Учет и обеспечение сохранности документов в архиве

В состав вспомогательных учетных документов архива входят книги и карточки движения описей дел, фондов, документов, книги учета документов, которые были переданы в другие архивы, книги учета фондов и документов, которые выделены к уничтожению, книги повидового учета документации и др.
Архив имеет право вести другие вспомогательные учетные документы, которые включают в схему учета документов.

3.2 Оценка перспектив совершенствования механизма хранения архивных документов
Подводя итоги, определим основные задачи, которые стоят сегодня перед архивным сообществом в области комплектования:
Продолжить работу по уточнению списков организаций – источников комплектования в целях формирования полноценной источниковой базы пополнения Архивного фонда Российской Федерации.
Активизировать работу над проектом федерального закона, направленного на решение проблемы комплектования региональных государственных и муниципальных архивов документами территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, путем передачи соответствующих полномочий и предоставления субвенций от Российской Федерации ее субъектам.
В целях совершенствования архивного законодательства на федеральном уровне необходимо проработать вопросы внесения изменений в следующие законодательные акты:
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. 18.06.2017) в части уточнения понятийного аппарата («экспертиза ценности», «упорядочение документов», «архив», «муниципальный архив», «документ Архивного фонда Российской Федерации»), дополнения, редакции и исключения отдельных норм;
Федеральный закон от 08.08.2001 № 129 «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (ред. 29.07.2017) в части дополнения перечня документов, представляемых в регистрационный орган для государственной регистрации в связи с ликвидацией юридического лица, документом, подтверждающим передачу документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документов по личному составу в соответствующие государственные и муниципальные архивы;
«Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. 29.07.2017) в части усиления и конкретизации положений об ответственности организаций за обеспечение сохранности архивных документов и соблюдение сроков их передачи на постоянное хранение;
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. 18.06.2017) и в Федеральный закон от 6.10.2003 № 131 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (ред. 29.07.2017) в части закрепления за органами местного самоуправления контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории муниципального образования;
Федеральный закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ред. 01.05.2017) в части наделения архивных органов и учреждений полномочиями по осуществлению контроля за соблюдением законодательства в области архивного дела негосударственными организациями.
Активизировать работу по реализации контрольных функций за соблюдением архивного законодательства на федеральном уровне.
Необходимо ускорить разработку и утверждение новой редакции «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».
При подготовке новой редакции Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения, а также перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, обратить внимание на необходимость оптимизации состава архивных документов, отбираемых на постоянное хранение, а также сокращения сроков хранения архивных документов, не подлежащих постоянному хранению.
Продолжить работу по совершенствованию нормативно-правового, методического, организационного, материально-технического и кадрового обеспечения организации хранения, комплектования, учета и использования электронных документов в государственных и муниципальных архивах, архивах государственных органов и организаций.
Требуется доработка методических рекомендаций «Определение организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов», а также подготовка методических рекомендаций по отбору в состав Архивного фонда Российской Федерации специальной документации, включая научно-техническую документацию (по видам), аудиовизуальную (кино-, фото-, фоно-, видео); рекомендаций по работе с документами личного происхождения, по инициативному документированию; рекомендаций по разработке типовых и примерных номенклатур дел; рекомендаций по приему документов от ликвидированных организаций, в том числе негосударственных организаций; рекомендаций по организации работы с электронными документами.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подготовка документов к архивному хранению начинается с экспертизы ценности документов. Так, для уточнения и определения сроков хранения документов и отбора документов для архивного хранения проводится экспертиза ценности документов. Ответственными за проведение экспертизы назначаются члены постоянно действующей экспертной комиссии. В состав данной комиссии входят:
– заместитель генерального директора по безопасности,
– специалист службы административной поддержки,
– начальник отдела кадров,
– начальник финансового отдела.
Экспертная комиссия является совещательным органом, которая работает в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и получает от нее необходимые организационно-методические указания. Экспертная комиссия ежегодно отбирает конфиденциальные документы для архивного хранения или уничтожения. Итоги деятельности экспертной комиссией оформляются в виде протоколов, которые подписывают председатель комиссии и секретарь.
Экспертиза ценности документов проводится путем изучения каждого подшитого в дело документа, а так же проверяется правильность формирования дела. После завершения экспертизы результаты проделанной работы рассматриваются на заседании экспертной комиссии и фиксируются в протоколе. В протоколе отражаются:
1. Наименования дел и документов выделенного хранения, которые подлежат хранению.
2. Наименования дел, которые подлежат уничтожению.
3. Наименования дел, с которых снимается гриф конфиденциальности.
Протокол заседания подписывает председатель и все члены комиссии. После он утверждается руководителем. На дела и документы выделенного хранения, подлежащие передаче в государственный архив, опись составляется в четырех экземплярах. Данная опись утверждается протоколом экспертно-проверочной комиссии.
После утверждения описи дел и документов постоянного срока хранения составляется акт о выделении дел и документов за соответствующий период к уничтожению. Уничтожение дел, документов и учетных журналов в исследуемых организациях производится с помощью бумагорезательных машин (шредеров). При уничтожении документов вне территории организации доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте, и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних дел. Составление акта о выделении к уничтожению дел и документов и проставление в учетных формах отметок об уничтожении осуществляются сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства.
Архивное хранение необходимо в случае, когда временные рамки действия документа заканчиваются, но он не теряет своей ценности как объект данных. Архивирование подразумевает определенную систематизацию всей созданной и полученной документации, исключающую утерю важных данных. Требования к архиву организации регламентируются Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Действующее законодательство обязывает каждого работодателя организовать систему архивного хранения, обеспечивающую сохранность документов в течение сроков их хранения. Архив может выступать самостоятельным структурным подразделением организации или отделом службы делопроизводства. Система архивного хранения документов реализует следующие задачи:
− комплектование архива;
− учет и обеспечение сохранности;
− разработка справочного аппарата;
− контроль использования архивной документации;
− подготовка и передача в Архивный фонд РФ.
Основным нормативным актом, определяющим статус архива, его задачи, функции, права и ответственность, а главное — состав документов, подлежащих архивному хранению, является Положение об архиве организации. Данный нормативный акт регламентирует следующие процессы архивирования:
− ведение перечня источников комплектования архива;
− прием документов от подразделений и сторонних организации;
− информационное обслуживание;
− проведение экспертизы ценности;
− проверка правильности формирования и оформления дел;
− работа по составлению номенклатуры дел;
− методическая и практическая помощь.
Документы, которые находятся в процессе исполнения, хранятся у исполнителей в соответствующих временных папках. Оригиналы документов находятся в службе делопроизводства так же во временных папках. На оперативном хранении необходимо соблюдать целостность документов и обеспечивать удобное пользование ими. Как показывает практика, можно выделить несколько правил, обеспечивающих оперативное хранение документов:
1. Папки с любыми документами необходимо убирать в шкафы и сейфы в конце рабочего дня. Оставлять их на рабочих столах не рекомендуется.
2. Документы, которые уже исполнены необходимо подшивать в папки, которые уже имеют наименование и индекс. Она будут далее служить основой для формирования дел.
3. На каждой папке обязательно должны быть прописаны: ( индекс, который указывается в номенклатуре дел;
( наименование организации и структурного подразделения;
( индекс дела;
( количество листов, которые содержаться в деле;
( дата начального и последнего документа.
4. Сформированные уже дела необходимо расположить в шкафы и сейфы.
5. Дела в шкафах нужно хранить в вертикальном положении корешками наружу, чтобы при надобности документа можно было легко его найти.
6. На внутренней стороне дверцы шкафа необходимо приклеить список дел, которые лежат в данном шкафу.
7. В шкафах хранятся обычные дела, в сейфах – конфиденциальные документы.
8. Нет никакой значимости строго соблюдать требования, предъявляемые к хранению документов в полноценном архивохранилище, так как оперативное хранение это все же не архив. Однако, в помещении, где стоят шкафы с делами, необходимо соблюдать световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.
9. Пока документы находятся на оперативном хранении, их можно выдавать работникам как своей организации, так и сторонних организаций на срок не более одного месяца, но строго по письменному запросу и с разрешения руководителя организации. Сотрудник, который запросил дело, должен расписаться в карте – заместителе дела.
10. Обычно карта-заместитель находится у архивариуса. В каждой организации, где используется данная система, рекомендуется оформлять факт выдачи и факт возврата документа в архив.
Исполненные документы удобнее сразу сформировать в дела, подшить и прошнуровать в хронологической последовательности и так хранить их до передачи в архивохранилище. С папок дела уже нельзя вытащить или вставить, так как они надежно прошиваются бечевкой, если эти дела со сроком хранения до 10 лет, то их лучше хранить в скоросшивателях, чтобы можно был вкладывать и вытаскивать дело без каких-либо усилий.
В любой организации, где развит электронный документооборот, существует проблема с хранением электронных документов. Электронный документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жестком диске. Не менее важно соблюдать порядок при хранении электронных документов.
Для удобства следует создать хранилище для электронных документов, оно позволяет повысить оперативность работы. Например, с одним документом могут работать сразу несколько сотрудников одновременно, а также обеспечивается быстрый доступ к нужному документу. Сроки хранения у электронных документов и у бумажных одинаковы. Если организация пользуется электронным хранилищем, то эти же электронные документы должны храниться в бумажном виде, а бумажный архив необходимо переводить в электронный. Таким образом, организации нужно поддерживать два архива, электронный и бумажный.
В электронном архиве необходимо создать поисковую систему и справочный аппарат, позволяющую упростить навигацию по всему объему данных, хранящегося в электронном виде. Для удобства использования этого инструмента можно попробовать в работе доступные средства навигации, такие как таблица MS Excel, которая может содержать в себе структуру всего хранимого объема данных с активными ссылками на место их хранения.
Работник, отвечающий за делопроизводство в организации, работая с документами, может столкнуться с некоторыми проблемами.
Первая проблема связана с человеческим фактором. Работая с документами необходимо соблюдать условия, необходимые для сохранения документов, а точнее обеспечивать пожарную безопасность, не допускать появления грызунов, а также защищать от несанкционированного доступа. Чтобы обеспечить быстрый поиск нужного документа необходимо соблюдение порядка в сейфах и шкафах. Зачастую не всегда и не все сотрудники соблюдают эти правила. Решением данной проблемы могут быть ежемесячные проверки электрооборудования, труб водоснабжения, чистоты и порядка в шкафах и сейфах и т.д.
Вторая проблема связана с хранением документов в электронной форме, если в организации ведется электронный документооборот. В каждой организации процесс хранения электронных документов происходит по-разному. Это все зависит от объема документов и срока хранения. Для того чтобы электронные файлы не были утрачены, необходимо соблюдать физическую сохранность носителей, а это соблюдать температурно-влажностный режим хранения документов на электронных носителях. Решением проблемы является предотвращение удаления, а именно хранить документы в двух или более экземплярах (рабочем и резервных носителях). Тогда при утрате одного из носителей можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося.
Оперативное хранение документов имеет немного правил, но их важно соблюдать сотрудникам, ведущим делопроизводство в организации, для успешного сохранения и пользования документами.
В организации создается специальная комиссия, которая структурирует и регламентирует процесс архивации и уничтожения документов. Порядок работы комиссии и ее состав утверждается локальным нормативным актом внутри самой организации. Задачи комиссии:
проведение оценки документа и решение об отнесении этого документа в архив или на уничтожение;
порядок работы с документами, передаваемых в архив компании;
порядок работы с документами, передаваемых в архив государства;
порядок работы с документами, определенных на уничтожение.
При истечении сроков хранения в архиве бухгалтерской документации и принятия решения об их уничтожении экспертная комиссия составляет акт, утверждаемый руководителем по форме, разработанной в ней.
Одним из наиболее перспективных направлений информационных технологий использования архивной документации является CD-ROM мультимедиа.
Внедрение и активное использование архивных автоматизированных технологий должны сделать труд архивистов более содержательным и продуктивным, избавив их от выполнения многих рутинных операций. Применение современных автоматизированных технологий позволит повысить перечень платных услуг, увеличить степень их эффективности.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства. 4169 с.( № 43. (КноРус, 2014.
Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 г. № 2 − ФКЗ (ред. от 12.03.2014) «О Государственном гербе Российской Федерации» // Собрание С. 776.( № 12. ( М.: КноРус, 2014.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76).
Методические рекомендации по составлению описей управленческих документов учреждений, организаций и предприятий. Управление по делам архивов Тюменской области. − Тюмень, 2008. − 33 с.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (изм. от 07.09. 2011 № 751)).
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19).
Алексеева, Е.В. Архивоведение / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. 272 с.( М.: Издательский центр «Академия», 2013. ( 272 с.
Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения. Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 57
Алленова, В.А. Документоведение [Электронный ресурс] : учебно-методический комплекс для вузов / В.А. Алленова ; Воронеж. гос. ун-т .— Электрон. текстовые дан. — Воронеж: ИПЦ ВГУ, 2012 .—
Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. – М.: Бизнес-школа, 2001. – 201 с.
Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. - № 2
Бардаев Э. А., Кравченко В.Б. Документоведение. – М.: Академия, 2010. – 304 с.
Булюлина Е.В. Архивоведение / Е.В. Булюлина. – Волгоград: «Издательство ВолГУ», 2001. – 101 с.
Вигер А.М Секретарское дело / А.М. Вигер, О.П. Дорофьва, Е.К. Губская. – М.: Феникс, 2001 – 299 с.
Виноградова, Т.В. «История и организация делопроизводства в России»: программа и методические материалы курса / Т.В. Виноградова / Федер. Гос. бюдж. образоват. учреждение высш. проф. образования «Петрозаводский государственный университет». – Петрозаводск: Изд-во ПетрГУ, 2012. - 39 с.
Гладких С.Р. Комментарий к законодательству о порядке хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях» // Право и экономика, 2005, №6.
Гринберг А.С., Горбачев Н.Н., Мухаметшина О.А. Документационное обеспечение управления. – М.: Юнити-Дана, 2010. – 392 с.
Зиновьева Н. Б. Документоведение: уч.-метод. пособие. - М.: Профиздат, 2013.
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 298 с.
Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. - 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Дашков и К, 2014. - 459 с.
Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. – М.: МЭИ, 2010. – 232 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство и техническая документация / Т.В. Кузнецова, Е.А. Степанов, Н.Г. Филлипов. М.: Высшая школа, 2001. – 202 с.
Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие. - 8-е изд., - М.: Омега-Л, 2013. - 207 с.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ГЛОССАРИЙ


Архивное хранение определенный вариант систематизации бумаг на предприятии, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных. Архив располагают в специальном здании или в изолированном помещении.
Архив
Отдел учреждения, где хранятся старые документы.

Организационно-распорядительная документация (ОРД)

включает организационную, распорядительную документацию, а также документацию по личному составу.


Документирование

процесс отбора, классификации, использования и распространения документов.


Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения. Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 57.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19).











НКП И ИТ. 46.02.01 Лист
4 Изм Лист № документа Подпись Дата



НКП И ИТ. 46.02.01
Изм. Лист № докум. Подпись Дата Разработал Буданова В.Н. УЧЕТ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ Литер. Лист Листов Проверил Булатецкая А.С. 3 53 НКП И ИТ гр.37/7 Н. контр Утвердил