Документационное обеспечение управления турагентством

Но ничего не происходит, если в это время у вас его нет. Ведь для того, чтобы сотрудники аэропорта признали туриста пассажиром такого рейса, электронный билет на самолет совсем не нужен. Однако при себе необходимо иметь паспорт. Когда туристическое агентство использует чартерные рейсы для доставки пассажиров (то есть туристическое агентство арендует самолет у авиакомпании на определенный период для полета в направлении, указанном туристическим агентством), номер полевого билета часто пуст. В этом случае вам необходимо отправиться в авиакомпанию и проверить наличие своего имени в списке пассажиров желаемого рейса или зарегистрироваться, используя официальный сайт компании.Следующий документ - это ваучер. Он подтверждает права туриста на питание, проживание, трансфер и другие земельные услуги. Ваучер - это сертификат или письменный документ, устанавливающий права на получение товара или услуги. Все документы, указанные туроператором, необходимо доставить за 4-5 часов до вылета рейса или за несколько дней до этого. Это связано с порядком отправления авиабилетов и оформлением необходимых документов в консульствах. Бывают случаи, когда турфирмы выдают документы за неделю до вылета, но это крайне редко.Для стран с безвизовым режимом необязательно явиться в офис туристической компании для получения документов. Некоторые из них (страховой полис, билет, купон и памятка) можно получить по почте и распечатать самостоятельно. Документы туристической компании молено разделены на три большие группы, относящиеся к разным видам деятельности:1) учредительные документы и другие разрешительные документы;2) документы, касающиеся разработки схем;3) документы, выданные туристу.Учредительные документы и другие разрешительные документы. Документация туристического агентства зависит от формы собственности, выбранной вашим начальником. Наиболее распространенной формой собственности туристического агентства является общество с ограниченной ответственностью (ООО), реже индивидуальное предприятие, еще реже корпорация.Для государственной регистрации ООО необходимо подготовить следующие документы:1) статус;2) Учредительный договор (если учредитель один, оформляется документ «Решение о создании юридического лица», в котором учредителем выражается волеизъявление на регистрацию в России Компании-ООО);3) если учредителей несколько, ваше решение о регистрации ООО необходимо оформить путем составления протокола общего собрания участников товарищества;4) квитанция об уплате в государственной ставки в связи с регистрацией компании;5) заявление по форме, оформленное о государственной регистрации юридического лица при создании, подписанное одним из учредителей в присутствии нотариуса.Этот пакет документов отправляется в налоговую инспекцию офиса заявителя.После принятия положительного решения о регистрации ООО, налоговая инспекция выдает заявителю два справки:1) о государственной регистрации юридического лица;2) о постановке на учет юридического лица в налоговом управлении его головного офиса на территории Российской Федерации.Адрес туристического агентства, указанный в учредительных документах, должен соответствовать фактическому адресу.Расчетный счет в Сбербанке открывается путем предоставления информационного письма от статистического агентства о регистрации компании в Едином государственном реестре предприятий и организаций (ЕГРПО). В письме содержится информация о видах деятельности ООО (коды Общероссийского классификатора экономической деятельности). Для государственной регистрации гражданина в качестве ИП необходимо предоставить следующие данные:1) российский паспорт;2) оригинал свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации (при наличии);3) телефон;4) по возможности перечень скрытых кодов, соответствующих основным видам деятельности индивидуального предпринимателя (для получения письма Росстата).Документы, связанные с разработкой маршрутов. Отношения между туристическими агентствами - разработчиками туристических услуг и другими игроками туристического рынка (турфирмы, перевозчики, собственники гостиничных структур, предприятия общественного питания, организации, предлагающие экскурсионные и другие услуги) регулируются договорами. Самый главный из них, который устанавливает отношения между туроператором и туристическим агентством, называется агентским договором или соглашением. Этот документ предусматривает передачу права продажи туристических услуг от туроператора к турагенту от имени и за счет производителя. Турагент может продавать туристические услуги туроператора от своего имени, но между ними должен быть соответствующий договор.Договор, заключаемый между туроператором и туристическим агентством, должен содержать следующую информацию:- условия продвижения и продажи турагентом туристического продукта;- полномочия туристического агента работать с туристами и / или другими клиентами от имени туроператора;- условие, предусматривающее возможность (невозможность) заключения турагентом договоров субагента;- порядок взаимодействия туроператора и турфирмы при возникновении претензий туристов или других клиентов по договору купли-продажи продукции;- условие, предусматривающее возможность выплаты туристам страхового возмещения по договору страхования ответственности туроператора или выплаты денежной суммы по банковской гарантии в случае заключения договора купли-продажи туристического продукта между туристом и туристический агент;- взаимная ответственность туроператора и туристического агентства, а также ответственность каждой из сторон перед туристом или другим клиентом за непредставление или представление ложной информации о туристическом продукте.Важным элементом обслуживания клиента является документальное оформление взаимоотношений с туристской фирмой. При этом различают документы для оформления заказа туриста; документы, удостоверяющие личность клиента и непосредственно документы для клиента по организации туристского путешествия. От правильности их заполнения будет зависеть отдых клиента туристической компании. Кроме того, с 1 июня 2007 года вступили в силу поправки к ФЗ от 24 ноября 1996г. №132-Ф «Об основах туристкой деятельности», с чем связано изменение формы туристической путевки и договора с туристом.В соответствии с установившейся практикой работы в туристической сфере в состав пакета документов по организации туристского путешествия входят:- договор о туристском обслуживании;- туристическая путевка;- туристический ваучер;- проездные документы (авиабилеты, железнодорожные билеты или др.);- памятка туриста;- расписка о получении документов.Данный набор документов может изменяться в зависимости от конкретной заявки туриста. Однако стоит заметить, что согласно российского законодательства и в соответствии с Законом РФ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» обязательными документами при оформлении туристского путешествия являются договор (контракт) между туристической фирмой и ее клиентом, туристическая путевка как неотъемлемая часть договора и памятка туриста.В туристической сфере договор является документом, с помощью которого регулируются взаимоотношения сторон при совершении сделки оказания туристических услуг. Кроме того, договор также является документов при удовлетворении претензий и судебных исков туриста к туристической фирме.Согласно поправкам к Закону РФ «Об основах туристической деятельности в РФ» договор должен содержать:- полное и сокращенное наименование, адрес (местонахождение), почтовый адрес и реестровый номер туроператора;- размер финансового обеспечения, номер, дату и срок действия договора страхования ответственности туроператора или банковской гарантии, наименование, адрес (местонахождение) и почтовый адрес организации, которая предоставила финансовое обеспечение, сведения о порядке и сроках предъявления туристом или иным заказчиком требований о выплате страхового возмещения, а также информацию об основаниях для осуществления таких выплат. Это не полный список существенных условий договора, их полный перечень содержится в статье 10 Закона. Нужно учитывать, что отсутствие в договоре хотя бы одного из существенных условий позволяет признать его ничтожным по основаниям статьи 168 Гражданского кодекса РФ. А это влечет возврат денежных средств, уплаченных по договору.Если тур реализует турагент, Закон устанавливает дополнительные требования к договору. В частности, такой договор должен содержать информацию о том, что исполнителем, оказывающим туристу услуги по договору, является туроператор. А также информацию о возможности туриста обратиться с письменным требованием о выплате страхового возмещения по договору страхования ответственности туроператора или об уплате денежной суммы по банковской гарантии непосредственно к организации, предоставившей туроператору финансовое обеспечение.Также к договору о туристском обслуживании должны быть приложения например: Приложение 1 Заявка, которая содержит лист бронирования; информацию о туристах; авиаперелет; размещение по маршруту; трансфер; стоимость тура; дополнительные условия; сумму к оплате и вид платежа.ЗаключениеТуристическое предприятие — это коммерческая структура, осуществляющая посреднические операции в сфере купли-продажи туристических услуг. Сегодня, когда конкуренция растет, туристическим агентствам становится все труднее бороться с клиентами. Поэтому его руководителям необходимо искать рычаги повышения эффективности туристического бизнеса, одним из которых является совершенствование документации менеджмента. Ведь документальная работа - один из важнейших элементов работы директора туристического агентства. В этом виде деятельности они проводят большую часть своего рабочего времени.Управленческая документация — это самостоятельный вид административно-управленческой деятельности туристического агентства, обеспечивающий организацию работы с официальными документами, создание мультимедийной документации для использования аппаратом управления процессом реализации своих функций:- документация (обеспечение правильного и своевременного создания документов);- Организация работы с документами (заказы, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация и подготовка документов к хранению или уничтожению).В деятельности туристических предприятий используются различные виды документации: организационная и управленческая, плановая, отчетная, финансовая, логистическая, договорная документация и т. д.Список используемой литературыБольшаков, А.С. Менеджмент в социально-культурном сервисе и туризме. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2018. – 448 с.Буйленко, В.Ф. Основы профессиональной деятельности в туризме и экотуризме. – М.: Феникс, Неоглори, 2018. – 384 с.Буйленко, В.Ф. Туризм. – М.: Феникс, Неоглори, 2015. – 416 с.Саак, А.Э. Менеджмент в социально-культурном сервисе и туризме. – СПб.: Питер, 2018. – 512 с.Соловьев, С.С. Безопасный отдых и туризм. – М.: Академия, 2018. – 288 с.