Система электронного документооборота,понятие и специфика проблемы использования

Принимая решение о внедрении системы автоматизации, предприятия должны четко представлять сложность этого механизма. Общие рекомендации: сравнивать нужно не отдельные продукты, а решения. Следует обратить внимание на следующие аспекты:
система должна быть простой в установке и конфигурировании;
заранее нужно решить, кто возьмет на себя функции администрирования системы. Обладают ли существующие специалисты требуемой квалификацией или потребуется дополнительное обучение;
как будет осуществляться интеграция нового продукта с базовыми сервисами операционной системы – по защите, спискам пользователей и т.д.;
совместима ли система с другими технологиями обработки документов. На практике не всегда все необходимые функции собраны в одном продукте. Зачастую многие полезные возможности реализованы в продуктах третьих фирм, которые предлагают их в качестве дополнительных компонентов к основной системе;
если планируется развитие системы, то на кого будут возложены эти работы.
Необходимо отметить, что электронные системы документооборота, а в частности использование электронного документа обладает рядом преимуществ по сравнению с бумажным, а именно:
дает возможность применения заранее заготовленных форм документов, в которых не только заранее обозначены основные реквизиты, но и напечатаны стандартные фразы согласно виду документа;
экономия затрат, связанная со считыванием информации, которая содержится в кадровом документе, так как его возможно прочесть непосредственно с монитора, без предварительной распечатки на бумаге;
простота внесения необходимых изменений;
оперативность передачи информации в другую организации. При передаче информации с использованием электронной почты, процесс занимает не более нескольких минут;
возможность передачи документа по электронной почте практически неограниченному количеству адресатов.
СЭД ТЕЗИС является готовым решением с простой схемой лицензирования – нет необходимости покупать дополнительные блоки или модули, вся функциональность для автоматизации классического документооборота заложена в типовом решении:
Контроль исполнительской дисциплины
Автоматизация документооборота
Электронная канцелярия
Дизайнер бизнес-процессов, конструкторы отчетов и нумераторов и другие дополнительные возможности.
В стандартной конфигурации системы предусмотрена возможность гибкой настройки интерфейса и процессов без применения средств программирования.
Полноценная работа в любой точке мира и с любого устройства
В системе реализован полноценный веб-доступ, что позволяет пользоваться всеми функциями СЭД вне зависимости от места расположения пользователя. Для работы в СЭД ТЕЗИС может использоваться любое устройство с выходом в интернет.
Система ТЕЗИС позволяет автоматизировать широкий спектр задач - специфические и уникальные бизнес-процессы, выходящие за рамки документооборота, в том числе в распределенных компаниях с большим числом пользователей.
Легкое масштабирование, за счет архитектуры системы (кластеризация, трехзвенная архитектура)
Высокий уровень отказоустойчивости, даже при работе на распределенных серверах и при большом количестве пользователей,
В основе СЭД ТЕЗИС лежит универсальная платформа уровня предприятия CUBA, позволяющая автоматизировать индивидуальные бизнес-процессы в различных отраслях.
Уникальная технология создания проектов расширения, заложенная в архитектуре системы, дает возможность легко перейти на новую версию системы без отказа от модифицированных функций и модулей
Рассмотрим основные преимущества данной программы. Автоматизацию учета документооборота необходимо внедрять в несколько этапов:
На первом этапе необходимо создать рабочую группу, которая будет вести проект автоматизации документооборота в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Комсомольский-на-Амуре Государственный Университет»;
Получение права на применение программы электронного документооборота СЭД ТЕЗИС в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Комсомольский-на-Амуре Государственный Университет»»;
Проведение информационного обследования, то есть осуществление анализа документооборота в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Комсомольский-на-Амуре Государственный Университет», подготовка отчета, а также рекомендаций, направленных на его оптимизацию;
Конфигурирование системы автоматизации документооборота и делопроизводства, к примеру, заполнение типовых бланков;
Обучение технических специалистов, а также пользователей программы работе с ней;
Передача системы в эксплуатацию в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Комсомольский-на-Амуре Государственный Университет»;
Техническое сопровождение программы.
Есть несколько способов внедрения СЭД ТЕЗИС.
1. Осуществление «пилотного» проекта, когда специализированная профильная программа внедряется на ограниченное количество рабочих мест. Это позволяет оценить эффективность эксплуатации системы на пилотном участке и доработать ее в случае необходимости. Затем осуществляется реализация «полномасштабного» проекта – система устанавливается и настраивается на всех необходимых рабочих местах в организации, включая филиалы.

Рисунок 2. Версия СЭД ТЕЗИС
На рисунке 2 представлена версия СЭД ТЕЗИС
2. Внедрение специализированной профильной программы СЭД ТЕЗИС сразу на всех необходимых рабочих местах. Это позволяет осуществить проект в короткие сроки, получить скорейшую отдачу от внедрения и эксплуатации программного обеспечения.
С использованием ЭП в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Комсомольский-на-Амуре Государственный Университет» работа по схеме «разработка проекта в электронном виде - создание бумажной копии для подписи - пересылка бумажной копии с подписью - рассмотрение бумажной копии - перенос ее в электронном виде на компьютер» уходит в прошлое.
2.2 Оценка эффективности разработанных предложений
Сделаем оценку экономической эффективности внедрения программы СЭД ТЕЗИС в деятельность Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Комсомольский-на-Амуре Государственный Университет», а именно:
Оценим затраты на внедрение проекта и его результата;
Выполним анализ окупаемости проекта.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить расчеты, связанные с экономическим обоснованием оптимизации внутреннего оборота службы делопроизводства Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Комсомольский-на-Амуре Государственный Университет».
Основными задачами внедрения является:
Уменьшение расходов, возникающих в административном секторе Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Комсомольский-на-Амуре Государственный Университет»;
Увеличение количества выполняемой работы сотрудниками отдела делопроизводства Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Комсомольский-на-Амуре Государственный Университет»;
Внедрение согласования между звеньями всей структуры;
Сокращение времени, которое необходимо для согласования документа;
Для достижения поставленной цели и решения возникающих задач необходимо:
Установить программное обеспечение на 1 рабочее место;
Осуществить контроль за процессом внедрения программного обеспечения.
Параметры и стоимость внедряемого мероприятия:
Стоимость программного обеспечения на одно рабочее место составляет 20000 рублей.
Последующие изменения предполагают:
Сокращение двух работников отдела делопроизводства (оплата труда составляет 15000 руб.);
Перевод одного делопроизводителя на новую должность, которая будет иметь отношение к контролю документации в СЭД ТЕЗИС с последующим увеличением заработной платы до 18000 руб.
Рассмотрим более подробно оценку экономии средств. Экономия средств будет производиться за счет бумаги, которая была сэкономлена при внедрении системы кадрового электронного документооборота, а также стоимости рабочего времени, которое сэкономили сотрудники организации. Это расходы являются постоянными, осуществим их подсчет за месяц, для того, чтобы затем оценить сроки окупаемости.
В штате отдела находится 5 сотрудников
зп1 = а1+а2+а3+а4+а5 , (1)
где ∑зп - сумма заработной платы за месяц;
а – оплата труда сотрудника за месяц
Таблица 1 - Основные показатели оплаты труда сотрудников до изменений
Сотрудники Оплата труда, руб./месяц 1 Начальник отдела делопроизводства 45 000 2 Делопроизводитель 1 категории 35 000 3 Секретарь 30 000 4 Делопроизводитель 2 категории 15 000 5 Делопроизводитель 2 категории 15 000
зп1 = 45000 руб. + 35000 руб. + 30000 руб. + 15000 руб. + 15000 руб.
зп1 = 140000 руб.
Таким образом, можно сделать вывод, что ежемесячно из бюджета нашей организации выделяется 140000 рублей для оплаты заработной платы сотрудников отдела делопроизводства.
В случае сокращения двух работников, организация получает экономию фонда оплаты труда в размере 30000 руб./месяц.
Одного сотрудника организации необходимо обучить работе в программе СЭД ТЕЗИС, для этого организации необходимо выделить около 6000 рублей для получения месячной консультации у специалиста по программному обеспечению.
Стоимость установки СЭД ТЕЗИС составляет 20000 руб. Стоит отметить, что при установке продукта предоставляют скидку в 50%. Таким образом, установка программного обеспечения составит 10000 рублей.
∑зп2=b1+ b2+b3 , (2)
где ∑зп - сумма заработной платы за месяц; b - оплата труда сотрудника за месяц.
Таблица 2 - Основные показатели оплаты труда сотрудников после изменений
Сотрудники Оплата труда, руб./месяц, b 1 Начальник отдела 45000 2 Делопроизводитель 1 категории 35000 3 Делопроизводитель 18000
зп2 = 45000 руб. + 35000 руб. + 18000 руб.
зп2 = 98000 руб.
учетом предложенных изменений видим, что в месяц из бюджета организации на оплату труда сотрудников отдела делопроизводства будет выделяться 98000 руб.
Высчитаем общие затраты в месяц с учетом установки программы, обучения специалиста и оплаты труда.
∑затрат = Sпо + Sоб + ∑зп2 , (3)
где ∑затрат - сумма затрат Организации в месяц; Sпо - стоимость программного обеспечения;
зп2 - сумма заработной платы за месяц.
затрат = 10000 руб. + 6000 руб. + 98000 руб.
затрат = 114000 руб.
Таким образом получаем, что общая сумма затрат в первый месяц внедрения программного обеспечения обойдется организации в 114000 руб.
последующим месяцем затраты будут ниже, т.к. обучение специалиста программе рассчитано на 1 месяц.
В = ∑зп1 - ∑затрат , (4)
где В – выгода между работой кадровой службы до и после мероприятий;
зп - сумма заработной платы за месяц;
затрат - сумма затрат Организации в месяц.
= 140000 - 114000
= 26000 руб.
В итоге получаем, что выгода от предложенных предложений составляет 26000 руб. уже с первого месяца внедрения СЭД ТЕЗИС.
Таким образом, стоит отметить, что повысится эффективность рабочего процесса за счет того, что сократится процедура исполнения документов от 3 - 4 дней до 1 дня (или меньше) в зависимости от назначения того или иного документа.
А повысится эта эффективность за счет того, что:
у сотрудников отдела делопроизводства появится интерпретация по исполнению документа;
не будет затрачиваться дополнительное время на ожидание методических указаний;
срок исполнения документов сократится ≈ в 3 раза;
На основании изложенного выше можно выделить основные преимущества внедрения электронного документооборота.
Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников
Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.).
Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.
Исключение несанкционированного доступа
Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, СЭД обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.
Прозрачность бизнес-процессов
Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.
Повышение исполнительской дисциплины
По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, СЭД напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.
Выполнение требований стандартов ISO 9000
Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие.
Преимущества использования СЭД при постановке СМК:
обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;
предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.
Легкость внедрения инноваций и обучения
Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы СЭД можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.
Развитие корпоративной культуры
Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.
Рост конкурентных преимуществ
Внедрение СЭД напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. 
Заключение 
Документ — это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.
Замечательные достижения в развитии вычислительной техники и каналов связи, а также достижения в теории и практике программирования последних лет сделали реальностью переход к безбумажным технологиям.Преимущества электронных документов порождают представления об исчезновении печатных документов в ближайшие годы. Результаты исследований специалистов обнаруживают множество недостатков электронных документов, тем самым, опровергая прогнозы о полной замене печатных документов электронными источниками.
В настоящее время большая часть рабочей переписки осуществляется в электронном виде, путем обмена сообщениями по электронной почте.С такими сообщениями крайне сложно доказать то, что этот электронный документ был создан именно данным работником (даже при установке паролей придется доказывать, что никто, кроме этого конкретного работника, не знал пароль доступа к конкретной электронной почте).Поэтому для придания силы таких документов рекомендуется:
1) оформлять документы в бумажном варианте, заверяя своей подписью, и регистрировать через официальное должностное лицо в компании, отвечающее за регистрацию документа. Можно придать такой переписке юридическую силу, если работник распечатает электронные сообщения, а должностное лицо их зарегистрирует.
2) Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) во внутреннем и внешнем документообороте.
Список использованной литературы

Международный стандарт ИСО 15489-2001 «Информация и документация - управление документацией» (Information and documentation - Records management). М. 2003.
"Конституция Российской Федерации" (принята всенародным голосованием 12.12.1993)//Официальный текст Конституции РФ с внесенными поправками от 21.07.2014 опубликован на Официальном интернет-портале правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 01.08.2014;
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ, "Собрание законодательства РФ", 31.12.2001, N 5, ст. 1210;
Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании", Первоначальный текст документа опубликован в изданиях "Собрание законодательства РФ", 30.12.2002, N 52 (ч. 1), ст. 5140;
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Первоначальный текст документа опубликован в изданиях "Российская газета", N 165, 29.07.2006
Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Первоначальный текст документа опубликован в изданиях "Парламентская газета", N 17, 08-14.04.2011
"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007  «СИБИД. Управление документами. Общие требования». М., 2007.
Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство. Учебник. М.: ДРОФА, 2017. 368 с.
Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. М.: Инфра-М, 2018. 304 с.
Грозова О. С. Делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 127 с.
Ватолина, М. В. Организация и технология документационного обеспечения управления. Учебное пособие / М.В. Ватолина. - М.: Дашков и Ко, Наука-Спектр, 2019. - 320 c.
Дульченко В.С. Этапы развития документоведения как науки // XX Всероссийская студенческая научно-практическая конференция Нижневартовского государственного университета. – Нижневартовск, 2018. – С. 309-312.
Документовед и его профессия. (Учебное пособие) В.П. Егоров, А.В. Слиньков, Е.В. Карпычева М.: 2015 Юридический институт МИИТа. Библиотека ЮИ МГУПС (МИИТ).
Делопроизводство: учебник3-е изд., перераб. и доп. Быков Т.А., Вялова М.А. М.: Инфра-М, 2014
Кабашов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - М.: Флинта, Наука, 2019. - 294 c.
Корнеев И. К. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. М.: Проспект, 2021. 480 с.
Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. - М.: Дашков и К, 2016. - 520 c.
Лузина Т. В. Организация делопроизводства в таможенных органах. М.: Юрайт, 2020. 274 с.
Панасенко, Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Ю.А. Панасенко. - М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 112 c.
Раскин, Д. И. Архивоведение. Учебник / Д.И. Раскин, А.Р. Соколов. - М.: Юрайт, 2019. - 384 c.
Суровцева И.А. Новые правила работы архивов организаций: ожидания и проблемы // Документ. Архив. История. Современность. - 2015. - Т. 15. - С. 355-375.
Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров / И. Н. Кузнецов. — М.: Издательство Юрайт ; ИД Юрайт, 2015. — 576 с.









2