Виды договоров

Второе правило регистрации договоров – однократность. Каждый документ регистрируется в организации единожды.После регистрации службой делопроизводства или юридической службой, 1 экземпляр договора передается исполнителю иногда исполнителям различных структурных подразделений, второй передается юридическому или физическому лицу. После передачи документа, регистрация в структурных подразделениях исключается. Это требуется для обеспечения возможности осуществления контроля за исполнением документа, быстрого его поиска по единственно верному индексу, установления правильного срока и места хранения (дела). Третье правило гласит: договоры регистрируются в пределах отдельных групп, по видам, автору, содержанию.Разделение договоров по видам вопрос индивидуальный для каждой организации. Все зависит от количества работников и разветвленности структурных подразделений. Так, всегда регистрируются отдельно договоры финансового характера и трудовые договоры. В свою очередь договоры по основной деятельности регистрируются в разных журналах, так как имеют различное содержание и сроки хранения. Так, договоры хозяйственные хранятся 5 лет, после проведения проверки/ревизии государственными контролирующими органами. Трудовые договоры, иногда замещающие приказы о приеме, увольнении, переводе на другую должность, присвоении иных разрядов и квалификаций, имеют срок хранения 50 лет[4]. Журналы регистрации договоров имеют тот же срок хранения, что и договоры.Все зависит от количества создаваемых за год документов.Отсюда следующее правило: договоры регистрируются в пределах одного календарного года. Нумерация договоров ведется в течение одного года. Документам присваиваются валовые номера (без пропусков). Если журнал в течение года не закончен, то год закрывается итоговой записью о количестве зарегистрированных договоров, а с новой страницы начинается регистрация договоров за следующий год с №1. Еще одно основное правило регистрации – входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Дата регистрации договора должна соответствовать дате проставленной на документе.3.2. Регистрационные индексы договоровГОСТ Р 7.0.97-2016 вступивший в действиес 1 июля 2017 года регламентирует наличие реквизита №11 – регистрационный номер. Как сказано выше, регистрация – это присвоение документу номера и при необходимости буквенного обозначения. [12]Указание буквенного обозначения закрепляется в инструкции по делопроизводству организации или приказом руководителя. Приказ о присвоении индексов документам, в том числе договорам, будет приказом по основной деятельности предприятия, так как затрагивает работу всего предприятия.Индексы могут проставляться рядом с порядковым номером документа через пробел или без пробела, через косую черту или через тире. Например, «03-145ТС», где «03» - структурный номер отдела кадров по номенклатуре дел, «145» - номер приказа, «ТС» - обозначение трудовых соглашений.Индексы, присвоенные договорам, не должны повторяться, ведь они предназначены для выделения конкретного вида договоров из всего массива распорядительной документации. Опять же необходимость присвоения индексов и их количество зависит от объема документооборота и конкретно договоров. В крупных компаниях, имеющих разветвленную структурную сеть и большое количество разнообразного персонала, каждому виду договоров присваивают еще и условное обозначение категории персонала (специалисты, рабочие, служащие): «ТСс» - трудовые соглашения о приеме на работу специалистов, «ТСр» - о приеме на работу рабочих.В данном случае, каждому виду приказов и каждой категории персонала будет заведено отдельное дело с приказами и отдельный журнал регистрации.Таким же образом будут регистрироваться приказы, утверждающие должностные инструкции.Единственный недостаток такого разнообразия регистрационных номеров в том, что такая разнообразная индексация делает труд кадрового сотрудника трудоемким и затратным.Индексация закрепляется инструкцией по делопроизводству, которая утверждается приказом руководителя и обязательна к исполнению всеми структурными подразделениями. Получая свой экземпляр трудового договора, каждый сотрудник расписывается о получении в журнале регистрации. Если договор хозяйственный, финансовый, то в журнале регистрации фиксируется дата и способ передачи договора и регистрационный № и дата сопроводительного документа. Например, Направлено почтой 29.02.2020 с сопроводительным письмом №18-03/2020 от 29.02.2020.3.3. Журнальная форма регистрации договоровВ настоящее время существуют три формы регистрации: журнальная, электронная, на карточках. Наибольшее распространение получила журнальная форма регистрации документов. Не смотря на повсеместное внедрение систем электронного документооборота (СЭД) примерная инструкция по делопроизводству не отменяет ведение бумажных журналов и картотек: «5.56. …Учет количества документов проводится по данным СЭД, регистрационно-учетных журналов и картотек» [6; п. 5.56].Преимуществом журнальной формы регистрации является надлежащее обеспечение охраны и учета документов. Номер последней записи показывает количество зарегистрированных документов. Все записи идут по порядку. Все договоры по направлениям деятельности организации хранятся в ответственных структурных подразделениях. В регистрационные данные журнала невозможно внести данные задним числом или изъять уже вписанные.Охрану информации обеспечивает обязательная прошивка журнала суровой нитью и закрепления ее листом с заверительной надписью. Образец листа представлен на рис. 1.Рис. 1. Заверительная надпись в журнале регистрацииВедение учетных журнальных форм установлена приказами министерств и ведомств. Так, например, перечень типовых управленческих документов устанавливает необходимость ведения кадровых журналов или книг регистрации по документам, обеспечивающим социальные права граждан (сотрудников) [5].Приказом Министерства труда и соцзащиты от 26 марта 2018 года утвержден график проведения эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений [7]. Обязательными к ведению являются учетные документы по трудовым вопросам, т.е. журналы регистрации.Журнальная форма регистрации бланков трудовых книжек и вкладышей к ним проводится по утвержденному образцу в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, установленному приказом Министерства труда и соцзащиты РФ [9].Недостатком журнальной формы регистрации является трудоемкость и времязатратность. Так, например, если кадровик не помнит дату создания трудового договора и его номер, то приходится просматривать весь журнал. Заполнение обложки журнала регламентировано правилами в сфере архивного дела. На обложку журнала выносится полное название организации, ниже указывается название журнала, под ним даты начала и окончания журнала, еще ниже – срок хранения журнала и количество заполненных листов. Образец обложки регистрационного журнала представлен на рисунке 2Общество с ограниченной ответственностью «Мортранстрест»Журнал регистрации трудовых договоровНачат: 01.01.2019Окончен: 31.12.2020Срок хранения - 50 летНа 150 листахРис.2 Обложка Журнала регистрации трудовых договоровВ предложенном образце мы видим, что журнал начат в 2019 году, а окончен в 2020 году. Такие журналы называют переходящими на следующий год.Журнал регистрации представляет собой книгу с разграфленными страницами, каждой графе присвоен заголовок. Точное расположение граф не закреплено нормативно-правовыми актами, поэтому, например, кадровые службы в настоящее время ориентируются на Основные положения Единой государственной системы делопроизводства (1974), часто дополняя журналы графами необходимыми в деятельности организации [16].Так, Журнал регистрации трудовых договоров следует тиражировать с полностью заполненными заголовками граф, что позволит ежегодно вносить в него необходимую информацию. Данный журнал по нашему мнению может выглядеть следующим образом (таблица 2):Левая сторона№п/пДата и №договораДата и № приказаКраткое содержание договораРаботодатель, уполномоченный подписывать договорПравая сторонаПериод работы указанный в договореФамилия имя отчество работникаДолжность, структурное подразделение/ния, Подпись работника, внесшего сведенияспоТаблица 5. Журнал регистрации трудовых договоровСколько организации вести журналов и какой формы, решает сама организация.Таким образом,Построенные предположения эффективности позволили сделать вывод, что обеспечение своевременного планирования мер и надлежащая подготовка договоров; ежегодное согласование их новых редакций; регламентация договорной работы локальными организационно-распорядительными документами; обработка и анализ данных за прошлые годы на основе договоров позволит обеспечить экономический рост предприятия и улучшить социальное положение его работников.ЗаключениеВ ходе работы были изучены нормативные правовые акты Российской Федерации регламентирующие договорную работу в организации. Была достигнута цель, поставленная в начале исследования данной темы:изучено понятие «договор», его виды, структуры договоров, регламентации работы с различными видами договоров.Задачи, поставленные автором, были решены во 2главе, теоретическое их обоснование было приведено в 1 главе. Третья глава является практическим проектированием регистрационных форм договоров на предприятии.Так, были последовательно решены поставленные задачи:- Изучены нормативно-правовые акты по делопроизводству, как базы для организации создания и придания юридической силы договорным документам;- Даны определения понятию договор, договорной работы;- Изучены правила подготовки и оформления договоров (бланки, реквизиты);- Проведен анализ отдельных видов договоров;- Охарактеризована система действий в процессе составления и придания юридической силы договорам;- Разработаны проекты регистрационных форм договоров на предприятии.В заключении исследования можем утверждать, что знание системы договорной документации приведет к следующим предполагаемым результатам в социальной и экономической сфере деятельности предприятия:Постоянная работа по организации труда, по обеспечению нормативными документами(положениями, инструкциями, рекомендациями) по договорной работе, проведение мероприятий по их реализации в будущем приведет к улучшению условий и интенсивности труда.Сотрудники отдела кадров должны следить за исполнением решений руководителя по трудовым вопросам. Контроль за исполнением решений поможет осуществлять четкая регистрация трудовых договоров, максимум информации во время регистрации. Своевременное внесение соответствующих изменений в трудовые договоры, оформление дополнительных соглашений, внесение изменений и дополнений в трудовые отношения при переводах, перемещениях, повышении квалификационного разряда, категории, изменения личных данных работника позволит фиксировать текучесть и сменяемость кадров. Ведение договорного делопроизводства должно быть четко прописано в инструкции по делопроизводству организации. Это позволит соблюдать лимит времени на составление и согласование договоров, численности задействованных сотрудников и установленный порядок составления, регистрации и хранения договоров.Учет различных видов договоров в разных регистрационных журналах позволит более точно собрать сведения по нужному направлению: о коммерческих сделках, хозяйственных операциях, квалификации и численности кадров.Это позволит выявить необходимость в изменении или прекращении договоров.Предоставление отделом кадров ежеквартального отчета о работе персонала и использовании выделенных средствв соответствии с трудовым договорами, позволит повысить требования к сотрудникам и рассчитывать на совершенствование системы кадрового обеспечения и управления персоналом.В итоге осуществления всех запланированных программ по внесению предложений социальной эффективности нормативно-методического обеспечения ожидается участие сотрудников в разработке рационализаторских предложений, от использования которых возможно получение прибыли или улучшение условий труда. Введение в регистрационную базу данных большего количества учетных форм информации необходимо для составления отчетов и анализа работы в организации, что сократит время поиска информации с целью ее использования. Качественное и своевременное внесение данных о сотрудниках из трудовых договоров позволит провести более точную работу по начислению заработной платы, создать приказы об установлении повышенных тарифных ставок, окладов за интенсивность труда, установить право на досрочное назначение трудовой пенсии, провести перемещение сотрудников на более высокие должности, повысить качество работы сотрудников.Формирование дел в соответствии с установленными сроками хранения договоровпозволит качественно провести экспертизу ценности документов, выявить документы, подлежащие уничтожения и документы, сроки хранения которых еще не истекли. Составленные дела из правильно подобранной группы договоров позволит проследить динамику увеличения прибыли предприятия.Список источников и литературыПриложение 1Приложение 229 февраля 2020 № 22-19/2020На №________от___________Уважаемый Андрей Анатольевич!В соответствии с Федеральным законом «О архивном деле в Российской Федерации», приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449) направляем Вам для договор о сотрудничестве между Государственной корпорацией по космической деятельности «Роскосмос» и Федеральной архивной службой Российской Федерации.Просим Вас подписать договор и направить один экземпляр в Федеральную архивную службу.Приложение: договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.Руководитель подпись А.Н. АртизовВеничкина Елена Викторовна+7 495 487539685906