Архивное хранение документов в РФ

Внутри АФ РФ документы могут относиться к федеральной собственности, собственности субъекта РФ, муниципальной или частной собственности.Создание архивов негосударственных организаций стало актуальным для России в 1990-е годы, в период развития коммерческих отношений.По определению американских архивистов и историков, архивы негосударственных организаций – это хранилище, обеспечивающее сохранность документов частного предприятия, организации, физического лица содержащих юридическую, коммерческую или историческую информацию.По определению гарвардских ученых, архивы негосударственных организаций – это документы, созданные в процессе деятельности частных организаций.В России частные предприятия не стремятся создавать собственные архивы, так как это требует финансовых затрат и времени. Кроме того, разнообразная специфика предприятий и быстро меняющиеся условия работы в правовом поле России не дает возможности архивистам, достаточно быстро создавать нормативно-правовую базу для частных архивов.В научной литературе до сих пор не закреплен такой термин, как «экономическая информация». Под данным понятием подразумевается зафиксированная информация о поступлениях и распределениях материальных благ на предприятии или среди людей.Одним из основных видов деятельности частного предприятия, учреждения является создание документов, их обработка, учет, хранение и оперативное использование задокументированной информации. Документы отражают результаты деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п.2.2.Классификация документов в пределах архиваВнутри архива документы группируются: - по архивным фондам и архивным коллекциям;- по степени ценности;- по категориям доступа к документам.Организация документов и дел в пределах архивного фонда организации - третий уровень организации документов.Архивным фондом организации или лица называется вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя.Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. Документальный фонд лица называют личным архивом. В соответствии (ГОСТ Р7.0.8- 2013) архивный фонд - это совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой.Архивным фондом учреждения (организации) называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения (организации).Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.).Архив учреждения, организации, предприятия (самый массовый тип ведомственного архива) хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций.На практике датой, по которой материалы относят к тому или иному фонду, является дата ликвидации, реорганизации, национализации учреждения или предприятия, которая определяется каждый раз по-новому. Для каждого фондообразователя документы учреждений, которые не были полностью ликвидированы, следует делить согласно дате их национализации или реорганизации на два фонда, хранящихся в разных отделах архива или в разных архивах. В том случае, если после реорганизации новая организация является правопреемником предыдущей, то правопреемник хранит документы предшественника.В рамках одного фонда документы могут разделяться на те, что - отнесены к документам Государственного архивного фонда,- на документы временного хранения, которые подлежат уничтожению после окончания срока их хранения в ведомственном архиве.2.3Документальные фонды личного происхожденияДокументы архивных фондов личного происхождения являются одной из важнейших групп исторических источников. Их значение особенно велико для изучения науки, литературы, искусства, т.е. тех сторон человеческой деятельности и исторического процесса, где на первый план выступает индивидуальное творчество. Для решения проблем, которые изучаются в первую очередь по государственной и общественной документации, - таких, как внутренняя и внешняя политика, социальные процессы, классовая борьба, - фонды личного происхождения содержат важнейшие источники, вскрывающие стороны общественной жизни, зачастую ускользающие от фиксации в официальных документах.В 1970х годах научные требования к научно-технической обработке документов личного происхождения требовали детальной и всесторонней разработки и опоры на методику. Документы хранились в государственных архивах, хранилищах других типов, музеях, библиотеках, высших учебных заведениях. ГАУ при Совете Министров СССР поставило задачу создать систему информацию о фондах личного происхождения, единообразную в методическом отношении. По решению Междуведомственного научно-методического совета по приобретению документальных материалов в собственность государства при ГАУ Совмин СССР в 1971 году были разработаны методические рекомендации, в которых обобщен опыт работы ряда крупных архивохранилищ, концентрирующих архивные фонды личного происхождения: центральных государственных архивов, отделов рукописей Государственной библиотеки СССР им. В.И. Ленина, государственных музеев – Исторического и Литературного, Архива Академии наук СССР.Методические рекомендации разработаны комиссией в составе Э.И. Бакста, М.Г. Ватолиной, С.В. Житомирской, М.Я. Ржезниковой, В.А. Роговой, И.А, Станкевич, одобрены Методической комиссией ГАУ и Междуведомственным научно-методическим советом по приобретению документальных материалов в собственность государства при ГАУ при Совете Министров СССР.Значительную роль в разработке методических рекомендаций сыграли изданные ранее методические пособия отдельных хранилищ, посвященные специально личным фондам. Основу методических рекомендаций по научно технической обработке документальных материалов фондов личного происхождения, действовавшей до 2000х годов, составила «Инструкция по научно-технической обработке документальных материалов фондов личного происхождения», обобщившая накопившийся к тому времени коллективный опыт обработки таких фондов. Однако за прошедшие годы значительно вырос общий уровень работы государственных хранилищ и требования к научной информации о составе и содержании фондов стали более глубокими и серьезными. Методические рекомендации не отменили Инструкцию 1958 года. В них введены новые разделы, посвященные общей характеристике процесса научно-технической обработки фондов личного происхождения, фондированию этого вида материалов, катологизации. Гораздо подробнее освещены в методических рекомендациях приемы и особенности обработки творческих материалов деятелей науки и культуры, материалов деятелей науки и культуры, материалов служебной и общественной деятельности. В рекомендации включены и некоторые новые положения, соответствующие современному состоянию научно-технической обработки, внедрению множительной техники, разработке принципов информационно-поисковых систем.Этими рекомендациями пользовались как крупные хранилища, располагающие опытными кадрами и большими техническими возможностями, так и небольшие хранилища.В пособии впервые были сформулированы общие принципиальные положения о научно-технической обработке документов личного происхождения, в которых к настоящему времени достигнуто известное единство и применение которых необходимо. Наряду с этим, в пособии даются разнообразные варианты решения более частных вопросов, приводятся различные приемы и порядок описания материалов. Сохраняя это различие в деталях, составители стремились предоставить каждому хранилищу возможность выбрать из методических рекомендаций полезное для него, не нарушая при этом сложившиеся в данном хранилище традиции. Соответствующим образом составлены примеры и выбраны образны для приложений.Вместе с тем составители рекомендаций напоминают о необходимости сохранения в пределах одного учреждения унификации приемов систематизации и описания. Поэтому каждое учреждение выбирало одну из предлагаемых форм.Методические рекомендации рассчитаны на использование в практической работе семи государственными архивами, рукописными отделами библиотек и музеев, архивами научных учреждений, высших учебных заведений и всеми другими организациями, собирающими и хранящими документы личного происхождения. Каждому их таких учреждений давалось право разрабатывать на основе данных рекомендаций собственные, более детальные инструкции, соответствующие особенностям состава их фондов.Задачи по формированию государственного собрания рукописей, автографов и документов личного происхождения были заложены еще при организации Главного литературного музея (ГЛМ), собирателем литературных архивов В.Д.Бонч-Бруевичем. Позже ГЛМ объединили с Государственной библиотекой СССР им. В.И. Ленина.29 марта 1941 года в системе ГАУ НКВД СССР был образован Центральный государственный литературный архив (ЦГЛА), куда поступило все рукописное собрание ГЛМ. ЦГЛА влился в систему общесоюзных государственных архивохранилищ, развивался, постепенно вбирая в себя все новые сферы искусства (театр, музыку, живопись, кинематограф) и превращаясь в крупнейшее документальное собрание по истории отечественной культуры.Для хранения документов, завершенных делопроизводством, субъект хозяйствования создает архив, который является самостоятельным структурным подразделение или входит в состав службы документального обеспечения управления предприятием (в управление делами, общий отдел, канцелярию и т.п.). Личные архивные документы работников предприятия остаются на длительное архивное хранение (50 лет) у субъекта хозяйствования.Документы, которые создаются в процессе деятельности организации, имеющей структурные подразделения, хранятся по месту формирования дел, то есть в структурных подразделениях, до момента передачи их в архив. Дела по личному составу формируются отделом кадров как структурным подразделением в соответствии с номенклатурой дел, согласованной и утвержденной в организации. Дела, отобранные для архивного хранения, требуют дополнительного оформления. Подготовка дел к передаче в архив состоит из двух процедур: их оформления и описания.При определении фондовой принадлежности дел и документовследует руководствоваться правилами работы архивов организаций. Один и тот же фонд составляют документы, накопившиеся до и после:реорганизации (преобразования), которая не привела к коренному изменению деятельности, а вызвала только частичное изменение ее задач, функций и т.д.;изменения подчиненности, структуры, штатов, печати и т.д.;полного или частичного изменения названия в результате реорганизации, присвоения ей почетного имени, награждения орденом и т.д.;изменения территориальных границ деятельности организации;перемещения организации из одного района в другой;изменения административно-территориального деления;временного прекращения деятельности организации и восстановления своих функций.Дела, производство которых велось последовательно в двух или более организациях, включают в состав фонда той организации, в которой они закончены делопроизводством.Таким образом, организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение). Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.Целью классификации документов является:1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата.Значение классификации документов обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве и архиве; повышение оперативности работы с ними.ЗАКЛЮЧЕНИЕПеред исследователем ставилась цель –проанализировать порядок хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, нормативно-методическую базу по его обеспечению.Данная цель достигнута путем решения поставленных задач.В первой главе исследования рассмотрена нормативно-правовая база делопроизводства и архивного дела в Российской Федерации. На основании проведенного анализа нормативно-методического обеспечения службы делопроизводства, можно сделать вывод, что документирование деятельности организаций заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, т.е. создании документов. Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи, сохранения и использования информации на протяжении определенного времени.Во второй главе проведен анализ классификации документов внутри Архивного фонда, внутри архива, коллекции, фонда. Проведен анализ наполнения и формирования фондов личного происхождения.Документы организации внутри фонда можно отнести к различным классификациям по различным признакам:1. по принадлежности к государственному Архивному фонду или архивному фонду предприятия;2. по срокам хранения;3. по составу документов;4. по виду документов.В совокупности документы, отнесенные к фонду организации, выполняют такие функции:- информационную: являются носителем и источником информации;- управленческую: позволяют организовать, регулировать, контролировать, анализировать управленческий процесс;- правовую: являются юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, поведения и показатели;- коммуникативную: помогают организовать обмен информацией и общение между различными объектами;- учетную: накапливают сведения за определенный период времени и позволяют их анализировать, выявлять тенденции и закономерности;- социальную: удовлетворяют различные социальные нужды, отображают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и граждан;- культурную: являются памяткой культуры древней эпохи, хранят и передают культурные традиции;- историческую: являются источником знаний о событиях и деятелей различных эпох, помогают исследовать историческое прошлое стран и народов, обеспечивают нужды общества в ретроспективной информации.Список источников и литературы