Особенности использования документов на новых носителях

Кроме того, следует отметить, что, хотя электронные документы все больше вторгаются в нашу жизнь, теория электронного документа еще не разработана в необходимой степени.Электронные документы, в отличие от бумажных, имеют не физическую целостность, а логическую целостность. Это признак логической целостности, который необходимо учитывать при идентификации электронных документов в виде гипертекстовых, табличных, мультимедийных документов, а также в виде баз данных.Важной характеристикой электронного документа является формат файла, то есть его структура, которая определяет, как он будет храниться и отображаться на экране или во время печати. В целях управления в основном используются текстовые и графические форматы. Например, для СЭД федерального органа исполнительной власти рекомендуются следующие форматы: PDF, RTF, DOC, TIFF, но разрешены и другие форматы. Веб-документы - важный источник информации для различных видов деятельности, требующих сетевых компьютерных технологий (внутренние и общедоступные сети: интранет, экстранет, интернет).Например, органы государственной власти и местного самоуправления активно используют Интернет для отображения официальной информации (нормативные документы, новости, текущая справочная информация и т. д.). Внедрение сетевых технологий в государственное и муниципальное управление позволяет повысить эффективность взаимодействия власти и населения, повысить скорость и качество оказания государственных услуг в государственных и муниципальных учреждениях. Однако следует понимать, что надежность веб-документов может быть сомнительной, поскольку их содержимое и расположение могут быть изменены намеренно или случайно (например, во время реструктуризации сайта, обновления информации, сбоя веб-сайта). Сайты часто обновляются и отличаются очень высокой «динамичностью». В этих условиях необходимо управлять веб-документами властей: требуемая официальная информация должна быть легко доступна, а граждане должны быть уверены в ее надежности, полноте, точности и актуальности. Информация на официальных веб-страницах может стать основой для принятия деловых решений, поэтому ее необходимо защищать - веб-документ, доступный сегодня, не должен исчезнуть навсегда завтра.Комплекс мер, направленных на обеспечение точности, полноты, доступности, безопасности, юридической силы веб-документов (как и любого другого электронного или бумажного документа), включает, прежде всего, задачу их правильного описания, то есть их включение в структуре документов, их соответствие им или установление ссылок с реквизитами, позволяющими идентифицировать.Именно эти характеристики должны привлечь внимание архивистов. Электронные коммуникации, базы данных, электронные реестры, веб-документы и другие современные информационные ресурсы должны быть изучены с точки зрения документации и архивирования.Необходимо дальнейшее изучение их характеристик с точки зрения соответствия архивных объектов требованиям теории и практики архивирования. Некоторые национальные архивы уже начали отбирать эти типы электронных документов для хранения. Похоже, что в нынешних условиях в России можно говорить только о замене традиционных бумажных документов их электронными аналогами. Именно эти документы необходимо включить в номенклатуру дел и документов, а затем передать в архив. Вопросы кассового состава электронных документов, необходимость введения новых форм для электронных документов и другие чисто методологические вопросы документооборота и архивов остаются дискуссионными, для чего необходимо использовать уроки, извлеченные из международного опыта, и лучшие практики архивов. в компьютеризации своей деятельности. В какой-то степени эти вопросы решаются в разработке.Особенность архивного хранения электронных документов заключается в том, что в организационных, государственных или муниципальных архивах электронные документы хранятся в двух идентичных копиях, которые в рекомендациях называются базовыми копиями и рабочими копиями. Первичный экземпляр является справочным и используется в исключительных случаях, например, для создания рабочего экземпляра для замены отказавшего экземпляра.Рабочая копия, как следует из названия, представляет собой экземпляр, который используется в архиве во всех случаях, когда необходимо воспроизвести электронный документ или создать копии электронного документа, чтобы сделать их доступными для пользователей. Рекомендации предусматривают, что при подготовке электронных документов для хранения в архивах организации они преобразуются в формат архива PDF / A-1, после чего формируются контейнеры электронных документов.Контейнер электронного документа представляет собой сжатую папку - zip-архив, содержащий:- электронный документ в формате PDF / A-1;- метаданные документа в формате XML;- файл (файлы) отсоединенных электронных подписей.Поскольку электронная подпись при электронной передаче документов, хранящихся в архивах организации, а через некоторое время - в государственной или муниципальной библиотеке, будет отменена и не сможет обеспечить целостность документа, предлагаемые рекомендации являются использование технологии хеш-кодирования для расчета контрольной суммы контейнера электронного документа.В рекомендациях также указано, что в случае изменения программно-аппаратной среды и отказа от компьютерных форматов, повреждения носителей в архивах организации (государственных или муниципальных архивах) проводится работа по преобразованию электронных документов в новые форматы и / или переход на новые медиа. Кроме того, разделы Рекомендаций содержат положения об организации хранения электронных документов в архивах, об обеспечении безопасности электронных документов, хранящихся в архиве, организации бухгалтерского учета и использовании электронных документов, а также способы передавать документы из архива государственной организации или муниципальный архив. Важно, чтобы в архивах, в которых хранятся электронные документы, было соответствующее оборудование и программное обеспечение для выполнения необходимых работ: проверка воспроизводимости электронных документов, преобразование и передача, копирование электронных документов и т. д., а также специализированные архивисты со специальной подготовкой в области информационных технологий.Известно, что в настоящее время на рынке программного обеспечения для управления делами существуют десятки различных систем, и различные системы также используются и в федеральных органах исполнительной власти.«Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие, в частности, необходимость обработки служебной информации с ограниченным распространением через эти системы», утвержденные Приказом Минкомсвязи России № 221. 2 сентября 2011 г., не содержат полного описания требований к функциональности системы, за исключением требований к метаданным документов, необходимых для управления аутентичными, целостными, достоверными и пригодными для использования, на протяжении всего жизненного цикла, при работе с файлами и на этапе их архивирования (от архива организации до республиканского или муниципального архива).Установлены основные процессы управления документами в СЭД как часть жизненного цикла документа, формулируются общие принципы и требования к СЭД, а также схема классификации и бизнес-организация, которые устанавливают требования кприкладным функциям СЭД, требования к информационному обеспечению СЭД, требования к использованию электронной подписи, поиску и передаче информации и коммуникации, требования к управлению информацией в СЭД, к организации хранения информации в СЭД - к администрации и руководству разрешений СЭД, эксплуатационных требований СЭД, ролевой модели и обучения пользователей.Кроме того, описание состава полей формы ввода (карточки регистрации и контроля документов, карточки классификаторов и каталоги, которые являются частью системы проектирования), обеспечивающих идентификацию и управление различными группами документов на протяжении всего жизненного цикла документа. СЭД определяет функциональное назначение информации о документе, включенной в СЭД. При описании полей регистрационных форм вы можете интегрировать документ в информационную систему архивов организации, затем в информационную систему государственных или муниципальных архивов, если документ подлежит постоянному хранению в соответствующих архивах.Таким образом, электронные документы, занимающие все больше места в составе современных документальных фондов и современных информационных системах и обеспечивающие необходимое качество управления и социальных коммуникаций, постепенно становятся предметом и объектом исследований ученых и специалистов в области документации и архивирования.ЗаключениеТаким образом, можно сделать следующие выводы. С помощью документации информация приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передавая эффекты управления от объекта к субъекту управления и сигнализируя об обратной реакции.В результате документирования информация закрепляется на носителе, приобретает юридическую силу, возможность идентификации, подтверждение ее подлинности. Таким образом, основной формой организации информации в управлении является документ.Современное понимание документа выделяет информационную составляющую документа и его юридическое сопровождение, позволяя идентифицировать документ в процессе его эксплуатации. Включение юридической составляющей в понимание документа дает возможность реализовать концепцию документооборота на всех этапах его жизненного цикла.Информационная поддержка важна для управленческого документа. Нормальные носители данных меняются в рамках технического прогресса. С развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители которых принципиально отличаются от «бумажных» документов.Человек способен воспринимать электронный документ только с помощью специальных технологических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, которая не совпадает с предыдущими представлениями о документе как о жестком и неизменном понятии информации и ее носителя.Список литературыНормативные правовые акты1. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 02.07.2021) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"//Консультант Плюс2. Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ (последняя редакция) //Консультант Плюс3. Постановление Правительства РФ от 07.09.2011 N 751 "О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"//Консультант Плюс4. Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 N 890 (ред. от 28.04.2021) "О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти"//Консультант Плюс5. Приказ Минкомсвязи РФ от 02.09.2011 N 221 "Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 15.11.2011 N 22304) //Консультант Плюс6. "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) //Консультант Плюс7. "ГОСТ Р 52292-2004. Национальный стандарт Российской Федерации. Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения" (утв. и введен в действие Приказом Ростехрегулирования от 29.12.2004 N 135-ст)//Консультант Плюс8. "ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст) //Консультант Плюс9. "ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы" (утв. и введен в действие Приказом Ростехрегулирования от 13.11.2008 N 310-ст) //Консультант Плюс10. "Р 50.1.031-2001. Рекомендации по стандартизации. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Терминологический словарь. Часть 1. Стадии жизненного цикла продукции" (приняты и введены в действие Постановлением Госстандарта России от 02.07.2001 N 256-ст) //Консультант ПлюсНаучная литература11. Асалиев А. М. Основы делопроизводства./ Асалиев А. М. - М.: Инфра-М, 2017. 148 с.12. Быкова Т. А. Делопроизводство./ Быкова Т. А. -М.: ДРОФА, 2017. 368 с.13. Доронина Л. А. Документационное обеспечение управления./ Доронина Л. А. - М.: Юрайт, 2019. - 234 с.14. Казакевич Т. А. Документационное обеспечение управления./ Казакевич Т. А. - М.: Юрайт, 2018. - 178 с.15. Корнеев И. К. Документационное обеспечение управления./ Корнеев И. К. - М.: Юрайт, 2019. - 385 с.16. Шувалова Н. Н. Документационное обеспечение управления./ Шувалова Н. Н. - М.: Юрайт, 2020. - 266 с.Электронные ресурсы17. Коновалова Е.С. Электронный документ в информационном обществе. [Электронный ресурс] – Режим доступа:https://cyberleninka.ru/article/n/elektronnyy(дата обращения 23.07.2021)18. Ларин М.В.Электронные документы: вопросы теории и практики. [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/elektronnye(дата обращения 23.07.2021)19. Суровцева Н.Г.Электронный документ: к проблеме идентификации. [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/elektronnyy(дата обращения 23.07.2021)20. Суровцева Н.Г.Электронный документ как объект документоведения: историографический обзор. [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/elektronnyy(дата обращения 23.07.2021)