Отменить или приостановить исполнение документа может только автор документа или вышестоящие органы.Этап формирование отчетов и анализа по исполнительской дисциплине предполагает отслеживание хода исполнения входящего документа, составления исходящего-ответа или внутреннего документа. Анализ документооборота позволяет обобщить сведения, полученные в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения. Формирование отчетов и анализов выполняет служба делопроизводства и доводит их до сведения руководителя. Данный этап важен для выработки предложений по ускорению документопотоков и совершенствованию исполнительской дисциплины в организации.2.3. Рекомендации по совершенствованию организации контроля за исполнение документов в Правительстве Свердловской областиПо мнению автора, некоторые процедуры и технологии контроля исполнения документов в Правительстве Свердловской области требуют совершенствования.1.При регистрации документа, если он имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте или установленную нормативно-правовыми актами (перечнем сроков хранения документов), то его постановку на контроль может осуществлять делопроизводитель, независимо от существа вопроса, сразу при регистрации.2. Для эффективного контроля за исполнение в РК СЭД необходимо вносить все сведения о документе, в том числе о документах поступивших ранее по данному вопросу, если данный документ является продолжение решения вопроса.3. Службе делопроизводства необходимо больше внимания уделять контролю за инициативными исходящими документам, на которые ожидается ответ к определенному сроку. Такие документы, сформированные и отправленные посредством СЭД должны учитываться и выделяться в СЭД для недопущения просрочки получения ответа.4. При приближении срока исполнения документа, служба делопроизводства не должна полагаться только на исполнительность сотрудника, секретарь должен напомнить исполнителю о приближении срока исполнения документа по телефону или в письменном виде.5. наибольшей проблемой является фактическая отправка документа путем традиционной почты. Так, исполненный в срок документ уже снят с контроля руководителем после получения отчетов исполнителей, а на бумажном носителе исполнитель предоставляет документ в службу делопроизводства с опозданием, т.к. теперь вся ответственность за отправку лежит на делопроизводителе. На этот случай в подразделении делопроизводства необходимо предусмотреть бумажный журнал, где документ будет передаваться секретарю под роспись с указанием точного времени (часов и мнут). В этом случае делопроизводитель снимает с себя ответственность за задержку отправки документа или предоставления его на подпись руководителю.Таким образом, мы можем охарактеризовать работу Правительства Свердловской области как положительную, которая строится на постоянном обновлении законодательных, правовых, нормативных актов в сфере электронного делопроизводства. Составляющие успешного перехода к контролю за исполнением документов в СЭД можно назвать:- позицию руководства,- психологический настрой сотрудников,- работу в СЭД сразу со всеми видами документов,- исключение дублирования процессов обработки документов и «традиционной» обработки документов,- подготовка правового акта о внедрении СЭД в полнофункциональном режиме.Составленные рекомендации по совершенствованию организации контроля за исполнением документов принесут улучшения в социальной и экономической сфере деятельности сотрудников. Так, четкий оперативный контроль за исполнением документов обеспечит слаженную работу коллектива, то отразится на взаимоотношениях сотрудников. А высокая эффективность даст возможность руководителю поощрить сотрудников премиальными выплатами.ЗаключениеВ ходе исследования решены следующие задачи:- Изучены нормативно-правовые акты по организации контроля за исполнением документов;Мы выявили, что работа служб делопроизводства и организации документооборота в государственных органах власти и организации осуществляется по разным нормативным-методическим документам: согласно действующим сегодня общегосударственным нормативно-правовым документам, организации работают по Примерной инструкции по делопроизводству в государственной организации, а федеральные органы власти - по Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти- Изучить технологию контроля за исполнением документов, подлежащих контролю в электронной системе делопроизводства;Постановка на контроль документа в СЭД осуществляется одновременно с его регистрацией, что сокращает время на отдельное ознакомление с документом и поиск инициативного документа. Разветвленная иерархическая система резолюций позволяет контролировать исполнение документа на каждом этапе и до наступления критического срока. Отчетные формы содержат актуальную информацию от каждого исполнителя ответственного за свой участок работы.Широкие поисковые возможности электронной системы позволяют найти любой документ в системе СЭД по единственном реквизиту.- Рассмотреть особенности организации контроля за исполнением документов на примере Правительства Свердловской области;В ходе проведения исследования службы делопроизводства Губернатора и Правительства Свердловской областибыли выявлены основные направления деятельности документационного подразделения.1. Управление документопотоком Правительства можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения ее до исполнителя. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация.2. Информация, используемая в Правительстве, фиксируется в документах, являющихся носителями информации. Чтобы установить единый порядок – единые требования управления информацией разработана инструкция по делопроизводству в Правительстве. Инструкция по делопроизводству является основным нормативно-методическим документом, устанавливающим и определяющим единый порядок создания, оформления документов и работы с ними в Правительстве.Переход к электронной системе документооборота в Правительстве закреплен такими правовыми актами как постановления Правительства и указы Губернатора.К положительным сторонам работы службы делопроизводства можно отнести четкую организацию работы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, это обусловлено тем, что в некоторых случаях невозможно или сложно осуществить бездокументный обмен информацией с многочисленными структурными подразделениями и подведомственными организациями.Механизация и автоматизация делопроизводственных процессов в Управлении по делам Губернатора позволяет рационально организовать делопроизводство, повысить производительность и удешевить управленческий труд.К минусам в работе службы делопроизводства Правительства мы отнесем несоответствие Инструкции по делопроизводству современным законодательным, нормативным, правовым актам, ГОСТам.Инструкция утверждена в 2006 году, с тех пор не переутверждалась.Примеры, приводимые в инструкции (названия должностей, структурных подразделений, сокращения, выписки из текстов) не соответствуют современным действующим нормам оформления организационно-распорядительных и организационных документов.- Предложить рекомендации по совершенствованию технологии контроля заисполнением документов в Правительстве Свердловской области.Введение в электронную базу данных большего количества информации для составления отчетов и анализа работы с контрольными документами обеспечит участие молодых сотрудников в разработке рационализаторских предложений, от использования которых возможно получение прибыли или улучшение условий труда, перемещение сотрудников на более высокие должности, повышение качества работы сотрудников. Список использованных источников и литературыИсточникиОб информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ // Российская газета 29.07.2006№0 (4131).Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи».//«Российская газета» от 08.04.2011 №5451 (75).Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ».//«Российская газета» от 31.07.2004 №0 (3539).Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».// «Российская газета» от 05.05.2006 №4061(0).Федеральный закон №125-ФЗ от 01.10.2004 «Об архивном деле в РФ» (с изм от 28.12.2017).// «Российская газета» от 27.10.2004 №3614(0).Постановление Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (ред. от 31.10.2018) «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».//Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33.Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации (Минкомсвязь России) от 2 сентября 2011 г. N 221 г. Москва «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения».// «Российская газета» от 21.11.2011 №5637 (261).Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утверждена приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44.// Опубликован на официальном интернет-портале Федерального архивного агентства. Электронный ресурс URL: http://archives.ru/sites/default/files/2018-instrukciya-deloproizvodstvo-organization.pdfГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами.». М. Стандартинформ. 2007. Электронный ресурс URL: http://docs.cntd.ru/document/1200049980Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждены приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 №76.Опубликован на электронно-правовом интернет-портале «КонсультантПлюс». Электронный ресурс URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_96081/Постановление Правительства Свердловской области 29.06.2006 №561-ПП «Об утверждении Типовой инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Свердловской области».Опубликован на официальном интернет-портале и. Электронный формационно-правовой системы «Гарант». Электронный ресурс URL:http://base.garant.ru/20939254/#friendsПостановление Правительства Свердловской области от 23.03.2017 №180-ПП «О внесении изменений в постановление Правительства Свердловской области от 05.03.2013 №234-ПП «Об утверждении Положения Положение о системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Свердловской области».Опубликован на официальном интернет-портале электроннойинформационно-правовой системы Государственная система правовой информации. Электронный ресурс URL:http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/6600201703300012Указ Губернатора Свердловской области от 12.09.2018 №434-УГ«О системе электронного документооборота Правительства Свердловской области в системе «Обращения граждан».Опубликован на официальном интернет-портале информации Свердловской области.Электронный ресурс URL:http://www.pravo.gov66.ru/18645/ЛитератураБалибардина. Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина – Волгоград, 2002. – 77с. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник / под ред. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2013. – 359 сГаева И.И. Делопроизводство: курс лекций / И.В. Гаева, А.А. Тепляков – Мн.: Акад. управления, 2005. – 222 с.Кудряев В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. - М.: ИНФРА-М, 2003.- 575 с.Красавин А.С. Документационное обеспечение управления кадрами. Практическое пособие. – М.: Инфра-М, 2003. – 425 с.Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников, Е.А. Булавина Е.А. - Москва - Ростов-на-Дону, Издательский центр Март, 2005. –304 с.Полоса Е. Контроль исполнения документов – организация работы.// Электронный журнал delo-ved.ru Режим доступа http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/dokumentooborot/kontrol-ispolneniya-dokumentov-organizasiya-raboty.html.Скибицкая Л.И. Организация труда менеджера. Учебное пособие. М.: Центр учебой литературы. 2009. Электронный ресурс URL: http://uchebnikirus.com/menedgment/organizatsiya_pratsi_menedzhera_-_skibitska_li/dokumentuvannya_dokumentalne_zabezpechennya_diyalnosti_pidpriyemstva.htmЯнковая В.Ф. Служба ДОУ // Современные технологии делопроизводства и документооборота. – 2011. – № 5. – С. 52-56.ГОСТ Р 7.0.97-2016 вместо ГОСТ Р 6.30-2003. Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов // Журнал о системах электронного документооборота (СЭД). Электронный ресурс URL: https://ecm-journal.ru/docs/GOST-R-7097-2016-vmesto-GOST-R-630-2003-Novye-trebovanija-k-oformleniju-dokumentov-ORD.aspxЭлектронные ресурсыСистема автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» Версия 17.2.4. Выпуск 40. Введение в систему. М.: ООО «ЭОС Софт». 2017. – 331 с. Приложение 1Единый отчет «Справка-напоминание» об исполнении поручений со сроком исполнения до 31.08.2012Приложение 2Указ Губернатора Свердловской области «О системе электронного документооборота Правительства Свердловской области и системе «Обращения граждан»