Способы документирования. Текстовое документирование

В качестве одного из путей управления люминесцентным фоном бумажной основы может быть использована развиваемая в Институте физики НАН Беларуси методика плазменно-радиоволновой обработки капиллярнопористых материалов для контролируемой перестройки пространственной упорядоченности, надмолекулярной структуры и корреляционных масштабов их внутренних микронеоднородностей, приводящих к изменению оптических свойств материалов [24; 23; 22].Еще одним действенным способом сокращения объёмов документации является построение эффективных информационно-поисковых систем (так называемых ИПС). К примеру, приказ по личному составу печатают в нескольких экземплярах и подшивают в дело с приказами, в личных делах, а также в бухгалтерии. Причиной данного «тиража» является создание возможности обнаружения документа в требуемый момент. Результатом этого является создание дублетных дел, которые будут включены в номенклатуры и далее переданы в архивы. Научно обоснованная поисковая система исключает необходимость дублирования документов. Определяют степень централизации ИПС, а также состав регистрируемых документов, структуру их описания, место хранения и пр.[47.стр.12]. В настоящее время объем документации стремительно растет. Количеством некачественных документов и несвоевременное исполнение решений и поручений встречаются все чаще. В связи с этим, большая роль в деле сокращения документооборота принадлежит контролю исполнения. На службу документации учреждения возлагается разработка рациональных форм контроля, ведение картотеки, наблюдение за сроками и т.п. Чем лучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникает непредусмотренных документов, и наоборот.Наличие компьютеры на каждом рабочем месте делопроизводителя, а также использование небольших сетей не могут решить все вышеперечисленные проблемы. Принципиальное решение - компьютерная сеть, которая связывает компьютеры на рабочих местах между собой в разных подразделениях компании. В данном случае та информация о работе с документацией, которая вводилась с рабочих мест в подразделения, может автоматически собираться и накапливаться на сервере сети. Так формируется база данных о состоянии оборота документов компании. В данном случае требуется использование специальных программ, которые называются системами автоматизации делопроизводства и документооборота (так называемые АС ДОУ). Следует сказать об аналитических справках (отчетах) о состоянии исполнения (заданий) - важный критерий в определении эффективности работы работников, его можно использовать при определении величины материального поощрения того или иного сотрудника в сфере управления. Таким образом, применение различных автоматизированных технологий помогает в значительной степени сократить трудовые, временные и материальные затраты на регистрацию, контроль исполнения, а также справочно-информационное обслуживание. К примеру, если трудозатраты на заполнение какой-либо 1-ой традиционной регистрационной карточки составляли 0,152 ч, то с применением автоматизированной технологии - 0,054 ч. Соответственно, трудовые затраты на поиск текущих сведений составляют 0,11ч и 0,054 ч, составление справки о невыполненной в срок документации в случае с традиционной технологией - от 0,26 ч (ежемесячная справка, 10 документов) до 8 ч (годовая справка, свыше 100 документов). В этот же момент времени, такую же справку в автоматизированной системе готовят за 0,05 ч, а при соответствующих настройках может быть создана и распечатываться автоматически с определенной периодичностью.Резервами сокращения объёма документооборота является и размножение, а также копирование документации. С помощью применения такой множительной техники создаются все удобства для работы: ускоряетсяобработка сведений и процесс исполнения решений. Также для минимизации объемов документооборота рекомендуется и разработка с последующим внедрением особого плана по следующим направлениям: Положения о структурных подразделениях и должностных инструкциях должны предусматривать право подписи того или иного документа; Необходимо введение предварительного рассмотрения каждой поступающей корреспонденции; В номенклатурах дел необходимо сокращать число дел при помощи устранения повтора, дублирования; Унифицирование распорядительных документов, замена директивных, инструктивных и др. писем единой формой правового акта «Указание»; Повышение качества подготовки и оформления документации, унифицирование бланков, исходя из действующих стандартов;Расширение практики бездокументного решения служебных вопросов; Разработка табеля необходимых документов с указанием сроков их подготовки, а также сроков исполнения.Таким образом, эффективность управления на сегодняшний момент времени непосредственно зависит от использования на предприятии последних передовых технологий управления документацией (так называемым электронным документооборотом).ЗАКЛЮЧЕНИЕТекстовое документирование - это фиксация информации посредством письма. Развитие письма прошло длительный исторический путь и делится на несколько этапов: пиктографический, идеографический, слоговый и буквенно-звуковой. Развитие данного способа документирования протекало в направлении передачи письменными знаками, что позволяло обходиться меньшим количеством знаков. Текстовое документирование всегда играло и играет огромную роль в развитии общества и человечества в целом. Самым важным и главным назначением письма является возможность накопления и передачи информации во времени. Не менее важным значением текстового документирования является возможность распространения знания на любые расстояния. Текстовое документирование применяется практически во всех областях деятельности человека.На сегодняшний день электронные системы являются самыми распространенными и наиболее эффективными средствами оптимизации и рационализации документооборота организаций, как следствие, и документирования управленческой деятельности. Однако, в этот же момент времени, использование системы электронного документооборота не всегда приводит к желаемым результатам, требует постоянного совершенствования методов документирования управленческой деятельности.Среди методов, которые направлены на совершенствование документирование управленческой деятельности, выделяют две основные группы: совершенствование технологий и снижение величины объёма документооборота.Данная работа представляет собой анализ проблем, связанных с совершенствованием документирования управленческой деятельности и имеет своей целью систематизацию, а также закрепление и расширение знаний о методах совершенствования документирования в управленческой деятельности.Из вышеприведённого ретроспективного анализа можно сделать вывод о том, что на сегодняшний момент времени во всём мире наблюдается тенденция совершенствования организации и оформления документов электронным методом с целью экономии как временных, так и трудовых затрат, а также обеспечения сохранности документов как объекта социального наследия, так и экономического, политического, исторического, научного, а также культурного.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВФедеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». КонсультантПлюс : [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru(дата обращения: 13.03.2019).Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» КонсультантПлюс : [Электронный ресурс]. URL:http://www.consultant.ru(дата обращения: 13.03.2019).Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». КонсультантПлюс : [Электронный ресурс]. URL:http://www.consultant.ru(дата обращения: 13.03.2019).Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». КонсультантПлюс : [Электронный ресурс].URL: http://www.consultant.ru(дата обращения: 13.03.2019).Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». КонсультантПлюс : [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru(дата обращения: 13.03.2019).Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. Федерального закона от 02.02.2006 № 19-ФЗ). КонсультантПлюс : [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru(дата обращения: 13.03.2019).ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия. М.: Издательство стандартов, 1984. КонсультантПлюс : [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru(дата обращения: 13.03.2019).ГОСТ 6.10.5-87 Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. М.: Изд-во стандартов, 1987. КонсультантПлюс : [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru (дата обращения: 13.03.2019).ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: ИПК Издательство стандартов, 1998. ГАРАНТ: [Электронный ресурс].URL: http://base.garant.ru(дата обращения: 13.03.2019).ГОСТ Р ИСО 9000-2001 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. М.: ИПК Издательство стандартов, 2001. ГАРАНТ: [Электронный ресурс].URL: http://base.garant.ru(дата обращения: 13.03.2019).ГОСТ Р ИСО 9000-2001 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 15 августа 2001 г. № 332-ст). [Электронный ресурс]. – http://www.garant.ruГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 15 августа 2001 г. № 333-ст, с изменениями от 7 июля 2003 г.). [Электронный ресурс]. – http://www.garant.ruГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М. ИПК Изд-во стандартов, 2003. ГАРАНТ: справ. правовая система. – Электрон. дан. URL: http://base.garant.ru(дата обращения: 13.03.2019).«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст). М., Стандартинформ, 2017.Бумага, картон и целлюлоза. Измерение фактора коэффициента отражения в синей области спектра при диффузном освещении (яркость по ИСО): СТБ ИСО 2470-2006, Минск, Бел. гос. ин-т стандартизации и сертификации (2006)Бумага и картон. Определение белизны по МКО D65/10° (наружное дневное освещение): СТБ ИСО 11475-2007, Минск, Бел. гос. ин-т стандартизации и сертификации (2007)Бумага и картон. Определение белизны по МКО C/2° (освещение в помещении): СТБ ИСО 11476-2007, Минск, Бел. гос. ин-т стандартизации и сертификации (2007)Бумага, картон и целлюлоза. Измерение фактора коэффициента отражения при диффузном освещении: СТБ ИСО 2469-2006, Минск, Бел. гос. ин-т стандартизации и сертификации (2006)Целлюлоза сульфитная беленая из хвойной древесины. Технические условия: ГОСТ 3914-89, Москва, Гос. комитет СССР по управлению качеством продукции и стандартам (1991)Целлюлоза сульфатная беленая из хвойной древесины. Технические условия: ГОСТ 9571-89, Москва, Гос. комитет СССР по управлению качеством продукции и стандартам (1991)International Organization for Standartization (ISO).АжаронокВ.В., БазылевН.Б., ГоржановаТ.Н., ЛавинскаяЕ.И., ФилатоваИ.И., ФоминН.А. Докл. НАНБеларуси, 51, № 4 (2007) 89-93.АжаронокВ.В., Базылев Н.Б., ЛавинскаяЕ.И., Филатова И.И., Фомин Н.А.. ИФЖ, 80, № 4 (2007) 127-137.АжаронокВ.В., Филатова И.И., ВощулаИ.В., ДлугуновичВ.А., ЦарюкО.В., Горжанова Т.Н. Журн. прикл. спектр., 74, № 4 (2007) 421––426Андреева В.И. Понятие документа и делопроизводства» // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2015. – № 38. – С. 65Арсеньева Ф.А. Электронное учебное пособие по курсу «Документирование управленческой деятельности» // Лесной вестник (1997-2002). 2001. № 4. С. 29-31.БасаковМ.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2015. – 245 с.Блинова М.Г. Документирование управленческой деятельности: история и проблемы документной коммуникации // Общественные науки. 2011. № 3. С. 540-544.Блинова М.Г. Документирование управленческой деятельности: история и проблемы документной коммуникации // В сборнике: Актуальные проблемы социальной коммуникации материалы второй Международной научно-практической конференции. 2011. С. 327-330.Бобылева М.П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления – особенности нового этапа // Делопроизводство. – 2012. – № 4. – С. 9-16.Бурова Е.Н. Справочный аппарат к номенклатуре дел // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. - №11. – С.36-37.Гаркунова О. В. Документирование управленческой деятельности // Студенческая наука и XXI век. – 2017. – № 1(14). – С. 2–2.Горобцова Л. П. Г70 Документирование управленческой деятельности предприятия : учебное пособие / Л. П. Горобцова, И. С. Цыганков. – СПб. : Изд-во СПбГЭУ, 2015. – 79 с.Горобцова Л. П., Цыганков И. С.Документирование управленческой деятельности предприятия : учебное пособие. – СПб. : Изд-во СПбГЭУ, 2015. - 79 с.Дёмин С.Н. Документационный менеджмент: учебное пособие для вузов/ С.Н. Дёмин – СПб.: Проспект, 2009. - 360 с.Документационное обеспечение управления/ С.А. Глотова, А.Ю. Конькова, Ю.М. Кукарина, Е.А. Скрипко, под общей редакцией Т.А. Быковой. – М.: ООО «1С – Паблишинг», 2016.-350 с.Документирование управленческой деятельности на производственных и коммерческих предприятиях / Боженко Н.Н., ДомащенкоГ.А., Коробова В.А. // Международный журнал экспериментального образования. 2010. № 11. С. 58.Документирование управленческой деятельности: учебно-методический комплекс / Санкт-Петербург, 2016.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М: ИНФРА-М; Новосибирск, НГУЭиУ, 2007. Королева Т. А. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие. – СПб.: СПбГУКиТ, 2013. – 94 с.Королева Т.А. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. – СПб.: изд. СПбГУКиТ, 2013. – 94 с.КорочкинЛ.С. Комплексная технология защиты ценных бумаг, автореф. дис. ... д-ра техн. наук, Минск (2005).Крюкова Н. П. Документирование управленческой деятельности; Инфра-М - 2010. - 272c.Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Учебник для вузов/ под общ. ред.– М.: МЦФЭР., 2014. С.78.Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с. Спивак В. А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство); Питер - Москва, 2010. - 256 c.СтенюковМ.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М.: Книга сервис, 2013. – 214 с.Фотометр белизны и цветовых характеристик “КОЛИР”. Руководство по эксплуатации, Киев, ООО “Тригла” (2007).ХрамцовскаяН.А. Сроки хранения документов: тенденции происходящих перемен // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2016. № 1. С. 6-22.