Становление и особенности приказной системы управления

Поступивший входящий документ или составленный инициативный являлись началом заведения дела. Документы составлялись по указу царя или боярина. Входящий документ имел реквизиты: дату и автора-составителя.В том случае, если необходимо было составить из документа выписку, то дьяк на обратной стороне делал пометку «выписать», если документ не требовал ответа, то на нем делали пометку «вклеить в столб». Таким образом, документ вклеивался в дело, чтобы не потерялся. Документы по одному вопросу вклеивали в один столбец, на местах склейки дьяк ставил свою подпись во избежание кражи части документа. Подпись ставилась по слогам, во всю строку, а буквы захватывали оба склеенных листа. Такая подпись называлась «припись». Место склеивания листов называли «сстав».Такой способ составления столбов делал невозможным подлог документа, его замену. Способ склейки и проставления подписей были узаконены Судебником 1550 г.Склеенные столбы начинались с инициативного документа (челобитной, памяти и др.), к нему приклеивали по хронологии следующие документы по данному вопросу (распросные речи, сказки, выписки и др.). Государственный документзаверялся печатью. Использовались две государственные печати - большая и малая. Чтобы найти нужный документ, необходимо было развернуть весь столб, а прочитав нужное, свернуть его обратно в рулон на палочку.Проект документа – «черное письмо» - составлял подьячий «средней руки», затем документ переписывал «старый» подьячий, сверял его с черновиком, а на чистовом варианте ставил свою подпись дьяк. «Справленный» документ (исправленный, окончательный вариант) защищали от подлога длинной подписью во всю строку. Так, после текста невозможно было вписать что-либо еще.Таким образом, в приказном делопроизводстве зародилась система составления документа: черновик – справленный документ – подписание.По месту расположения реквизита и формулировке в тексте самого документа определяли его вид: «Как сия грамота к вам придет...», «Царь государь указал» а бояре приговорили...».Традиционное составление и оформление документов, сложилось в правила закрепляющие устойчивую форму, которая вносилась в «образцовую книгу». Образцовые книги были первыми инструкциями по делопроизводству закреплявшими виды документов, количество и расположение реквизитов, порядок документооборота в приказе.Ветхие столбцы переписывались в приказах в боярские или писцовые книги. В приказном делопроизводстве зародилась организация архивов. Появился учет и описание документов по описям документов.Главная особенность делопроизводства приказов состояло в отсутствии нормативных актов, которые бы регулировали организацию делопроизводства на государственном уровне. Все делопроизводство основывалась на традициях, обычаях, которые зародились в ранние века и передавались следующим поколениям.Усиление в XVI в. законодательной деятельности Московского государства привело к установлению порядка состава документов правила составления, оформления, порядок рассмотрения. Впервые была закреплена ответственность за ведение делопроизводства на всех этапах работы с документом. Установлена мера наказания а недобросовестную работу и допущенные нарушения. Развитие делопроизводства, прежде всего, связано с административными реформами Петра I, коренным образом изменившими систему государственных учреждений и управления, а также принцип принятия решений, который стал коллегиальным.Указом царя 1700 г. столбцовая форма делопроизводства заменена листовой. Приказы были заменены коллегиями. Из описанного выше приказного делопроизводства можно составить правила ведения приказного делопроизводства. На взгляд автора данного исследования проведенный анализ целесообразно заключить в табличную форму, где будут представлены делопроизводные этапы и процессы, и указаны их характеристики. Таблица 1№ п/пЭтапы и процессы делопроизводстваХарактеристика этапов и процессов делопроизводства1Форма документаСвиток, столбец, столпСоставные части – поставыТетрадь – сложенный вдвое лист бумаги. Листы собирались и подшивались в тетради.2Формуляр документаРеквизиты документа: обращение, адресат, дата документа, обозначение автора указывались в начале текста документа. В последней строке – дата и место составления. Заверительная надпись состояла из фамилии имени писавшего и имен, фамилий свидетелей3Текст Устойчивые формы обращений для каждого вида документа4Формирование документовПодклеивание в столбец документов по одному вопросу в хронологической последовательности их поступления5Место хранения документовТекущие – на лавках, столахОсобо ценные – в ларях, сундуках6Форма храненияВ сундуках – свитками, тетрадями; в связках в мешках, кулях, позже – в шкафах7Меры по сохранности документовЗамки на шкафах, сундуках8Манера письмаСкоропись – сокращение слов и частей слов9Виды документовГрамоты – царские указы, грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные.10Инициативный документЧелобитная, память11Промежуточные документыСправки, выписки, памяти, отписки12Этапы делопроизводства1.Поступление документа для рассмотрения2. Подготовка к «докладу»3. Рассмотрение Судьей, думнымидьячими4. Решение5. Подготовка документа с решением13Исполнитель документаДьяк, старший подьячий14Виза на документеПроставлял дьяк15Редактирование документаПосле подготовки проекта документа думнымидьячими16СогласованиеПодпись младшего подьячего, как переписчика. Подпись дьяком документа после переписывания проекта «набело» младшим подьячим, 17Подпись (припись)Царь и бояре – на договорных грамотах, договорах с иноземными государствами. Дьяки на всех других документах18Защита от подлогаПодпись дьяка проставлялась на склейках стобца, захватывая обе страницы19Нормативные правовые акты по делопроизводствуУказы, грамоты царя20Должности и обязанности делопроизводителейСудья – заслушивание вопроса и вынесение решенияДьяк – подготовка документа к рассмотрению, составление решенияПодьячий – составление решенияВоевода – рассмотрение вопроса на месте и решение о передаче на рассмотрение судьи в случае невозможности решения вопроса на месте21Кем принято решениеПреимущественно - единоличное22Срок исполнения документаГосударственных дел – неделя и болееЧастные могли тянуться годамиТаким образом, на протяжении двухсот лет приказы являлись основным стержнем системы государственного управления. Но отсутствие четкой регламентации деятельности этих учреждений постепенно привело к появлению значительного числа негативных явлений. Громоздкость и неторопливость приказного делопроизводства, взяточничество, неопределенность функций привели к тому, что в начале XVIII века приказы были заменены новыми органами – коллегиями.ЗаключениеТаким образом, решая поставленные задачи нами выявлены виды документов, существовавших воприказной системы управления.До XV века накапливались традиции составления документов: созданы формуляры документов; установленасистема их удостоверения - подписи, скрепы, печати;появились стадии написания документа - черновик и беловик, этот багаж знаний был основой приказного делопроизводства..Государственное делопроизводство как система складывается с момента образования централизованного Русского государства в концеXVв. и аппарата государственного управления. Периодом «приказного делопроизводства» называют время сXVI-XVIIвв., по названию первых государственных учреждений - приказов.Ответственными за работу с документами, назначались дьяки и подьячие. Следует отметить, что, несмотря на сложившиеся правила, сама система межведомственного сообщенияеще отсутствовала.Государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство.В целом, в приказной период постепенно формируются кадры приказов, создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Только с середины XVII в. принимаются меры по усовершенствованию системы управления государством и появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.Список использованных источников и литературы