Хранение документов в архиве

Их применение  позволяет увеличить в 2  раза вместимость архива при сохранении прежней площади или уменьшить в 2 раза площадь, занятую архивом, при сохранении объема хранения документации. Основу конструкции составляет разборное мобильное основание (база) с рельсовой системой, каркас, привод передвижения.Планетарный книжный сканер –для оцифровки разноформатных документов, книг и папок, сброшюрованных, «сложных», ветхих или поврежденных документов, а также крупноформатных оригиналов до формата А1+.Преимуществами сканеров являются: использование уникальных технологий бережного сканирования (без воздействия вредного излучения, при неполном раскрытии документа и т.д.), управление процессом оцифровки, возможность сканирования от одного листа до фолианта 50 см.Уникальные технологии, используемые в планетарных сканерах, позволяют качественно и безопасно оцифровать любой документ, в том числе бликующие оригиналы, конструкторские кальки, монеты, ламинированные документы или документы с металлическим тиснением.Архив оборудован стеллажами с выдвижными ящиками, с внутренними разделителями для CD-дисков и картотек на бумажной основе. Картотечное оборудование занимает важное место в современном архиве, т.к. количество электронных носителей увеличивается с каждым годом. Картотечные ящики устанавливаются на передвижных и стационарных стеллажах.Итог обследования условий хранения документов в архиве Управления, мы можем внести в таблицу «Соответствие норм хранения документов в архиве нормативно-правовым актам в сфере архивного дела Российской Федерации». Таким образом, каждый этап работы по хранению документов соответствуют нормам следующего нормативно-правового акта:№ п/пУсловия хранения, этапы работы по сохранности документов в архивеНормативно-правовой акт1Нормативно-правовая база архива УправленияА) Положение об архивеБ) Положение об экспертной комиссии УправленияВ) Должностные инструкцииГ) Номенклатура делА) Положение об архиве организации, утверждено приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №42.Б)Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №42 «Об утверждении Примерного положения об экспертной комиссии организации».В)Федеральный закон от 06.10.2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ»// Собрание законодательства РФ от 6 октября 2003 г. № 40 ст. 3822.Г)Приказ Росархива (Федеральное архивное агентство) от 11 апреля 2018 г. №44 "Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях».2Автоматизированная система управления архивным деломРаспоряжение Правительства Москвы от 11.04.2008 №753-РП «О создании единой системы электронных архивов документов Правительства Москвы».3НСАГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения(утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)4Дело фондаПравила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19, зарегистрированных в Минюсте РФ от 06.03.2007 № 9059.5Справочники, табеля, учетные формыПравила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19, зарегистрированных в Минюсте РФ от 06.03.2007 № 9059.6Организация приема документов на хранениеПравила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждены приказом Министерства культуры Российской федерации от 31.03.2015 №526, зарегистрированы в Минюсте России 07.09.2015 №38830.7Сроки хранения документовПриказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».8Оформление архивных делГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов о информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» с изм №1. М.: Стандаринформ, 2018.9Размещение документов в архивеПравила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждены приказом Министерства культуры Российской федерации от 31.03.2015 №526, зарегистрированы в Минюсте России 07.09.2015 №38830.10Обеспечение условий сохранности документов временного и постоянного срока храненияПриказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».11Консервация, реставрацияОборудование архиваПравила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19, зарегистрированных в Минюсте РФ от 06.03.2007 № 9059.На основании вышеизложенного, для соблюдения требований законодательства в области архивного дела и делопроизводства следует считать целесообразным вынести следующие рекомендации:1. В соответствии с Примерным положением об архиве организации (2018), разработать и представить на утверждение Государственного архива Положение об архиве Управления.2. В соответствии с Примерным положением об экспертной комиссии организации (2018), разработать и представить на утверждение Государственного архива Положение об экспертной комиссии Управления.3. После согласования экспертной комиссией Управления, предоставить на согласование Экспертно-проверочной комиссии Государственного архива города описи дел постоянного хранения, по личному составу и акт на уничтожение документов.4. Приказом начальникаУправления возложить ответственность за хранение документов на начальников структурны6х подразделений. Внести изменения в должностные инструкции ответственных лиц. 5. Вести в архиве Управления учетные формы документов по выдаче документов из архива во временное пользование – Журнала регистрации выдачи документов из архива Управления во временное пользование.ЗаключениеВ ходе исследования проведен анализ архива Домодедовского управления социальной защиты населения.Рассмотрев теоретическую часть, относящуюся к теме работы, и проведя анализ организации делопроизводства и хранения архивных документов, представлены выводы о работе службы делопроизводства и архивного подразделения организации. Также были решены задачи, поставленные в начале исследования данной темы:1. Систематизированы знания нормативно-правового и нормативно-методического обеспечения делопроизводства в сфере архивного дела. 2. Проведена систематизация теоретических знаний по исследуемой проблеме за счет поиска новых источников, инновационных подходов и моделей в практике взаимодействия архива и службы делопроизводства организации. Обобщены знания по подготовке передачи документов в ведомственный архив.3. Рассмотрены задачи, функции ведомственного архива и порядок подготовки документов для передачи в архив организации.В заключительной части исследования предложены рекомендации по улучшению работы архива Управления. Рекомендации разработаны на основе нормативных правовых актов Российской Федерации об архивном деле.Во время проведения исследования по заданной теме,мы ознакомились с нормативно-правовыми документами, действующими в сфере архивного дела; с организацией архивной работы в администрации; изучена система электронной архивной системы, организация работы по обеспечению сохранности хранящихся документов.Таким образом, не смотря на большую работу проводимую работниками архива Управления, можно выделить следующие отрицательные стороны:- сверхнормативная загруженность архивохранилищ,- несоответствие современным требованиям обеспечения сохранности архивных документов;- необходимость выделения архиву дополнительных площадей;- долг архива Управления перед муниципальным архивом по упорядочению своих документов и их передаче на хранение;- недостаточное оснащение архива множительной и компьютерной техникой.Изучив и проанализировав нормативно-правовую и нормативно-методическую базу архива можно сделать следующие выводы:1. Организация работы в нем ведется в двух направлениях: делопроизводство и работа архива, что прописано в Положении обархиве.2. Сотрудниками архива ведется работа по усовершенствованию форм и методов работы с документами. 3. В большей мере достигнута цель рациональной организации архивного дела, разработаны такие организационно-правовые документы:- Положение об архиве;- Должностные инструкции;- Номенклатура дел.Перечисленные документы содержат правила и нормы, которые определяют статус архива и его участие в делопроизводстве, компетенцию, структуру, должностной состав, функции сотрудников, их права, обязанности, ответственность, а также регламентирует организацию архивной работы в целом. Положения названных организационно-правовых документов являются обязательными для исполнения. Все документы в зависимости от их вида прошли процедуру утверждения: уполномоченным на это органом высшего уровня; коллегиальным органом; руководителями структурных подразделений.Список источников и литературы