Разработка нормативной документации СМК предприятия. ( Для торговой сети)

СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯСистема менеджмента качестваУправление документацией. Общие положенияСТП РМПЛ14-2020г. Пенза2020Предисловие1.РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕНСпециалистом Системы Менеджмента Качества2.ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕПриказом директораАО «Машстрой» от 01.11.2020г. № 48.3.Требования СТП РМПЛ 14-2019 соответствуют требованиямстандарта ISO 9001-20111 Область применения и сфера действия1.1 Настоящий стандарт устанавливает требования к управлению документацией системы менеджмента качества.1.2 Настоящий стандарт распространяется на все службы предприятия в рамках системы менеджмента качества АО «Машстрой».2 Нормативные ссылки2.1 В настоящем стандарте предприятия учтены требования следующих документов:ГОСТ ISO 9001-2011. Системы менеджмента качества. Требования.ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».СТП РМПЛ 14-2020«Управление СМК, документами и записями»СТПРМПЛ 02-2019 «Ответственность руководства»СТП РМПЛ 03-2019«Управление персоналом»СТП РМПЛ 04-2019 «Управление производственной средой и инфраструктурой»СТП РМПЛ 05-2019 «Проведение маркетинговых исследований»СТП РМПЛ 06-2019 «Контрактная деятельность»СТП РМПЛ 07-2019«Материально-техническое обслуживание»СТП РМПЛ 08-2019«Управление подготовкой к транспортировке оборудования»СТП РМПЛ 09-2019 «Внутренний аудит»СТП РМПЛ 010-2019 «Управление оборудованием, несоответствующим требованиям»СТП РМПЛ 011-2019 «Анализ данных»СТП РМПЛ 012-2019«Предупреждающие и корректирующие действия»3 Определения и сокращения3.1 Определения:Документ – информация и соответствующий носитель;Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;Дата введения документа – дата, с которой документ приобретает силу;Оформление документа – набор реквизитов, установленных правилами документирования;Официальный документ – документ на бумажном носителе с оригиналами подписей утверждения и согласования.Подлинник документа – первый (контрольный) или единичный экземпляр официального документа;Пользователь документа – должностное лицо, применяющее документ в своей деятельности;Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;Изменение документа – это дополнение или исправление содержания документа без изменения его обозначения;Пересмотр – внесение всех необходимых изменений в содержание и оформление нормативного документа;Переиздание – новое печатное издание нормативного документа без изменений;Новое издание – новое печатное издание нормативного документа, включающее изменения к предыдущему изданию;Идентификация – процедура, предполагающая маркировку и этикетирование материалов, готовой продукции (единицы, партии и так далее), а также технической и технологической документации на них, обеспечивающих прослеживаемость использования или местонахождение данного объекта с целью выявления возможных причин несоответствий изготовленной продукции или дефектов производственных и технических процессов.3.2 Сокращения:АО – акционерное общество;МИ – методическая инструкция;РК – Руководство по качеству.РФ – Российская Федерация;СМК – система менеджмента качества;СТП – стандарт предприятия;4 Общие положения4.1 Цель управления документацией – своевременно обеспечить доступ к необходимой и актуальной документации каждому сотруднику предприятия.4.2 Значение документации.Документация дает возможность передать смысл и последовательность действий.Ее применение способствует:а) достижению соответствия требованиям потребителя и улучшению качества;б) обеспечению соответствующей подготовки кадров;в) повторяемости и прослеживаемости;г) обеспечению объективных свидетельств;д) оцениванию эффективности и постоянной пригодности системы менеджмента качества.4.3 Виды документов, применяемых в системе менеджмента качества.В системе менеджмента качества применяются следующие виды документов:документы, предоставляющие согласованную информацию о системе менеджмента качества организации, предназначенную как для внутреннего, так и внешнего пользования; к таким документам относится руководство по качеству;документы, описывающие, как система менеджмента качества применяется к конкретной продукции, проекту или контракту; к таким документам относятся планы качества;документы, устанавливающие требования; к таким документам относятся спецификации;документы, содержащие рекомендации или предложения; к таким документам относятся методики;документы, содержащие информацию о том, как последовательно выполнять действия и процессы; такие документы могут включать документированные процедуры, рабочие инструкции и чертежи;документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов; к таким документам относятся записи.5 Управление документациейСостав работ по управлению документацией СМК:проверка документов на адекватность до их выпуска;анализ и актуализация по мере необходимости и переутверждение документов;обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;обеспечение наличия соответствующих версий документов в пунктах их применения;обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управления их рассылкой;предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.5.2 Организация разработки, актуализации и введение в действие документов.Разработка, актуализация каждого документа ведется в три последовательно выполняемые стадии:первая стадия – разработка проекта, актуализация первой редакции документа и направление его на отзыв в соответствующие заинтересованные подразделения с целью анализа до его утверждения;вторая стадия – обработка отзывов, разработка окончательной редакции документа, согласование его с заинтересованными подразделениями и утверждение генеральным директором предприятия;третья стадия – регистрация, обеспечение доступа пользователей, внесение изменений и изъятие устаревших.5.3 Необходимость разработки дополнительных документов и пересмотра существующих документов могут быть вызваны производственной необходимостью (изменения организационной структуры предприятия, существенными изменениями в технологии производства продукции), по результатам корректирующих или предупреждающих действий, пересмотром международных стандартов в области качества, по результатам внутренних и внешних аудитов;5.4 Учет документов.5.4.1 Контрольные экземпляры документов на бумажном носителе хранятся в папке с надписью «Контрольные экземпляры», на каждом ставится штамп «Контрольный экземпляр».5.6 Конфиденциальность.Цель юридической защиты состоит в сохранении интеллектуальной собственности предприятия, так как все документы системы менеджмента качества, за исключением Руководства по качеству, являются документами внутреннего пользования и не должны предоставляться сторонним организациям без разрешения представителя руководства в области качества.5.7 Управление «Политикой в области качества» предусматривает следующие этапы работ:разработка высшим руководством концепции Политики в области качества (далее – Политика);обсуждение концепции Политики на директорате;корректировка концепции Политики по результатам ее обсуждения и выпуск на ее основе проекта с последующим подписанием высшим руководством предприятия и утверждением директором;тиражирование, доведение Политики до всего персонала организации;актуализация Политики в зависимости от требований времени, требований международных и Государственных стандартов, а также Законов Российской Федерации и условий потребителей;отмена, изъятие и утилизация устаревшей Политики.5.8 Доведение Политики до сведения всех подразделений и служб организации осуществляет специалист СМК совместно с секретарем и руководителями подразделений и служб предприятия.Доведение последнего варианта Политики до сведения всех вновь принятых осуществляется ознакомлением с текстом Политики и подписью в Журнале при приеме на работу в отделе кадров предприятия;5.9 Отмененные и изъятые устаревшие варианты Политики, подлежат уничтожению. Один экземпляр отмененной Политики хранится в течение 5-ти лет.5.10 Разработка Руководства по качеству осуществляется специалистом СМК совместно с руководителями подразделений и специалистами соответственно по разделам, относящимся к их компетенции по направлению деятельности. 5.11 Документы, пришедшие в негодность, изымаются из обращения и уничтожаются. Негодными признаются документы, которыми невозможно пользоваться: загрязненные, порванные, неполные из-за утери отдельных листов. Ответственность за поддержание документов в рабочем состоянии несут ответственные за ведение документации СМК подразделений и непосредственные пользователи.Отмена (аннулирование) документов производится:при пересмотре документа;при выявлении необходимости соединения нескольких действующих документов в один или разделения одного документа на несколько с целью более полной детализации установленных требований;при существенных изменениях организационной структуры, технологии производства, номенклатуры выпускаемой продукции;при изменении вида документа (например, перевод инструкции в стандарт предприятия или наоборот);в других обоснованных случаях.5.13 Отмененный документ изымается из обращения и утилизируется (в подразделениях за это отвечают ответственные за ведение документации СМК).5.14 По мере утверждения и введения новых документов, а также отмены утративших действие документов, электронная библиотека документов и Журнал регистрации у специалиста СМК дополняются и обновляются в течении трех дней со дня утверждения документа.6 Ответственность и полномочия6.1 Ответственность за координацию работ и организацию взаимодействия между подразделениями предприятия по управлению документацией СМК несет заместитель директора по качеству — начальник отдела технического контроля.6.2 Ответственность за управление документацией СМК в подразделениях возлагается на ответственных за ведение документации СМК, назначенных приказом по предприятию.6.3 Ответственность за внешний вид документа, находящегося на рабочем месте в цехах, возлагается на пользователя этого документа.6.4 Контроль за правильностью изложения и оформления документации осуществляет специалист СМК.6.5 Ответственность за соблюдение требований документации СМК в подразделении несут руководители подразделений.Лист согласованияСТПРМПЛ 14-2019 «Управление документацией. Общие положения»РазработчикподписьН.А. Купчина«___» ___________ 20___ г.НормоконтролерподписьЛ.В. Храмова«___» ___________ 20___ г.Начальник СКподписьГ.И. Купный«___» ___________ 20___ г.Согласовано:Секретарь-референтподписьА.С. Иванова«___» ___________ 20___ г.ЮристподписьГ.И. Самойлова«___» ___________ 20___ г.Управляющий СКподписьА.Н. Колганов«___» ___________ 20___ г.Начальник ОКподписьВ.А. Тимофеева«___» ___________ 20___ г.Лист регистрации измененийИзм.Номера листовВсего листов (страниц) в докум.№ докум.Входящий №сопроводительного докум. и датаПодп.Датаизме-ненныхзаме-ненныхновыханну-лиро-ванныхПриложение З(справочное)Типовая номенклатура делАкционерное обществоУТВЕРЖДАЮ«Машстрой» Директорг. Пенза А.В. СергеевНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ«__»_______20__ № ______Индекс делаНаименование делаСрок хранения по ПеречнюПримечания1234Нормативная документация –1Судебно-претензионные документы – 2Договорная документация – 3 Правоустанавливающая документация – 4 Общесистемная документация СМК – 5Распорядительная документация – 6Справочно-информационная документация – 7Кадровая документация – 8Техническая документация – 9Финансовая и бухгалтерская документация - 10Приложение И(справочное)Форма акта о выделении документов к уничтожениюА К Т«____»________20__ г. № __________О выделении к уничтожению документов, подлежащих хранениюНа основании СТПРМПЛ14-2020 «Управление документацией. Общие положения» были отобраны к уничтожению как утратившие практическое значение документы:№ п/пЗаголовок делаКрайние датыИндекс дела по номенклатуреКол-во дел, томовСрок хранения и №№ статей по перечню123456Итого ____________________дел за ___________________годы(цифрами и прописью)______________________(Должность)_____________________(подпись)______________________(Инициалы, фамилия)______________________(Должность)_____________________(подпись)______________________(Инициалы, фамилия) (СТПРМПЛ14-2019 Управление документацией. Общие положения)Приложение К(справочное)Форма плана проведения контрольных проверок рабочих местПЛАН ПРОВЕДЕНИЯ КОНТРОЛЬНЫХ ПРОВЕРОК РАБОЧИХ МЕСТ НА ________20__ ГОД№ №п/пНаименование структурного подразделенияПланируемая дата проведения проверкиСостав комиссииОтметка об исполнении_______________ (должность)_____________ (подпись)___________________(инициалы, фамилия)(СТП РМПЛ14-2020 Управление документацией. Общие положения)Приложение Л(справочное)Форма внутренней описиВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ_________________________________________,(наименования документов)подшитых в дело № __________________ за 20__ год(наименование)№ п/пВходящий (исходящий) номерОт кого поступил (кому направлен) документ или наименование документаНомера листов в делеПримечаниеВсего в опись внесено ______________документов на ________ листах.___________________________________________________________(должность, подпись и фамилия лица, предающего документацию на хранение)М.П.«__» ___________ 20__ г. (СТП РМПЛ 14-2020Управление документацией. Общие положения)