Организация внедрения электронного снабжения

Включить в информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом регламент электронного документооборота, содержащий такую информацию: описание технологии электронного документооборота; краткую инструкцию, как его применять; порядок действий по переходу от бумажного к электронному документообороту; возможные расходы на электронный документооборот; контакт. данные предлагаемых провайдеров.
Представим план–регламент информационных процессов в управлении, который обосновывает план перехода на электронный документооборот, минимизировав риски возникновения проблем в информационном управлении, , как основа формирования системы информационного и технического обеспечения системы управления персоналом, начав с организационных вопросов: назначить ответственного за проект; согласовать задачу – желаемые результаты проекта по переходу на электронный документооборот, как их видит менеджмент. Контрагенты: определить, как обсуждать переход на электронный документооборот с каждым контрагентом: личные встречи, переговоры по телефону, скайпу, в формате конференции, почтовые рассылки. По крупным контрагентам составить индивидуальную дорожную карту, небольших объединить в группы: рассылки и изменения к договорам будут типовыми; провести переговоры с контрагентами; подготовить и разослать презентационные материалы; получить и проанализировать ответы контрагентов; оформить и подписать дополнения к договорам с контрагентами, позволяющие применять электр. документооборот;
- Документооборот под информационным управлением и контролем: составить список документов, которые предстоит оформлять и отправлять в электронном виде; внести изменения в регламенты компании, относящиеся к документообороту; создать актуальный список подписантов; определить, как получать и аннулировать электронно-цифровую подпись (ЭЦП); создать регламент движения документов (см. таблицу № 1);
- Персонал: создать презентационные материалы по работе с электронными документами; провести ознакомительную презентацию; определить, настроены ли сотрудники использовать электронный документооборот; составить план ротации персонала – увольнения, набор, перераспределение функциональных обязанностей и т. д.; реализовать план ротации; подготовить инструкцию по использованию электронного документооборота – после заключения договоров с провайдером (провайдерами) с учетом его (их) особенностей; провести тренинг сотрудников, участвующих в электронном документообороте, перед тем, как его применять;
- Провайдер: выбрать провайдера электронного документооборота и изготовителя электронно-цифровой подписи; заключить договоры и оформить сертификаты электронно-цифровой подписи на уполномоченных сотрудников компании;
- Автоматизация электронного документооборота: определить, какие задачи нужно решить компании с помощью электронного документооборота; провести аудит программного обеспечения компании; решить, нужно ли приобретать новую программу или доработать имеющуюся;
- Бюджет: составить детальный план работ и определить, сколько времени потребуется, чтобы их выполнить; рассчитать плановые расходы (см. пример в таблице № 2).
Предварительный вывод: проблемы информационного и технического обеспечения системы управления персоналом можно минимизировать форматом проведения проекта реинжиниринга классического менеджмента в векторе на актуализацию и инициацию информационных процессов в управлении, на базе нового формата работы через электронный документооборот, следуя выше представленной инструкции: подготовить и закрепить во внутреннем регламенте график движения документов от момента создания до отправки в архив (см. пример в таблице № 1):

Таблица 1 - График документооборота с покупателями (фрагмент)
Наименование документа Должностные лица, подписывающие документ Создание документа Контроль подписания документа контрагентом Передача в архив Ответственное лицо Срок исполнения Ответственное лицо Срок исполнения Ответственное лицо Срок исполнения Договор Генеральный директор Менеджер по работе с клиентами – Менеджер по работе с клиентами Пять рабочих дней с момента получения контрагентом Менеджер по работе с клиентами По истечении отчетного периода Счет Заместитель генерального директора, главный бухгалтер Менеджер по работе с клиентами Три рабочих дня после подписания договора обеими сторонами – – Менеджер по работе с клиентами По истечении отчетного периода Счет-фактура Заместитель генерального директора, главный бухгалтер Бухгалтер Не позднее чем через пять календарных дней со дня отгрузки – – Бухгалтер По истечении отчетного периода
Вывод по пункту 3.2 исследования курсовой работы: возможности, функционал и инструментарий, а также проблемы информационных процессов в управлении совершенствованием информационного и технического обеспечения системы электронного снабжения, на базе нового формата работы через электронный документооборот – формируются в комплексной информационной (корпоративной) системе (аббревиатура: «КИС»), где предстоит работать сотрудникам разных подразделений: бухгалтерии, финансово-экономического департамента, логистики, маркетинга, отдела продаж и закупок, казначейства, отдела кадров и т. д. Поэтому в качестве обязательного требования к системе информационного и технического обеспечения системы электронного снабжения, на базе нового формата работы через электронный документооборот понадобится назвать число ее будущих пользователей. Количество рабочих мест должно быть достаточным, но не чрезмерным. Если в компании планируются какие-либо организационные изменения (увеличение или сокращение штата, присоединение других компаний, открытие новых филиалов и т. п.), число пользователей нужно рассчитывать с их учетом.
3.3. Оценка экономической эффективности предложений
Объект исследования готовится к переходу на информационное и техническое обеспечение системы электронного снабжения (сроки реализации проекта автоматизации – с июня 2020 года по март 2021 года).
В подразделениях, которые будут работать под регламентами новой системы информационного и технического обеспечения системы электронного снабжения, - трудится 500 человек. По итогам реинжиниринга коммуникаций планируется сократить персонал бухгалтерии на 10 процентов. Плюс до конца 2020 года будут открыты два филиала, в связи с чем число пользователей системы увеличится на 100 человек. Отсюда в требованиях к ИС информационного и технического обеспечения системы электронного снабжения указывается 550 рабочих мест (500 чел. – 500 чел. × 10% + 100 чел.).
При расчете числа рабочих мест стоит учесть, что разработчики многих информационных систем могут предлагать, как конкурентные, так и персональные лицензии на системы автоматизации информационного и технического обеспечения системы электронного снабжения. Конкурентные лицензии не привязаны к конкретным пользователям и дают право на одновременную работу в программе лимитированного числа сотрудников (число рабочих мест в целом может быть, как ограниченно, так и нет). Персональные лицензии предполагают закрепление прав пользования системой за определенными специалистами компании. Поэтому, заявляя требования к системе, необходимо указать: сколько пользователей должны иметь право одновременного доступа к ней, с учетом именных и конкурентных прав доступа; число компьютеров, с которых должен быть обеспечен доступ к системе.
Оценка экономической эффективности предложений: компания планирует внедрение информационной системы информационного и технического обеспечения системы электронного снабжения в следующих подразделениях: финансово-экономический департамент (15 чел.), бухгалтерия (20 чел.), казначейство (4 чел.), отдел кадров (6 чел.), круглосуточный склад (30 чел., работа в три смены), производственные цеха (12 мастеров, работа в три смены).
Вывод: в качестве требований по пользовательскому охвату компания указывет, что необходимо обеспечить доступ к системе 87 пользователям с 59 рабочих мест (компьютеров): финансово-экономический департамент, бухгалтерия, казначейство и отдел кадров: 45 человек работают на 45 компьютерах; склад: 30 пользователей, работающих посменно (программа устанавливается на 10 компьютерах); производство: 12 пользователей, работающих посменно (доступ в систему будет обеспечен с 4 компьютеров). Если необходимо организовать единое информационное пространство, развернув программу информационного и технического обеспечения системы электронного снабжения на рабочих местах в разных регионах, это обязательно нужно указать в составе требований к ней.
Таблица 2 - Годовой бюджет расходов на внедрение электр. документооборота
№ Показатель Ед. изм. Значение Периодические расходы 1 Количество подписантов участников системы ЭДО чел. 10 2 Годовая стоимость одного сертификата ЭЦП руб. 1500 3 Итого стоимость сертификатов ЭЦП (стр. 1 × стр. 2) руб. 15 000 4 Ежемесячная абонентская плата провайдера ЭДО руб. 4500 5 в том числе НДС руб. 686 6 Годовая абонентская плата провайдера ЭДО (стр. 4 × 12) руб. 54 000 7 в том числе НДС руб. 8237 Единовременные расходы 8 Средняя стоимость часа работы сотрудника руб./ч 568,18   Встречи     9 Количество встреч с основными контрагентами ед. 15 10 Средняя продолжительность встречи ч 1,0 11 Итого время на встречи (стр. 9 × стр. 10) ч 15 12 Расходы на оплату труда (стр. 8 × стр. 11) руб. 8523   Звонки     13 Количество телефонных звонков ед. 100 14 Средняя продолжительность одного звонка ч 0,1 15 Итого время на звонки (стр. 13 × стр. 14) ч 10 16 Расходы на оплату рабочего времени (стр. 8 × стр. 15) руб. 5682   Обучение     17 Время на подготовку презентационных и информационных материалов ч 20 18 Расходы на оплату рабочего времени (стр. 8 × стр. 17) руб. 11 364 19 Количество сотрудников, участвующих в обучении чел. 11 20 Средняя продолжительность обучения ч 3 21 Итого время на обучение (стр. 19 × стр. 20) ч 33 22 Расходы на оплату рабочего времени (стр. 8 × стр. 21) руб. 18 750 23 Общие расходы на оплату рабочего времени (стр. 12 + стр. 16 + стр. 18 + стр. 22) руб. 44 318 24 Норма расходов рабочего времени на урегулирование внештатных ситуаций % 20% 25 Расходы на оплату рабочего времени (стр. 23 × стр. 24) руб. 8864 26 Норма расходов на дополнительное премирование сотрудников % 20% 27 Расходы на дополнительное премирование сотрудников (стр. 23 × стр. 26) руб. 8864 28 Итого расходы на заработную плату руб. 62 045 29 Расходы на социальные фонды (стр. 28 × 30%) руб. 18 613   Автоматизация     30 Время на автоматизацию ч 50 31 Стоимость часа руб. 2500 32 в том числе НДС руб. 381 33 Итого расходы на автоматизацию (стр. 30 × стр. 31) руб. 125 000 34 в том числе НДС руб. 19 068 35 Единовременные расходы на внедрение ЭДО (стр. 28 + стр. 33) руб. 187 045 36 Всего на год (стр. 3 + стр. 6 + стр. 35) руб. 256 045
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Цель исследования курсовой работы достигнута: представили основы информационного и технического обеспечения системы электронного снабжения и саму роль информации в управлении, решив поставленные задачи исследования курсовой работы: представили основные характеристики для технических средств и информационного обеспечения на современном этапе; проанализировали основные методические подходы к проектированию комплекса технических средств и информационного обеспечения современной организации; представили формирование подсистемы документационного обеспечения системы электронного снабжения; показали вектора разработки подсистемы технического обеспечения системы электронного снабжения организации; сформулировали определение необходимости применения информационных технологий; исследовали проектирование подсистемы информационного и технического обеспечения системы электронного снабжения; дали оценку организационно-производственных характеристик деятельности предприятия и его специализации; представили предложения по совершенствованию информационно-технического обеспечения системы электронного снабжения; представили оценку экономической эффективности предложений.
В заключении исследование обобщим и констатируем результаты выявленной роли информации и информационных процессов в управлении, в части касающейся перехода на электронные коммуникации информационного и технического обеспечения системы электронного снабжения:
1. Информационное и техническое обеспечение системы электронного снабжения позволяет минимизировать обмен бумажными документами. Документы долго идут по почте, часто теряются, не все контрагенты их готовы отправлять по почте, некоторые могут забыть это сделать. Удобнее обмениваться отсканированными копиями подписанных документов, но они не всегда могут быть значимы, например, для суда. Поэтому оптимально в рамках новой системы информационного и технического обеспечения системы электронного снабжения, организовать управление в электронных коммуникациях;

2. Не возникает проблем из-за некорректного оформления документов, если, предположим, один из сотрудников представил бумагу с неразборчивой расшифровкой подписи, без указания должности подписанта, без даты оформления. В целом, вектора, функционал и инструментарий, алгоритмы и регламенты информационного и технического обеспечения системы электронного снабжения – совершенствуют управление, устраняя саму возможность допуска ошибок, а при их возникновении – покажут кто, когда и кто допустил ошибку и как её исправить;
3. Электронные документы теоретически сложнее потерять, чем бумажные, а, практически, невозможно, при правильно настроенной системе безопасности информационного и технического обеспечения системы электронного снабжения.
Представим, почему проект информационного и технического обеспечения системы электронного снабжения может вызвать сопротивление, по одной или нескольким следующим причинам:
1. Не все сотрудники готовы обмениваться электронными документами (не готовы психологически или просто не умеют – нужны курсы обучения, которые можно провести силами службы кадров, в редких, сложных случаях, потребуется внешнее обучение на специальных курсах);
2. Компания-контрагент не формализовала график движения документов, не установила, как отслеживать их надлежащее оформление и у нашей компании может возникнуть проблема внешнего документооборота, что решается транслированием возможностей внутренней информационной системы для обеспечения документооборота с контрагентами;
3. Сотрудники не хотят использовать электронный документооборот: классический страх перемен, решаемый проведением разъяснительных мероприятий, участием руководства в подготовке к аттестации сотрудников для работы в новой системе информационного и технического обеспечения системы электронного снабжения. Понимая, почему именно сотрудники отказываются применять электронный документооборот, проще подобрать аргументы, чтобы убедить сделать это переходом в рамках проектного управления реинжинирингом основных коммуникаций в векторе на информационное и техническое обеспечение управления системой электронного снабжения.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Армстронг М. Практика управления человеческими ресурсами. 10-е изд. /Пер. с англ. под ред. С.К.Мордовина. – СПб.: Питер, 2016. – 311 с.
Архипова, Н.И. Управление персоналом организации. Краткий курс для бакалавров / Н.И. Архипова, О.Л. Седова. - М.: Проспект, 2016. - 224 c.
Браун Марк Г. Сбалансированная система показателей: на маршруте внедрения: Пер. с англ. – М.:Альпина Бизнес Букс, 2015.- 226 с.
Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: Учебник. – 4-е изд. М.: Экономистъ, 2016. – 319 с.
Джим Коллинз, Мортен Хансен. Великие по собственному выбору. Манн, Иванов и Фербер, Москва. 2013. – 126 с.
Друкер П. Эффективный руководитель. –М.: Вильямс, 2017. – 224 с.
Каплан Роберт С., Нортон Дейвид П. Сбалансированная система показателей. От стратегии к действию: Пер. с англ. М.: Олимп-Бизнес, 2014. - 314 с.
Коллинз Д., Джерри И. Поррас. Построенные навечно. Успех компаний, обладающих видением. – СПб.: Стокгольмская школа экономики в Санкт-Петербурге, 2015. – 280 с.
Коллинз, Джим Как гибнут великие. От хорошего к великому (комплект из 2 книг) / Джим Коллинз. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2018. - 608 c.
Креймс, Джеффри «Думай, как Друкер» / Джеффри Креймс. - М.: Попурри, 2009. - 384 c.
Круи М. Основы риск - менеджмента: учебное пособие для подго-товки к экзамену на получение сертификата Associate PRM / М. Круи, Д. Га-лай, Р. Марк. – Москва: Юрайт, 2014. – 390 с.
Маслова, В.М. Управление персоналом: Учебник и практикум для академического бакалавриата / В.М. Маслова. Юрайт, 2016. - 492 c.
Митрофанова, Е.А. Управление персоналом: теория и практика. Аудит, контроллинг и оценка расходов на персонал: Учебно-практическое пособие / Е.А. Митрофанова. - М.: Проспект, 2015. - 80 c.
Остервальдер А., Пинье И. Построение бизнес-моделей: Настольная книга стратега и новатора / пер. с англ. М.: Альпина Паблишер, 2011. – 288 с.
Рассел, Джесси Друкер, Питер Фердинанд. Пять ключевых вопросов Друкера. Отвечают Джим Коллинз, Филип Котлер и другие гуру менеджмента. Авторы: Питер Фердинанд Друкер, Джим Коллинз, Филип Котлер, Джеймс М. Кузес, Джудит Родин, Кастури Ранган, Фрэнсис Хессельбайн. Знания и рост производительности труда / Джесси Рассел. М.: Книга по Требованию, 2015. - 120 c.
Темплар Р. Правила менеджмента. Как ведут себя успешные руководители. – М.: Альпина Паблишер, 2016. – 184 с.
Филип Котлер, Роланд Бергер, Нильс Бикхофф. Стратегический менеджмент по Котлеру. Лучшие приемы и методы = The Quintessence of Strategic Management: What You Really Need to Know to Survive in Business. — М.: Альпина Паблишер, 2017. — 144 с.
Элизабет, Хаас Эдерсхейм Лучшие идеи Питера Друкера / Элизабет Хаас Эдерсхейм. - М.: Питер, 2017. - 384 c.


ПРИЛОЖЕНИЯ
Структура информационного и технического обеспечения системы электронного снабжения в области маркетинга
Структура информационного и технического обеспечения системы электронного снабжения в области финансового отдела


Структура информационного и технического обеспечения системы электронного снабжения в области отдела продаж

Структура информационного и технического обеспечения системы электронного снабжения в области юридического отдела














3