Совершенствование механизма информационного сопровождения аппарата муниципального управления(на примере Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района)

По полученным данным также был проведен сравнительный анализ документопотоков Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района в 2016-2018 гг. Данные сравнительного анализа по входящей корреспонденции Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района за 2016-2018 годы  приведена в виде рисунка 2.3.Рис. 2.3. Динамика изменения количества входящей документации в Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района за 2016-2018 гг.На данных рисунка 2.3 видно, что в 2017 году количество входящей корреспонденции по сравнению с 2016 годом увеличилось на 12%, что объясняется ростом числа обращений граждан и юридических лиц в Отделе по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района .В 2018 году по отношению к 2017 годом произошло снижение количества входящей корреспонденции на 11%, что связно с упрощением документооборота и внедрением СЭД.Что касается числа исходящей документации Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района , динамика которой представлена на рисунке 2.4, здесь также прослеживается незначительное сокращение документопотока (на 1%) в 2017 году по отношению к 2016 году, а в 2018 году по отношению к 2017 году сокращение числа документации составило уже 6%. Рис. 2.4. Динамика изменения количества исходящей документации в Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района за 2016-2018 гг.Динамика внутренней документации Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района представлена на рисунке 2.5.Рис. 2.5. Динамика изменения числа внутренней документации в Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района в 2016-2018 гг.На диаграмме (рис. 2.5) прослеживается рост количества внутренней документации отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района в 2018 г. по отношению к 2017 г. на 8%. В Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого муниципального районафункционирует Сервис электронного документооборота(CЭД), который предназначен для автоматизации деятельности сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников муниципалитета, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на муниципальные органы, направленных на подготовку, обработку, хранение и использование документов (в том числе и документов в электронной форме), образующихся в ходе деятельности муниципалитета.Глава 3. Совершенствование механизма информационного сопровождения аппарата муниципального управления в Отделе по миграционной и жилищной политике Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого муниципального района3.1. Мероприятия по совершенствованию механизма информационного сопровожденияОсновными результатами совершенствования сервиса электронного документооборота в Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района являются:- обеспечение оперативного взаимодействия подразделений МВД России;- унификация процессов документооборота по всем подразделениям Администрации;- обеспечение единообразия работы с электронными документами в подразделениях Администрации с сохранением их защищенности, управляемости и доступности;- обеспечение сквозного контроля прохождения документов и повышение уровня исполнительской дисциплины сотрудников Администрации;- обеспечение безопасного хранения и разграничения доступа к информации, включая журналирование действий пользователей и электронную подпись.Таким образом, внедрение системы электронного документооборота в деятельности Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района позволяет усовершенствовать документационное обеспечение органов внутренних дел Российской Федерации, повысить уровень информационной поддержки организационно-управленческой деятельности подразделений центрального аппарата Министерства внутренних дел Российской Федерации и территориальных органов по вопросам миграции, повышения эффективности деятельности всех служб структурных подразделений.Рисунок 3.1. Направление повышения эффективности управленияПродуманное, эффективное использование современных технологий работы документами Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района позволяет повысить качество управления документами и управленческой деятельности в целом. Однако, автоматизировать процессы работы с документацией - не значит управлять документальным фондом Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района .Достоинства и недостатки систем традиционного и электронного документооборота, представлены в таблице 3.1.Таблица 3.1Достоинства и недостатки систем документооборотаВ современных системах используется шифрование данных, позволяющее пресечь попытки создания утечки информации. Грамотно построенная система ДОУ выступает эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего делопроизводства и решения различных специальных вопросов при работе с документами. По моему мнению, из всего вышеперечисленного можно сделать вывод, что нужно устранить еще достаточное количество «пробелов», чтобы полностью отказаться от бумажного документооборота, в первую очередь государству нужно создать достойную нормативно-методическую базу, регламентирующую работу СЭД.Таблица 3.2Проблемы перехода на безбумажный документооборот1Отсутствие тенденции сокращения количества документов на бумажных носителях (существенное увеличение объема документооборота за счет электронных копий)2Продолжение параллельного применения бумажных и электронных документов (дублирование)3Вынужденное изменение рабочих функций:- требуется специальное обучение сотрудников – руководителей и рядовых пользователей- необходимость разработки новых регламентирующих документов- внесение в инструкцию по делопроизводству изменений4Необходимость построения общего информационного пространства5Возникновение проблемы хранения электронных документов в информационной системе, отсутствие стандартных форматов хранения документов в СЭД и единого Перечня документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в электронной форме6Отсутствие регламентированных требований, содержащих как минимум структуру электронного документа в информационной системе или набор его обязательных реквизитов атрибутов, соответствующих метаданных с учетом информационной безопасностиВ современных условиях большую роль в достижении стратегических целей Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района играют информационные системы и технологии. Это приводит к новым требованиям к информационным системам и их функциям. Критерий«Автоматизации бизнес-процессов» применительно к документообороту в рассматривается в аспекте реализации следующих процессов документооборота в Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района [3]:Процесс обработки Входящих документов;Процесс обработки Исходящие документы;Процесс обработки Договорные документы;Процесс обработки Дополнительные соглашения к договору;Процесс обработки Заявки на техническую поддержку;Процесс обработки Заявки на подключение к ресурсам;Процесс обработки Заявки на выдачу временного пропуска;Процесс обработки Заявки на выдачу постоянного пропуска;Процесс обработки Служебные записки.Процесс обработки Устное поручениеПроцесс создания и обработки Отчетные документыОперативность обмена документами между отделениями Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района , гарантия защиты передаваемой информации и документов, контроль в том числе и процессов обработки документов на каждом этапе от момента отправки от одного ИОГВ другому все это возможно решить при наличии единой СЭД у Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района и подведомственных им учреждений.С помощью СЭД в Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района решаются следующие задачи:— уменьшение сроков согласования документов;— уменьшение бумажного документооборота;— сокращение времени поиска документов;— увеличение уровня безопасности с использованием различных уровней доступа, во избежание несанкционированного просмотра документов;— делегирование полномочий при отсутствии сотрудников;— просмотр документов, созданных в территориально-удаленных филиалах. [2]Вместе с тем, существуют проблемы организации делопроизводства и документооборота характерные как для страны в целом, так и для нашего региона. В Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района основной проблемой является значительное увеличение объема документооборота, связанное с широким использованием компьютерной техники, что приводит к дублированию документов на бумажном носителе и в электронном виде. Отсутствие в инструкциях четких критериев о разделении по типам документов, приводит к тому, что, по прежнему, в обороте находятся большое количество документов на бумажных носителях, хотя большую часть внутренней документации, такую как, служебные записки, можно перевести только в электронный вид. Кроме того, рост объема документооборота увеличивает количество действий и потоков документов в системе документационного обеспечения. При использовании электронного документооборота, зачастую не учитываются системные требования для программного обеспечения, как для пользователей, так и для системы в целом, что значительно замедляет процесс работы.Для решения вышеперечисленных задач необходимо, в первую очередь, переработать действующую Инструкции по делопроизводству в Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района с учетом изменений, произошедших в законодательстве Российской Федерации в сфере делопроизводства и архивного дела и актуализировать Регламент работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района . С целью повышения эффективности документооборота в Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района , необходимо организовать и провести с работниками отвечающими за делопроизводство цикл семинаров-совещаний по актуальным вопросам делопроизводства и документооборота.3.2. Оценка эффективности предлагаемых мероприятийНа основании Постановления Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 г. №890 Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района было принято решение полностью перейти на электронный документооборот.Основные группы пользователей и возможности Сервиса представлены на рисунке 3.2. Рисунок 3.2. Основные группы пользователей и возможности СервисаРисунок 3.3. Преимущества и недостатки видов документооборотаОбучение сотрудников Отдела по миграционной и жилищной политике Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого муниципального районапроводится с помощью: Очного обучения в учебном классе ЕЦЭ (Единого центра эксплуатации) ИСОД (информационно-аналитическая система обеспечения деятельности);Дистанционного курса обучения (вебинары);Консультационной поддержки.Обучение сотрудников работе с СЭД:1. Развитие учебных программ дополнительного профессионального обучения в виде повышения квалификации сотрудников Отдела по миграционной и жилищной политике Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого муниципального района;2. Создание учебных классов ИСОД Отдела по миграционной и жилищной политике Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого муниципального района.В соответствии с утвержденной Председателем правительства Российской Федерации дорожной картой развития инфраструктуры обработки данных будет проводиться обучение сотрудников работе с общим и специальным программным обеспечением (сервисами) ИСОД Отдела по миграционной и жилищной политике Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого муниципального района.В соответствии с проведенным исследованием рекомендую пути оптимизации работы СЭД:1. Проводить дополнительное обеспечение стабильной работы СЭД;2. Проводить работы по оптимизации бизнес-процессов СЭД.3. Модернизировать СЭД с целью развития существующих и внедрения новых технических решений с использованием современных информационных технологий в 2019 г.Следующим предложением по совершенствованию документооборота Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района является разработка и принятие в работу графика документооборота.График документооборота представляет собой документ, регулирующий сроки и очередность обработки первичных и сводных документов Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района исходя из принципа рациональности и целесообразности, основным критерием которого является объем учетной работы.При составлении графика документооборота Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района учитывается:- полный перечень документов участвующих в документообороте учреждения;- перечень сотрудников и их должности в Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района ;- полномочия согласно должностных инструкций;- сроки исполнения документа в соответствии с действующим законодательством;- технологию обработки каждого конкретного вида документа в соответствии с действующим законодательством.График для Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района разработан в табличном варианте, содержащую информацию о том, кто что делает с документами поступающими к нему, в какой срок обрабатывает, куда передает дальше.Перед подписанием графика документооборота необходимо согласовать его со всеми заинтересованными лицами, утвердить его у руководителя Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района и ознакомить с ним всех заинтересованных сотрудников под роспись. Также целесообразно вручить каждому исполнителю выписку из графика, в котором перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности данного исполнителя. Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки.При принятии графика документооборота в Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района , эффект будет следующий:- минимизация временных затрат на обработку информации, содержащейся в документе;- создание условий для максимально эффективной работы с документацией;- повышение эффективности деятельности всей бухгалтерской службы в целом.Кроме того, что внедрение графика документооборота позволяет повысить эффективность управления Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района и кадрами в частности, он позволяет избежать дублирования документов и улучшить качество работы сотрудников. Ошибки, связанные с документооборотом влияют на затраты Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района (штрафы, задолженности и т.д.). Снижение затрат это экономический эффект о внедрения графика документооборота в Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района и как следствие его исполнение.ЗаключениеВ разработке управленческих решений определяющее значение имеют информационные процессы - процессы сбора, хранения, обработки и передачи данных с целью управления производственной деятельностью и соответствующими структурными подразделениями [4]. Активное внедрение современных информационно-коммуникационных технологий в деятельность органов государственной власти и органов местного самоуправления становится ключевым направлением повышения эффективности их работы. Успешная реализация задач формирования и развития цифровой экономики зависит от эффективности взаимодействия органов государственного и муниципального управления с представителями бизнеса, гражданского общества и научно-образовательного сообщества. Одна из наиболее актуальных проблем в государственном и муниципальном управлении на сегодняшний день, заключается в необходимости совершенствования системы управления путем внедрения информационно-коммуникационных технологий. Под информационно коммуникационными технологиями мы подразумеваем понятие, описывающее различные устройства, способы, механизмы, алгоритмы обработки информации [4]. Электронные технологии, которые на сегодняшний момент активно внедряются во всех странах мира, формируют новое информационное общество, в котором происходит глобализация, повышается эффективность работы органов государственной и муниципальной власти, путем улучшения межведомственного взаимодействия и взаимодействия государства с обществом, создаются беспрецедентные возможности для развития регионов и страны в целом.Еще одна проблема состоит в том, что ни одна из услуг, представленных на сегодняшний момент на Едином портале государственных услуг, не оказывается полностью дистанционно, то есть не является электронной услугой в полном смысле этого слова, а те, что оказываются, являются лишь информационными сервисами. При подаче заявки на получение государственной услуги у гражданина есть возможность подать заявление на портале, но оригиналы документов заявитель чаще всего лично несет в тот орган власти, который предоставляет услугу.Таким образом, информационные технологии в муниципальном управлении представляют собой процессы которые, используют совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления. Применение информационных и коммуникационных технологий в сфере государственного и муниципального управления связано с функционированием «Электронного правительства». Отдел по миграционной и жилищной политике Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого муниципального района является структурным подразделением Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого муниципального района.Деятельность пресс-служб не ограничивается основными формами работы. В каждом муниципальном образовании, исходя из его особенностей, формируется собственная система связей с общественностью.Установление связей между администрацией Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района и общественностью способствует созданию внешней и внутренней среды, благоприятной для эффективного муниципального управления, что, в свою очередь, служит проводником обратной связи во властноуправленческих отношениях [1].Благодаря этому СМИ в городе работают по принципу сотрудничества с властью. Так что при необходимости СМИ всегда сообщат в пресс-службу администрации отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района о «накале страстей» в любой сфере, что, в свою очередь, позволяет своевременно реагировать на проблемы и предотвращать вспышки социального недовольства. Через СМИ ставятся акценты на удачных управленческих решениях руководства отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района, развеиваются слухи, домыслы по поводу толкования непростых, но необходимых мер для решения имеющихся проблем муниципалитета. Одновременно пресс-служба доводит до руководства города вопросы, интересующие журналистов, и помогает в решении проблем, которые возникают у местных СМИ [4].Встречи с населением проходят и в ином, неформальном виде. В Таймырско Долгано-Ненецком районе активно действует практика проведения «праздников дворов и улиц». Поводами для организации мероприятий, к примеру, становятся выполненные работы по благоустройству территорий, установка детских площадок, завершение ремонта дома или юбилейные даты с момента заселения «многоэтажек». Такие мероприятия проходят весело, с творческим выступлением работников культуры и самих жителей и непременным чаепитием. Встреча проходит, так сказать, в семейной обстановке. Сотрудники администрации общаются с жителями.Важной формой взаимодействия с населением является отчетность. В отделе по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района практикуются отчеты на местах – это «живое», выстроенное в форме диалога с населением, доведение информации: встречи с трудовыми коллективами города на рабочих местах, встречи с населением в каждом из микрорайонов. На каждой из встреч происходит раздача наглядного материала – это брошюры, сопровождаемые фотоотчетом (что было – что стало) и комментариями [9].Основными результатами совершенствования сервиса электронного документооборота в Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района являются:- обеспечение оперативного взаимодействия подразделений МВД России;- унификация процессов документооборота по всем подразделениям Администрации;- обеспечение единообразия работы с электронными документами в подразделениях Администрации с сохранением их защищенности, управляемости и доступности;- обеспечение сквозного контроля прохождения документов и повышение уровня исполнительской дисциплины сотрудников Администрации;- обеспечение безопасного хранения и разграничения доступа к информации, включая журналирование действий пользователей и электронную подпись.Таким образом, внедрение системы электронного документооборота в деятельности Отдела по миграционной и жилищной политики Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого района позволяет усовершенствовать документационное обеспечение органов внутренних дел Российской Федерации, повысить уровень информационной поддержки организационно-управленческой деятельности подразделений центрального аппарата Министерства внутренних дел Российской Федерации и территориальных органов по вопросам миграции, повышения эффективности деятельности всех служб структурных подразделений.Список использованной литературыФедеральная целевая программа «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)» (утв. постановлением Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65) (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 9 июня 2010 г. № 403) Государственная программа Российской Федерации «Информационное общество (2011 - 2020 годы)» (утверждена постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2014 г. № 313 (ред. от 15.11.2017)) Гришанова Е. М., Антипов А. А. Проблемы оказания услуг в рамках электронного правительства // Телекоммуникации и транспорт - 2015. - № 7. - С. 84-88. Максименко А. П. Актуальность внедрения технологий электронного правительства // Молодой ученый. - 2014. -№10. - С. 62-63. Целищева Е. Ф От электронного правительства к электронному государству // Экономика, государство, общество - 2011.- №2(6)Амелин Р.В. Правовой режим государственных информационных систем. М.: ГроссМедиа, 2016.Андрюхина Э.П., Ахрем И.В., Бакурова Н.Н. Правовое обеспечение государственного управления и исполнительная власть. М.: Проспект, 2017.Бачило И.Л., Лопатин В.Н., Федотов М.А. Информационное право. СПб.: Юридический центр Пресс, 2001.Кузнецова Н.В. Правовые основы информационного обеспечения закупок для государственных и муниципальных нужд // Вестник Университета имени О.Е. Кутафина (МГЮА). 2015. № 1. С. 78–87.Лисина Н.Л. Правовое значение государственного кадастра недвижимости в современных условиях реализации земельной политики Российской Федерации // Экологическое право. 2015. № 2. С. 17–23.Махноносов Э.В., Волчинская Е.К. О правовом статусе единой информационной системы нотариата // Нотариальный вестник. 2013. № 9. С. 22–29.Парфирьев Д.Н. Правовые аспекты формирования федеральных информационных ресурсов — государственных реестров в электронной форме // Электронная Казань 2009: Материалы Международной научно-практической конференции, 27–29 апреля 2009 г. (Казань). Казань: ЮНИВЕРСУМ, 2009. URL: http://old.kpfu.ru/conf/ek2009/sbornik.htm (дата обращения 01.03.2010).Поветкина Н.А., Хазова Е.В. Интегрированные информационные системы управления публичными финансами в обеспечении прозрачности бюджетной системы Российской Федерации // Журнал российского права. 2014. № 9. С. 11–17.Полякова Т.А. Информационно-правовые учетные системы федеральных органов государственной власти: опыт создания и проблемы // Административное право и процесс. 2015. № 10. С. 23–30.Савельев А.И. Комментарий к Федеральному закону от 27 июля 2006 г.№ 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (постатейный). М.: Статут, 2015.Семизорова Е.В. Правовая охрана информационных систем: Автореф. дисс. …канд. юрид. наук. М.: Российская правовая академия Министерства юстиции РФ, 2007.Сергиенко Л.А. История формирования информационного права в СССР и Российской Федерации 1960–2000 гг. М.: Юркомпани, 2013.Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем. М.: Финансы и статистика, 2005.Султанов Р. Спорные вопросы определения площади помещения и расчета платы за жилищно-коммунальные услуги // Жилищное право. 2016. № 11. С. 89–99.Тухватуллин Т.А. Особенности прокурорского надзора за исполнением законов при управлении и распоряжении государственным и муниципальным имуществом: научно-практический аспект // Имущественные отношения в Российской Федерации. 2015. № 10. С. 59–70;Устинович Е.С. Источники, методы и средства информационной деятельности органов государственной власти Российской Федерации // Информационное право. 2017. № 3. C. 12–16.Хусяйнова С.Г. Несовершенство законодательства о раскрытии информации в сфере жилищно-коммунального хозяйства: взгляд прокурора // Российская юстиция. 2016. № 11. С. 16–18.Щур-Труханович Л.В. Система государственного информационного обеспечения в области торговой деятельности Российской Федерации: вопросы наполнения // Торговое право. 2017. № 1. С. 102–112.Киричук С., Еременко Л. Эффективность работы органов местного самоуправления: направления муниципальной административной реформы // Проблемы теории и практики управления. 2016. № 9. С. 14-18.Василенко И. Связи с общественностью в государственных организациях и местных органах власти: западный опыт // Проблемы теории и практики управления. 2015. № 4. С. 39-43.Ольшанский Д.В. Политический PR. СПб.: Питер, 2017. 544 с.Дюк А.В. Технологии работы с общественным мнением на уровне местного самоуправления // Городское управление. 2016. № 8. С. 85-88.Эпштейн А. Мэр: менеджер, руководитель или управленец? // Муниципальная власть. 2016. № 3. С. 62-66.Комаровский В. Открытость власти как приоритет административной реформы // Государственная служба. 2014. № 4 (30). С. 105-111.Связи с общественностью в политике и государственном управлении / под общ. ред.В.С. Комаровского. М.: Изд-во РАГС, 2016.Дюк А.В. Социальные технологии работы с населением муниципальных образований. Обнинск: Ин-т муниципального управления, 2016. 84 с.Искандаров А. Как стать нужной и читаемой (роль и место районной газеты в реализации социально значимых проектов) // Управа. 2016. № 2. С. 76-77.Халий И.А. СМИ и гражданское общество: взгляд из региона // СОЦИС. 2016. № 10. С. 104-108.