Делопроизводство

Потому первый этап эволюции СЭД отличался высокой степенью разрозненности решений. У первых СЭД были весьма очевидные преимущества – эти решения наиболее четко соответствовали фактическим регламентированным процессам документооборота и отличались интегрированностью в общую ИТ инфраструктуру организации. Однако был и принципиальный недостаток такого подхода – системы, разработанные внутри предприятия были практически не масштабируемы и поскольку отсутствовала возможность изменения структуры автоматизируемых процессов, со временем система устаревала и ее никак нельзя было развить. При этом как известно, первые СЭД были неразрывно связаны с моделями управления предприятий, поэтому как следствие такого недостатка системы могло тормозиться и развитие всей компании в целом[2]. Поэтому в середине 90х годов на рынке стали появляться производители универсальных СЭД, которые были направлены не только на оптимизацию процессов документооборота, но и на поддержание управления компаний, что в комплексе позволяло сделать развитие организаций более эффективным. Новые СЭД были легко масштабируемы и настраивались под запросы каждого конкретного заказчика благодаря обновленной двухэтапной технологии создания систем. Первый этап состоял из разработки унифицированного ядра конечной системы, а на втором этапе решение внедрялось и подгонялось под нужды организации-заказчика. Более того, этот этап развития СЭД отличался заметным сокращением издержек на их производство. Вместе с тем рынок производителей СЭД рос и становился все более конкурентным, а потому, дабы закрепиться в этом сегменте, перед производителями программного обеспечения вставала необходимость усовершенствования своих продуктов. С конца 20 века подход к созданию СЭД стал меняться не столько в функциональном плане, сколько в качественном, через повышение эффективности управления методологическим путем. Именно тогда в России получило повсеместное распространение понятие менеджмента качества, а в след за ним - процессный подход к управлению. ИТ сегмент сразу отреагировал на эти тенденции и как следствие у нас заговорили о таком понятии как Workflow – как о системе, координирующей выполнение операций из которых состоят различные бизнес-процессы. В ответ на это производители СЭД реализовали в своих системах процессно-ориентированные движки, которые позволили им более быстрым и эффективным способом адаптироваться под постоянно меняющиеся нужды компаний, растущих с большими темпами. Затем с приходом западных разработчиков на российский рынок появилось понятие ECM - enterprisecontentmanagement или управление корпоративным контентом предприятия. Так появились новые СЭД, которые относились к категории ECM систем и четко отделяли документ (образ) от его контента (информационного наполнения). Кроме того, благоприятные и стабильные экономические условия в начале 2000-х способствовали бурному развитию организаций во всех производящих отраслях, а как следствие и развитие инфраструктуры для их работы. Благодаря этому именно в те годы сформировался российский рынок СЭД, который постоянно предлагал новые и новые продуктовые решения. Основные функциональные возможности СЭД В настоящее время функциональные возможности современных СЭД представлен в следующих областях деятельности [3], [4]: Общее делопроизводство – включает в себя обработку входящих писем и документов, подготовку исходящей корреспонденции, контролирует движение внутренней и организационно- распорядительной документации, а также следит за исполнением поручений; Кадровое делопроизводство – строго регламентированная сфера частного документооборота, с помощью которой осуществляются процедуры приема и увольнения работников, их командирование, а также согласование различных видов отпусков. Эти системы поддерживают процедуры ведения всех унифицированных форм кадрового делопроизводства от приказа о приеме на работу, личной карточки работника, штатного расписания, графика отпусков, до приказа о переводе на другую работу или приказа о расторжении трудового договора; Архивное делопроизводство – представляет собой еще одну сферу частного делопроизводства, которая завершает жизненный цикл обращения документов в организации и включает в себя следующие процессы: формирование описей документов, передача в архив на хранение, осуществление экспертизы ценности документации, уничтожение документации, более не представляющей ценности, а также передача некоторых дел для последующего хранения в органы федерального архивного агентства (Росархива); Коллегиальная работа – занимаются автоматизацией документооборота в коллегиальных органах управления, документация в которые поступает с различных совещаний, заседаний, собраний советов директоров и акционеров. Кроме того, с помощью них осуществляется подготовка, согласование и утверждение повесток дня для различной плановой документации, а также готовятся протоколы результирующих документов; Управление взаимоотношениями с клиентами – помогает автоматизировать взаимодействия с клиентами и включает в себя функционал CRM систем (CustomerRelationshipManagement). Такое повсеместное покрытие большинства областей деятельности организации функционалом СЭД связано с очевидными преимуществами ведения электронного документооборота. Остановимся на главных из них [5]. 1. Прозрачность процессов. Система предоставляет возможность отслеживать выполнение бизнес-процессов на всех этапах, благодаря чему вся деятельность компании становится совершенно прозрачной и контролируемой со стороны руководства. 2. Повышение исполнительской дисциплины. Как следствие из первого пункта, СЭД предоставляет возможность руководству организации иметь полный контроль каждого этапа работы внутри компании и тем самым имеет непосредственное влияние на повышение уровня исполнительской дисциплины работников, благодаря тому, что возрастает личная ответственность каждого сотрудника за выполнение задания максимально качественно. 3. Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы приводит к сокращению временных затрат на большинство рутинных операций, связанных с документацией (создание документов, их поиск и последующие согласования). Благодаря этому документооборот ускоряется, а вслед за ним и другие процессы в управленческой системе организации. 4. Обеспечение конфиденциальности информации. В связи с тем, что СЭД обеспечивают доступ к документации исключительно в соответствии с определенными правами пользователей, а все операции с документами (от простого чтения, до редактирования и подписания) протоколируются, снижается до минимального уровня риск утечки конфиденциальной информации, который может повлечь огромные потери для любой компании[11]. 5. Выполнение требований стандартов ISO 9000. Серия международных стандартов выставляет требования к системе менеджмента качества, среди которых в том числе есть и обеспечение прозрачно поставленного документооборота и информационного взаимодействия внутри организации. И эта задача легко решается путем внедрения СЭД на предприятиях. 6. Развитие корпоративной культуры. Кроме своих прямых функциональных преимуществ, внедрение СЭД позволяет развить корпоративную культуру организации через оптимизацию взаимодействия между сотрудниками, тем самым стимулируя расширение горизонтальных связей, которые приводят к сплочению коллектива. 7. Рост конкурентных преимуществ. Рост скорости и качества производства товаров или услуг за счет развития движения информационных потоков и сопутствующего контроля всех этапов позволяет даже крупному предприятию стать более гибким и мобильным и напрямую отражается на укреплении его конкурентных позиций по сравнению с другими игроками рынка. 3.2 Оценка эффективности предложений по совершенствованию системы документооборотаДалее, приступим оценке эффективности проекта предложений по совершенствованию системы документооборота в муниципальном предприятии (на примере ГД РФ.Ресурсы, необходимые для реализации проекта предложений представлены в таблице 3.2.Таблица 3.2 Ресурсы, необходимые для реализации проекта предложений[16]Наименование ресурсаКоличествоТип ресурсаСтоимость ресурса1. Старший менеджер по развитию1Трудовой30 000 руб./мес.(стандартная ставка)2. Помощник менеджера по развитию1Трудовой25 000 руб./мес.(стандартная ставка)3. Менеджер качеству1Трудовой30 000 руб./мес.(стандартная ставка)4. Программист1Трудовой30 000 руб./мес.(стандартная ставка)Итого115 000 5. Программное обеспечение 1Материальный100 000 руб.6. Оргтехника и компьютерное оборудование 4Материальный40 000 руб.- компьютер;1 шт.*30 000 руб.;- МФУ;1 шт.*10 000 руб.;Итого140 000 7. Программное обеспечения СЭД112Материальный601 100 руб.Итого856 100 руб.Представим прогноз денежных потоков проекта предложений, тыс. руб. (см. Таблицу 3.3).Таблица 3.3 – Прогноз денежных потоков проекта, тыс. руб. Денежные потоки и оттоки по проектуПериод1234567891011121Инвестиционный периодКапитальные вложения-856,1Операционный периодВыручка750,0775,0750,0960,0990,01 020,01 050,01 110,01 260,01 365,01 330,01 470,0Постоянные затраты268,0268,0268,0268,0268,0268,1268,1268,1268,1268,1268,1268,1Переменные затраты200,0150,0200,0150,0300,0250,0300,0200,0250,0300,0250,0350,0Проектируемый чистый денежный потокЧистый денежный поток нарастающим итогом282,0282,0357,0639,0282,0921,0542,01 463,1422,01 885,1501,92 387,0481,92 868,9641,93 510,8741,94 252,7796,95 049,7811,95 861,6851,96 713,5Чистый дисконтированный денежный потокЧистый дисконтированный денежный поток нарастающим итогом276,8276,8343,8620,6266,5887,1502,71 389,7384,11 773,8448,32 222,1422,42 644,4552,13 196,5626,23 822,7660,14 482,7659,95 142,7679,55 822,2Дисконтированное сальдо денежных потоков нарастающим итогом-856,1-579,4-235,630,9533,6917,71 365,91 788,32 340,42 966,63 626,64 286,54 966,0Чистый доход по проекту составит: NV=∑t=0TCFt -∑t=0TIt, (3.1)NV = (282,0 + 357,0 + 282,0 + 542,0 + 422,0 + 501,9 + 481,9 + 641,9 + 741,9 + 796,9 + 811,9 + 851,9) - 856,1 = 6 713,5 – 856,1 = 5 857,4 тыс. руб. Таким образом, чистый доход проекта составил 5 857,4 тыс. руб. Критерием приемлемости для данного показателя является NV > 0. В данном проекте показатель чистого дохода соответствует критерию приемлемости, следовательно, проект может быть принят к реализации. Для расчёта нормы прибыли (ARR), которая выражает среднюю величину прибыльности проекта, была использована формула (3.2), согласно которой необходимо среднегодовой размер чистой прибыли от реализации проекта сопоставить с величиной начальных инвестиций. Средняя норма прибыли проекта рассчитывается по формуле:ARR=Pr / I×100%, (3.2)где Pr– среднемесячная прибыль;I – инвестиции проект.Для того чтобы рассчитать среднегодовой размер прибыли, возьмём показатель чистого денежного потока нарастающим итогом за последний месяц рассматриваемого периода из таблицы 3.3. Показатель нормы прибыли по проекту составил: ARR = 6 713,5/12 / 856,1 × 100% = 65,4%. 856,1Единого уровня приемлемости нормы доходности не существует, он варьируется в зависимости от отрасти. Средний показатель нормы прибыли для розничной торговли составляет 20–30%. В данном проекте норма прибыли составила 65,4%, что является приемлемой величиной для данной отрасли деятельности. Для расчёта не дисконтированного периода окупаемости (PB) проекта воспользуемся формулой (3.3), согласно которой необходимо сопоставить сумму начальных инвестиций со среднегодовой величиной прибыли проекта. Данные для расчёта показателя взяты из таблицы 3.3. PB = I/Pr (3.3)PB = 856,1/ 6 713,5/12 = 1,5 мес.Таким образом, первоначальные инвестиции проекта будут покрыты через 1,5 мес. (1 мес. 17 дней) при горизонте планирования проекта, равном 1-му году (12-ти месяцам). Для оценки эффективности инвестиций, рассчитаем показатель не дисконтированного индекса доходности (PI), который представляет собой отношение не дисконтированного денежного потока от проекта к объёму первоначальных инвестиций. Для расчёта показателя воспользуемся формулой (3.4): PI= NV + I / I(3.4)PI = 5 857,4 + 856,1 / 856,1 = 7,84Величина не дисконтированного индекса доходности по проекту больше нуля, следовательно, проект считается приемлемым к реализации. В данном случае 1 руб. вложенных инвестиций принесёт 7,84 руб. прибыли. В таблице 3.4 приведены сводные данные о величине простых показателей оценки эффективности инвестиционного проекта. Таблица 3.4 – Величина простых показателей оценки эффективности проекта предложений по совершенствованию системы документооборота в муниципальном предприятии (на примере ГД РФПоказательЗначениеНормативное значение1. Чистый доход (NV), руб.5 857,4NV > 02. Норма прибыли (ARR), %65,4Чем выше значение показателя, тем лучше3. Не дисконтированный период окупаемости (PB), мес.1,5PB < горизонта расчёта4. Не дисконтированный индекс доходности (PI)7,8PI > 1Выводы по части исследования. Таким образом, все простые показатели оценки эффективности проекта предложений по совершенствованию системы документооборота в ГД РФ находятся в пределах нормы. По результатам оценки простых показателей эффективности проект можно считать приемлемым к реализации. ЗАКЛЮЧЕНИЕНа основании проведенного исследования, по первой главе данной работы, можно сделать выводы о том, что электронный документооборот – такой способ организации делопроизводства в организации, при котором основная часть документов создается, используется и хранится в электронном виде. Понятие электронного документооборота и систем электронного документооборота неразрывно связаны между собой, так как одно из них является дополняющим другое. Таким образом, можно сформулировать следующее определение понятию системы электронного документооборота – это компьютерные программы, которые предназначены для использования на всех стадиях работы с документами. Основной целью применения систем электронного документооборота является успешная организация документационного обеспечения управления в компании, что позволяет ей эффективно осуществлять определенную для данной компании деятельность. В работе выявлены и проанализированы основные принципы и условия применения электронного документооборота, как неотъемлемой части систем электронного документооборота. Данный анализ дал понять, что электронный документооборот имеет ряд специфических особенностей, которые связаны с выделенными принципами электронного документооборота, а также соблюдением необходимых условий его использования. Характеристика основных особенностей и функций, присущих системам электронного документооборота позволила выявить понятие систем электронного документооборота, цель их создания разработчиками, а также определить специфику деятельности организаций-разработчиков систем и требования, предъявляемые к ним: Во-первых, системы электронного документооборота должны соответствовать требованиям законодательства. Основными государственными стандартами, в той или иной степени регламентирующими деятельность организаций, внедряющих и разрабатывающих системы электронного документооборота являются: ГОСТ Р 53898-2013, ГОСТ Р 544471-2011, ГОСТ Р 54989-2012. Во-вторых, системы электронного документооборота должны учитывать потребности организаций, в которые они внедряются. Каждая организация имеет специфические особенности работы с документами. Именно поэтому системы должны быть гибкими и иметь возможность подстраиваться под нужды организаций, в которые они внедряются. В-третьих, системы электронного документооборота должны иметь возможность интегрировать с другим программным обеспечением и другими программными продуктами. Данное требование обусловлено удобством настройки системы при наличии данной функции, а также удобством для пользователей при работе в ней. В-четвертых, любая система электронного документооборота должна обеспечивать безопасность данных, контролировать доступ к информации. Это требование является одним из важных, так как утечка информации несет массу последствий, с которыми может справиться далеко не каждая организация. Выделенные преимущества и проблемы, связанные с внедрением систем электронного документооборота, позволили понять, какие проблемы возникают при внедрении систем и предложить возможные варианты решения данных проблем. По второй главе данного исследования, можно сделать вывод о том, что на предприятии СОЦ КД "Берёзка" существует система документооборота, однако, она нуждается в комплексном совершенствовании.По третьей главе данного исследования, можно сделать вывод о том, что анализ методик внедрения
документооборота позволил выявить следующие особенности методики внедрения данной системы в СОЦ КД "Берёзка": Во-первых, методика внедрения состоит из трех этапов: подготовительные работы, проектирование, а также внедрение системы и обучение пользователей. Во-вторых, на каждом из этапов определенную роль играют следующие сотрудники: системный технолог и системный администратор. В-третьих, методика внедрения описана в нескольких документах, что не очень удобно для работающих с ними сотрудников. Таким образом, организация внедрения систем электронного документооборота является сложным процессом, который осуществляется специальными организациями, имеющими необходимые лицензии, позволяющие им заниматься данным видом деятельности.СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫАндреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение : учеб. . пособие для вузов / В. И. Андреева. 3-е изд., перераб. и доп. М. : КноРус, 2010. 296 с. Басков М. И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство) : учебник / М. И. Басков. М. : Феникс, 2009. 413 с. Быкова Т. А. Делопроизводство : учебник для вузов: ФГОС 3-го поколения / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина ; под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. 3-е изд., перераб. и доп. М. : ИНФРА-М, 2015. 363 с. ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения. М., 2006. 9 с. Инструкция по делопроизводству в Администрации коммерческого банка, утвержденная распоряжением Администрации коммерческого банка от 29.12.2012 No 266-р. Екатеринбург. — 236 с. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство : учеб. пособие / М. В. Кирсанова. 4-е изд. М. : ИНФРА-М ; Новосибирск : Сиб. соглашение, 2006. 312 с. Охотский Е. В. Система документооборота: учеб.-практ. пособие / Е. В. Охотский. М. : РАГС, 2015. 400 с. Охотский Е. В. Система электронного документооборота: учеб.-практ. пособие / Е. В. Охотский. М. : РАГС, 2017. 500 с. Охотский Е. В. Делопроизводство в системе государственной службы : учеб.-практ. пособие / Е. В. Охотский. М. : РАГС, 2000. 477 с. Павлюк Л. В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Л. В. Павлюк, Т. И. Киселева, М. Ф. Воронина, Н. И. Воробьев. 10-е изд., перераб. и доп. СПб. : Изд. дом Герда, 2006. 384 с. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ 15.06.2009 No 477 (с изменениями на 26 апреля 2016 г.). М., 2009. 13 с. Стенюков М. В. Делопроизводство / М. В. Стенюков. М. : А-Приор, 2010. 174 с. Стенюков М. В. Система электронного документооборота / М. В. Стенюков. М. : А-Приор, 2016. 220 с. Янковая В. Ф. Деловая переписка, Журнал «Управление и менеджмент». М.:, 2018. 12 c.Янковая В. Ф. Делопроизводство, Журнал «Управление и менеджмент». М.:, 2018. 16 c.База данных ГД РФ