Проблемы государственного регулирования управления документацией в России на современном этапе

В современных условиях работа с документами на традиционных бумажных носителях сталкивается с очевидными ограничениями, такими как: существенные временные затраты на поиск и выдачу документов из архивохранилищ, риски повреждения или утраты оригиналов в ходе работы с ними. Это нередко приводит к вынужденному изъятию ветхих документов из информационного оборота, и для преодоления этих ограничений органы управления архивным делом субъектов РФ реализуют проекты по автоматизации архивов и переводу архивных фондов в электронный вид. Внедрение автоматизированной информационно-поисковой системы позволяет повышать сохранность архивных фондов и способствует развитию системы научно-справочного аппарата к архивным документам.Полноценная отдача сайта обеспечивается тем, что при создании его определяют требования к вносимым на сайт документам. Требования к документации определяют путем систематического анализа потребностей деятельности архива, правовых и других регламентирующих обязательств и ответственности перед обществом. На этапе создания сайте архива выясняется какие документы будут хранить на нем, какие отправляться в электронный архив сайта, а какие удаляться для уничтожения.Ожидания общества, выраженные широким кругом внешних заинтересованных сторон, могут устанавливать требования, которые не всегда отражены в законодательстве.Часто трудно понять, какие сведения архив должен создавать и сохранять, чтобы удовлетворить ожидания общества и не вызывать критику со стороны общественности.Чтобы оценить уровень эффективности информационных систем архива необходимо проводить обзор существующих в организации документационных и других информационных систем. Оценка помогает выявить любые несоответствия между установленными требованиями к документам для размещения на сайте и возможностями существующих систем. Также будет выявлено дублирование информации. Это обеспечит основу для разработки новых или реконструкции существующих систем, чтобы они соответствовали определенным требованиям электронным документам.Несоответствие установленным требованиям к программным комплексам и базам данных могут вызывать ряд факторов, в частности, неподходящая политика и процедуры проводимые руководством архива; персонал, не выполняет свои обязанности; электронные системы, в которых отсутствуют необходимые функции.Проект разработки системы усложняется тем, что необходимо сопоставить одновременно две важные методики разработки - повторяемость и вовлечение в процесс пользователей. На этом этапе привлекают специалистов по вопросам управления документацией и других экспертов, которые работают с пользователями, чтобы разработать технические условия (Спецификации), которые лучше всего отвечают требованиям к документации, организационным ограничениям (то есть культурным, техническим, экономическим и социополитическим факторам) и требованиям пользователя (т.е. не препятствуют ежедневной работе, понятны и приемлемы для использования). Внедрение информационно-документационной системы требует совместных действий всех компонентов системы (процессы, процедуры, люди и технология). Каждый компонент должен выполнять поставленный перед ним ряд задач. В общем это выглядит так: информирование персонала об этапах внедрения и его влияние на работников и организацию в целом; распространение среди персонала информации о принятой политике и процедуре; анализ профессионального уровня персонала и принятия решений по обучению; отбор и назначение работников, в обязанности которых входит управление документацией и внедрение новой кадровой структуры в сфере управления документацией; обучение персонала, управляющего документацией; реализация учебных программ для работников; конвертирования существующих систем (в зависимости от стратегии преобразования) установление постоянно действующими программами экспертизы ценности и передачи документов в архив или изъятии для уничтожения; установление процедур интеллектуального контроля за документами; установление прав доступа к документам; проверка хранилищ физических документов и носителей, на которых хранят электронные документы;обследование текущего местонахождение физических документов, включение важных метаданных в документационные системы и установка постоянно действующей программы переписывания физических документов; внедрение и тестирование плана действий на случай чрезвычайных ситуаций; тестирование каждой системы, методики или процесса; подготовка и предоставление персоналу сведений о состоянии работ; подготовка регулярных сообщений о состоянии работ для руководящего состава с указанием вопросов, решение которых требует предоставления ресурсов.Так, внедрение программных информационно-поисковых комплексов позволило усовершенствовать работу архива за счет:- унификации принципов работы с ПК всех районных архивов: единые правила именования файлов с отсканированными образами описей и дел; единство электронных справочников; одинаковая структура рабочего пространства в системе; единообразные процессы работы.- сокращение объемов ручного ввода данных при атрибутировании за счет автоматического извлечения информации из имен файлов с отсканированными образами и электронных справочников системы.- гибкая настройка прав доступа и применения режима защищенного просмотра электронных образов описей и дел для пользователей, с правом только для чтения.- мониторинг использования автоматизированной системы сотрудниками и пользователями путем ведения статистических данных по просмотру описей дел, НСА, электронного читального зала и др. [22; 40-42]Максимально совершенная автоматизированная система позволит осуществлять быстрый поиск архивных документов, эффективно осуществлять перевод документов в электронный вид. Данное решение позволит ускорить сроки получения ответов на запросы юридических и физических лиц.Перспективами от внедрения электронной архивной системы являются:- переход на электронный вид государственной услуги по выдаче копий архивных документов подтверждающих право собственности на землю;- предоставление доступа к электронным описям дел из сети Интернет;- планомерная оцифровка документов и наполнение электронными описями информационных систем.Одной из главных проблем ведения автоматизированной архивной системы является своевременный перевод на современное оборудование и программные комплексы, которые позволяют решать основные задачи, поставленные перед ведомством: безопасное, надежное и долговременное хранение данных и дальнейшее развитие системы обслуживания потребителей информацией. [18; 204-2014]Так, наибольший опыт в создании автоматизированных архивных систем имеется у Гидрометеоролической службы России. Специфика данных такова, что они играют жизненно важную роль при решении задач устойчивого развития экономики, поэтому постоянно требуются для целей обслуживания отраслей экономики и населения страны. С этой целью Росгидромет непрерывно собирает данные, анализирует, накапливает и обеспечивает государственный учет и долговременное надежное хранение, а также обслуживание ими различных потребителей. Решение этих задач определяется как ведение фонда данных – автоматизированной архивной систем Росгидромета.Развитие работ по автоматизации обработки информации происходило постоянно и связано, прежде всего, со сменой поколений вычислительных машин, изменением методик наблюдений и растущими потребностями в продукции.Впервые в 1960-е годы данные собирались на перфоленты и перфокарты. В 70-е годы были введены в действие устройства записи информации на микрофильм и считывания с него в ЭВМ. Однако считывание данных с микрофильмов было неудобным и было принято решение о хранении информации на полудюймовых магнитных лентах. В 80-х гг. накопленные фонды были перезаписаны на магнитные ленты.Таким образом, ведомство на протяжении более 50 лет обновляет автоматизированную архивную систему, базирующуюся на регулярно меняющихся технологиях и программно-технических средствах.В 2000-е годы ввиду устаревания оборудования в качестве технического носителя была выбрана магнитная лента, и принята в работу ленточная библиотека IBMTS3500. Полностью оборудование состоит из:- роботизированных ленточных библиотек;- сервера управления архивной системы;- дисковый массив;- коммутаторы для подключения устаревших лентопротяжных устройств и подсистем на картриджах, а также другое сетевое оборудование.Для управления данными архива, его пополнения и обслуживания, приобретено соответствующее программное обеспечение. [30]Все перечисленные исторические комплексы должны постоянно соответствовать требованиям и условиям хранения (удобным для доступа, обработки и отображения), форматами, имеющими языковые средства описания. Они должны быть поддержаны информационными справочными системами, а также программными средствами и автоматизированными технологиями, сбора, пополнения и использования данных.2.3. Анализ эффективности от внедрения системыАнализ после внедрения системы – это оценка эффективности информационно-документационной системы с точки зрения соблюдения требований к служебным документам и учета организационных ограничений.Анализ эффективности действия системы включает:1. насколько быстро и правильно создаются служебные документы, сохраняются согласно потребностям деловой деятельности и соответствующим образом связывают с рабочими процессами, частью которых они являются;2. опрос руководства, персонала и других заинтересованных сторон;3. осуществление обследования полученных документов;4. проверка документации, подготовленной системой;5. надзор за операциями и их выборочные проверки.Ключевыми средствами оценки качества функционирования системы являются показатели, разработанные для создания системы, определенные требования к служебным документам и оценка функций управления документацией. Это поможет установить признаки производительности труда и дать ответы на контрольные вопросы по следующим направлениям:1. Создание и поиск служебных документов.2. Организация работы со служебными документами.3. Передача служебных документов в архив и изъятие для уничтожения.4. Обучение работников.5. Достижения и недостатки процесса.Анализ, проведенный после внедрения системы, уменьшает риск организации, связанный с неудачным функционированием системы, а со временем дает возможность предусмотреть существенные изменения в требованиях к документации и организационных потребностях, которые делают необходимым новый цикл разработки. Поскольку рабочие процессы и документационные системы меняются, следует периодически осуществлять мероприятия по анализу работы системы.Таким образом, методика разработки и внедрения документационной системы обеспечивает целостную систему действий, направленную на улучшение информационного менеджмента организаций.Благодаря гибкости ее можно применить как в целом для организации, так и для отдельных документационных систем, направлений архивной деятельности или производственных подразделений в зависимости от потребностей организации.Делаем следующий вывод, государственные регулирование управлением документацией играет важную роль в формировании информационного общества и сохранения историко-культурного наследия Российской Федерации. Одной из наиболее актуальных задач архивов является обеспечение сохранности архивных документов при возможности предоставления максимально полного и оперативного доступа к архивной информации. Этот важный вопрос неоднократно поднимался на правительственном уровне и отражен в положениях программных стратегических документов. Одна из самых актуальных задач, стоящих сегодня перед органами государственной власти и государственными организациями - предоставление государственных услуг в электронном виде. Переход к работе государственных архивов с электронными информационными ресурсами является обязательным условием эффективного оказания информационных услуг в сфере архивного дела физическим и юридическим лицам. Таким образом, решение задач поставленных перед архивной информационно-документационной системой может быть достигнуто при наличии следующих мер:- выбраны технические средства, обеспечивающие эффективную работу с архивными данными;- достигнуто долговременное и надежное хранение данных;- существенно сокращено время доступа к данным;- обеспечена сохранность данных, накопленных на различных носителях.В современных условиях значительно повышается востребованность услуг архивных учреждений, что влечет за собой необходимость развития базы информационно-коммуникационных ресурсов архивов. ЗаключениеПеред исследователем ставилась цель – выявить и проанализировать проблемы государственного регулирования управления документами на примере особенностей информационно-поисковых систем, нормативно-методическую базу по ее обеспечению.Данная цель достигнута путем решения поставленных задач.В первой главе исследования рассмотрена нормативно-правовая база делопроизводства и архивного дела в Российской Федерации. На основании проведенного анализа нормативно-методического обеспечения службы делопроизводства, можно сделать вывод, что документирование деятельности организаций является необходимым условием для обеспечения управленческих действий, направленных на передачу, сохранение и использование информации.Законодательство современной России развивается в двух направлениях: на обеспечение сохранности и использования бумажных документов и создание полноценного электронного комплекса документирования от начала создания документа до его архивного хранения.Необходимость создания локальных правовых актов обусловлено тем, что необходимо закрепить электронный безбумажный обмен информацией, подтвердить достоверность и юридическую силу электронного документа, что в настоящее время является проблемой для работы организаций различных форм собственности.Таким образом, знание информационно-документационных систем способствует рациональной организации электронного документооборота в производстве, обеспечению сохранности, отбору документов на хранение, установление сроков хранения документов и защите социально-правовых интересов граждан.Во второй главе проанализированы современные источники и литература по внедрению электронных информационных систем. Выявлены программные комплексы, базы информационных данных, изучен материал для их наполнения на примере архивного опыта некоторых областей и республик Российской Федерации.Так, мы пришли к выводу о том, что перед архивной отраслью стоит еще большое количество нерешенных проблем по созданию, наполнению и использованию архивных информационно-документационных систем. В настоящее время архивисты лишь ожидают положительных результатов от внедрения и использования электронных систем, созданных с целью управления документами.Главной целью информатизации архивного дела является развитие системы формирования, обеспечения сохранности и всестороннего использования Архивного фонда России. Внедрение автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста наиболее продуктивным, избавив его от выполнения множества рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит повысить качество и эффективность работы архивов и архивного фонда в целом.Каждая система документации, или программный комплекс, или база данных предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, что направлено на устранение такой проблемы, как утеря документов или не предоставление для экспертизы ценности. Систематизация документов внутри системы характеризуется функциональностью и целью использования данной системы.Знание архивных информационно-документационных систем важно для правильного отбора документов на хранение, определения сроков их хранения, построения целесообразного их расположения на электронном ресурсе, т.к. документы имеют научное, политическое и историческое значение для РФ. Таким образом, сложная проблема выявления экономически-социальной эффективности внедрения архивных программных комплексов, еще находится на стадии ожидания. Список источников и литературы