Организация кадрового документооборота на примере ООО

Общие положения инструкции следует определить как:сферу распространения Инструкции по кадровому документообороту;нормативно-методическую базу Инструкции по кадровому документообороту.Во втором разделе «Ответственность за организацию делопроизводства согласно Инструкции по кадровому документообороту» следует определить:ответственность за несоблюдение Инструкции по кадровому документообороту;подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;Третий раздел «Нормативные ссылки, регламентирующие правовую деятельность».В целях нормативно-правого регулирования вопросов создания и ведения документов в службе управления персоналомООО «Жилэксплуатация» следует при соблюдении применения Инструкции применять следующие федеральные законы РФ и нормативно-правовые акты, регулирующие трудовое законодательство РФ и правила создания, организации, ведения и передачи в архив кадровых документов. Нормативные ссылки, регламентирующие правовую деятельность Инструкции по кадровому документообороту должен содержать пункт 2 Инструкции по кадровому документообороту.Четвёртый раздел «Локально-правовые документы является основным тематическим, включает несколько подпунктов, где определяются картина документов, применяемая для создания, оформления, ведения и хранения документов по личному составу сотрудников предприятия. Подпункт «Кадровое делопроизводство» определяет какие основные кадровые документы ООО «Жилэксплуатация», регулируют создание и ведение кадровой документации. Основные требования к оформлению кадровых документов создаются на основанииГОСТ Р 7.0.8-2013 «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Методического документа М-08.50.01-01 «Изложение и оформление приказов и распоряжений». Утв. приказом от 25.03.2013 № 128-П, Федерального Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ. (ред. от 11.02.2013), Федерального Закона «О государственном языке Российской Федерации» от 01.06.2005 № 53-ФЗ, Федерального Закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, Федерального Закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 28.12.2013), Федерального Закона «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ (ред. от 01.07.2014), Инструкции по делопроизводству ООО «Жилэксплуатация».Документы по учету кадров создаются на основании: Федерального Закона «О государственном языке Российской Федерации» от 01.06.2005 № 53-ФЗ, Федерального Закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, Постановления Правительства Российской Федерации «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» от 01.11.2012 № 1119, ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Утвержден постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003г. № 65-ст. Штатного расписания ООО «Жилэксплуатация» на 2015 год. Утв. приказом от 14.12.2014 № 187-п, Методического документа М-08.50.01-01 «Изложение и оформление приказов и распоряжений». утв. приказом от 25.03.2013 № 128-П, Методического документа СК-08.50.01-2008-1 «Распоряжительные документы. Приказы и распоряжения. Порядок разработки, согасования, подписания, регистрации и отмены». Утв. приказом от 05.03.2008 № 110-П.Составление номенклатуры дел и формирование дел создаются на основании:Номенклатуры дел ООО «Жилэксплуатация» в 2018 г.Номенклатуры дел. Порядок разработки и утверждения номенклатуры дел регулируется ФЗ «Об архивном деле в РФ»(ред от 18.06.2017) и Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, Методического документа СК-08.50.01-2008-1 «Распорядительные документы, Приказы и распоряжения. Порядок разработки, согасования, подписания, регистрации и отмены». Утв. приказом от 05.03.2008 № 110-П.Порядок подготовки и передачи дел на хранение в архив создаются на основании: Федерального Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ. (ред. от 18.06.2017), Федерального Закона «О персональных данных» от 31.12.2017 № 498-ФЗ, Постановления Правительства Российской Федерации «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» от 01.11.2012 № 1119, Перечень Типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения с изм. от 4.02.2015», Приказ «Об утверждении перечня Типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций»№558 от 25 августа 2010, Номенклатуры дел ООО «Жилэксплуатация» в 2018 г.Особенности оформления документов по отдельным кадровым функциям предполагают: прием на работу и перечень документов, предъявляемых лицом, поступающим на работу оформляется на основании, Ст. 68, Трудового кодекса Российской Федерации, Штатного расписания ООО «Жилэксплуатация» на 2015 год. утв. приказом от 14.12.2014 № 187-п, Порядок и сроки оформления документов о приеме на работу создается на основании Штатного расписания ООО «Жилэксплуатация» на 2019 год. Утв. приказом от 14.12.2018 № 187-п, Методического документа М-08.50.01-01 «Изложение и оформление приказов и распоряжений». Утв. приказом от 25.03.2013 № 128-П, ГОСТ Р 7.0.8-2013 «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Федерального Закона «О государственном языке Российской Федерации» от 05.05.2005 № 101-ФЗ, Федерального Закона «О персональных данных» от 31.12.2017 № 498-ФЗ, Методического документа СК-08.50.01-2008-1 «Распоряжительные документы. Приказы и распоряжения. Порядок разработки, согасования, подписания, регистрации и отмены», утв. приказом от 05.03.2008 № 110-П.Предварительный медицинский осмотр (обследование) создается на основании: Ст. 69, Трудового кодекса Российской Федерации, Положения о персональных данных ООО «Жилэксплуатация». Утв. от 05.11.2012 № 244-п.Оформление изменений условий трудового договора создается на основании: Ст. 72, Трудового кодекса Российской Федерации, Положения о персональных данных ООО «Жилэксплуатация», утв. 05.11.2012 №244-п.Оформление перевода на другую постоянную работу Ст.Ст. 71.1-71.2; 73, 74; 81, 83 Трудового кодекса Российской Федерации.Оформление отпусков создается на основании Ст.Ст. 114-128 Трудового кодекса Российской Федерации, Постановления Госкомстата России об утверждении Графика отпусков от 05.01.2019 г., Графика опусков ООО «Жилэксплуатация» на текущий календарный год, Методического документа СК-08.50.01-2008-1 «Распоряжительные документы. Приказы и распоряжения. Порядок разработки, согасования, подписания, регистрации и отмены». Утв. приказом от 05.03.2008 № 110-П.Оформление прекращения (расторжения) трудового договора с работниками на основании ст.ст. 77-84 и 84.1; 332 и 336 Трудового кодекса Российской Федерации, Постановления Правительства Российской Федерации «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» от 01.11.2012 № 1119, Методического документа СК-08.50.01-2008-1 «Распоряжительные документы. Приказы и распоряжения. Порядок разработки, согасования, подписания, регистрации и отмены». утв. приказом от 05.03.2008 № 110-П, Инструкции по делопроизводству ООО «Жилэксплуатация».Изменения и дополнения к проекту Инструкции по кадровому документообороту предполагает табличную форму, в которой в процессе работы с Инструкцией, будут вносится некоторые отметки и замечания по разработанном документу и в последствии Инструкция будут дополняться необходимыми требованиями.К Инструкции по кадровому документообороту обычно собирают приложения, которые должны заключать справочно-иллюстративный материал, классифицированного в порядке расположения пунктов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления некоторых видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.Строгость оформления Инструкции по кадровому документообороту является одним из обстоятельств, обеспечивающих компетентную работу с документами ООО «Жилэксплуатация». Допускается для оформления локальных инструкций и положений вырабатывать свой корпоративный стиль оформления.С количественной точки зрения документ имеет большинство необходимых реквизитов. Отсутствие места составления, визы ознакомления ослабевает юридическую и управленческую функции документа. Наличие реквизитов отметки об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатора электронной копии документа не обязательно, т.к. инструкция действует до замены новой.В практике кадрового документооборота выработалось такое правило: если документ утверждается приказом (как в случае с ООО «Жилэксплуатация»), то его датой и номером являются дата и номер приказ (в соответствии с Положением от 09.10.2014 № 137).В создаваемую Инструкцию по кадровому делопроизводству необходимо дополнить реквизит «виза ознакомления». Также на предприятии должен быть заведен журнал ознакомления с Инструкции по кадровому документообороту, либо оформляется лист ознакомления.На основании «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» мы создали инструкцию по кадровому делопроизводству для ООО «Жилэксплуатация», которая является проектом документа, несущая рекомендательный характер для ведения кадровых документов на исследуемом предприятии. Текст созданной Инструкции по кадровому документообороту для ООО «Жилэксплуатация» представлен в Приложении 3настоящей работы. 3.2. Расчет экономической и социальной эффективности рекомендаций по совершенствованию организации кадрового документооборота в ООО «Жилэксплуатация»При расчете экономического эффекта от автоматизации управленческого документооборота по переходу на специализированную профильную программу, упрощенные оценки уже не помогут, потому что автоматизируется не сам процесс, а система управлениями, причем непросто автоматизируется, но зачастую и изменяется. В этом случае более правильно говорить, о том насколько эффективны были или будут комплексные изменения. Для оценки экономического эффекта от внедрения системы электронного документооборота необходимо знать, какое время сотрудники организации отдела управления персоналом тратят на выполнение рутинных, непроизводительных операций над документами. Известно, что в службе управления персоналом работает 1 человек, который постоянно работает в непрофильной программе с документами. Средние затраты на содержание одного сотрудника службы управления персоналом примем равными 10000 рублей в месяц. В таблице 12 представлены суммарные затраты рабочего времени сотрудников на выполнение типовых операций с документами.Таблица 12Временные затраты рабочего времени сотрудников на выполнение типовых операций с кадровыми документамиВыполняемая операцияСреднее время выполни. До внедрения «Монолит: Персонал», минСреднее время выполни, после внедрения «Монолит: Персонал», минЧисло сотрудников выполняющее, операциюЕжемесячное кол-во операцийСуммарные затраты времени до внедрения «Монолит: Персонал», чел. – дниСуммарные затраты времени после внедрения «Монолит: Персонал», чел. – дни1234567Регистрация входящего документа31430007825Регистрация внутреннего документа31250062Регистрация исходящего документа31320003813Размножение документа по резолюции501300031-Подготовка типовых отчетов1201560751Поиск документов по атрибутам71501000729104Поиск документов с неизвестными атрибутами180110301131Продолжение таблицы 121234567Подготовка типового документа2401803001015001125Согласование типового документа36018010010750375Организация и подготовка совещаний6045100801000750Выдача напоминаний о приближении срока исполнения документа100230013-Передача документа на исполнение или ознакомление505120063-Преобразование бумажного документа в электронный вид0313000-19Итого:43922414Как видно из таблицы 12, на выполнение перечисленных типовых операций до внедрения специализированной профильной программы «Монолит: Персонал» сотрудники отдела управления персоналом ООО «Жилэксплуатация» тратили примерно 4300 условных человеко-дней в месяц.После внедрения системы затраты на эти же операции составляют чуть больше 2400 человеко-дней. Что составило разницу 1900 человеко-дней. Учитывая, что совокупные затраты рабочего времени примерно равны 100 человеко-дням:1чел. х 20 рабочих дней/мес.Получим следующую экономию рабочего времени сотрудников: 1900/ 20 х 100%=5%.В денежном выражении ежемесячная экономия составит:5% х 1чел. х 10000 руб.чел./мес. = 50000 руб.Очевидно, вклад процесса автоматизации управления персоналом и кадрового документооборотав экономический эффект от внедрения специализированной профильной программы «Монолит: Персонал» в данном случае прямо пропорционален числу использующих ее сотрудников отдела управления персоналом. Из вышесказанного следует, что чем больше организация, чем больше сотрудников пользуется в своей работе специализированной профильной программой, тем более масштабны и значимы результаты экономии.Также следует отметить, что на практике при использовании данной методики обычно требуется более точная оценка, учитывающая, в частности, распределение затрат рабочего времени по видам документов, а так же различный уровень оплаты сотрудников отдела управления персоналом, занимающихся регистрацией документов, или принимающих участие в согласовании, или выполняющих другие операции над документами. А уровень, в свою, очередь, зависит от характера работы, занимаемой должности, квалификации и опыта работы сотрудников отдела управления персоналом.Согласно оценке проведенной в компании ООО «Жилэксплуатация», доля таких операций может составлять до 20-30% всего рабочего времени. Достаточно точное представление о таких затратах можно получить, проведя исследование существующего документооборота и измерив соответствующие показатели.Необходимо также обратить внимание еще на один аспект внедрения специализированной профильной программы «Монолит: Персонал». Более привлекателен вариант, при котором силами менеджера по персоналу будет выполняться существенно больший объем работ. Причем, скорее всего, сам менеджер по персоналу этого не заметит, как не замечает времени, которые менажер тратит на привычные операции с документами.Кроме того, в новых условиях меняется сам характер трудовой деятельности: уменьшение рутинной, не интересной составляющей открывает возможность для творческого подхода к работе, позволяет сотрудникам проявлять инициативу.Специализированная профильная программа, по сравнению с обычным электронным пакетом офисных программ, обладает рядом преимуществ: использование заранее заготовленных форм документов. Не только с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа; экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора; оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в государственное учреждение по труду по электронной почте; возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.Вторая озвученная проблема, отмеченная во 2 главе настоящей ВКР, - это то, что в службе управления персоналом отсутствуетрегламентацияработы с кадровой документацией. Данную проблему предлагаем устранить путем разработки и утверждения Инструкции по кадровому документообороту.Для реализации предложенного проекта по совершенствованию организации кадрового документа, необходимы финансовые затраты, которые представлены в таблице 13. Таблица 13Финансовые затраты реализации предложенного проекта посовершенствованию организации кадрового документооборотаНазваниеруб.1. Разработка и внедрение Стандарта «Кадровая политика на предприятии»150002. Разработка и внедрение стандарта ООО «Жилэксплуатация»«Документирование перевода и командировок»200003. Разработка и внедрение Стандарта ООО «Жилэксплуатация»«Документооборот в области найма персонала»150005. Общая величина издержек ООО «Жилэксплуатация»50000Общая величина издержек ООО «Жилэксплуатация» составит 50,0 тыс. рублей. Основные затраты будут связаны с разработкой стандартов в области документации кадровой деятельности.Также систему показателей социальной эффективности функционирования системы документирования персонала можно представить следующим образом:Уменьшение количества конфликтных ситуаций в процессе работы.Уменьшение стрессовых ситуаций.Увеличение стабильности организационного поведения в организации.Снижение текучести кадров.Увеличение вовлеченности персонала в работу организации.Улучшение психологического климата в организации.В таблице 14 приведем экономические результаты внедрения проекта по совершенствованию организации кадрового документооборота, определив его временные рамки 6 месяцами.Таблица 14Экономические результаты внедрения проекта совершенствования (руб.)Месяц1-й месяц2-й месяц3-й месяц4-й месяц5-й месяц6-й месяцДоходы от проекта200002500030000340003800038000Издержки 500001000010000100001000010000Прибыль -300001500020000240002800028000Аккумулированная прибыль -30000-150005000290005700085000Как видно из таблицы 14, в течение 6 месяцев реализации проекта по совершенствованию организации кадрового документооборота, могут быть получены необходимые экономические результаты.Показателями экономической эффективность проекта, позволяющими оценить его выгодность, являются:Чистый дисконтированный доход (ЧДД);Показатель доходности (индекс доходности);Относительный показатель – рентабельность инвестиций;На основании принятых к расчету показателей цены капитала (8%), уровня премии за риск для проектов данного типа (5%), уровня инфляции (15 %), определим, что коэффициент дисконтирования, равный сумме значений приведённых показателей, составит 28%Наиболее полно с финансовой точки зрения характеризуют жизнеспособность инвестиционного проекта показатели денежного потока. Для определения достаточности ресурсов на реализацию проекта, обеспечения его эффективной реализации необходим тщательный анализ будущих денежных потоков, связанных с реализацией данного проекта. Для этого необходимо составить таблицы потоков денежных средств, на основании показателей которых можно сделать заключение о достаточности финансовых ресурсов, или о необходимости финансирования проекта за счет кратковременных заимствований (таблицы 15 и 16).Таблица 15Поступления от проекта по совершенствованию организации кадрового документооборотаЕд.изм.1-й месяц2-й месяц3-й месяц4-й месяц5-й месяц6-й месяцВыручкаруб.172002200026400295003260032600Амортизацияруб.280030003600450054005400Итого поступленияруб.200002500030000340003800038000Из таблицы 15 видим, что итоговые общие поступления составили 38000 рублей. При этом с 1-го по 5-й месяц предусматривается снижение интенсивности нарастания денежного потока от выручки и нарастание интенсивности от амортизационных отчислений. Потоки денежных средств выражаются поступлениями финансовых ресурсов и затратами, необходимыми на реализацию проекта по совершенствованию организации кадрового документооборота. В целях реализации проекта в качестве инвестиционных источников предусмотрены выручка и амортизационные отчисления.Если использование выручки на реализацию проекта связано с отвлечением средств из оборота капитала, то амортизационные отчисления представляют собой самый выгодный для предприятия, не обремененный налогами источник собственных средств для инвестиционных вложений.Таблица 16Затраты на предложенные мероприятияЕд.изм.1-й месяц2-й месяц3-й месяц4-й месяц5-й месяц6-й месяцЕдиновременныеРуб.5000000000Текущие затратыРуб.01000010000100001000010000ИтогоРуб.500001000010000100001000010000Из таблицы 16 видим, что в первом месяце реализации проекта должны быть произведены единовременные затраты в объеме 50,0 тыс. рублей, в дальнейшем должны быть произведены только текущие затраты в объеме 10,0 тыс. рублей ежемесячно. Итоговые общие затраты на реализацию проекта составят 100,0 тыс. рублей.Объединив приходы и расходы денежных средств, получим конечное сальдо (таблица 17).Таблица 17Потоки денежных средствЕд.изм.1-й месяц2-й месяц3-й месяц4-й месяц5-й месяц6 месяцКонечное сальдоПритокРуб.200002500030000340003800038000-ОттокРуб.500001000010000100001000010000-СальдоРуб.-30000150002000024000280002800085000Из таблицы 17 видим, что конечное сальдо составляет 85,0 тыс. рублей. Далее необходимо определить эффективность вложения в проект по совершенствованию организации кадрового документооборота. Эффективность вложения определяется с помощью показателя чистого дисконтированного дохода – одного из самых распространенных критериев оценки инвестиционных проектов.Чистый дисконтированный доход равен разности накопленного дисконтированного дохода от реализации проекта и дисконтированных единовременных затрат.Чистый дисконтированный доход определяется по следующей формуле:(1)гдеDi – доходы (сальдо) i-го периода; Ki – единовременные затраты, произведенные в i-том периоде;n – общее количество периодов;d – дисконт.Произведенные расчеты чистого дисконтированного дохода показывают, что его значение составляет 3,22. Критерием экономической эффективности инновационного проекта является положительное значение ЧДД. ЧДД = 3,22 > 0Индекс доходности проекта (ИД) – это отношение суммарного дисконтированного дохода к суммарным дисконтированным единовременным затратам. Представим расчет ИД, используя формулу: = 3,22 / 3,06 = 1,052.Критерием экономической эффективности инновационного проекта является значение индекса доходности, превышающее единицу.ИД = 1,052 > 1.Таким образом, данный проект является выгодным.Важное место в анализе эффективности инвестиционного проекта имеет показатель чистой текущей стоимости (ЧТС). С финансовой точки зрения чистая текущая стоимость показывает финансовый результат (прибыль или убытки) инвестора в результате реализации проекта по сравнению с тем, если бы финансовые средства были помещены на хранение в банк.Чистая текущая стоимость мероприятий по совершенствованию организации кадрового документооборота, в случае вложения финансовых средств в проект частями на протяжении определенного периода, рассчитывается по формуле:(2)гдеB – общая текущая стоимость доходов от проекта; С – текущая стоимость затрат;n – общее количество периодов;r – ставка процента в банке.Величина чистой текущей стоимости показывает ожидаемую выгодность мероприятий по совершенствованию организации кадрового документооборота. Если полученный результат больше нуля (ЧТС>0), значит, реализация проекта принесет больший доход, чем размещение средств в банке. Если же результат меньше нуля (ЧТС< 0), или равен нулю (ЧTC = 0), то проект имеет доходность более низкую, чем стоимость капитала, или ни прибыльный, ни убыточный, что так же невыгодно, и поэтому деньги выгоднее оставить в банке. Экономические результаты мероприятий по совершенствованию организации кадрового документооборота должны выразиться в стоимостной оценке показателей эффективности. Дадим стоимостную оценку экономических результатов по следующим показателям: снижение затрат на организацию кадрового оборота;улучшение организации кадрового оборота; снижение текучести работников;повышениепроизводительности труда управленческих работников за счет факторов ускорения обучения, переподготовки и повышения квалификации.С целью повышения эффективности функционирования предприятия на базе предложенных проектных решений, необходимо составить план – график внедрения проектных предложений, указав в нем ответственных лиц за исполнение проектных мероприятий (таблица 18).Таблица 18План мероприятий по внедрению проектных предложений№ п/пМероприятиеСрок исполненияОтветственное лицо1Для формирования общей системы документирования движения персонала разработка Стандарта«Документирование приема на работу»½ мес.Начальник отдела кадров2Для формирования общей системы документирования движения персонала внедрение Стандарта «Документирование перевода и командировок»1 мес.Начальник отдела кадров3Для формирования общей системы документирования движения персонала разработка и внедрение Стандарта «Документооборот в области найма персонала»½ мес.Начальник отдела кадров4Проведение пробного применения Стандарта документирования приема на работу¾ мес.Специалист отдела кадров6Проведение пробногоприменения Стандарта документирования перевода и командировок½ мес.Специалист отдела кадровВ результате разработки системы закрепления специалистов на рабочих местах организация получила определённый экономический и социальный результаты.В данной главе для повышения эффективности системы документооборота в ООО «Жилэксплуатация», автором рассчитана экономическая эффективность, в результате разработки системы организация получила определённый экономический и социальный результаты.Система электронного документооборота с использованием специализированной профильной программы «Монолит: Персонал»и создание Инструкции по кадровому документообороту позволит более эффективно использовать накопленные компанией знания (обеспечивая доступ к единому хранилищу документов), практически исключат использование неактуальной информации.В заключение еще раз отметим: не следует оптимизировать бизнес-процессы ради самой оптимизации. Прежде чем приступать к оптимизации, нужно проанализировать потребности, риски, которые могут возникнуть, затраты на проект и сопоставить их с ожидаемыми положительными результатами. Оценивая плюсы и минусы, следует помнить, что бизнес-процессы взаимосвязаны и изменения в одном из них могут повлечь изменения в других, причем не всегда в лучшую сторону. В процессе анализа работы с приказами по приему и увольнению персонала выяснилось, что работник, осуществляющий регистрацию и рассылку приказов посредством не профильной программы, выполняет ряд рутинных операций. Выводы к главе 3.1.В целях совершенствования организации работы с документами в службе управления персоналом в практической части ВКРрекомендовано автоматизировать процесс кадрового учета.Использование информационных технологий, благодаря универсальным возможностям различных программ и программного обеспечения позволяет решать вопросы повышения интенсивности процессов в бизнесе, разрешать проблемные ситуации в сфере управления и контроля над документированием кадрового документооборота и управления персоналом. При этом, автоматизация бизнеса никак не зависит ни от направления деятельности, ни от уровня развития компании.Из приведенных примерах предложенных программ по автоматизации управления персоналом и кадрового документооборота, принято решение, что для ООО «Жилэксплуатация» наиболее подойдет программа «Монолит: Персонал», так как в системе «Монолит: Персонал» реализованы широкие функциональные возможности по управлению кадрами, учету рабочего времени и расчету заработной платы. Кроме того, в системе «Монолит: Персонал» реализована поддержка ряда взаимосвязанных задач, связанных с развитием кадров, среди которых:формирование кадрового резерва предприятия, планирование карьеры сотрудников, управление развитием работников.В свою очередь, решения, полученные, с помощью системы специализированной профильной программы «Монолит: Персонал» позволяют, создать единую информационную среду, в которой сотрудники отдела управлении персоналами руководство взаимодействуют между собой в рамках программы.2.При создании Инструкции по кадровому документообороту ООО «Жилэксплуатация» за образец может быть взята инструкция по ДОУ в ООО «Жилэксплуатация», к которой регламентируются процессы работы с кругом организационно-распорядительных документов. Также Инструкция по делопроизводству ООО «Жилэксплуатация».Строгость оформления Инструкции по кадровому документообороту является одним из обстоятельств, обеспечивающих компетентную работу с документами ООО «Жилэксплуатация». Допускается для оформления локальных инструкций и положений вырабатывать свой корпоративный стиль оформления.По окончанию работы над проектом Инструкции по кадровому документообороту, документ должен быть доведен до каждого работника ООО «Жилэксплуатация». Служба управления персоналом должен провести обучение работников, ответственных за делопроизводство в отделах, новым правилам работы с документами. Несмотря на то, что законодательством не установлено обязательное требование к созданию Инструкции по кадровому документообороту в организациях разной организационно-правовой формы, осознание в необходимости данного нормативно-методического документа должно быть у каждого руководителя. ЗаключениеВ данной выпускной квалификационной работе был проведен анализ процесса ведения кадрового документооборота службы кадров ООО «Жилэксплуатация», выявлены основные направления совершенствования работы с кадровыми документами.По результатам проведенного исследования можно сделать ряд выводов.Деятельность по работе с персоналом и кадровыми документами в ООО «Жилэксплуатация» регламентируется комплексом законодательных и локальных нормативных документов. В своей деятельности специалисты руководствуются действующим трудовым законодательством и локальными нормативно-правовыми актами по кадровому делопроизводству: Положением об Управлении, положениями об отделах, Положением о персональных данных, должностными инструкциями, на основании которых распределяются должностные обязанности.Отдел персонала выполняет функции по поиску и отбору кандидатов на должности, ведет кадровое администрирование, ведет учет и заполнение трудовых книжек, составляет и контролирует соблюдение графика отпусков, занимается вопросами награждения и поощрения работников, ведет учет работников и представляет документы в органы пенсионного фонда РФ для назначения пенсии по старости, составляет отчетность и локальные нормативные документы по профилю своей деятельности.Оформление трудовых отношений производится в ООО «Жилэксплуатация» в соответствии с действующим трудовым законодательством, соблюдаются правила заключения трудового договора и оформления кадровой документации. Оформление документации по переводам, предоставлению отпусков, прекращению трудовых отношений, поощрению производится посредством издания приказов, имеющих унифицированные формы. Регистрация, систематизация кадровых документов, ведение и хранение личных дел в службе управления персоналом ведется в соответствие с установленными в ООО «Жилэксплуатация», правилами. Текущее хранение кадровой документаций, подготовка и передача дел к архивному хранению организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций. Трудовые книжки ведутся и хранятся в соответствии с Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.Экономические результаты рекомендованных мероприятий по автоматизации организации кадрового оборота мероприятий по формированию системы управления персоналом выразиться в стоимостной оценке показателей эффективности. Стоимостная оценка экономических результатов выразится в: - снижении затрат на организацию кадрового оборота;- улучшении организации кадрового оборота; - снижении текучести работников;- повышении производительности труда управленческих работников за счет факторов ускорения обучения, переподготовки и повышения квалификации.Также в настоявшей работе разработан проект Инструкции по кадровому документообороту. Инструкция разрабатывается и утверждается по общим правилам подготовки локальных нормативных актов: в приказе определяются ответственные за разработку, сроки подготовки Инструкции и порядок ввода ее в действие.Инструкция по кадровому документообороту ООО «Жилэксплуатация» представляет собой подробное руководство по ведению дел отдела кадров. Применение на предприятии Инструкции по кадровому документообороту упростит работу специалистов отдела кадров и социального развития службы управления персоналом, что положительно повлияет в результате работы отдела и на весь процесс управления персоналом в ООО «Жилэксплуатация».Список использованных источников и литературыКонституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ) – [Электронный ресурс] / СПС «КонсультантПлюс» – URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28399.Гражданский Кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 03.07.2016; с изм. и доп., вступ. в силу с 02.10.2016) // [Электронный режим]: Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_5142.Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (с изм. и доп., вступ. в силу от 02.08.2019 № 292-ФЗ) // [Электронный режим]: Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683.Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 02.08.2019) (с изм. и доп., вступ. в силу с 13.08.2019) от 04.02.2019 № 8-П) // http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661.Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 N 14-ФЗ (с изм. и доп., вступ. в силу с 23.04.2018 № 87-ФЗ) // [Электронный режим]: Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_17819.Федеральный закон «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» от 25.07.2002 N 115-ФЗ (действующая редакция, 2018).Указ Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента РФ» № 352 от 28.03.2011 г. http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112153.Постановление Правительства «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» от 15.06.2009 № 477 (ред. от 07.11.2011).Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 № 18380).ГОСТ Р 7.0.8-2013 «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» // https://legalacts.ru/doc/gost-r-708-2013-natsionalnyi-standart-rossiiskoi-federatsii.Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988): Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33) (вместе с «Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)», «Примерным положением о службе документационного обеспечения управления»)// https://legalacts.ru/doc/gosudarstvennaja-sistema-dokumentatsionnogo-obespechenija-upravlenija-osnovnye-polozhenija.ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) (ред. от 23.04.2019) // http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_43631.Методический документ М-08.50.01-01 «Изложение и оформление приказов и распоряжений». Утв. приказом от 25.03.2013 № 128-П // Текущий архив ООО «Жилэксплуатация». – 2015.Методический документ СК-08.50.01-2008-1 «Распоряжительные документы. Приказы и распоряжения. Порядок разработки, согласования, подписания, регистрации и отмены». Утв. приказом от 05.03.2008 № 110-П // Текущий архив ООО «Жилэксплуатация». – 2015.ЛИТЕРАТУРАГейхман В.Л. Трудовое право. Учебник для прикладного бакалавриата / В.Л. Гейхман. – М.: Издательство Юрайт, 2015. – 407 с.Демушина О.Н. Кадровое делопроизводство [Электронный ресурс]: учебное пособие / О.Н. Демушина; Волгоградский филиал ФГБОУ ВПО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ». – Волгоград: Изд-во Волгоградского филиала ФГБОУ ВПО РАНХиГС, 2014.Джой-Меттьюз, Д. Развитие человеческих ресурсов: [пер. с англ.] / Д. Джой-Меттьюз, Д. Меггинсон, М. Сюрте. – М.: Эксмо, 2014. – 373 с.Илюшенко М.П. История делопроизводства в России (до 1917 г.). М., 2007. – 275 с.Корнеев В.А. Делопроизводство: образцы, документов. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / И.К. Корнеева, В.В. Галахов, И.К. Корнеев, В.А. Кудряев. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2015. – 456с.Кузнецова Т. В., Подольская И.А. Проектирование рациональной организации делопроизводства //Делопроизводство. – 2016. – № 11. – С.49-53.Макарова Н.В., Николайчук Г.С., Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство: учебный курс. – СПб: Питер, 2015. – 463 с.Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: учебник – М: 1959. – 351 с.Михненко П.А. Теория менеджмента: учебник – 2-е изд. перер. и допол. / П.А. Михненко. – М.: Московский финансово-промышленный университет «Синергия», 2014. – 640 с.Романов Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю. Правда, об электронном документообороте. – М.: ДМК Пресс, 2016. -250 с.Смирнова Г.Н. Электронные системы управления документооборотом: учебное пособие / Г.Н. Смирнова; Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права – М., 2014. – 168 с.Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Изд. 5-е, доп. и перераб. / М.В. Стенюков. – М.: изд-во «ПРИОР», 2015. – 144с.Кугушева Т.В. Делопроизводство: учеб. пособие / Т.В. Кугушева. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2018. – 96 c.Новиков Е.А. Делопроизводство в службе персонала: учеб. пособие / Е.А. Новиков. – М.: Омега-Л, 2018. – 79 c. Пожникова Н.М. Документы, корреспонденция и делопроизводство»: практикум/ Н.М. Пожникова. – М.: Академия, 2017. – 224 c. Рогожин М. Настольная книга ответственного за делопроизводство: учеб. пособие / М. Рогожин. – М.: Проспект, 2019. – 128 c.Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб. пособие / О.П. Сологуб. – М.: Омега-Л, 2017. – 64 c.Тихомиров М.Ю. Заключение трудового договора и оформление приема на работу: практическое пособие. 2-е изд., допол. и перераб. / М.Ю. Тихомиров. – М.: Издательство Тихомирова М.Ю., 2015. – 78 с.ПЕРИОДИЧЕСКАЯ ПЕЧАТЬВеликанова С.С. Организация делопроизводства службы персонала / С.С. Великанова // Инновационное развитие общества в период модернизации: экономические, социальные, философские, политические, правовые закономерности и тенденции: материалы Международной научно-практической конференции: в 3 ч./ отв. ред. В.И. Долгий, А.И. Карпович. Саратов, 2014. – 68 с.Гридина Н. Обязательная кадровая документация / Н. Гридина // Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение. – 2016. – № 4. – С. 22-25.Кузнецова Т.В. Организация работы с персональными данными / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. – 2016. – № 2. С. 3-8.Ловчева М. Общие вопросы организации кадрового делопроизводства / М. Ловчева, Е. Галкина // Кадровик. – 2015. – № 6. – С. 5-12.Малькова Е.Н. Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия /Е.Н. Малькова // Кадровые решения. 2014. – № 7. – С. 20-25.Хачатурян Ю.А. Оформление унифицированных форм: основные правила и заполнение формы Т–1 / Ю.А. Хачатурян // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. – 2015. – № 5. – С. 10-15.ИНТЕРНЕТ – РЕСУРСЫПравовая система «Консультант плюс»http://www.consultant.ru.Правовая система «Гарант» http://www.garant.ru.Сайт сообщества HR // http://www.hr-portal.ru.Приложения