Документооборот и исполнение поручений.

В Word и Ecxel поддерживаются основные процессы создания документов, но программы не направлены на процесс управления предприятием. В таких программах нельзя учесть требования законодательства, применить на практике работу предприятий и определить перспективные тенденции развития подходов к управлению предприятием, к процессам учета и составления многочисленных отчетов.4.2. Предложения по введению электронного документооборота в делопроизводство ООО «МаСКо»Следует отметить, что с целью введения электронного документооборота в 2011 году был создан Указ Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента РФ» № 352 от 28.03.2011 г. гласит о надлежащей исполнении указаний Президента в части введения электронного документооборота.В настоящее время, при поступлении на работу во многих организациях от претендентов требуется умение работать в профильными программами. Однако полное вытеснение работы в Word и Excelиз делопроизводства в произойдет, по-видимому, нескоро. Для этого в ООО «МаСКо» надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы профильных документационных автоматических программ. В их число входит разработка форм, учет движения электронных документов, обеспечение их регистрации. Самым сложным на этом пути станет создание механизма электронной подписи, которая имела бы такую же юридическую силу, как и подпись, сделанная от руки.Таким образом, система ДОУ в ООО «МаСКо» организована на среднем уровне и не достаточно рационально. Среди недостатков в ходе проведения исследования по организации делопроизводства, в ООО «МаСКо» следует отметить следующее: на предприятии не применяются специализированные профильные программы для оформления, хранения и передачи документов по управлению персоналом.Принимая решение о внедрении системы автоматизации кадрового учета отдела кадров, предприятие ООО «МаСКо» четко представляет сложность этого механизма. Общие рекомендации в сравнении: нужна ли профильная программа документооборота в отделе управления персоналом выполняет следующие задачи: система должна быть простой в установке и конфигурировании;заранее нужно решить, кто возьмет на себя функции администрирования системы. Обладают ли существующие специалисты требуемой квалификацией или потребуется дополнительное обучение;как будет осуществляться интеграция нового продукта с базовыми сервисами операционной системы – по защите, спискам пользователей и т.д.;совместима ли система с другими технологиями обработки документов. На практике не всегда все необходимые функции собраны в одном продукте, а профильную программу следует дорабатывать сторонним программистам под профиль ООО «МаСКо». В масштабах работников по ведению делопроизводства ООО «МаСКо» имеет несколько человек, применение профильной программы в документообороте службы ведет к сокращению персонала, т.к. внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу. В настоящее время, при поступлении на работу во многих организациях от претендентов требуется умение работать в профильных программах. Однако полное вытеснение работы в Word и Excel из делопроизводства произойдет, по-видимому, нескоро. Для этого в ООО «МаСКо» следует решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы профильных кадровых программ. В их число входит разработка форм, учет движения электронных документов, обеспечение их регистрации. Самым сложным на этом пути станет создание механизма электронной подписи, которая имела бы такую же юридическую силу, как и подпись, сделанная от руки.Внедрение перехода на профильные программы по управлению ДОУ в ООО «МаСКо» призвано обеспечить быстрые, эффективные и позитивные изменения. Поскольку изменения внедряются в процессе работы, без прекращения основной деятельности, очень важно минимизировать возможные потери в качестве и эффективности работы организации вовремя перехода от старого состояния к новому.В связи с этим, компанией ООО «МаСКо» разработан к внедрению проект стратегической корпоративной программы «Система электронного документооборота «Управление информацией и документацией». Согласно данной программе в деятельность большинства отделов ООО «МаСКо» внедрена Интегрированная система электронного документооборота ООО «МаСКо». Но данная СЭД не предполагает ведение кадрового учета, поэтому в отделе кадров она не применяется. Для автоматизации учета делопроизводства подходят HRM-системы. Использование информационных технологий, благодаря универсальным возможностям различных программ и программного обеспечения позволяет решать вопросы повышения интенсивности процессов в бизнесе, разрешать проблемные ситуации в сфере управления и контроля над документированием кадрового делопроизводства и управления персоналом. При этом, автоматизация бизнеса никак не зависит ни от направления деятельности, ни от уровня развития компании.Автоматизация документооборота должна проводится поэтапно:1. На первом этапе определяются основные цели и задачи автоматизации, определяются критерии и требования.2. Внедрение системы. Этот этап предполагает создание технической базы, которая позволит использовать систему автоматического учета.3. Обучение персонала работе в системе. 4. Введение в систему первых данных и начало работы. На этом этапе создается необходимый минимум для работы информационных баз, параллельно идет обучение персонала.5. Расширение автоматизированной системы и инженеринг отчетов. Система начинает развиваться и пополняться новыми данными. Постепенно в нее включается и старая информация. Итогом становится автоматизированная система, охватывающая все предприятие с момента его создания.Одна из известных, и чаще всего устанавливаемых в крупных компаниях, автоматизированная система управления персоналом «Фараон» – это современная компьютерная программа, сочетающая в себе функции автоматизации делопроизводства.Программный комплекс «Фараон» обладает высокой гибкостью и универсальностью. Благодаря тому, что пользователь имеет возможность организации и ведения не только кадрового документооборота, но и управление персоналом в системе менеджмента. Однако, ООО «МаСКо», как современное предприятие, находится в постоянном поиске креативных управленческих решений по автоматизации делопроизводства. Поэтому возможно рассмотреть еще несколько вариантов применения и других программных моделей для управления.Также, в данном случае, представляется возможным установка системы автоматизации делопроизводства таких программных модулей как «DIRECTUM». Назначение данной программы ориентировано на решение задач, направленных на поддержку кадровых процессов и документооборота, реализацию кадровой политики, повышение прозрачности работы с персоналом.И еще приведем один пример автоматизации делопроизводства в система «Монолит». Данный программный комплекс обеспечивает автоматизацию процессов учёта, учёта рабочего времени, расчёта заработной платы, расчета налогов и отчислений с заработной платы, а также формирования отчетности в органы ГНИ и ПФР. Система содержит алгоритмы и шаблоны для формирования всех видов квартальной и годовой отчетности. Возможности системы «Монолит» позволяют в рамках единой базы данных выполнять расчёты и строить отчетность для различных юридических лиц компании. Сравнительный анализ систем автоматизации управления персоналом и кадрового делопроизводства представим в таблице 13.Таблица 13Сравнительный анализ систем автоматизации и делопроизводстваКритерии анализа«Фараон»«DIRECTUM» «Монолит»Соответствие требованиям и стандартам ведения делопроизводства для непосредственно для исследуемого предприятия Не соответствуетНе соответствуетСоответствуетОрганизация-разработчик системы, городООО «Центр Кадровых Технологий», г. МоскваООО «ДИРЕКТУМ», г. Ижевск «Монолит-Инфо», г. Санкт-ПетербургОпыт разработки информационных решений для сферы управления документамиРазработана в 1995 г. Последняя версия 2006 г.Разработана в 2009 г.Разработана в 2006 г.География установок предлагаемой системы в аналогичных по численности кадров, – предприятияхТолько в РоссииТолько в России Только в России Недостатки/рискиОтчеты могут создаваться с ошибками и не вывод в интерфейс полную информацию Собственный инструментарий разработки в концепции 4GL и жесткая привязка к платформе Microsoft. 3,5.Еще один недостаток – непрозрачность процесса при создании задания, для исполнителей нельзя настроить напоминания.Не найдено Как видно из табл. 13, программный комплекс «Фараон»имеет опыт разработки информационных решений для отечественных предприятий на протяжении 23 лет, но последняя версия программы подновлялась более 12 лет назад, следовательно данная программа не соответствует современных технологиям и тенденциям рынка. По этой же причине программа с ошибками создает отчеты и они не устранены разработчиком на сегодняшний день.Программа DIRECTUM» лучше выполняет функции по автоматизации делопроизводства, но имеет ряд существенных недоработок. Среди них: программа настроена исключительно на собственный инструментарий разработки в концепции 4GL и имеет жесткую привязку к платформе Microsoft. 3,5, что мало уже используется в современных компаниях[20]. Следует отметить и программу «Монолит». Данная отечественная программа на рынке управления существует 12 лет, не много по сравнению с ИС «Фараон», но у данной программы есть свое индивидуальное преимущество в том, что создана эта программа дает широкие возможности построения интерфейса именно под крупные отечественные промышленные предприятия.Можно сделать вывод, что в приведенных в примерах программ по автоматизации делопроизводства много общего, но они отличаются тем, что рассчитаны на различное количество рабочих мест и отсутствием определенных дополнительных опций в управлении делопроизводством.ЗаключениеИз вышесказанного в теоретической части работы следует отметить, об экономической и социальной эффективности документооборота и исполнения поручений. Проведенный аудит технологий кадрового документооборота представляет собой современный инструмент оценки результативности технологий кадрового документооборота и процессов в социально-экономической среде организации.Согласно теоретическим аспектам изучения документооборота и исполнения поручений, следует отметить, что документооборотявляется эффективным в том случае, если связанные с ним издержки будут в перспективе, ниже издержек организации на повышение производительности за счет других факторов или издержек, связанных с ошибками в организации и ведении делопроизводства. Следует отметить, что постановка и ведение документооборота и исполнения порученийявляются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую служба персонала ООО «МаСКо» не уделяет этому особого внимания. В данной работе подробно рассмотрен порядок движения документов, что позволило с максимальной точностью выявить пробелы в документообороте и исполнения поручений, степень соответствия действующему законодательству и найти новые решения.А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.Согласно теоретическим аспектам изучения аудита, следует отметить, что кадровый аудит является эффективным в том случае, если связанные с ним издержки будут в перспективе, ниже издержек организации на повышение производительности за счет других факторов или издержек, связанных с ошибками в кадровом документационном процессе организации. Аудиторский анализ проводилась в работе на базе предприятия ООО «МаСКо». В результате проведенного анализа состояния и эффективности использования технологий кадрового документооборота предприятия были сделаны следующие выводы. В целом аудит делопроизводства и учета подлежит приведению в соответствие с действующим законодательством. Необходимо разработать и принять в установленном законодательством порядке и в соответствии со спецификой деятельности организации ЛД работников, трудовые книжки и журналы учета ТК, Рекомендуется изучить Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» в части заполнения унифицированных форм: приказов по личному составу, штатного расписания, табелей учета рабочего времени, личных карточек.Рекомендуется внедрить тесное взаимодействие отдела по управлению персоналом с юридической службой организации с целью решения кадровых противоречий с действующим законодательством.При несоблюдении указанных рекомендаций и ведении кадрового учета и делопроизводства в разрез с действующим законодательством организация совершает административное правонарушение, предусмотренное ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за которое предусмотрена ответственность в виде штрафа на должностных лиц. Список использованной литературыСписок использованной литературыТрудовой кодекс Российской Федерации: официальный текст по состоянию на 21 декабря 2001 г. (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2017) // Собрание законодательства Российской Федерации. Закон РФ «О защите прав потребителя» от 07.02.1992 №2300-1 (с изм. и доп., вступ. в силу с 03.07.2016) [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_305.Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ (с изм. и доп., вступ. в силу с 31.12.2017 № 498-ФЗ) // [Электронный режим]: Режим доступа: http://www.consultant.ru.Постановление Правительства «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» от 15.06.2009 № 477 (ред. от 07.11.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2009. – № 25. – Ст. 3060. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 2005. – 75 сПриказ Росстандарта от 17 октября 2013 г. N 1185-ст с 1 марта 2014 г. введен в действие ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» // Система ГАРАНТ: http://base.garant.ru/181655/#friends#ixzz4P9CWrrdZ.ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (вступ. в действ. с 1 июля 2017 г.) [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://ecm-journal.ru/docs/GOST-R-7097-2016-vmesto-GOST-R-630-2003-Novye-trebovanija-k-oformleniju-organizacionno-rasporjaditelnykh-dokumentov.aspx ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Стандартинформ, 2013.Общероссийский классификатор управленческой документации. Утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (ред. от 25.06.2014 года). – М.: Госстандарт РФ, 2007.Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процесссе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. – М.: Россархив, 2010.Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_47274.Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по ведению и заполнению трудовых книжек.Методический документ СК-08.50.01-2008-1 «Распоряжительные документы. Приказы и распоряжения. Порядок разработки, согласования, подписания, регистрации и отмены». Утв. приказом от 05.03.2008 № 110-П // Текущий архив ООО«МаСКо» – 2015.Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие (изд. 7-е, перераб. и доп.). - М: ЗАО «Бизнес школа», «Интел-синтез», 2011. – 192 с.Иванова А. Ю. Русский язык в деловой документации: учебник и практикум для вузов / А. Ю. Иванова. – М.: Издательство Юрайт, 2018. – 157 с.Колышкина Т.Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: учеб. пособие для прикладного бакалавриата / Т.Б. Колышкина, И. В. Шустина. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: Издательство Юрайт, 2018. – 163 с.Корнеев И. К. Документирование управленческой деятельности + тесты в ЭБС: учебник и практикум для академического бакалавриата / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство Юрайт, 2018. – 384 с.Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум для прикладного бакалавриата / И. Н. Кузнецов. – М.: Издательство Юрайт, 2019. – 520 с.Митрофанова Е.А. Разработка внутренних нормативных документов, фиксирующих систему управления персоналом / Митрофанова Е.А. // Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2018. – № 5. – С. 14-20.Программа «Система электронного документооборота «Управление информацией и документацией» // Текущий архив ООО «МаСКо». – 2017. Романов Д.А. Правда об электронном документообороте: учебник / Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. – М.: ДМК Пресс, 2014. – 224 с: ил. (Серия «БиэнесПРО»).Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота / Пер. с англ. С.Макарова. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: www.cornwell.co.uk/moreg.html.Цеменкова С.И. Архивоведение. История архивов России с древнейших времен до начала ХХ века: учеб. пособие для СПО / С.И. Цеменкова ; под науч. ред. Л.Н. Мазур. – М.: Издательство Юрайт, 2018. – 153 с.Шувалова Н.Н. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Н. Н. Шувалова. – М.: Издательство Юрайт, 2018. – 221 с.