46. Особенности оформления отпусков на предприятии (в организации)

В государственных учреждениях используется унифицированный бланк приказа Т-6. Стандарт заполнения данной формы представлен в Приложении 2.Однако, исходя из того, что в Музее работает определенное количество сотрудников с ненормированным рабочим днем и с тяжелыми условиями труда, то к основному ежегодному отпуску прибавляются дни дополнительного отпуска. С этой целью следует разработать расширенный бланк для таких категорий работников.Записку-расчет составляет бухгалтерия, поэтому ее мы не рассматриваем.Образец заполнения раздела «Отпуск» в лицевой карточке нами приведен в Главе 1.Следует отметить такую особенность. В случае отказа сотрудника выходить в отпуск или несогласия по количеству дней отпуска, отдел кадров не вносить соответствующие изменения в сам график отпусков. Основанием для этого является тот факт, что график – это обязательный документ, но не обязывающий доводить его до совершенства в случае необходимости. Однако, смещение дат влечет за собой необходимость его корректировки по целому ряду моментов – смещаются даты выхода в отпуск других сотрудников, сотрудники замещающие друг друга могут одновременно выйти в отпуск, что однозначно не устроит руководство и один из них будет отозван из отпуска, что вызовет несомненный конфликт между работниками или работником и Работодателем.Таким образом, подготовка к процедуре оформления отпуска начинается за год до его получения. Составляется график отпусков с предполагаемыми датами выхода на отдых. Следующим документом является извещение об отпуске, с которым сотрудник ознакамливается за две недели до отпуска. В том случае, если работник не возражает, то отдел кадров готовит приказ об отпуске.Приказ о предоставлении отпуска составляется не позднее, чем за две недели до начала отпуска, чтобы ознакомить работника с общим количеством дней основного и дополнительного отпуска, с его оплатой.После подписания и регистрации приказа готовится записка-расчетдля сотрудника. Во время отпуска или после возвращения из него, отделом кадров делаются отметки в личной карточке сотрудника.Глава 3. Разработка мероприятий по совершенствованию кадрового делопроизводства по увольнению сотрудниковРассмотрев извещение составленное кадровой службой Русского музея, мы пришли к выводу, что было бы целесообразно добавлять в нем фразу с датой последнего дня отпуска и днем выхода на работу. Первая дата необходима при условии, если во время отпуска выпадают праздничные выходные дни, тогда период отпуска продлевается на их количество. Вторая дата необходима, т.к. последний день отпуска может выпасть на предпраздничный день, тогда сотрудник автоматически получает дополнительные дни отдыха, а на работу выходит после них, т.е. не на следующий день после отпуска. Образец такого извещения представлен ниже.ФГБУК «Государственный Русский музей»Начальнику отдела экспертизыВ.И. АлексеевуИЗВЕЩЕНИЕо начале отпуска20.03.2018 №51/07-18Уважаемый Владимир Иванович!В соответствии с графиком отпусков Русского музея на 2018 год, утвержденным генеральным директором 10.12.2017, и руководствуясь статьей 123 Трудового кодекса РФ, извещаем Вас о начале Вашего ежегодного основного оплачиваемого отпуска с 08.04.2018 продолжительностью 14 календарных дней. Последним днем отпуска будет 21.03.2018, и 22. 04.2018 мы ждем Вас на работе.Начальник отдела кадров Подпись С.С. СтепановаУведомление получил:Начальник отдела экспертизы Подпись В.И. Алексеев 23.03.2018В связи с различными графиками работы отделов и их специалистов, предоставлением некоторым работникам дополнительных выходных дней и часов отдыха, а также большой численностью персонала, извещение целесообразно дополнить частью с отказом сотрудника от отпуска. Это следует сделать для быстрой обратной связи с отделом кадров и реагированием его на изменение в графике отпусков. Вторая часть извещения может выглядеть следующим образом:В случае переноса даты начала отпуска в связи с особенностями производственного процесса просим сообщить о новой согласованной дате начала отпуска. Укажите причину переноса отпуска более конкретно, а также желаемые даты:__________________________________________________________________________ ___________ ____________ _____________(должность руководителя работника) (подпись) (ФИО) (Дата)С изменениями ______________________________________________Согласен/ не согласен (а)_______________________________ ______________ __________________ ___________________Должность извещаемого работника личная подпись ФИО Дата ознакомленияКак было сказано выше, особенности работы сотрудников Русского музея требуют усовершенствовать установленную форму приказа об отпуске. Так, следует увеличить количество граф по видам отпусков, отразив в приказе те, что назначены сотруднику в данный период. Нами разработан такой бланк приказа и представлен в Приложении 3.Разработанный бланк приказа включает помимо сведений о ежегодном оплачиваемом отпуске, еще сведения о дополнительном оплачиваемом отпуске за ненормированный рабочий день и о дополнительном оплачиваемом отпуске за особые условия труда.Новый бланк приказа необходимо утвердить приказом директора, включить его в инструкцию по делопроизводству и ознакомить сотрудников под роспись.Глава 4. Оценка эффективности предложенных мероприятийКак было отмечено, кадровая служба музея не отмечает изменения в графике отпусков.Если несоблюдение графика не ухудшает положение работников, то никакой ответственности работодатель не понесет. Например, если работники уходят в отпуск вне графика. Если же несоблюдение графика приведет, наоборот, к ухудшению положения работников, то ответственности работодателю не избежать. Например, работодатель не соблюдает график, и работникам не предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в течении двух лет подряд – это прямое нарушение трудового законодательства. В данном случае работодателя можно оштрафовать.Отражение всех изменений в датах входа работников в отпуска сделает работу кадровой службы эффективной в следующих случаях:Работодатель сможет выплатить отпускные в определенный трудовым законодательством срок. Согласно ст. 136 ТК РФ, отпускные следует выплатить не позднее, чем за три дня до начала отпуска.У работодателя есть возможность найти работника, который сможет выполнять на время отпуска отсутствующего сотрудника его должностные обязанности.Работодатель может четко отследить количество использованных работниками отпусков, может видеть информацию о переносе неиспользованных отпусков.В графике отпусков отмечают даты ежегодных оплачиваемых отпусков, что позволит работодателю не брать с работников заявление о предоставлении отпуска.Точное составление приказов на отпуск поможет Работодателю избежать наказания и штрафа, а работник вовремя пойти в отпуск и получить правильно его оплату.Своевременное составление приказа, его подписание и ознакомление сотрудника за 2 недели до отпуска позволит вовремя устранить неточности.От того насколько будет слаженной работа коллектива, как четко будут сотрудники замещать друг друга на время отпуска зависит эффективность работы всего учреждения. Таким образом, грамотное формализованное администрирование кадровых процессов предполагает назначение ответственных за каждый участок работы. Ответственность должна закрепляться в должностных инструкциях, положениях об отделе, инструкции по делопроизводству.Последняя должна четко регламентировать каждый вид деятельности, в данном случае кадровой службы. Отражение всех возможных нюансов по работе с персоналом, позволит ориентироваться в разнообразии форм документов и порядке оформления каждого вида отпуска.ЗаключениеВ проведенном исследовании нами изучены нормы действующего законодательства и нормативно-правовые акты, касаемые оформления отпусков работникам на примере Федерального бюджетного учреждения культуры «Государственный Русский музей».В ходе исследования достигнута цель работы – изучен порядок предоставления отпусков, особенности документационного оформления, рассмотрены примеры документов.Решая поставленные задачи, мы пришли к таким выводам:Процедуру оформления отпусков невозможно унифицировать. В каждом отдельном случае с работником необходимо учитывать множество факторов, как-то: количество заработанных дней ежегодного отпуска, дополнительный отпуск по видам работ, по состоянию здоровья, по возникновению семейных обстоятельств, а также учеба, творческая работа и др.В настоящее время даже использование большинства унифицированных форм документов по вопросу оформления отпусков не избавляет сотрудников кадровой службы от сомнений в выборе того или иного варианта написания документа.Мы пришли к выводу, что основные правила, которых следует придерживаться при документировании отпусков, сводятся к следующему:- необходимо составлять график отпусков и обязательно вносить в него изменения в случае переноса даты отпуска сотрудников;- предварительное составление графика по отпускам и приказа об отпуске, направление извещения работнику способствуют правильному начислению оплаты, что является основной стимулирующей частью работы;- необходимо письменное ознакомление сотрудников с графиком отпусков и приказом об отпуске, т.к. данная процедура всегда вызывает массу вопросов и у работника, и у работодателя;- целесообразно использовать утвержденные формы документов, чтобы избежать неточных формулировок и двоякого понимания.Набор документов при оформлении отпуска работника имеет особый порядок. Поскольку для обоснования законности предоставления дней отдыха необходимо подтвердить причину-основание, первоначально требуется заявление от работника или его желание, отраженное в графике отпусков, констатации факта учебы, медзаключение и т.д. После того, как подтверждено право на отпуск, издается приказ.Практической части работы нами разработан образец извещения о выходе в отпуск, где добавлена часть о несогласии работника выходить в отпуск, основании и желаемой дате выхода в отпуск. Данная часть по нашему мнению позволит отделу кадров быстро внести изменения в график отпусков, не нарушая слаженную работу коллектива.Второй разработанный нами документ – приказ об отпуске. За основу приказа взята утвержденная форма Т-6. В нее мы добавили разделы о дополнительных отпусках по видам: за ненормированный рабочий день и тяжелые условия труда. Такое уточнение в приказе по Русскому музею целесообразно в связи с тем, что в учреждении работает значительная часть сотрудников, которая пользуется правом дополнительных отпусков по различным причинам.Список источников и литературыПриложение 1