Правила подготовки и проведения деловой беседы.

Сразу приступать к теме конкретного дела не стоит, можно начать, например, с вопросов об ощущениях и впечатлениях пребывания вашего собеседника в городе. При первом контакте непременно следует поддерживать вежливый и деловой тон, вести себя спокойно и сдержанно. Если партнер — иностранец, нельзя критиковать нравы, политику, традиции его страны. Деловая беседа — это эффективный вид формирования межличностных связей в процессе общения. Она способна пробудить интеллектуальный потенциал участников беседы для психологического сближения, целью которого является решения определенной проблемы. В процессе беседы следует знать и использовать все психологические аспекты делового общения, преодолевать всевозможные барьеры, возникающие при общении, точно выявлять психологическое состояние собеседника и быть способным повлиять на его поведение и настроение. Для этого нужно обратить внимание на некоторые этапы построения официально-деловой беседы. Выделяют пять этапов беседы, исполнение которых способствует эффективному и благополучному завершению делового общения (ПРИЛОЖЕНИЕ Б): 1) Планирование материала. Данный этап заключает в себя определенные мероприятия связанные с проектированием, подготовкой материала и его обработкой, оценкой собранного материала и его исправлением; Включает в себя:- планирование беседы: определение цели, задач, стратегии и тактики ведения беседы; - сбор материала для участия в беседе:поиск возможных источников информации (из личных контактов, докладов, научных исследований, публикаций, официальных данных и т.п. ); - обработку и анализ собранного материала, его редактирование.2) Начало беседы. На этой стадии устанавливается психологическая связь с собеседником, организация рабочей и благоприятной обстановки, обращается внимание собеседника к последующим аспектам разговора. Именно в начале создается атмосфера предстоящей беседы, от умения собеседника создать нужную обстановку и зависит эффективность разговора и ее результатов; 2 этап – начало беседы– нацелен на решение следующих задач: - установление контакта с собеседником; - создание рабочей атмосферы; - привлечение внимания к предстоящему деловому разговору. Начало – очень важный этап деловой беседы, на которой отводится 10- 15% общего времени. По первым фразам и манере поведения складывается впечатление о человеке. Правильное начало беседы предполагает указание цели беседы, название темы и объявление последовательности рассматриваемых вопросов.3) Информирование присутствующих. Уведомление собеседника о каких-либо сведениях, с которыми его нужно ознакомить. Сообщать информацию следует корректно, точно, ясно, достоверно и по возможности наглядно с использованием визуально воспринимаемых материалов; информирование присутствующих– предполагает передачу сведений, с которыми инициатор деловой беседы хочет познакомить собеседника (собеседников) и, наоборот, какие сведения он хочет получить от собеседника (собеседников).4) Аргументация выдвигаемых утверждений. Формирование позиций собеседников, их мнений и суждений по рассматриваемым вопросам. Благодаря аргументации можно частично или даже полностью повлиять на позицию и мнение собеседника, ослабить расхождения во взглядах, критически проанализировать факты, изложенные обеими сторонами; На этом этапе формируется предварительное мнение, занимается определенная позиция каждым из собеседников. С помощью аргументов можно полностью или частично изменить позицию и мнение собеседника, смягчить противоречия, критически рассмотреть положения и факты, изложенные обеими сторонами.5) Завершение беседы. Достижение поставленной цели, организация доброжелательной, благоприятной обстановки, активизация собеседника к свершению предстоящих действий и мероприятий, сохранение последующих отношений с собеседником, обобщение - задачи завершающего этапа разговора. На последнем этапе решаются следующие задачи: - достижение основной или (в неблагоприятном случае) запасной (альтернативной) цели; - обеспечение благоприятной атмосферы; - стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий; - поддержание в дальнейшем (в случае необходимости) контактов с собеседником, его коллегами; - составление резюме с четко выраженным основным выводом, понятным всем присутствующим.К деловой беседе (деловому разговору) предъявляются следующие требования: правильность, точность, краткость, доступность речи. Рассмотрим их. Первое и важное требование к деловому разговору –правильность речи говорящих. Необходимость соблюдения этого требования продиктована тем, что большинство участников деловой беседы, которые сами допускают речевые погрешности, не упустят случая отметить (если не вслух, то про себя) наиболее очевидные ошибки в речи беседующего с ними партнера. Только полная уверенность в этом отношении дает возможность сосредоточиться не на словах, а на деле. Чтобы речь была правильной и точной, необходимо употреблять слова в строгом соответствии с их значением. Между тем, как отмечают исследователи деловой речи, ошибки в словоупотреблении –наиболее распространенный речевой недостаток участников деловых бесед. Например: Погода сопутствовала разгрузке платформ (нужно: благоприятствовала). В данном случае использовано слово без учета его семантики. Подобные ошибки возникают в результате смысловой небрежности говорящих, невнимательного отношения к слову или плохого знания языка. Небрежное отношение к языку может стать причиной речевой недостаточности –пропуска слов, необходимых для точного выражения мысли. Например: Кафедра начинается ровно в 12 часов (нужно: заседание кафедры). Речевая недостаточность обычно возникает, когда говорящий торопится и не следит за правильностью высказывания, что наносит серьезный ущерб смысловой стороне речи. В отдельных случаях пропуск слов может полностью исказить мысль: Для ускорения погрузки товара необходимо объединить все портовые службы (нужно: объединить усилия всех портовых служб). Нельзя просторечные слова соединять с книжными или сочетать высокие, торжественные обороты с обычными, нейтральными, например: После этого он стал поборником экономии на каждой операции. Целесообразнее сказать проще: Он предложил экономить на каждой операции. Очень важно не только правильно выбирать слова, но и строить из них предложения. Ошибки возникают тогда, когда говорящие вместо беспредложных конструкций неоправданно употребляют предложные сочетания, например: показатели по использованию (нужно: показатели использования), оперировать с этими данными (нужно: оперировать этими данными). В других случаях, наоборот, вместо предложной конструкции употребляют беспредложную: При подготовке машины учитывалась также потребность ее дозаправки (нужно: в ее дозаправке). Наши наблюдения показывают, что особенно часто в деловом разговоре без должных оснований используется предлог по. Например: Инструктаж проведен по той же теме (нужно: на ту же тему); Составлен график по проведению мероприятий (нужно: график проведения мероприятий); Предприятие добилось большого успеха по снижению себестоимости своей продукции (нужно: успеха в снижении себестоимости продукции). К явным недостаткам деловой речи относится использование в ней слов-паразитов: так, так сказать, понимаете, значит, вот, короче, как бы и др. Такие слова и сочетания не украшают деловую речь, а только вызывают раздражение слушателей.ЗАКЛЮЧЕНИЕДеловое общение – это наиболее значимый вид социального общения. Одна из важных особенностей делового общения, которая выделяет его среди остальных видов, заключается в том, что оно всегда связано с предметной деятельностью человека и вне ее не существует.Одна из особенностей делового общения это ориентирование на достижение целей и решение производственных задач. В деловом общении мы не можем прервать контакт с партнером. Обычное дружеское общение можно прекратить в любую секунду, так как в нем не ставятся определенные задачи и не нужно искать способы их решения. Еще одна из особенностей делового общения это упорядоченность, по-другому это подчинение установленным правилам.Важным фактором делового взаимодействия является умение вести себя в обществе в соответствии с его культурными нормами. Успех в бизнесе или в каком-либо другом деле в большей степени зависит от умения общаться с людьми.Основной задачей делового общения является продуктивное сотрудничество. При принятии решения в деловом общении, следует учесть интересы всех сторон и поступать так, чтобы решение одной стороны, было совместимо с нравственными ценностями других сторон.Выделим основные принципы эффективной деловой беседы:- первый принцип (начало беседы) - привлечь внимание собеседника, для начала ведения диалога;- второй принцип (передача информации) - заинтересовать собеседника;- третий принцип (аргументация) – детальное обоснование, заключается в том, чтобы на основе вызванного интереса убедить собеседника в том, что он поступил разумно, согласившись с предложенными идеями и предложениями, так как их реализация принесет ему и его фирме определенную пользу;- четвертый принцип (парирование замечаний) – выявить интересы и устранить сомнения вашего собеседника. - пятый принцип (основной) – преобразование интересов собеседника в окончательное решение (принятие решений).Деловая  беседа  реализуется стремлением одного человека или группы людей к воздействию, которое изменит или установит новые отношения между участниками беседы.  На современном этапе развития деловая беседа представляет собой устный контакт между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций или стран для их проведения и разрешения конкретных проблем. Прежде всего, деловая беседа должна иметь цель, которую нужно правильно сформулировать до начала беседы. Вступительная часть беседы с первых слов должна снять психологическое напряжение  собеседника, это можно осуществить в виде шутки, установить взаимопонимание,  на основе проявления искреннего уважения и интереса. В основной части беседы активной стороной обычно является инициатор, старающийся от начала до конца придерживаться выбранного   направления беседы путем постепенного, но настойчивого проведения собственной линии и последовательной постановки запланированных им вопросов для обсуждения. Беседы обычно не имеют повестки, тем не менее, надо представлять круг вопросов, которые будут затронуты в ходе беседы, в том числе собеседником. Чтобы правильно проводить деловые беседы, для этого существует структура деловой беседы.СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫАминов, И.И. Психология делового общения / И.И. Аминов. – М.: Кнорус, 2021. – 258 c. Арутюнова Г.З. Теория и практика делового общения // Правосудие по гражданским, административным делам и экономическим спорам, 2019. – С.70-75.Бороздина, Г.В. Психология и этика делового общения / Г.В. Бороздина, Н.А. Кормнова. – Люберцы: Юрайт, 2016. – 463 c. Васильева В.Д. Деловое общение в профессиональной деятельности: учеб. пособие / В.Д. Васильева, Р.М. Петрунева. – Волгоград.: Волг-ГТУ,2017. – 188 с.Виговская, М.Е. Психология делового общения / М.Е. Виговская, А.В. Лисевич. – М.: Дашков и К, 2016. – 140 c.Жукович О.И. Этапы и техники ведения деловых переговоров // Российская наука в современном мире, 2020. – С.43-44.Мануковская Т. В. Структура деловой беседы в спорте // Физическая культура, спорт и здоровье в современном обществе, 2020. – С.138-143.Мишаткина Т.В. Этика: учеб. пособие / Т. В. Мишаткина, Я. С. Яскевич. – Минск: Вышэйшая школа, 2017. – 334 с.Морозова Т.В. Деловое общение в сфере юриспруденции: особенности профессионального общения // Евразийское научное объединение, 2019. – С. 458-461.Оганнисян Л.А. Этика деловых отношений. – Ростов-на-Дону, 2020. – 102 с.Онуфриенко Л.А.Деловая беседа как основная форма делового общения // Форум молодых ученых, 2019. – С. 1125-1127.Салах Т. Специфика деловой беседы как механизм коммуникативного взаимодействия в профессиональной сфере деятельности // Ресурсы конкурентоспособности спортсменов: теория и практика реализации, 2019. – С.337-338.Самыгин С.И. Деловое общение. Культура речи. – М., 2021. – 472 с.Смирнов Г. Н. Этика деловых отношений. - Москва: Проспект, 2021. - 272 с.Соломанидина Т.О. Организационная культура компании / Т.О. Соломанидина. – М.: 2017. – 624 с.ПРИЛОЖЕНИЕ АПРИЛОЖЕНИЕ Б