Этапы информатизации Архивного дела в России xx Века

Организации и предприятия государственной и частной формы собственности использовали в своей деятельности данный закон, который регулировал режим доступа к информации, сохранить производственные, технические, экономические и др. результаты интеллектуальной и профессиональной деятельности и позволяющий увеличить доходы организации, избежать расходов.Организации частной формы собственности, обладающие коммерческой тайной, наделенные полномочиями по распоряжению сведениями, отнесенными к коммерческой тайне, могли принимать с учетом специфики решаемых ими задач индивидуальные инструкции, регламентирующие порядок допуска сотрудников к тайне в своей организации. Разработка инструкции о порядке допуска – одна из функций режимно-секретной службы (далее - РСС) или ответственного за ведение работы с секретными документами. Этот документ предназначен только для сотрудников РСС или ответственного, а не для всех работников учреждения, поскольку определяет технологию работы только с секретными документами. Основное задание федерального закона 1994 года об обеспечении государственной тайны – установление технологии работы с секретными документами с момента их создания или поступления и до отправки корреспонденту или передачи на архивное хранение.Положения закона, которые имеют в своей основе общегосударственные нормативные и методические документы, отображают обобщенные особенности организации делопроизводства конкретного учреждения: структуру службы делопроизводства, сотрудничающие с РСС отделы, состав должностей служащих, которые осуществляют делопроизводственное обслуживание секретного документирования, состав секретных документов, которые создаются в организации, степень компьютеризации секретных делопроизводственных процессов, наличие архивов секретных документов в традиционной и электронной форме.Проведение учета архивных документов, которые остались на территории России. Ведь многие документы перешли во владение «союзных республик», которые стали отдельными государствами.В 1990е годы в архивах России сотрудники уделяли много времени систематизации и ведению учетной документации. С каждым годом повышался уровень научно-исследовательской работы в архивах. Сотрудники составляли характеристики и картотеки фондов для путеводителей по архиву. Составлялись схемы предметной систематизации и таблицы размещения фондов в хранилище. Архивистами составлялись акты проверки наличия и состояния дел, как в своем архивохранилище, так и в учреждениях .Научные сотрудники и архивисты готовили материалы для составления кратких очерков истории архива, фондов, комплектации, проводили работу по тематическому выявлению архивных документов. Переход архивов из Совета Министров СССР в демократическую Россию ознаменован для архивов активной работой читальных залов. Над документами работали исследователи – сотрудники научных учреждений, историки, краеведы.В связи с активизацией научно-технической деятельности архива возник вопрос о необходимости создания в нем научно-справочной библиотеки. Этот вопрос был решен сотрудниками архивов, которые составили описи фондов и документов, хранящихся в архиве.В архивах составлялись топографические указатели – пофондовые и постеллажные в соответствии с законченным размещением фондов по предметной системе. В газетах публиковались статьи архивистов и научных сотрудников архивов, посвященных выдающимся людям и датам, информацию о которых можно почерпнуть только в архивных документах. На хранение принимались дореволюционные, революционные, довоенные и послевоенные фонды. Архивы комплектовались газетами, книгами и журналами СССР.Проводилась работа по охране и восстановлению наиболее ценных архивных фондов, оказавшихся за пределами России. Возвращенные документы также требовали реставрационных работ, описания и составлении учетной документации. Период конца 80-х гг. ознаменован автоматизаций всех отраслей хозяйства страны. На этом этапе автоматизация архивного дела была связана с не столько развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и ее влияние на историческую науку и архивоведение. На этом этапе автоматизация еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела.Период первой половины 1990х гг. - этот этап стал отправной точкой накопления опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем (далее - АИПС). Увеличение и разнообразие носителей информации (микропленки, магнитные ленты, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспечения обеспечили быстрый и легкий поиск нужной информации.2.2.Анализ внедрения информатизации в архивном деле в СССРв 1980-1990 гг.Новый этап в развитии отечественного документирования начался на рубеже 1980-1990-х гг. В России произошла смена политического и экономического строя. В работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала входить в мировое информационное пространство.Механизация архивного дела применялась в российских архивах с XIXвека – это усовершенствование и рационализация отдельных видов деятельности по обработке архивных документов при помощи машин и механизмов.Процесс усовершенствования механических процессов обработки документов при помощи машин-автоматов, которые максимально устраняют ручной труд в архиве является автоматизацией архивного дела.Под информатизацией понимают масштабный процесс внедрения в теорию и практику архивного дела теоретических и прикладных разработок информатики, а также эволюции архивных технологий в результате использования компьютерной техники и программного обеспечения.Все три процесса могут осуществляются в архивах одновременно, поскольку служат для решения разных задач:Техническое обеспечение – совокупность механических, электромеханических устройств, электронно-вычислительных машин, периферийных устройств (принтеры, сканеры, стриммеры, плоттеры и др.) средств коммуникации (аппаратного обеспечения локальных и глобальных сетей), применяемых в архивах.Математическое (программное) обеспечение – алгоритмы и специализированные прикладные программы для ЭВМ, созданные для обработки информации и усовершенствования архивных технологий.Лингвистическое обеспечение – совокупность искусственных информационно-поисковых языков (ИПЯ) различных видов, используемых в архивных информационно-поисковых системах (кодовые таблицы, таблицы дескрипторов, глоссарии, информационно-поисковые тезаурусы).Носители информации – материальные объекты, содержащие запись информации в форме, понятной для считывания и обработки с помощью механических, электромеханических устройств и ЭВМ.Технической базой информатизации стали ПЭВМ. С этого момента сформировались два направления в развитии информатизации архивного дела, которые развивались параллельно:стихийная информатизация на уровне отдельных архивов;организованная информатизация на уровне архивной отрасли.Начало стихийной компьютеризации сначала московских, а затем областных, краевых, городских архивов связано с концом 1980-х годов. Архивы приобретали ставшую доступной компьютерную технику, разрабатывали и внедряли программное обеспечение по собственному усмотрению.На практике же в области программного обеспечения информационно-поисковых систем в 1990-е годы царил еще больший разнобой, чем в области учетных программ. Для создания электронных каталогов, указателей, описей, путеводителей применялись СУБД Clipper, FoxPro для DOS и Windows в т.ч. «Ребус», Clarion, FoxBase, СDS ISIS, IRBIS, Q and A, позже – Ms. Access, VisualFoxPro, Oracle и другие. Приостановилась разработка единых классификаторов.Еще в большей степени требовала унификации методика учета документов. Одним из основных принципов учета является его централизация, то есть периодическое суммирование учетных данных на уровне архива, региона, отрасли. Но, учитывая разнообразие применявшихся программ, невозможно было осуществить не только сложную статистическую обработку, но и простое сложение учетных данных двух архивов. Большинство форматов было совместимо, но каждая база данных имела также свой состав полей и отчетов.Организация внедрения информационных технологий осуществлялась на различных уровнях:- на уровне Архивного фонда РФ в целом;- на уровне региона (республики, края, отрасли, города);- на уровне архива;- на уровне внедрения отдельной автоматизированной технологии (базы данных).Можно выделить следующие аспекты информатизации, ставшие объектами правового регулирования в 90-е годы:- авторские права на используемое архивами программное обеспечение и созданные архивами базы данных, другие информационные ресурсы (Закон РФ «Об авторском праве и смежных правах»; Закон РФ «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных», нормы международного права, например, Бернской конвенции);- деятельность архивов по формированию и защите государственных информационных ресурсов – собственность на информационные ресурсы, доступ к государственным информационным ресурсам, защита персональных и конфиденциальных данных (Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации»; Закон РФ «Об участии в международном информационном обмене»);- правовой статус электронных документов – дефиниция, юридическая сила, вопросы комплектования электронными документами государственных архивов (федеральный закон «Об архивном деле в РФ» (2004 г.); Положение об Архивном фонде РФ (1994 г.), законы «Об информации, информатизации и защите информации», «Об электронной цифровой подписи», «Об электронной торговле» и др.).Так, архивы должны принимать непосредственное участие в формировании и защите государственных информационных ресурсов, создании федеральных и региональных информационных систем и сетей.Под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и др.). Таким образом, под государственными информационными ресурсами понимают и документы, хранящиеся в архиве, и созданные архивами базы данных.Под информационными системами понимают организационно упорядоченную совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы. Таким образом, документы архива в совокупности с научно-справочным аппаратом, в том числе автоматизированным, представляют собой единую информационную систему.Впервые в 90е годы в законодательстве Российской Федерации регламентирован статус документов на машинных носителях и электронных документов.Так, понятие «документ на машинном носителе» приведена в ГОСТ Р-51141-98. «Делопроизводство и архивное дело: термины и определения»: документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. Наиболее важным является тот факт, что в Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах и в Положении об Архивном фонде РФ утверждалось: в состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от вида носителя.В ноябре 1995 года Коллегия Росархива одобрила Концепцию информатизации архивного дела в России – первый документ о принципах и направлениях информатизации архивов на уровне всей отрасли. В работе над Концепцией участвовали специалисты ВНИИДАД, Росархива, РНИЦ КД, ИПУ АН РФ. Утверждение Концепции было важным шагом в преодолении стихийности процесса информатизации отрасли. Концепция была основана на законодательных актах, затрагивающих сферу информатизации архивного дела и послужила основой для разработки Программы информатизации архивного дела на 1997-2000 гг., изменений в Регламенте государственного учета архивных документов, Основных правилах работы государственных архивов. Главной целью разработки Концепции было преодоление разнобоя во внедрении автоматизированных архивных технологий (как в теоретических подходах, так и в конкретных технологических решениях) и осуществление реальной интеграции информационных ресурсов на межархивном уровне.Таким образом, целями, направлением и принципами информатизации архивного дела в России в ХХ веке являлось развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности всестороннего использования архивных документов и защиты информационных ресурсов.В области научно-справочного аппарата информатизация должна была способствовать осуществлению права граждан на доступ к информации, который был органичен не грифом секретности, а низким качеством НСА. С этой целью планировалось:- создание в архивах информационно-поисковых баз данных (электронных каталогов, описей, путеводителей, указателей и других справочников);- создание электронных копий архивных документов;- предоставление возможности удаленного доступа к базам данных и электронным копиям документов через телекоммуникационные сети и системы;- использование общероссийских (еще не существовавших к моменту принятия концепции) и международных стандартов для складывания общероссийского информационного пространства на основе интеграции ресурсов отдельных архивов;- расширение международного сотрудничества в области информатизации архивного дела.Направления информатизации совпадали с основными направлениями работы архивов – комплектование и ЭЦД, учет и обеспечение сохранности, научно-справочный аппарат, использование и публикация документов, организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве.ЗАКЛЮЧЕНИЕТаким образом, рассмотрев поставленные задачи, мы пришли к следующим выводам:Архивное дело первой половины ХХ века характеризуется механизацией и автоматизацией процессов работы с документам. Разработка законодательных, нормативных и правовых актов была направлена на теоретическое обоснование развития автоматизации и совершенствования механизации в архивном деле. Организационно-правовая установка и основой архивного законодательства в советский период стал принцип централизации архивного дела, к созданию широкой сети государственных архивов.Как показал анализ правовых источников, информатизация архивного дела внедрялась в СССРв 1980-1990х гг., но архивная отрасль еще продолжала использовать старые советские стандарты и правила. Только к концу 1990-х гг. разрабатывается новое поколение нормативных документов в области архивного дела и делопроизводства, которые по своему содержанию были усовершенствованным вариантом стандартов советского образца. Основу нормативно-правовой базы делопроизводства 80х-90х составил такой документ как «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения», принятый в 1989 г. Он представлял собой обновленную версию ЕГСД и сохраняет свое значение вплоть до настоящего времени, обеспечивая преемственность традиций советского времени.Первыми реальными результатами по подготовке делопроизводных регламентов можно считать «Материалы к Единой государственной системе делопроизводства» (1965), «Основные положения ЕГСД» (1973), «Основные правила работы ведомственных архивов» (1984), но все эти документы не являлись официальными, они носили рекомендательный характер.Подводя итоги рассмотрения научных работ по вопросам информатизацииархивного дела в период 1980-1990 гг. следует отметить, что классификация источников является довольно сложной ввиду их малочисленности. Главное внимание в работе уделено законодательным актам и типовым нормам, методическим рекомендациям, положениям, инструкциям разработанным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР, которые доступны для изучения. На начальном этапе информатизации система информационных технологий неизбежно копировала сложившуюся традиционную «бумажную» технологию работы с документами, дублировала внутри- и межотраслевые информационные потоки. По мере увеличения автоматизированных информационных ресурсов, их вовлечения в активное использование трансформировалась структура и интенсивность информационных потоков, форм, методов и показателей архивной деятельности, видов работы пользователей. Эти факторы, а также прогресс в развитии компьютерной техники и технологии определили необходимость постоянной и высоко-эффективной работы по информатизации архивного дела России.Список использованных источников и литературы