Принципы и методы обеспечения сохранности документов

Однако количество нормативно-правовых или методических документов, регламентирующих хранение электронных дел, к сожалению, не актуализируются. При решении данного вопроса приходится руководствоваться только Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее - Правила). Правила - это основной нормативный документ, в котором на сегодняшний день освещаются, хотя и не так полно, правила хранения электронных документов.В условиях цифровизации экономики и управления все более остро встает вопрос о хранении электронных документов органов государственной власти. Программа «Электронная Россия» (2002-2010), казалось бы, в первую очередь должна была предусмотреть вопросы хранения электронных документов, однако они были проигнорированы. Сегодня действует ряд законодательных актов, которые допускают использование электронных документов: – Гражданский кодекс РФ,– ФЗ «Об электронной подписи», – Трудовой кодекс РФ,– Таможенный кодекс РФ,– ФЗ «О бухгалтерском учете»,– Налоговый кодекс РФ и др.Но вопросы функционирования электронных архивов остаются открытыми [3, c.134].Успешная практика создания электронных архивов в крупных коммерческих структурах основана на применении систем электронного документооборота (СЭД) и электронного архива, базирующихся на оперативном хранении электронных документов, которые по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Однако основная проблема органов государственной власти заключается в том, что значительная часть создаваемых там документов имеет длительные и постоянные сроки хранения. В связи с этим, несмотря на внедрение СЭД, документооборот фактически остается смешанным, с дублированием многих документов на бумаге или, напротив, сканированием бумажных оригиналов. В итоге внедрение СЭД не просто не сокращает рутинные операции и экономит время сотрудников, но, напротив, способствует увеличению временных и материальных ресурсов, неоправданному дублированию одной и той же информации.Рассмотрим, какие вообще способы создания электронных архивов сложились на практике. Во-первых, это создание файловых массивов, т.е. хранилища для документов, в качестве которого может выступать любой локальный или сетевой диск или съемные оптические/магнитооптические носители. Для упрощения поиска необходимого документа информация внутри хранилища структурируется по вложенным каталогам. Этот способ прост в реализации и обслуживания, однако по мере роста объемов информации неизбежно возникнут проблемы ее поиска.Второй способ связан с созданием электронных картотек на основе файл-серверных и клиент-серверных СУБД и приложений. Основное достоинство такого способа организации хранения заключается в возможности быстрого поиска информации о документе, ее редактирования, но при этом отсутствует быстрый доступ непосредственно к самому документу.Третий способ состоит в создании архивных систем с возможностью поиска документа в картотеке по учетным записям (карточке) и вывода документа в электронном виде.И, наконец, четвертый способ - это создание систем архива и документооборота, благодаря которым появляется возможность управления процессами создания документов с маршрутизацией между пользователями, подписями, проверками, утверждениями, анализом прохождения документа и т.д. Стоит отметить, что подобные системы довольно давно представлены на рынке и внедрены в деятельность многих организаций.Но если вопрос организации архивных документов в электронном виде благодаря наличию на рынке специализированного программного обеспечения можно считать проблемой отчасти решенной, то вопрос обеспечения сохранности документов, к сожалению, пока открыт. В целом работы по обеспечению сохранности электронных документов предусматривают, с одной стороны, обеспечение физической сохранности и целостности файлов, а с другой - обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе [6, c.97].Относительно первого аспекта обеспечения сохранности электронных документов не существует лучшего решения, чем хранение файлов в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Об этом говорится, в частности, в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее - Правила). Для этой цели созданы системы резервного копирования, и в организациях разработаны правила копирования информации с определенной периодичностью (например, ежедневно, в конце рабочего дня).Чрезвычайно важен выбор типов носителей, которые, к сожалению, недолговечны. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях - хранение файлов на жестких дисках компьютеров. В качестве съемных носителей используются неперезаписываемые оптические CD-R, которые остаются достаточно надежными на протяжении 15-20 лет. Впрочем, по истечении этого срока данные придется перезаписывать на другие носители.Еще одна проблема обусловлена быстрым устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения. При длительном хранении электронных документов существуют несколько решений. Среди них - миграция на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами. Второй способ -миграция электронных документов в открытые форматы. Согласно ГОСТ 54989-2012 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» к ним относятся форматы PDF/A-1, XML, TIFF, JPEG.Проблема долговременного хранения электронных документов связана еще и с недолговечностью электронной подписи, которая рассчитана на несколько лет. В связи с этим и возникает необходимость хранить исключительно в бумажном виде документы, имеющие длительный срок хранения и серьезную ответственность сторон [9, c.147].Согласно Правилам, регулярно должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы. Технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости электронных документов должен производиться не реже одного раза в пять лет, и если обнаружены изменения физического состояния носителей, архив организации должен проводить работу по перезаписи документов на новые носители. То же самое касается перевода в другие форматы. Главным условием является обеспечение аутентичности, полноты, достоверности, целостности и неизменности информации, содержащейся в электронных документах. Разумеется, процесс этот требует огромного количества времени и ресурсов.Довольно проблематичным представляется сам порядок передачи электронных документов в архив организации / государственный архив, учитывая малый штат (или полное отсутствие) работников, владеющих компетенциями в сфере документационного обеспечения. В информационной системе организации должны быть сформированы электронные дела, являющиеся контейнером/контейнерами электронного документа, включающим его контент и метаданные, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A. Здесь же могут быть сформированы описи электронных дел, причем (в отличие от бумажных документов) обязательным элементом является приложение к описи, где даны перечни всех файлов внутри каждого электронного дела! Непосредственно в архиве документы должны быть проверены на предмет вредоносных компьютерных программ и воспроизводимости электронных документов. Если дела передаются на физически обособленных материальных носителях, то проверяется также физическое и техническое состояние последних. И, наконец, проверяется подлинность электронной подписи, а соответственно возникает вопрос о наличии необходимых на это прав и программного обеспечения.Много вопросов возникает в связи с так называемым замещающим сканированием, т.е. замещением документов временного срока хранения на бумаге их электронными копиями с последующим уничтожением бумажных документов. В этом случае следует помнить, что сохраняются именно копии документов, а не оригиналы, а значит, требуется определить круг документов, в отношении которых допускается их замещение электронными копиями. В этом вопросе можно ориентироваться на «Перечень видов документов, передаваемых при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, государственных внебюджетных фондов в электронном виде». В него включены, например, переписка по основным направлениям деятельности и другие виды переписки (о подготовке договоров, по вопросам бухгалтерского учета, о финансовом обеспечении, о проведении выставок и т.п.), документы по разработке проектов нормативных правовых актов (справки, доклады, предложения) и др. [14, c.92]По мнению специалистов в сфере управления документацией, не решает проблем обеспечения сохранности и модная на современном этапе технология блокчейна. С одной стороны, блокчейн обеспечивает за счет использования криптоалгоритмов и тиражирования реестра на миллионах компьютеров долговременную сохранность электронных документов, исключая при этом возможность их модификации. С другой, блокчейн-решения не подходят для хранения документов, поскольку в блокчейне хранятся не документы, а только хеши документов.Итак, в сфере хранения электронных документов на современном этапе, к сожалению, больше вопросов, чем ответов. Существуют проблемы как технического, так и правового характера. По всей видимости, следует решить принципиальный вопрос о самой целесообразности цифровизации, прежде чем полностью отказываться от традиционных технологий, и, возможно, ограничиться переводом в электронные форматы только документов оперативного характера без внесения изменений в процессы хранения документов постоянного срока хранения (в том числе, исключая затратные по средствам и времени процессы сканирования бумажных документов). Следует помнить, что на современном этапе полный отказ от бумажных носителей информации опасен неизбежной утратой документов в связи с недолговечностью электронных носителей [15, c.48].ЗАКЛЮЧЕНИЕОбеспечение сохранности документов в архивах предполагаетсистему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием,копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования,восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению,создание условий, исключающих их утрату.Режим хранения документов предполагаетсоблюдение:температурно-влажностного режима; светового режима; санитарно-гигиенического режима; охранного режима.Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива;оборудованием архивохранилищсредствами пожаротушения, охраны, сигнализации;применением технических средств длясоздания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов;применениемспециальных средств хранения и перемещения документов.Для обеспечения сохранности документов должен проводиться следующий комплекс взаимосвязанных работ:- создание оптимальных условий хранения документов;- размещение документов в хранилищах, топографирование;- соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ;- проверка наличия и состояния дел;- создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;- обеспечение физико-химической сохранности документов. Подготовка дел к сдаче в лабораторию.Федеральный Закон «Об архивном деле Российской Федерации» обеспечивает единую стандартную систему норм по обеспечению сохранности: процедуры приемки документов, экспертизы их ценности, обеспечение безопасности, хранения и пользования документов, регламентирует и сроки хранения, и, наконец, обеспечивает ответственность за нарушение этих норм. В современной России правовая основа мер по обеспечению сохранности документов, можно сказать, стоит на довольно высоком уровне. Это особо важно при учете разнообразия географических регионов России, где всегда есть риск утерять столь важное для архивного дела, как и всякой научной отрасли, единства норм и правил.Единство же норм и правил, в свою очередь, означает именно научную обоснованность мер по обеспечению сохранности документов. Требования к зданию архива, оборудования для хранения, процедура хранения - эти меры разработаны на основе целой системы научных знаний.СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ1. Об информации, информационных технологиях и о защите информации [федер. закон: принят Гос. Думой 27.07.2006: по состоянию на 18.12.2018]. - Собрание законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006 г. N 31 (часть I) ст. 3448 2. Об архивном деле в Российской Федерации [федер. закон: принят Гос. Думой: 22.10.2004 по состоянию на 10.04.2018]. - Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. N 43 ст. 41693.Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ); Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп. - М., 2016. - 222 c.4. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах; Ростов н/Д: Феникс; Издание 4-е, перераб. и доп. - М., 2018. - 320 c.5.Грозова, О. С. Делопроизводство: учеб. пособие для академического бакалавриата / О. С. Грозова. — М.: Юрайт, 2019. — 124 с6.Делопроизводство и документооборот в системе государственного и муниципального управления: учеб.-метод. пособие / Е. В. Зайцева, Н. В. Гончарова; М-во образования и науки РФ, Урал. федер. ун-т. — Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2017. — 178 с.7.Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учеб. пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : ИНФРА-М, 2017. — 304 с.8.Медведева О.В. Проблемы архивного хранения электронных документов в органах государственной власти // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. 2019. №13. 9.Медведева О.В. Правовая и нормативно-методическая база архивного дела в России / О.В. Медведева // Социально-экономические явления и процессы. - 2014. - № 1. - С. 143-14810.Кузнецова, Т.В. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова, и др.. - М.: Юнити-Дана, 2015. - 359 c.11.Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник и практикум / И. Н. Кузнецов. — 3-е изд. — М.: Юрайт, 2019. — 461 с.12.Лукашева Н.Н. Некоторые вопросы организации делопроизводства // Научный вестник Крыма. 2017. №5 (10).13.Павкина Наталья Николаевна Основные требования, предъявляемые к организации хранения электронных документов // Актуальные проблемы современности: наука и общество. 2018. №1 (18).14.Скреля Константин Юрьевич, Латышева Елена Владимировна Современные технологии хранения ценных и уникальных документов // Научный вестник Крыма. 2018. №5 (16). 15.Храмцовская Н.А. Технология блокчейна как инструмент управления документами и электронного документооборота / Н.А. Храмцовская // Делопроизводство. - 2018. - № 3. - С. 40-50.16.Шувалова, Н. Н. Основы делопроизводства. Язык служебного документа: учебник и практикум для академического бакалавриата / Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова; под общ. ред. Н. Н. Шуваловой. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Юрайт, 2019. — 428 с.17.Шувалова, Н. Н. Организация и технология документационного обеспечения управления: учебник и практикум для академического бакалавриата / Н. Н. Шувалова. — М.: Юрайт, 2019. — 221 с.