Культура переписки в деловых коммуникациях

‏ㅤ Электронная почта (e-mail) – ‏ㅤ это система, ‏ㅤ при работев которой ‏ㅤ используется персональный ‏ㅤ компьютер для ‏ㅤ того, чтобы ‏ㅤ посылать и ‏ㅤ получать информацию. ‏ㅤ Этот вид ‏ㅤ электронной деловой ‏ㅤ коммуникации используется ‏ㅤ для передачи ‏ㅤ сообщений каквнутри ‏ㅤ одного учреждения, ‏ㅤ так и ‏ㅤ между различными ‏ㅤ организациями.Электронная ‏ㅤ почта по ‏ㅤ составу элементови принципу ‏ㅤ работы практически ‏ㅤ повторяет систему ‏ㅤ обычной (бумажной) ‏ㅤ почты, заимствуя ‏ㅤ как термины (‏ㅤ почта, письмо, ‏ㅤ конверт, вложение, ‏ㅤ ящик, доставкаи другие), ‏ㅤ так и ‏ㅤ характерные особенности – ‏ㅤ простоту использования, ‏ㅤ задержки передачи ‏ㅤ сообщений, достаточную ‏ㅤ надёжность ив то ‏ㅤ же время ‏ㅤ отсутствие гарантии ‏ㅤ доставки. Электронное ‏ㅤ сообщение – документ, ‏ㅤ переданный электронной ‏ㅤ почтой по ‏ㅤ системе связи ‏ㅤ между компьютерами, ‏ㅤ получаемый в ‏ㅤ виде видеограммы ‏ㅤ на экране ‏ㅤ монитора илив виде ‏ㅤ бумажной копии, ‏ㅤ отпечатанной на ‏ㅤ принтере.Электронная ‏ㅤ почта прочно ‏ㅤ заняла свое ‏ㅤ место в ‏ㅤ деловой переписке ‏ㅤ благодаря своим ‏ㅤ преимуществам – круглосуточной ‏ㅤ доступности, оперативностиипростотев использовании. ‏ㅤ По сравнениюс другими ‏ㅤ видами электронной ‏ㅤ деловой коммуникации, ‏ㅤ электронная почта ‏ㅤ дает возможность:· ‏ㅤ мгновенно посылатьи получать ‏ㅤ сообщения; отвечать ‏ㅤ на письма ‏ㅤ корреспондентов (используя ‏ㅤ их адресалексических, грамматических и орфографических нормв письмах);· ‏ㅤ рассылать копии ‏ㅤ письма сразу ‏ㅤ нескольким получателям; ‏ㅤ пересылать не ‏ㅤ только текстовуюи графическую ‏ㅤ информацию, нои программы.Вместе с ‏ㅤ тем, электронная ‏ㅤ почта в ‏ㅤ деловом ‏ㅤ общении имеет ‏ㅤ ряд недостатков:1. ‏ㅤ Полученное по ‏ㅤ электронной почте ‏ㅤ сообщение выглядит ‏ㅤ менее официально, ‏ㅤ чем документ, ‏ㅤ представленный на ‏ㅤ бумажном носителе.2. ‏ㅤ Передача документов ‏ㅤ по электронной ‏ㅤ почте ставит ‏ㅤ проблему удостоверения ‏ㅤ достоверности подписи (‏ㅤавторизации документа),т. е. ‏ㅤ применения специальной ‏ㅤ программы электронной ‏ㅤ цифровой подписии заключения ‏ㅤ отдельного соглашения ‏ㅤ об авторизациис каждым ‏ㅤ корреспондентом.Правила ‏ㅤ электронной переписки ‏ㅤ не закреплены ‏ㅤ какими-либо ‏ㅤ стандартами или ‏ㅤ нормативными актами, ‏ㅤ но определяются,с одной ‏ㅤ стороны, общими ‏ㅤ правилами оформления ‏ㅤ деловых бумаг ‏ㅤ на бумажных ‏ㅤ носителях, ас другой – ‏ㅤ правилами сетевого ‏ㅤ общения (нетикета ‏ㅤ или сетикета), ‏ㅤ выработанными пользователями ‏ㅤ сети Интернет.В крупных ‏ㅤ компаниях существует ‏ㅤ единый корпоративный ‏ㅤ стандарт оформления ‏ㅤ электронных писем, ‏ㅤ включающих в ‏ㅤ себя структуру ‏ㅤ самого письма, ‏ㅤ правила обращенияк клиенту, ‏ㅤ реквизиты подписи (‏ㅤФИО, должность, ‏ㅤ рабочие телефоны, ‏ㅤ адрес электронной ‏ㅤ почти и ‏ㅤ ссылку на ‏ㅤ сайт компании). ‏ㅤ Кроме того,в этом ‏ㅤ стандарте может ‏ㅤ быть прописан ‏ㅤ запрет на ‏ㅤ использование смайлов, ‏ㅤ не относящихсяк деловой ‏ㅤ сфере. Композиционные ‏ㅤ особенности электронных деловых писем полностью соответствуют общепринятым нормам деловой переписки. Как в традиционных, так и в электронных письмах выделяются три элемента: вводная, основная и заключительная части.Тема письма– очень важный атрибут электронной переписки. Это краткое представление основного содержания письма, котороев дальнейшем поможет адресату быстро найти нужную информацию в своей почте. Указывая в письме заголовок, автор показывает свое уважение к адресату. Если письмо направляется незнакомому или малоизвестному человеку, то тема – это то, что формирует первое впечатление о его составителе. Ее формулировка должна отражать основной смысл письма, но и при этом не должна быть слишком общей и громоздкой. Например, не стоит начинать важное деловое письмо темой со слов приветствия.Указание темы – самый простой способ сохранять суть беседы, поэтому смена предмета общения без соответствующего изменения в поле «Тема» может затруднить процесс общения.В электронной коммуникации часто присутствует совмещение признаков делового и дружеского письма. Например, приветствия, как добрый день, здравствуйте, могут использоваться с обращениями уважаемый, дорогой. Более того, при переписке по электронной почте обращение иногда опускают, сразу переходя к делу. Но для придания электронному письму более официального характера рекомендуется использовать следующую формулу обращения: «Уважаемый(ая) « имя, отчество»».Для деловой переписки правилом хорошего тона является то, что в сообщениях присутствует электронная подпись.Она поможет получателю однозначно идентифицировать отправителя. И не мало важным является включение в нее несколько доступных способов связи с отправителем. Как правило, это номера телефона, адрес электронной почты, факс и т.п.В подписи к деловому письму не должно быть того, что может быть воспринято неоднозначно. Например, афоризмы, цитаты, шуточные выражения, любые темы, которые могут быть связанны с религией, национальностью, политикой и т. п.Электронная подпись должна быть:1) не больше 5–6 строк;2) количество символов в строке не должно превышать 70-ти.ЗаключениеЭтика деловой коммуникации основывается не только на знаниях лексических, грамматических и орфографических норм, а так же и в грамотности выбора и использования специальных слов и словосочетаний, которые непосредственно относятся к деловому письму. Так же важную роль играют официальность, строгость выражения мысли и, конечно, объективность и логичность.Можно хорошо владеть нормативами оформления и составления документов, ежедневно заниматься делопроизводством, но не обладать в достаточной степени навыками составления деловых бумаг и документов. Не иметь представлений об отличиях языка документа, не знать языковых трудностей этого специфического языка, не уметь корректировать деловые бумаги – иными словами, не обладать культурой деловой письменной речи. А недостаточная деловая культура показывает не только низкий уровень компетентности конкретного специалиста, но и соответствующим образом влияет на репутацию того учреждения, которое он представляет.Список источников1. Гавра Д.П. Основы теории коммуникации. Учебное пособие. / Д.П. Гавра. – СПб.: Питер, 2011.2. Лавриненко В.Н. Психология и этика делового общения. Учебник для бакалавров / подред. Чернышовой Л.И. – 7-е изд. М.: ЮРАЙТ, 2015.3. Павлова Л. Г. Деловые коммуникации. Учебникстудентов вузов. / Л.Г. Павлов, Е.Ю. Кашаева. – М.: КНОРУС. 2016.4. Спивак В.А. Деловые коммуникации. Теория и практика: учебник для бакалавров. / В.А. Спивак. – М.: Юрайт, 2014.5. Жернакова М. Б. Деловые коммуникации: теория ипрактика. Учебник для бакалавров / М.Б. Жернакова, И.А. Румянцева– М.: Юрайт, 2014.Приложение 1Благодарственное письмо