Анализ порядка составления и назначения номенклатуры дел

Так как результат реализации большинства мероприятий по управлению документами невозможно точно оценить количественно, то необходимо оценить их качественно. Таблица 2.1 Оценка затрат на реализацию проектных мероприятийМероприятие Виды затратРасчет затрат, руб.Комментарии1234Разработка положения о корпоративной культуре1. Расходы на канцелярские товары2. Выплата секретарю за дополнительную работу по номенклатуры1. 300 руб.2. 5000 руб.Выплаты являются разовыми, выплачиваются за счет прибыли компании.Итого5300Из таблицы 2 мы видим, что материальные затраты являются не существенными в размере 5300 рублей. Они также являются разовыми затратами и выплачиваются за счет прибыли компании.Таблица 2.2 Обоснование социально-экономической эффективности проектного решенияКомпоненты экономического результатаОбоснование, комментарии1. Увеличение прибыли компании, за счет увеличения качества профессиональной деятельности секретаряДанный результат является отсроченным и его затруднительно оценить в настоящий момент.Из таблицы 2.2 мы видим, что экономический эффект от внедрения проектного мероприятия имеет отсроченный характер. В настоящий момент его сложно оценить. Гипотетически прибыль компании через год должна вырасти на 10 %.В таблице 2.3 отражены социальные результаты от данного мероприятия. Социальные результаты показывают качественные характеристики предложенного проекта, являются показательными уже на первых этапах внедрения мероприятий.Таблица 2.3 Социальные результаты от проектных мероприятийКомпоненты социального результатаОбоснование, комментарии1. Повышения чувства значимости секретаря среди сотрудников коллектива.2. Повышение самоотдачи секретаря в работе.3.Появления ощущения защищенности секретаря.Данные результаты проявляются по мере принятия разработанной номенклатурыПостоянные затраты до проведения мероприятия – 28654 тыс. руб.Переменные затраты до проведения мероприятия – 14327 тыс. руб.Выручка от реализации до проведения мероприятия – 61147тыс.руб.Планируемая выручка от реализации 61147/100*10+61147=67261,7 тыс. руб.-планируемый индекс выручки от реализации: 67261,7/61147=1,1; -планируемые переменные затраты = 14327*1,1=15759,7 тыс. руб.Таким образом, планируемая себестоимость после внедрения мероприятия составит: 28654+15759,7 =44413,7 тыс. руб.Таблица 2.4 Технико-экономические показатели эффективности мероприятия№ппНаименование показателяЕд.изм.До проведения мероприятияПосле внедрения мероприятияИзменения+/-%01234561Выручка (без НДС)тыс. руб.61147,0073376,412229,40120,002Себестоимостьтыс. руб.42981,0045846,42865,40106,673Численность работающихЧел.20,0020,000,00100,004Фонд оплаты трудатыс. руб.10512,0010512,000,00100,005Прибыль от реализации (с.1 – с.2)тыс. руб.18166,0027530,009364,00151,556Рентабельность продаж (с.5/c.1)х100%%29,7137,527,81126,297Производительность труда (с.1/c.3)Руб./чел.3057,353668,82611,47120,008Средняя заработная плата (с.4/с.3)тыс.руб./чел.525,60525,600,00100,00Анализ технико-экономических показателей эффективности мероприятия показывает, что рост себестоимости составил 6,67 %, темп роста себестоимости услуг растет медленнее темпа роста выручки (20 %). Фонд оплаты труда остался таким же, рост производительности труда составил 20 %. ЗАКЛЮЧЕНИЕНоменклатура дел это специальный классификационный справочник. Номенклатура дел определяет порядок формирования документов в дела. Выделяют следующие функции номенклатуры дел: систематизация документов; фиксация информацию о сроках хранения документов;регистрация документов; справочная функция при изучении структуры организации; основа составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве; учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения; схема построения справочной картотеки на исполненные документы. При составлении номенклатуры дел необходимо выяснить состав дел во всех отделах организации и исследовать организационно-распорядительные документы.В работе было исследовано предприятие BankhausErbe. BankhausErbe готов предложить своим клиентам высочайший уровень персонального обслуживания, выверенные решения, основанные на многолетнем опыте специалистов Банка и европейских стандартах менеджмента. Наша задача - обеспечить клиентам Банка и членам их семей максимальный комфорт в осуществлении любых банковских и других финансовых операций и помочь им эффективно управлять своим личным капиталом.Были выявлены следующие ошибки, допускаемые при составлении номенклатуры дел:Ошибка 1. Ошибка заключается в выборе составителя номенклатуры дел. Сводная номенклатура дел должна быть составлена в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) на базе номенклатур дел структурных подразделений. Последние при этом составляются в этих же структурных подразделениях, т.к. сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства подразделений, лучше знают документы, с которыми работают.Ошибка 2. Ошибка заключается в нарушении сроков подготовки номенклатуры дел. В организации принято, что поскольку номенклатура дел относится к определенному году, то составляться и утверждаться она должна в тот же самый год. В остальных же случаях номенклатура дел составляется в третьем квартале базового периода.Ошибка 3. Составление выписок из номенклатуры дел. Обычно структурные подразделения составляют свои номенклатуры дел и, передав их в архив, больше ими не пользуются.В работе было предложено исправить указанные ошибки и составить верную номенклатуру дел. Компоненты экономического результата предложенных мероприятий:Увеличение прибыли компании, за счет увеличения качества профессиональной деятельности секретаря. Данный результат является отсроченным и его затруднительно оценить в настоящий момент.Экономический эффект от внедрения проектного мероприятия имеет отсроченный характер. В настоящий момент его сложно оценить. Гипотетически прибыль компании через год должна вырасти на 10 %.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВАбрамова Ю.А., ЛутиковА.С. Номенклатура дел негосударственного медицинского учреждения // Медицинская сестра. 2009. № 2. С. 36-37.Беленькая О.Н. Внутренний аудит как способ управления документами образовательной организации // В сборнике: Наука. Культура. Искусство: актуальные проблемы теории и практики сборник докладов Всероссийской научно-практической конференции: в 4-х томах. 2016. С. 25-29.Бондарь А. Регистрация документов – первый шаг к наведению порядка в документообороте // Кадровик. 2013. № 4. С. 142-147. БоровлеваЗ.А. Формирование документального фонда органов исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Сыктывкар, 2008.Братейко М. Как правильно хранить документы // Кадровик. 2014. № 1. С. 167-178.Бурова Е.М. Некоторые особенности составления и оформления номенклатуры дел // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2013. № 2. С. 38-46. Быкова Т.А. Хранение документов в акционерных обществах // Акционерное общество: Вопросы корпоративного управления. 2008. № 8. С. 35-45.Вавилова Е. Организуем архивную работу в отделе кадров // Кадровик. 2012. № 11. С. 170-186. ГабитоваВ.В., Савина Л.С. Опыт составления номенклатуры дел в СЭД«САДД ТУ» // В сборнике: Актуальные проблемы и основные пути развития управления документацией и архивным делом: региональный аспект Сборник научных статей III Всероссийской научно-практической конференции, посвященной 100-летию Государственной архивной службы Российской Федерации. Ответственный редактор Б.В. Бурангулов. 2018. С. 112-118.Гулиева С.Г. Архив администрации президента и правительства Чеченской республики: прошлое и настоящее (1990-2000-е гг.) // Вестник РГГУ. Серия: Документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и информационная безопасность. 2017. № 4 (10). С. 44-52.Деловые коммуникации / Хозяинов М.С., Лузина Л.В., Ковалева Е.В. Учебное пособие / Министерство образования Московской обл, Государственный университет «Дубна», Факультет экономики и управления, кафедра управления проектами. Дубна, 2015. Том Часть 1 Делопроизводство.ДрыгинаН.Н. Роль экспертной комиссии в формировании архивного фонда астраханского государственного медицинского университета // Культурная жизнь Юга России. 2018. № 3 (70). С. 110-116.ЕмышеваЕ.М. Значение номенклатуры дел в формировании архивного фонда Российской Федерации // В сборнике: Архивный фонд РФ: феномен, мифы и реальность Российский государственный гуманитарный университет, Историко-архивный институт; ответственный редактор Е. В. Старостин; составители: Е. В. Старостин, Т. Г. Архипова, А. Б. Безбородов, В. П. Козлов, Е. М. Бурова, Т. В. Кузнецова, В. М. Магидов; ответственный секретарь С. Д. Воронов. 2001. С. 145-146.ЕмышеваЕ.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело. 1996. № 3. С. 31-34. КукисО.Н. Особенности составления сводной номенклатуры дел коммерческой организации на примере ООО «БНГРЭ» // Научные исследования. 2017. № 5 (16). С. 29-30.Латышева Н. Номенклатура дел в суде // Мировой судья. 2009. № 3. С. 7-12.ЛоскутниковаЕ.Н. Особенности работы государственного архива Хабаровского края с организациями -источниками комплектования федеральной формы собственности // Вестник архивиста. 2009. № 4. С. 3-5.Лукашева Н.Н. Некоторые вопросы организации делопроизводства // Научный вестник Крыма. 2017. № 5 (10). С. 22.Лукина Л.И. Номенклатура дел и приказы в ДОУ: Л. И. Лукина. Москва, 2005. Сер. Приложение к журналу «Управление ДОУ».Милых Ю.В. Мероприятия по совершенствованию документационной деятельности гостиничного предприятия // В сборнике: Документационное обеспечение организационной и производственной деятельности Сборник материалов Региональной научно-практической конференции. Ответственный редактор Н.Н. Коротеева . 2018. С. 39-43.Мурыгина О.С., Ильина Н.М. Новые правила нотариального делопроизводства: некоторые проблемы применения // Нотариальный вестникъ. 2014. № 10. С. 39-49.Патентная политика университета: разработка локальных нормативных документов / Видякина О., Тюкавкин-плотников А. // Интеллектуальная собственность. Промышленная собственность. 2010. № 6. С. 34-42.Романченко Е.В. Построение системы хранения документов в условиях финансового холдинга // Вестник архивиста. 2011. № 4. С. 32-45.Сичкарева М.М. Проект номенклатуры дел юридического отдела (службы) организации // Право и экономика. 2015. № 10 (332). С. 38-40. Тищенко Н.И., ПироцкийБ.Ю. Нормативное обеспечение организации делопроизводства в учреждениях культуры // Молодийвчений. 2015. № 2-6 (17). С. 564-567.Фомина Л.Б. Номенклатура дел в аптеке // Новая аптека. Нормативные документы. 2008. № 8. С. 35-41. Фомина Л.Б. Номенклатура дел в аптечном предприятии (окончание) // Новая аптека. Нормативные документы. 2008. № 9. С. 36-39.ШатинаН.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело. 2000. № 1. С. 18-23. erbebank.comПРИЛОЖЕНИЯ