Оформление распорядительных документов современной организации.

И.Иванов Начальник Управления делами Главы города…Личная подпись И.Н.ПетровРаспоряжения Главы города, связанные с трудовой деятельностью сотрудников, оформляются распоряжениями по личному составу по вопросам:- приём на работу и увольнение;- перевод на другие должности;- поощрение и взыскание;- предоставление отпусков;- командирование;- другие юридические факты, возникающие в процессе трудовой деятельности сотрудников.Проекты приказов по личному составу готовит кадровая службаАдминистрации на основании соответствующих представлений начальников структурных подразделений.Распоряжения об отпусках, командировках начальников и их заместителей подразделений также подписывает Глава города, они включены в номенклатуру Администрации. Приказы о приеме, переводе, увольнении хранятся в Управлении кадровой работы Администрации. Преамбула в распоряжениях (приказах) по личному составу в некоторых случаях отсутствует. Содержательная часть начинается с глагола, обозначающего действие: «назначить», «перевести», «освободить», «объявить благодарность», «предоставить очередной отпуск», (указывается количество дней отпуска, дата его начала и окончания), «командировать» (указывается место и срок командировки), фамилии, имени, отчества лица, на которое издается распоряжение. Далее указывается должность сотрудника, полное наименование подразделения. Приказ по личному составу заканчивается ссылкой на письменное основание (личное заявление, служебная записка и др.). 2.3. Оформление приложений распорядительных документовОтдельные массивы информации из-за их большого объема оформляются в виде отдельных приложений к распорядительным документам Администрации, например: уставы, положения, инструкция, правила, протоколы, акты, графики, схемы, перечни, штатные расписания и т.д.Приложения к таким документам являются их неотъемлемой частью и подписываются Главой города или управления, которое является их разработчиком. В случае отсутствия подписи после текста приложения через 3 межстрочных интервала проводится горизонтальная черта длиной 2-3 см. Если приложением к распоряжению является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), то в соответствующем пункте распорядительной части перед наименованием документа пишется слово «прилагаемый» или после наименования пишется «(прилагается)», в случае наличия нескольких приложений «(приложение № 1)». Например: Утвердить прилагаемое Положение об оплате труда и премировании или Утвердить Положение об оплате труда и премировании (прилагается). На самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕН со ссылкой на приказ, его дату, номер. Слово УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА, мероприятия – УТВЕРЖДЕНЫ и т.п. Гриф утверждения документа оформляется флажковым способом, например:УТВЕРЖДЕНраспоряжением Главы города от ___________№ _________Заголовок печатается центрованным способом. Наименование вида документа – приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, например:ПОЛОЖЕНИЕоб охране трудаПЕРЕЧЕНЬдокументов, необходимых для оформлениягражданства Российской ФедерацииТексты приложений при необходимости подразделяются на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы при необходимости имеют заголовки (подзаголовки).Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки – с прописной буквы.Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце. Если прилагаемый документ не утверждается, в тексте дается ссылка «согласно приложению», а в приложении к распоряжению на первом его листе в правом верхнем углу пишется слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:Приложение к распоряжению Главы городаот ___________ № __________Если приложений несколько, то они нумеруются. Приложения оформляются в зависимости от упоминания прилагаемого документа в тексте, например:1. Утвердить порядок …(приложение № 1).2. Предоставить данные согласно таблице…(приложение № 2).Приложение в данном случае оформляется следующим образом:Приложение № 1УТВЕРЖДЕНк распоряжению Главы городаот ___________ № __________Приложение № 2к распоряжению Главы городаот ___________ № __________2.4. Бланки распорядительных документовДля издания распорядительных документов (приказов, распоряжений) используются бланки установленного образца.В соответствии с решение Думы города Сургута № 408-VI ДГ от 29.03.2019об изменениях в уставе города, официальные бланки распорядительных документов высшего должностного лица и Администрации утверждены с изображением герба города Сургута.Для подготовки распорядительных документов Администрации и Главы города используются продольные бланки, устанавливается формат бланка А4 (210х297) с размерами полей: 35х10х20х20.Администрация и Глава города разрабатывает и утверждает распоряжением Администрации свой вид бланков распорядительных документов. На бланке обязательно указывается:- наименование документа;- вид документа;- место составления (издания) документа;- отметки для проставления даты и регистрационного номера.Администрация использует номерные бланки для распорядительных документов.Окончательный вариант распорядительного документа, подготовленный структурным подразделением Администрации, после проверки помощником-референтом визируется секретарем Главы города.В случае правильного оформления проект распорядительного документа возвращается исполнителю для оформления на бланке. Проект, подготовленный с нарушениями требований Инструкции по делопроизводству в Администрации, возвращается разработчику на доработку.Секретарь на листе согласования проверенного проекта распорядительного документа ставит штампом или собственноручно отметку «ПРОВЕРЕНО». Исполнитель оформляет визы согласования, указанные на проекте распорядительного документа.После получения подписей исполнитель направляет документ на подпись Главе города.Регистрация исполненного документа в электронной системе документооборота осуществляется секретарем путем проставления штрих кода на оригинале документа, который затем формируется в дело. Приложение 4Таким образом, распорядительный документ наделен юридической силой при наличии определенного количества реквизитов. Количество реквизитов для различных распорядительных документов может отличаться.Наличие реквизитов, которые придают документу официальность, бесспорность к исполнению, подтверждают его подлинность и доказательство фактов, событий и действий, указанных в нем установлены законодательными и нормативно-правовыми актами.Так, юридическая сила документа определяется не только правомочностью и компетентностью лица, его подписавшего, но и наличием реквизитов, проставление которых несет задачи:- закрепления совершаемых управленческих действий, доведение их до исполнителей;- подтверждение фактов;- удостоверение происхождения документа.ЗаключениеНа основании проведенного анализа нормативно-методического обеспечения службы делопроизводства в Российской Федерации, можно сделать вывод, что документирование деятельности, а именно, создание текстовых документов и их регистрация, заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, т.е. создании документов. Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи, сохранения и использования информации на протяжении определенного времени.Необходимость создания распорядительных документов обусловлено тем, что в некоторых случаях невозможно или сложно осуществить бездокументный обмен информацией, тогда создаются документы, чтобы дать разъяснения, указания, провести инструктаж.Взятые за основу Методические рекомендации и ГОСТы не могут в полной мере отобразить текущее делопроизводство конкретной организации, поэтому в организациях должна быть своя индивидуальная инструкция по делопроизводствуОсновной задачей разработки Инструкции по делопроизводству является установление единого порядка документирования и работы с документами организации и ее структурных подразделений на основе использования современной техники, автоматизированной технологии работы с документами, обеспечение максимального сокращения количества документов.Проведенный анализ создания документов и придания им юридической силы в Администрации города Сургутавыявил соответствие организации труда новым нормативным актам. Распорядительные документы Главы города Сургута и Администрации города составляются на бланках с наличием необходимых реквизитов. Документы проходят необходимые процедуры для придания им юридической силы: визирование, подписание, простановка печатей и штампов, регистрацию и заверение копий. Это видно из приложенных образцов.Простановка подписи и печати руководителя осуществляется в соответствии с новейшими нормативно-правовыми актами, регламентирующими работу с цифровой подписью и направлении электронного документа в СЭД.Таким образом, состав реквизитов распорядительных документов определяется видом и назначением документа. ГОСТ 6.30-20013 включает максимум реквизитов распорядительных документов необходимых в работе не только государственных, но и частных кампаний. Всего документ, в зависимости от назначения и содержания может содержать 30 реквизитов. В то же время Правилами установлен перечень реквизитов необходимых в работе федеральных органов исполнительной власти в соответствии с другими законодательными и нормативными актами РФ (например, Закон о Государственном гербе, Закон об информации и информатизации, Закон об электронном делопроизводстве в федеральных органах власти и др.). Список источников и литературы1.Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года, одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 года.2. Федеральный закон от 01.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» // Парламентская газета, 2004 № 201. (с изм от 28.12.2017).3. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», принят Государственной Думой 21 апреля 2006 года.4. Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ».5. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утверждена приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44. Электронный ресурс URL: http://archives.ru/sites/default/files/2018-instrukciya-deloproizvodstvo-organization.pdf6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 года № 536. – С. 7.7. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённые Приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76. Раздел «I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ».8. ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения».   Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст.9. ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». - М.: Изд-во стандартов, 2007.10. ГОСТ Р 7.0.97-2016 вместо ГОСТ Р 6.30-2003. Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов // Журнал о системах электронного документооборота (СЭД). Электронный ресурс URL: https://ecm-journal.ru/docs/GOST-R-7097-2016-vmesto-GOST-R-630-2003-Novye-trebovanija-k-oformleniju-dokumentov-ORD.aspx4.11. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 г. № 65-ст) // М: ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов).Литература12. Позубенкова Э.И. Менеджмент. Учебное пособие. Пенза: РИО ПГСХА. 2015. – 221 с.13. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления) / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – С. 120.14. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2010. – С. 101.Приложение 1Приложение 4