Темы в картинке, любую на выбор, либо любую похожую

Рисунок 17 – Справочник «Номенклатура дел» (список)Рисунок 18 - Справочник «Номенклатура дел» (добавление)На рис.19-20 показана картотека отправителей Рисунок 19 – Картотека отправителей (режим списка)Рисунок 20–Картотека компаний-корреспондентов (режим ввода)На рисунках 23-24приведена картотека специалистов организации.Рисунок 21 – Картотека специалистов организацииРисунок 22–Картотека специалистов (ввод)На рис.25-26 показан режим ввода данных об исходящем документе.Рисунок 23 – Ввод реквизитов исходящего документаРисунок 24 – Список зарегистрированных исходящих документовНа рис.25показан ввод данных о регистрации поступившего документа.Рисунок 25 – Регистрация поступления документаВ режиме регистрации данных поступившего документа предусмотрена возможность добавления электронной копии документа. На рисунке 26 показан отчет о количестве документов по сотрудникам. На рисунке 27показан отчет «Просроченные документы».Отбор:Контрольная дата Меньше "07.12.2021 0:00:00" ИСтатус Равно "В работе"НомерКонтрольная датаОписаниеНаименование отправителяИсполнительФИО00000000629.09.2021Запрос данных отчетностиКомитет по ЖКХДемина Нина Егоровна00000000910.10.2021Предложение по приобретению газового оборудованияООО Газ-СервисДемина Нина Егоровна00000000425.09.2021Предоставление справки о стажеКомитет по техническому кДронов Олег Петрович00000000120.09.2021Заявка на ремонтные работыЛарин Николай МатвеевичИванова Анна Петровна00000000228.05.2021Акты на поставку оборудованияООО Газ-СервисКарева Вера Олеговна00000000325.09.2021Запрос справкиКомитет по ЖКХКарева Вера Олеговна00000000710.10.2021запросКомитет по техническому кУколова Полина Григорьевна00000000828.09.2021Запрос формы 3-ИНФОРМКомитет по ЖКХУколова Полина Григорьевна00000000529.09.2021Запрос информацииПавлова Ирина ГригорьевнаФокин Сергей МатвеевичРисунок 26 - Отчет «Просроченные документы»Параметры:Дата1: 01.09.2021 0:00:00Дата2: 31.12.2021 0:00:00ИсполнительКоличество Демина Нина Егоровна2Дронов Олег Петрович1Иванова Анна Петровна1Карева Вера Олеговна2Уколова Полина Григорьевна3Фокин Сергей Матвеевич1Итого10Рисунок 27 – Отчет «Количество документов по исполнителям»На рисунке 28показана печатная форма отчета по перечню документов, находящихся на исполнении.ДатаИсполнительНомерОписаниеОтправительСостояние отработки20.09.2021 0:00:00Демина Нина Егоровна000000006Запрос данных отчетностиКомитет по ЖКХВ работе30.09.2021 15:58:20Демина Нина Егоровна000000009Предложение по приобретению газового оборудованияООО Газ-СервисВ работе11.09.2021 0:00:00Дронов Олег Петрович000000004Предоставление справки о стажеКомитет по техническому кВ работе10.09.2021 0:00:00Иванова Анна Петровна000000001Заявка на ремонтные работыЛарин Николай МатвеевичВ работе29.09.2021 0:00:00Карева Вера Олеговна000000002Акты на поставку оборудованияООО Газ-СервисВ работе15.09.2021 0:00:00Карева Вера Олеговна000000003Запрос справкиКомитет по ЖКХВ работе30.09.2021 16:01:04Уколова Полина Григорьевна000000007запросКомитет по техническому кВ работе10.09.2021 0:00:00Уколова Полина Григорьевна000000008Запрос формы 3-ИНФОРМКомитет по ЖКХВ работе07.12.2021 15:39:10Уколова Полина Григорьевна000000010О состоянии оборудованияООО Газ-СервисВ работеРисунок 28 - Печатная форма отчета по перечню документов, находящихся на исполненииНа рис.29 показан отчёт по наполняемости номенклатуры дел.Вид номенклатурыКоличество документовЗапросы по персоналу3Запросы по справкам2Отчетность по основной деятельности1Переписка технического отдела4Итого10Рисунок 29 – Отчёт по наполняемости номенклатуры дел3.5. Анализ факторов обеспечения экономического эффектаВ рамках проведения оценки экономического эффекта внедрения системы предполагается проведение сопоставления затрат, связанных с вложениями в создание системы автоматизации документооборота (трудовых, материальных, затрат на приобретение оборудования и лицензий на ПО).Для проведения анализа экономической эффективности внедрения разработанной системы определим перечень процессов, которые автоматизированы посредством внедрения информационной системы управления учётом входящих и исходящих документов. В качестве методики оценки экономического эффекта выбрана методика сравнения внедряемой технологии с используемой в настоящее время. В соответствии с данной методикой производится расчет сокращения трудозатрат на выполнение технологических операций () с учетом периодичности их выполнения в течение года. (1) – общий объем временных затрат на выполнение операций по учету взаимоотношений с клиентами в годовом выражении до внедрения информационной системы;Т - общий объем временных затрат на выполнение операций по учету взаимоотношений с клиентами в годовом выражении при внедрении информационной системыВ денежном выражении величина экономического эффекта () вычисляется по формуле:С0 – величина оплаты труда специалистов, задействованных в выполнении автоматизируемых технологических операций.Полученное значение экономического эффекта в денежном выражении сравнивается с величиной вложений в создание проекта, включающих оплату труда специалистов, участвующих в проекте создания системы управления взаимоотношениями с клиентами. Также учитывается стоимость машинного времени, накладных расходов, оплата электроэнергии. Кроме того, в случае необходимости постоянных вложений, связанных с эксплуатацией системы (например, введения дополнительной ставки администратора базы данных), их сумма вычитается из величины постоянного экономического эффекта:(Z – величина постоянных затрат, связанных с введением системы в эксплуатацию)Далее проводится сопоставление величины полученного эффекта и итогового значения суммы затрат в реализацию системы, рассчитываются параметров денежного потока с учётом дисконтирования.В рамках оценки стоимости реализации проекта определены следующие категории затрат:- оплата труда сотрудников, которые участвуют в реализации проекта;- расходы на запасные части и комплектующие;- расходы на оплату электроэнергии.В таблице 13 приведен расчет сумм оплаты труда специалистов, привлеченных к реализации системы.Таблица - Расчет сумм оплаты труда специалистов, привлеченных к реализации системыДолжностьВеличина оплаты труда специалиста за 1 час., руб.Величина трудозатратВеличина заработной платы, руб.Программист40020581000Специалист архива3508028000Делопроизводитель2308018400Экономист20051000Итого128400Величина вложений, связанных с оплатой труда специалистов, составили 218,4 тыс. руб. С учетом отчислений страховых взносов, тариф которых составляет 30,2%, величина затрат принимает значение:руб.Расчет затрат, связанных с использование компьютерного оборудование, производится через расчёт доли времени разработки системы относительно срока амортизации, составляющего для данной категории оборудования 5 лет.Затраты, связанные с оплатойтарифаэлектроэнергии, составляющего в 6 руб./кВт*ч с учетом 180 часов машинного времени, 0,7кВт полезной мощности используемого оборудования, составят: В рамках реализации системы в качестве накладных расходов использованы материалы, необходимые для печати сопроводительной документации, технических заданий, заявок на настройку ролей пользователей, подсистем. Для хранения эталонных копий программного обеспечения предполагается использование flash-накопителей. Также приобретается тонер-картридж для принтера и канцелярские принадлежности.В таблице 14приведен расчет затрат на приобретение материалов.Таблица - Расчет сумм накладных расходовСтатья расходовЦена ед.КоличествоИтогоРасходные материалы 50021000Бумага для распечатки документации по проекту 2502500Носители информации для записи программных файлов и документации (DVD)5010500Тонер-картридж для принтера300013000Итого5000Общая сумма расходов на реализацию системы составит: S = 167176 + 2000 + 756 + 5000 = 174932 руб.Далее проведена оценка сокращения временных затрат в денежном выражении, достигаемого за счет внедрения системы в эксплуатацию (таблица 15).Таблица - Оценку годового сокращения трудозатрат в денежном выраженииОперацияКоличество операций в годВремя выполнения без автоматизации, мин. Время выполнения при внедрении ИС, мин.Сокращение времени выполнения на 1 операцию, мин.Общеесокращение времени выполнения, мин.Величина экономии в денежном выражении, руб. (с учетом часовой ставки в 300 руб.)Регистрация документа200010281600080000Учет контрагентов30015114420021000Учет сотрудников50004131500075000Учет исходящих документов50003121000050000Формирование сводов 50201193801900Простановка резолюций10001019900045000Мониторинг исполнения6010194502250Итого275150На рисунке 36 приведена диаграмма сокращения временных затрат на выполнение технологических операций, на рис.37– диаграмма сокращения стоимостных затрат.Таким образом, оценка полученного эффекта составляет 275150 руб.Срок окупаемости проекта составит:Выводы по разделуОкупаемость проекта связана с возможностями сокращения времени выполнения операций, связанных с учетом входящих и исходящих документов, учетом резолюций, возможностями обработки информации в рамках полученных данных обратной связи. Срок окупаемости проекта оценивается в 7,6 мес., что является приемлемым результатом в условиях исследуемой компании. ЗаключениеЦелью данной работы было создание информационной системы для автоматизации внутриорганизационного документооборота в условиях ООО «Промсервис». Внедрение информационных технологий в технологию работы с распорядительными документами позволяет повысить исполнительскую дисциплину сотрудников, повысить качество работы с документами, позволяет отслеживать сроки исполнения документов и качество их отработки.В процессе данной работы был проведен анализ бизнес-процессов работы с документами, проведен анализ нормативной базы, регламентирующей вопросы работы с внутренними документами, проведена постановка задач автоматизации. Показано, что внедрение системы автоматизации документооборота позволит оперативно осуществлять поиск по журналам регистрации документов, проводить анализ сроков их исполнения, осуществлять выборки данных по исполнителям и отправителям. Проведен анализ существующих решений в области автоматизации документооборота. Показано, что большая их часть соответствует типовой технологии работы с документами, но не учитывает специфику деятельности ООО «Промсервис». В проектной части работы определен перечень информационных объектов, определены их свойства, установлены связи между ними. Далее проведено построение логической и физической моделей данных, на основе которых проведено проектирование прототипа программного решения в области автоматизации документооборота. Далее проведена оценка экономической эффективности проекта. Факторы экономической эффективности системы связаны с возможностью оперативного получения данных о состоянии отработки документов, мониторинга исполнения управленческих решений и распоряжений руководства. Список использованных источниковВасильев В. П. Автоматизация формирования отчетных данных: учебное пособие / В. П. Васильев. - Краснодар: КубГАУ, 2019. - 119 с. Султанова Э.Р. Электронный документооборот в системе "Электронное правительство»: курс лекций/ Э.Р. Султанова. - Казань: Медицина, 2015. – 94с.Завозкин С. Ю. Информационное обеспечение интеграции информационных систем на основе системы электронного документооборота : монография / С. Ю. Завозкин. - Кемерово: Кемеровский государственный университет, 2015. - 149 с.Задорожнева Ю.В. Автоматизированные базы данных: учебно-методическое пособие / Задорожнева Юлия Владимировна. - Волгоград: Сфера, 2016. - 49 с.Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному: вопросы теории и практики / М.П. Бобылева. - Москва: Термика, 2016. - 359 с.Зиновьева Н. Б. Электронный документ и электронная подпись в организации: учебно-методическое пособие / Н. Б. Зиновьева. - Краснодар: КГИК, 2019. - 123 с.Талипов Н. Г., Катасёв А. С. Математическое и программное обеспечение для распределения заданий в автоматизированных системах электронного документооборота: монография / Н.Г. Талипов, А.С. Катасёв. - Казань: Школа, 2017. - 159 с.Медведев М.А. Разработка информационных систем. Учебное пособие. - М.: Флинта, Изд-во Урал. ун-та, 2017. - 64 с.Пьянкова Н.Г. Системы электронного документооборота: учебное пособие / Н.Г. Пьянкова. - Краснодар: Краснодарский ЦНТИ, 2017. - 102 с.Анохина О. В. Юридическое делопроизводство [Электронный ресурс]: учебно-методическое пособие / О.В. Анохина. - Омск : Изд-во ОмГТУ, 2018. – 147с.Польшакова Н.В., Коломейченко А.С., Яковлев А.С. Информационные системы в экономике: [учебник]. - Москва : Буки Веди, 2016. - 480 с.Дрыгина Ю. А., Бабаян А. Р. Делопроизводство в управлении: учебное пособие / Ю. А. Дрыгина, А. Р. Бабаян. - Ростов-на-Дону: Изд-во ЮРИУ РАНХиГС, 2018. - 257 с.Кузьмина, В.И. Делопроизводство: учебное пособие / И. В. Кузьмина. - Москва : Изд-во Московского гуманитарного университета, 2017. - 127 с.Белобородова Н. А. Документирование управленческой деятельности на платформе 1С: учебное пособие / Н. А.Белобородова. - Ухта: УГТУ, 2016. - 51 с.Яроцкая Л. В. Электронный документооборот в российских и зарубежных компаниях / Л.В. Яроцкая. - Москва: Триумф, 2017. - 116 с.Польшакова Н.В., Коломейченко А.С., Яковлев А.С. Информационные системы в экономике: [учебник]. - Москва : Буки Веди, 2016. - 480 с.Дрыгина Ю. А., Бабаян А. Р. Делопроизводство в управлении: учебное пособие / Ю. А. Дрыгина, А. Р. Бабаян. - Ростов-на-Дону: Изд-во ЮРИУ РАНХиГС, 2018. - 257 с.Попов Б. Н. Администрирование информационных систем: учебное пособие. - Санкт-Петербург: Изд-во ГУМРФ имени адмирала С.О. Макарова, 2018. - 95 с.