Письмо как вид документа

Реквизит 01 (02 или 03 - эмблема организации или товарный знак) располагают над серединой реквизита 08 - наименование организации. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.Госстандарт также подробно описывает, как следует заполнять реквизиты документов.2.2. Состав и содержаниереквизитов письмаОсновным реквизитом служебного письма является текст, что, как правило, состоит из двух частей. В зависимости от назначения служебного письма и от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание адресата, порядок расположения логичных частей текста может отличаться.Служебные письма по несложным вопросам, которые были обговорены заранее, могут содержать лишь основную часть. Например, письмо- подтверждение:Письмо-подтверждение – это служебное письмо, подтверждающее факт получения оборудования, оплаты, документа, перечисления, может включать информацию о ране составленных договорах, на полученный груз. Институт точных приборов 495890 г. Санкт-Петербург, ул. В.Чапаева, 5,тел./факс 468-06-90ОКПО 49505ИНН 5940666ОГРН 33455 28.04.2014 № 144на № 1668 от03.02.2014 Директору ЦНИИ «Прометей» К.И. УгаровуУважаемый господин Угаров!Подтверждая оплату за коммунальные услуги и использованную электроэнергию, направляю Вам копии платежных поручений №123,126, 127 от 27.04.2015.Директор С.Г. Воронов В.В. Васильева 449900Своевременное отправление писем-подтверждений (в случае необходимости) предотвращает необходимость подготовки и направления писем-напоминаний и дает возможность адресату снять вопрос с контроля.Морфологическими чертами официально-деловой речи в письмах-подтвержденияхявляется в значительной мере ее именного характера: наблюдается абсолютное преобладание имен при незначительном использовании глаголов.Письма-напоминания предполагают напоминание о приближении и окончании срока исполнения каких-либо заданий, обязанностей, проведения мероприятий и необходимость вследствие того применить необходимые меры, например:«Напоминаем, что строк сдачи первой очереди строительства заканчивается 27.12.2016.Просим срочно уведомить о ходе выполнения работ.»В письмах-напоминаниях, которые относятся к сложным с психологической точки зрения, следует вежливо, тактично, деликатно, ненавязчиво указать на то, что срок (оплаты, возможности встречи и др.) прошел. Например: «Напоминаем, что срок подачи отчета по форме П2 закончился 14.14.2016.Просим срочно направить отчет и пояснения причин задержки.»Когда деликатность не дает желаемых результатов, тогда следует проявить категоричность и решимость. Это можно сделать так:«Несмотря на неоднократные напоминания и использованные возможности, Ваш долг не погашен, кроме того он продолжает расти. Считаем необходимым предупредить Вас о своем намерении разорвать контракт.»«В связи и тем, что Вы, несмотря на нашу настойчивую просьбу погасить задолженность, и до сих пор не предоставленные оплаченные чеки, мы вынуждены остановить исполнение всех Ваших заказов.Все наши старания убедить Вас оплатить долг были безрезультатными, а потому мы подаем на Вас в суд.»Текст письма-напоминания начинается со слова - напоминаем, с продолжение с просьбой о предоставлении нужной информации и пояснений. Краткий текст писем-напоминаний не требует заголовка. Краткое изложение проблемы возможно на формате бумаги А5. Письмо также требует всех необходимых реквизитов: бланка письма, обращения к адресату, текста, подпись, отметку об исполнителе, дату и № регистрации. Письмо, оформленное на бланке формата А4 (210 х 297 миллиметров), должно иметь заглавие к тексту, который отвечает на вопрос «о чем?». Например, информационное письмо - это информирование адресата о каком-то факте или мероприятии.ООО «ОБЩЕСТВО «ИЗДАТ»город Москва, пр. Мира, д.46аОКПО 23857 ИНН34859 тел.+74924759 факс 4587390 e-mail 489@kДиректорам учебных производственных комбинатов«О книжных новинках в 2016 году»Издательство «ИЗДАТ» предлагает Вашему вниманию выпуск новыхполиграфических изданий, которые поступят в продажу в течение 2016 года:Барбарис В.К. Культурная революция XXI века. 330 руб.Величко Н.А. Народная речь. 200 с. 200 руб.Книги можно заказать или получить в издательстве, направив заявку, по адресу: 38900 г. Москва, пр. Мира, д.46а, отдел маркетинга.Доставка книг осуществляется за счет Издательства после получения полной оплаты заказа.Телефон для справок +7492 48690.Ждем ваших заказов.С уважением, Директор ООО «Издат» В.В. ВасилёкА,А.Ромашка 485944Данное письмо относится к категории коллективных писем, т.к. направлено в разные адресаты, но по одной должности.Письмо-приглашение похоже по стилистике на информационное письмо, но имеет отличие в том, что автор обязательно предлагает принять участие в каких-либо мероприятияхПисьмо-приглашение пишется от коллектива, а визируется и подписывается одним лицом- руководителем учреждения – организатора-мероприятия. Письмо-ответ - дает информацию на инициативное письмо. Письма запросы и письма-ответы – самый распространенный вид переписки. Они должны иметь реквизит-ссылку на номер и дату исходящего документа, а также краткое содержание письма. Это дает возможность при получении письма-ответа быстро найти лист-запрос в деле.Сопроводительное письмо направляется с основными документами и содержит о них краткую информацию и последовательность работы с ними. Письмо-информация - уведомление о ходе каких-то дел, выполнения планов.Гарантийные письма – составляют с целью подтверждения определенных обязательств или условий и адресуются определенной организации.Характерной чертой лексики языка делового письма является высокая степень терминированности, причем к терминам примыкает огромный пласт номенклатурнойлексики:- номенклатура наименований (ООО – общество с ограниченной ответственностью, ЭК – экспертная комиссия)- номенклатура должностей (директор, Врио директора);- номенклатура условных единиц (л. – листов, экз. - экземпляров).Письма-уведомления подтверждают факт свершения какого-либо действия. Например,Директору ЗАО «Стройтрест»В.А. ИвочкинуУведомляем Вас, что для строительства нового корпуса исторического факультета выделено 1250900 (один миллион двести пятьдесят тысяч девятьсот) рублей, в том числе на покупку необходимого оборудования еще 200 (двести) тысяч рублей.Независимо от даты перечисления средств на Ваш счет для строительства, просим продолжить проектирование корпуса сообразно с принятым ранее решениемв счет начисления за непогашенную задолженность.Просим принять во внимание установленные сроки освоения финансовых средств и довести до сведения всех Ваших исполнителей. С уважением,Ректор Университета А.А. ВасюткинИспользование отглагольных существительных в тексте письма влечет за собой употребление так называемого расщепленного сказуемого, т. е. замену глагола-сказуемого двумя словами - вспомогательным глаголом и существительным, образованным от глагола и выступающим в функции именной части составного сказуемого (например: решить – принять решение, учесть - принять во внимание).Грамматические нормы делового языка, включают большой набор унифицированных грамматических структур словосочетаний и словоформ. Например, письмо включает слова Уважаемые, С уважением, указания адресата в дательном падеже – «кому?» «что исполнить?».Важную роль в составлении текста письма-уведомления играют предлоги, которые в деловой речи закреплены определенной падежной формой. Предлоги входят в грамматические структуры Родительного или Дательного падежа: в сопровождении, за счет, независимо от, по мере, со стороны, в отношении к, сообразно с принятым ранее решением, в счет начисления за непогашенную задолженность.Составляя текст письма, использованы канцеляризмы, которые представляют собой клише: принять во внимание, довести до сведения.Таких предложений в тексте письма бывает немного, однако, конструктивная, текстообразующая роль их велика. На это указывает тот факт, чтоони начинают и завершают текст письма.В текстеписьма чаще использованы простые предложения. Особенность их в том, что они передают тот же объем информации, что и в сложном предложении.Особенно строго зафиксирован в письме порядок слов в предложении. В безличных предложениях и пассивных конструкциях вместо подлежащего используют второстепенный член предложения. Таким образом, письмо обладаем лингвистическими особенностями. Текст письма характеризуются высоким уровнем стандартизации на всех уровнях языка – в лексике, морфологии, синтаксисе. Из-за этого деловой стиль письма становиться консервативным, замкнутым, не подверженным влиянию вхождения эмоциональных слов. Безличность изложения выражается в недопустимости интерпретаций, оценки событий, эмоциональных высказываний.Деловая речь письма характеризуется шаблонами, речевыми формулами, идиомами, знание которые помогает создавать тексты, подходящие в любой конкретной ситуации. Составление текста письма – это своеобразная формула: типовая ситуация – стандартизованный набор фраз. Данная формула обеспечивает высокую степень точности, которая отличает письмо-документ от любого другого стиля речи.Стандартные наборы фраз и предложений помогают восприятию и обработке информации, которая содержится в письме. ЗаключениеДеловая переписка – это узкоспециализированная деятельность в процессе делопроизводства всей организации. При составлении деловых писем необходимо придерживаться профессионального направления и уделять внимание таким основным аспекта:- правила, этикет и особенности деловой переписки;- классификация, типы, виды и стили писем;- структура делового письма: просьба, заключительные фразы, подписи , даты, приложения, копии и др.;- наиболее общепринятые фразы и выражения, клише, сленг, аббревиатуры, специальная лексика, обращения, терминология, особенности жанра письма;- орфография, грамматика, правописание, пунктуация и др.В современном бизнесе умение писать деловые письма является очень важным умением, так как сотрудничество организаций невозможно без взаимопонимания. Существуют четкие правила ведения деловой переписки, также деловые письма имеют очень широкую классификацию, а поэтому довольно специфичны. Для разных видов деловой переписки требования значительно отличаются.Изучение основ деловой переписки – это уникальная возможность повышения уровня квалификации в профессиональной деятельности, увеличение потенциала возможности карьерного роста и умения налаживать контакты с партнерами.Список источников и литературы