Материальная ответственность работников на предприятии

Кроме того, лицо, на которое возлагаются финансовые обязательства, знакомится с номенклатурой ценностей и порядком учета и хранения принятых средств.Менеджер отдела персонала при заключении трудового договора с работником (членом коллектива) знакомит его:– с должностной Инструкцией;– с Правилами внутреннего трудового распорядка;– с Положением о коллективной материальной ответственности;– проводит инструктаж по охране труда;– организует стажировку на рабочем месте;– организует проверку знаний и требований охраны труда;– осуществляет проверку безопасных методов и приемов выполнения работ;– о чем руководитель и члены коллектива дают расписку;– организует собрание коллектива, для объявления приказа о введении материальной ответственности обязательно в случаях: первоначально при открытии магазина (склада-магазина);при перезаключении Договора МО; о чем составляется – Протокол.Один экземпляр Договора МО находится в магазине у руководителя коллектива (директора магазина или администратора), второй экземпляр находиться в отделе персонала организации.2.3 Разработка мероприятий по совершенствованию кадрового делопроизводствав отношении материальной ответственности в ОАО «Модный Континент»Для совершествованния кадрового делопроизводстваОАО «Модный Континент», было предложено применить на предприятии электронный документооборот. Недостатки традиционного «бумажного» документооборота «Бумажный документ» – информация, зафиксированная на бумажном носителе и неразрывно связанная с ним, обладающая определенными реквизитами, такими, как дата, подпись и т. д. Главной особенностью (недостатком) бумажного документа является именно его привязка к материальному носителю. А значит, в случае потери, уничтожения носителя утрачивается и непосредственно документ, вся информация, зафиксированная в нем. Очевидно, что век информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с существующими объемами работы. При работе с документами на всех предприятиях, ведущих классический «бумажный» документооборот, возникают практически одинаковые проблемы: – неизбежная потеря документации и, как следствие, информации, зафиксированной в ней; – накопление огромного количества документов, назначение и источник появления которых неизвестны; – длительная подготовка и согласование документации, а следственно, низкая скорость обработки информации и реакции на новые воздействия; – противоречивый характер принимаемых решений ввиду низкой скорости передачи документов и информации лицам, принимающим решения. Как результат, традиционный документооборот содержит значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда даже противоречат друг другу. Внедрение автоматизированной системы делопроизводства и документооборота является единственным способом решения проблем. Электронный документооборот (ЭДО) – совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Электронный документ (ЭД) – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Системы электронного документооборота обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов на предприятии. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают такие системы включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям систем электронного документооборота относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных. Главной целью внедрения систем электронного документооборота (СЭД) является создание эффективной среды управления и функционирования предприятия. На предприятии, где внедрен электронный документооборот и используется система управления документооборотом, документ является и базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов – есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д., то есть все управление на предприятии осуществляется через документы. Как следствие, многие задачи, которые выполняются сотрудниками, точно так же привязаны к документам. Любой документ может иметь один или несколько прикрепленных файлов – это могут быть как проекты новых документов, так и отсканированные образы существующих. Любой документ может быть связан с другими документами, что обеспечивает целостность информационного поля предприятия. Любой документ может быть найден по его атрибутам или, при наличии такой функциональности, по вхождению текста в прикрепленные файлы (полнотекстовый поиск). Таким образом, организация документооборота на предприятии с применением СЭД дает все необходимое для своевременного принятия решений, реагирования на ситуации и упорядоченной стабильной работы: – категоризация документов по типам и видам; – снабжение каждого типа или вида документа любыми необходимыми атрибутами; – механизмы управления задачами и контроля их выполнения; – надежное хранилище документов с возможностями атрибутивного и полнотекстного поиска. К стратегическим преимуществам, связанным с повышением эффективности работы предприятия после внедрения СЭД, можно отнести: – появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве); – значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам); – повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации; – повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере; – улучшение контроля за исполнением документов.2.4 Оценка эффективности предложенных мероприятийСначала подсчитаем все расходы на внедрение системы. Введем некоторые предположения и обозначения, выполним простейшие подсчеты.1) Стоимость одной лицензии ПО. В нашем случае, количество рабочих мест равняется 60, а стоимость одной лицензии ПО ЭЛАР Контекст 5000 руб. Таким образом, стоимость внедрения составит 5000*60 = 300 000 руб.2) Стоимость дополнительной техники, необходимой для внедрения СЭД (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.). Величина, в большинстве случаев практически пропорциональная количеству рабочих мест. Такая пропорциональность соблюдается, если не требуется закупка дорогой специализированной техники, например, промышленных сканеров. Коэффициент пропорциональности, очевидно, зависит от текущей степени оснащенности техникой. Стоимость техники на одного сотрудника = 35 000 руб. Данные указаны исходя из современных цен на технику (компьютеры, сканеры, принтеры и т.д.). Коэффициент недооснащенности может быть от 10 до 40%, по большинству организаций эта цифра вряд ли больше. В нашем случае требуется дооснащение техникой на 25%. Стоимость дополнительного оборудования в этом случае составит примерно:Дооснащение = 0,25*35 000*60 = 525 000 руб.3) Стоимость работ по внедрению системы. Эта величина не пропорциональна размеру организации, но, естественно, находится в определенной зависимости от него. Стоимость внедрения в существенной степени зависит от того, как будет организовано внедрение, чьими силами оно будет проводиться, во сколько этапов. У ОАО «Модный Континент» есть собственный штат сотрудников, способных организовать внедрение системы, и ей нужно только привлечь консультанта для решения наиболее сложных проблем. Типовой объем работ по внедрению информационных систем такого класса обычно составляет порядка 5 человеко-месяцев. Из них примерно 2 человеко-месяца - работа консультанта, которая стоит дороже. Добавим еще два человеко-месяца с учетом достаточно большого количества сотрудников в организации. Средняя стоимость собственного персонала типичного ведомства - примерно 15 000 руб. в месяц. Стоимость консультанта в зависимости от условий предоставления услуг - от 50 000 до 150 000 руб. в месяц. Для определенности положим, что она равна 100 000 долл. Итого получаем оценку стоимости работ по внедрению: 5*15 000 + 2*100 000 = 275 000 руб.Таким образом, суммарные расходы по внедрению такой системы при разумной организации процесса могут составить: 300 000+525 000+275 000=1 100 000 руб. Стоимость сопровождения составит еще порядка 200 000 руб. Получаем расходы на сумму 1 300 000 руб.Начнем с оценки прямой экономии средств. Пусть она включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости.Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть 4-5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД. Разброс получается большой, но для моей грубой схемы (тем более что этот фактор явно не будет значимым в общем балансе доходов и расходов) положим, что на одного сотрудника средней организации приходится 25 страниц в день.Если Р - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят 21*25* P*N. Положим, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 0,5 руб. Тогда:Расходы на бумагу = 21*25*0,5*60 = 15 750 руб. в месяц.Стоимость сбереженного рабочего времени оценить сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов:– Экономия усилий за счет повторного использования существующих документов.– Экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.– Ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование - устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Исходим из того, что практически для любого документа в достаточно давно существующей организации найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет "взять" от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное - специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений. Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени (этот параметр нигде не измерялся, но, по моему мнению, является достаточно близким к истине), то общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% (0,25*0,30)от их полного рабочего времени.Экономия времени на поиск документа. В рекламных целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени сотрудника. В реальности, конечно же, эта цифра меньше, и скорее всего находится в диапазоне 5-10%. В нашем случае 5,5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 13% (7,5%+5,5%).Ускорение бизнес-процессов - наиболее очевидная выгода от внедрения СЭД. При бумажном документообороте почта сотрудникам обычно разносится канцелярией два раза в день. Таким образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности. При внедрении СЭД документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем-либо из исполнителей можно видеть, как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и соответственно можно принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз. Другими словами, это еще 10-30% экономии рабочего времени.Таким образом, наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат составила величину около 20%. Исходя из средних месячных расходов на одного сотрудника в типовом ведомстве в 15 000 руб. можно считать, что внедрение СЭД позволяет сэкономить:Экономия = 15 000*60*0,20 = 180 000 руб. в месяц.Получаем, общую экономию за месяц равной около 195 000 руб. При расходах в 1 300 000 руб. срок окупаемости внедрения СЭД составит менее года.ЗАКЛЮЧЕНИЕМатериальная ответственность работника — это обязанность нести ответственность перед работодателем, за ущерб, причиненный в результате противоправного поведения (действия или бездействия). Смысл возложения на персонал данного вида обязательств — защита собственности и финансов работодателя от нанесения ущерба. Убытки могут образоваться как из-за умышленного присвоения ценностей, так и по причине небрежности обращения с ними. Чтобы обезопасить себя от возможных потерь, многие организации заключают с работниками договоры о полной материальной ответственности. Подразделяется материальная ответственность на полную и ограниченную. Полная материальная ответственность обязывает работника к возмещению ущерба, нанесенному работодателю, при исполнении своих служебных обязанностей, в полном объеме. Для наступления такой ответственности существует ряд условий, обязательных для соблюдения: – работнику должно быть не менее 18 лет – наличие подписанного договора о полной материальной ответственности – функционал работника предполагает полную материальную ответственность – наличие вины и причинно-следственной связиДоговор о полной материальной ответственности может быть оформлен только с работником компании. Поэтому он часто считается приложением трудового контракта. Часто материальная ответственность устанавливается как условие трудового договора. Важным для оформления договора о полной материальной ответственности является работа сотрудника с материальными ценностями компании.В некоторых случаях оформление договора о полной материальной ответственности является обязательным.Взыскание материального ущерба, не превышающего среднемесячного заработка, осуществляется по распоряжению работодателя. Работник имеет право добровольно возместить причиненный ущерб частично или в полном объеме, из личных средств. Оставшуюся часть работодатель удерживает из заработной платы работника, в размере 20 % до ее полного погашения. Работодатель может договориться с работником о рассрочке, но при этом необходимо подписать дополнительное соглашение, в котором будут отражены условия и сроки возмещения ущерба. По согласования с работодателем допускается ремонт имущества за счет средств работника.СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ [Электронный ресурс] Режим доступа: www.consultant.ru2.Абуладзе, Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум / Д. Г. Абуладзе, И. Б. Выпряжкина, В. М. Маслова. — М.: Юрайт, 2019. — 299 с.3.Горленко, О. А. Управление персоналом учебник / О. А. Горленко, Д. В. Ерохин, Т. П. Можаева. — 2-е изд. — М.: Юрайт, 2018. — 249 с4.Грозова, О. С. Делопроизводство: учеб. пособие для академического бакалавриата / О. С. Грозова. — М.: Юрайт, 2019. — 124 с.5.Доронина, Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления: учебник и практикум / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. — М.: Юрайт, 2019. — 233 с.6.Исаева, О.М. Управление персоналом: Учебник и практикум / О.М. Исаева, Е.А. Припорова. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 244 c.7.Казакевич, Т. А. Документоведение. Документационный сервис: учебник и практикум / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Юрайт, 2019. — 177 с.8.Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум / И. Н. Кузнецов. — М.: Юрайт, 2019. — 520 с. 9.Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник и практикум / И. Н. Кузнецов. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: Юрайт, 2019. — 461 с.10.Маслова, В.М. Управление персоналом: Учебник и практикум / В.М. Маслова. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 492 c.11. Моргунов, Е. Б. Управление персоналом: исследование, оценка, обучение: учебник / Е. Б. Моргунов. — 3-е изд., пер. и доп. — М.: Юрайт, 2018. — 424 с.12.Одегов, Ю. Г. Управление персоналом: учебник и практикум / Ю. Г. Одегов, Г. Г. Руденко. — 2-е изд., пер. и доп. — М.: Юрайт, 2018. — 467 с.13.Сивак В.И. Современные методы отбора персонала на предприятии / В.И. Сивак, В.В. Великанов // Студенческая наука: современные реалии : материалы Междунар. студенч. науч.-практ. конф. (Чебоксары, 27 апр. 2017 г.) / редкол.: О.Н. Широков [и др.] – Чебоксары: ЦНС «Интерактив плюс», 2017. – С. 170-173.14.Суязова А.А., Борисова А.В. Методы отбора персонала // Научное сообщество студентов XXI столетия. Экономические науки: сб. ст. по мат. VI междунар. студ. науч.-практ. конф. № 6. 15.Шувалова, Н. Н. Основы делопроизводства. Язык служебного документа: учебник и практикум / Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова; под общ. ред. Н. Н. Шуваловой. — М.: Юрайт, 2019. — 375 с.16.Управление персоналом: учебник и практикум / А. А. Литвинюк [и др.]; под ред. А. А. Литвинюка. — 2-е изд. — М.: Юрайт, 2018. — 498 с.17.Управление персоналом: развитие трудового потенциала: Учебное пособие / Бухалков М. И. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. - 192 с.18.Управление персоналом организации: технологии управления развитием персонала: Учебник / Минева О.К., Ахунжанова И.Н., Мордасова Т.А.; Под ред. Миневой О.К. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. - 160 с.19.Управление персоналом: деловая карьера: Учебное пособие/С.И.Сотникова, 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2016. - 328 с.20.Официальный сайт ОАО «Модный континент» [Электронный ресурс] Режим доступа: http://incity.ru/about/information/21.Устав ОАО «Модный континент» [Электронный ресурс] Режим доступа: http://incity.ru/investors/