Анализ современного состава Архивного фонда Российской Федерации, его структуры и классификации

В том случае, если после реорганизации новая организация является правопреемником предыдущей, то правопреемник хранит документы предшественника.В рамках одного фонда документы могут разделяться на те, что - отнесены к документам Государственного архивного фонда,- на документы временного хранения, которые подлежат уничтожению после окончания срока их хранения в ведомственном архиве.В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:архив управленческой документации;научно-технический архив;аудиовизуальный архив;архив документации на электронных носителях.Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.2.3. Классификация документов в пределах архивного фондаВ фонд организации входят документы, созданные в процессе ее деятельности, которые в свою очередь разделяются на виды.Виды документов определяются по нескольким признакам:1. По наименованию различают: заявления, письма, телеграммы, справки, служебные записки, инструкции, протоколы и др.2. По происхождению документы разделяют на служебные (официальные) и личные.Служебные документы создаются организациями, предприятиями и служебными лицами, которые их представляют. Личные документы создают отдельные лица по вопросам не входящим в сферу их служебной деятельности.3. По месту издания документы делят на внутренние и внешние. Ко внутренним относят документы, которые имеют виллу лишь внутри той организации, учреждения или предприятия, где их составили. Ко внешним принадлежат те документы, которые являются результатом общения учреждения с другими предприятиями и организациями.4. По назначению различают документы организационные, распорядительные, информационные и коллегиальных органов. Перечень видов и разновидностей организационно-распорядительной документации регламентирует ГКУД.5. По направлению документы делят на входящие и исходящие.6. По форме документы бывают стандартные (типовые) и индивидуальные (нестандартные).Стандартные – это документы, которые имеют одинаковую форму и заполняются в определенной последовательности и по строго обязательным правилам (типовые письма, типовые инструкции).Индивидуальные документы создаются в каждом конкретном случае для разъяснения отдельных ситуаций. Их печатают или пишут от руки (протоколы, приказы, заявления).7. По срокам выполнения документы бывают обычные и срочные.Обычные – это те, которые выполняются в порядке общей очереди. Для срочных, установлен срок исполнения. К ним принадлежат также документы, которые являются срочными по способу отправки (телеграмма, телефонограмма). 8. По степени гласности документы разделяют на секретные и несекретные (для служебного пользования). Секретные документы имеют верхнем правом углу надпись «секретно». Разглашение содержания такого документа подлежит криминальной ответственности.9. Среди документов разделяют оригиналы, копии и выписки.Оригинал – это основной вид документа, первый и единственный его экземпляр. Он имеет подпись руководителя учреждения и в случае надобности заверенный штампом и печатью.Копия – это точное отображение оригинала. На копии документа обязательно делается пометка «копия» в верхнем правом углу.Оригинал и копия имеютодинаковую юридическую силу.Когда требуется восстановить не весь документ, а лишь его часть, делается выписка.Если документ утерян, выдается его второй экземпляр – дубликат. Юридически оригинал и дубликат - равноценны.10. По сложности документы разделяют на простые (односложные) и сложные.11. По срокам хранения документы бывают постоянного, длительного (более 10 лет), временного, краткого (до 10 лет) хранения.12. По технике создания документы могут быть рукописными и созданными механическим способом.13. По юридической силе: оригиналы и подделки. Оригиналы документов бывают действительными и недействительными. Документ становится недействительным вследствие окончания срока действия или отмены его другим документом.14. По стадиям подготовки: черновики и оригиналы. Черновой документ – рукописный или машинописный документ, который отображает работу автора над текстом документа. Оригинал – единственный экземпляр документа, который первым набирает юридическую силу. С оригинала могут быть сняты копии, сделаны выписки и дубликаты. 15. По степени обязательности: информационные документы, которые содержат сведения и факты о производственной и другой деятельности учреждения, и директивные – обязательные для исполнения, которые имеют характер юридической или технической нормы.По форме изложения текста: индивидуальные, типовые, примерные, унифицированные документы. Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими и носят характер разового документа. Типовые документы создаются для всех учреждений и рассчитаны на описание однородных процессов и явлений (типовой технологический процесс, типовые правила, типовые нормы). Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии. Унифицированные документы имеют формальную трафаретную структуру текста в виде анкет, таблиц.По характеру обобщения документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит оригинальную информацию, которая подытоживается, обобщается во вторичном документе.Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют такие системы документирования:административная;статистическая;коммерческая и др.2.4. Документальные фонды личного происхожденияДокументы архивных фондов личного происхождения являются одной из важнейших групп исторических источников. Их значение особенно велико для изучения науки, литературы, искусства, т.е. тех сторон человеческой деятельности и исторического процесса, где на первый план выступает индивидуальное творчество. Для решения проблем, которые изучаются в первую очередь по государственной и общественной документации, - таких, как внутренняя и внешняя политика, социальные процессы, классовая борьба, - фонды личного происхождения содержат важнейшие источники, вскрывающие стороны общественной жизни, зачастую ускользающие от фиксации в официальных документах.В 1970х годах научные требования к научно-технической обработке документов личного происхождения требовали детальной и всесторонней разработки и опоры на методику. Документы хранились в государственных архивах, хранилищах других типов, музеях, библиотеках, высших учебных заведениях. ГАУ при Совете Министров СССР поставило задачу создать систему информацию о фондах личного происхождения, единообразную в методическом отношении. По решению Междуведомственного научно-методического совета по приобретению документальных материалов в собственность государства при ГАУ Совмин СССР в 1971 году были разработаны методические рекомендации, в которых обобщен опыт работы ряда крупных архивохранилищ, концентрирующих архивные фонды личного происхождения: центральных государственных архивов, отделов рукописей Государственной библиотеки СССР им. В.И. Ленина, государственных музеев – Исторического и Литературного, Архива Академии наук СССР.Методические рекомендации разработаны комиссией в составе Э.И. Бакста, М.Г. Ватолиной, С.В. Житомирской, М.Я. Ржезниковой, В.А. Роговой, И.А, Станкевич, одобрены Методической комиссией ГАУ и Междуведомственным научно-методическим советом по приобретению документальных материалов в собственность государства при ГАУ при Совете Министров СССР.Значительную роль в разработке методических рекомендаций сыграли изданные ранее методические пособия отдельных хранилищ, посвященные специально личным фондам. Основу методических рекомендаций по научно технической обработке документальных материалов фондов личного происхождения, действовавшей до 2000х годов, составила «Инструкция по научно-технической обработке документальных материалов фондов личного происхождения», обобщившая накопившийся к тому времени коллективный опыт обработки таких фондов. Однако за прошедшие годы значительно вырос общий уровень работы государственных хранилищ и требования к научной информации о составе и содержании фондов стали более глубокими и серьезными. Методические рекомендации не отменили Инструкцию 1958 года. В них введены новые разделы, посвященные общей характеристике процесса научно-технической обработки фондов личного происхождения, фондированию этого вида материалов, катологизации. Гораздо подробнее освещены в методических рекомендациях приемы и особенности обработки творческих материалов деятелей науки и культуры, материалов деятелей науки и культуры, материалов служебной и общественной деятельности. В рекомендации включены и некоторые новые положения, соответствующие современному состоянию научно-технической обработки, внедрению множительной техники, разработке принципов информационно-поисковых систем.Этими рекомендациями пользовались как крупные хранилища, располагающие опытными кадрами и большими техническими возможностями, так и небольшие хранилища.В пособии впервые были сформулированы общие принципиальные положения о научно-технической обработке документов личного происхождения, в которых к настоящему времени достигнуто известное единство и применение которых необходимо. Наряду с этим, в пособии даются разнообразные варианты решения более частных вопросов, приводятся различные приемы и порядок описания материалов. Сохраняя это различие в деталях, составители стремились предоставить каждому хранилищу возможность выбрать из методических рекомендаций полезное для него, не нарушая при этом сложившиеся в данном хранилище традиции. Соответствующим образом составлены примеры и выбраны образны для приложений.Вместе с тем составители рекомендаций напоминают о необходимости сохранения в пределах одного учреждения унификации приемов систематизации и описания. Поэтому каждое учреждение выбирало одну из предлагаемых форм.Методические рекомендации рассчитаны на использование в практической работе семи государственными архивами, рукописными отделами библиотек и музеев, архивами научных учреждений, высших учебных заведений и всеми другими организациями, собирающими и хранящими документы личного происхождения. Каждому их таких учреждений давалось право разрабатывать на основе данных рекомендаций собственные, более детальные инструкции, соответствующие особенностям состава их фондов.Задачи по формированию государственного собрания рукописей, автографов и документов личного происхождения были заложены еще при организации Главного литературного музея (ГЛМ), собирателем литературных архивов В.Д.Бонч-Бруевичем. Позже ГЛМ объединили с Государственной библиотекой СССР им. В.И. Ленина.29 марта 1941 года в системе ГАУ НКВД СССР был образован Центральный государственный литературный архив (ЦГЛА), куда поступило все рукописное собрание ГЛМ. ЦГЛА влился в систему общесоюзных государственных архивохранилищ, развивался, постепенно вбирая в себя все новые сферы искусства (театр, музыку, живопись, кинематограф) и превращаясь в крупнейшее документальное собрание по истории отечественной культуры.Таким образом, можно сказать, что целью классификации документов является:1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата.Значение классификации документов обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве и архиве; повышение оперативности работы с ними.ЗАКЛЮЧЕНИЕПеред исследователем ставилась цель –проанализировать состав современного Архивного фонда Российской Федерации, нормативно-методическую базу по его обеспечению.Данная цель достигнута путем решения поставленных задач.В первой главе исследования рассмотрена нормативно-правовая база делопроизводства и архивного дела в Российской Федерации. На основании проведенного анализа нормативно-методического обеспечения службы делопроизводства, можно сделать вывод, что документирование деятельности организаций заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, т.е. создании документов. Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи, сохранения и использования информации на протяжении определенного времени.Во второй главе проведен анализ классификации документов внутри Архивного фонда, внутри архива, коллекции, фонда. Проведен анализ наполнения и формирования фондов личного происхождения.Документы организации внутри фонда можно отнести к различным классификациям по различным признакам:1. по принадлежности к государственному Архивному фонду или архивному фонду предприятия;2. по срокам хранения;3. по составу документов;4. по виду документов.В совокупности документы, отнесенные к фонду организации, выполняют такие функции:- информационную: являются носителем и источником информации;- управленческую: позволяют организовать, регулировать, контролировать, анализировать управленческий процесс;- правовую: являются юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, поведения и показатели;- коммуникативную: помогают организовать обмен информацией и общение между различными объектами;- учетную: накапливают сведения за определенный период времени и позволяют их анализировать, выявлять тенденции и закономерности;- социальную: удовлетворяют различные социальные нужды, отображают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и граждан;- культурную: являются памяткой культуры древней эпохи, хранят и передают культурные традиции;- историческую: являются источником знаний о событиях и деятелей различных эпох, помогают исследовать историческое прошлое стран и народов, обеспечивают нужды общества в ретроспективной информации.Список источников и литературы