Научно-техническая обработка документов: виды работ и последовательность их проведения

В акте уничтожения под порядковым номером может быть указана группа документов, относящихся к проекту или его части, с указанием общего количества единиц хранения.Подобные документы, относящиеся к разным проектам, сформированы в отдельные группы по типу и могут быть внесены в акт под одним серийным номером. Научная документация заносится в акт под отдельным порядковым номером.Акт о выделении к уничтожению НТД, не подлежащей хранению, утверждается руководителем организации, согласуется с ЭПК Управления архивов и документации ВКО и одобряется ЭК организации.Не разрешается подавать сертификаты о присвоении НДТ на период уничтожения, если не утверждены инвентарные описи документов на этот период.Акт о принадлежности к уничтожению НТД, не подлежащего хранению, составляется в двух экземплярах, один экземпляр согласованного акта передается в организацию, второй экземпляр после его утверждения в организации остается в архиве.Фондирование документов - распределение документов в архивные фонды и архивные фонды. Производится прямо в архивах. При финансировании указывается принадлежность к документальному фонду, формируется фонд, определяются хронологические лимиты фонда и документов фонда.Фондирование основано на изучении самих документов - входящих, внутренних, исходящих. Право собственности на поступающие документы определяется их получателем, его отметками и решениями, отметкой о регистрации.Внутренние документы определяются названием учреждения, в котором они созданы, подписями должностных лиц. Исходящие документы финансируются учреждением, из которого они пришли, отметкой о регистрации, содержанием, номером офиса. Фондообразователем внутренних и исходящих документов является их автор, а входящих - адресат.При подаче заявления на получение финансовых документов необходимо соблюдать следующие правила:- дела относятся к году, когда они начали процедуру или когда они присоединились к организации для продолжения процедуры;- планы, сметы и документы относятся к тому году, на который они были составлены;- отчеты и документы относятся к тому году, за который они были составлены;- долгосрочные планы относятся к первому году, на который они были составлены;- отчеты по долгосрочным планам относятся к последнему году отчетного периода;- дела, начатые в одной организации и переданный другой организации, принадлежит второй организации, в которой они были завершены; в случае прекращения существования организации документы ликвидационной комиссии включаются в фонд ликвидируемого лица;- в пределах года дела распределяются по значимости структурных подразделений организации;- если в деятельности организации создается небольшой объем документов, то в хронологической систематизации они располагаются в зависимости от структуры организации; внутри структуры дела они расположены в соответствии с их важностью и логической взаимосвязью;- в случае ряда дел с одинаковой датой их начала первыми помещаются дела с наиболее ранней датой их завершения;- при ликвидации организации законченные делопроизводством дела входят в состав фонда ликвидируемой организации, незавершенные дела - в состав фонда организации-правопреемника;- дела, производство которых велось в ряде организаций, включают в состав фонда организации, завершившей их делопроизводство;- личные дела сотрудников, переданных в другие организации, при передаче в эти организации входят в их холдинги; входящие документы отправляются в фонд организации-получателя; копии исходящих документов передаются в фонд авторской организации;- внутренние документы относятся к фонду авторской организации;- каждому архивному фонду присваивается название и номер;- в хронологическом порядке наблюдений сначала размещаются наблюдения с номером месяц-год, затем случаи с месяцем и годом, затем случаи только с одним годом.Фонд может быть систематизирован следующим образом:- хронологически-структурно- сгруппированы по хронологии, а внутри - по структуре;- структурно-хронологической - дела сгруппированы по структуре, а внутри - в хронологическом порядке;- хронологически-функциональной - дела сгруппированы в хронологическом порядке, и в этом заключается функция организации;- функционально-хронологические - дела сгруппированы по функциям организации, а внутри них - по хронологии.При формировании фондов необходимо учитывать номенклатуру дел, на основании которой ведется делопроизводство и формируются ведомственные архивы, а через них - государственные архивы.Учет поступления архивных документов в архивы осуществляется на основании:- акт приема-передачи документов на хранение;- акт приема на хранение документов личного происхождения.Все заархивированные документы заносятся в Реестр поступления документов. Каждый первый архивный фонд, единый архивный фонд, архивное собрание вносится в список фондов, заполняет инвентарную ведомость, карточку счета в биржевую ведомость, начинается деятельность фонда.Для аудиовизуальных документов при их нефинансовой организации заполняются регистрационные листы для кинематографических - фото - фонофонических документов и видео документов. Каждая первая инвентаризация дел и документов заносится в реестре описей.Учет вывода архивных документов из архива осуществляется на основании:- акт принадлежности к уничтожению документов, не подлежащих хранению;- акт о непоправимом повреждении документов;- акт приема-передачи документов на хранение;- акт о не обнаружении документов, поисковые возможности которых исчерпаны;- акт о возврате документов собственнику;- акт изъятия оригинальных единиц хранения, документов.Соответственно меняется количество заархивированных документов в архиве:- сверка бухгалтерских документов, в результате которых были допущены ошибки при подсчете количества хранимых архивных документов;- проверка наличия и статуса архивных документов, запись которых определена как незарегистрированная, по буквенным или пропущенным номерам единицы хранения / единицы учета;- реставрации архивных документов, после чего одно дело разбивается на несколько дел;- описания архивных документов, обработки коммерческих описей, документов, в ходе которых можно разделить или объединить единицы хранения / единицы учета.Учет секретных архивных документов осуществляется в соответствии с нормативными правовыми документами. В бухгалтерских документах и ​​архивах единиц хранения / единиц учета, секретные архивные фонды, описи дел, документов, единицы хранения / единицы учета обозначаются индексом «с» (секретно), «сс» (совершенно секретно), «ов» (особой важности).Архивные фонды, описи дел, документы и единицы хранения / единицы учета, в том числе с секретными, несекретными (рассекреченными) документами, в бухгалтерских документах и ​​архивных шифрах единиц хранения / единиц учета обозначаются индексом «сч» (частично секретно).Работа по заданию (определение, уточнение очистки архивных и исторических документов, границ, архивных фондов) проводится в источниках архивного фонда (фондообразователях) в процессе формирования заданий на основе деятельности и выбора документы. для хранения в архивах, а также в архивах - при описании беспорядочных способов архивирования документов, вторичного использования, плохо составленных описей, при создании архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок финансирования.Определение принадлежности к фонду архивных документов заключается в отнесении их к архивному фонду соответствующего фондообразователя.Включенные архивные документы относятся к архивам фонда, который их получил.Архивные документы, являющиеся исходящими (отпусками) копиями, принадлежат архивам фонда, являющегося их автором. Архивные документы внутреннего обращения относятся к архивам фонда, в которых они созданы.Таким образом, обработка документов - это совокупность операций, которые делятся на технические (технологические, формальные) и творческие (содержательные, информационные). Научно-техническая обработка документов - это комплекс работ по экспертизе их ценности, их оформлению и их описанию. При этом следует знать, что все виды документов, сформированные в деятельности всех структурных подразделений организации, обрабатываются.ЗаключениеТаким образом, научно-техническая информация является неотъемлемой частью всех исследовательских, проектных или конструкторско-технологических работ. В современных условиях специалист физически не может самостоятельно контролировать все, что появляется в мире в интересующей его области знаний. Поэтому организация службы научно-технической информации, учет и регистрация всей создаваемой технической документации имеют большое значение для развития экономики страны.Большое значение имеет использование технической документации из ведомственных архивов для стандартизации. При разработке новых стандартов собирается максимальное количество чертежей, технических описаний, расчетов и технологических карт для производства стандартизированного продукта. Затем они детально анализируются, сходства, различия и т. д., и, наконец, создается проект стандарта.Технические документы необходимы для написания диссертаций, монографических исследований и диссертационной работы, а также используются преподавателями в специализированных высших и средних учебных заведениях для создания новых курсов и совершенствования старых.Некоторые специализированные проектные организации и архитектурные мастерские выпускают каталоги своих работ, которые включают информацию о типовых строительных проектах, стандартных узлах машин, об имеющемся оборудовании.Основным критерием проведения работ по обращению с документацией в соответствии с архивным законодательством является срок хранения документов. Условно научно-техническая обработка документов позволяет разделить всю документацию на несколько групп: документы на постоянное хранение, долговременное хранение (более 10 лет), временное хранение (менее 10 лет).При создании делопроизводства специалисты должны исходить из современных требований, которые подразумевают формирование зданий постоянного хранения, кадровой документации, оформление документации в конкретных структурных подразделениях с учетом номенклатуры, и только после этого документы могут быть переданы. в архив организации.Научно-техническая обработка документов не только помогает организовать порядок в архивах организации, но и является залогом грамотного и эффективного рабочего процесса, а значит, позволяет оптимизировать бизнес-процессы организации.Научно-техническая обработка - комплекс мероприятий, связанных с рационализацией организационных документов. Эта деятельность включает в себя экспертизу стоимости документов, обучение единиц хранения (дела), подшивку дел, нумерацию листов, оформление обложек, составление листов-заверителей,внутренних описей, описей дел и научно-справочного аппарата к документам фонда (предисловия, исторические справки), а также удаление утративших ценность документов.Основой научно-технической обработки документов является оценка ценности отдельных документов, формирование их в дела, оформление дел.Проверка ценности документа (ЭЦД) включает изучение состава и содержания документов организации на основе критериев ценности, чтобы определить, когда их хранить позже. Специалисты архивов перекрестно исследуют документы, выделяя документы постоянного хранения; кадровые документы со сроком хранения 75 (50) лет; документы подлежат уничтожению.Список литературы1. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение. / В.И. Андреева. - М.: КноРус, 2016. - 234 c.2. Асалиев А. М. Основы делопроизводства./ Асалиев А. М. - М.: Инфра-М, 2017. 148 с.3. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). / М.И. Басаков. - Рн/Д: Феникс, 2019. - 183 c.4. Быкова, Т.А. Делопроизводство. / Т.А. Быкова. - М.: Инфра-М, 2018. - 241 c.5. Гваева, И.В. Делопроизводство. / И.В. Гваева. - Минск: ТетраСистемс, 2016. - 224 c.6. Кабашов, С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / С.Ю. Кабашов. - М.: Флинта, 2017. - 296 c.7. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство./ М.В. Кирсанова. - М.: НИЦ Инфра-М, 2016. - 312 c.8. Козлов, Н.В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой. / Н.В. Козлов. - СПб.: Наука и техника, 2017. - 304 c.9. Корнеева А. П. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы./ Корнеева А. П. - М.: Проспект, 2019. 480 с.10. Кугушева, Т.В. Делопроизводство./ Т.В. Кугушева. - Рн/Д: Феникс, 2018. - 196 c.11. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство. / И.Н. Кузнецов. - М.: Дашков и К, 2016. - 520 c.12. Куняев, Н.Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот./ Н.Н. Куняев. - М.: Логос, 2015. - 500 c.13. Михеева, Е.В. Компьютерное делопроизводство в бухгалтерии. / Е.В. Михеева. - М.: Academia, 2019. - 165 c.14. Панасенко, Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления. / Ю.А. Панасенко. - М.: Риор, 2016. - 132 c.15. Сологуб О. П. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов./ Сологуб О. П. - М.: Омега-Л, 2015. 208 с.