Архивное дело: понятие и порядок ведения

Однако внедрение данной системы электронного документооборота обеспечит удобный документооборот, возможность всегда отслеживать все доступные документооборота. Важным преимуществом электронного архива является разграничение прав доступа к документам, постоянное и своевременное обновление информации и увеличение срока хранения документов.  
Также внедрение данной программы позволит сократить объем дошкольных образовательных учреждений в ОАО "Газпром-нефть".
Следует отметить, что практически все проблемы, связанные с архивным хранением документов в ОАО "Газпром-нефть", могут быть решены в результате решения основной проблемы: недостаточной компьютеризации архива ОАО "Газпром-нефть".
Создание электронного архива ОАО "Газпром-нефть", отвечающего всем инновационным требованиям к архивам организаций и обеспечивающего надежность и стабильность хранения информации, быстрый доступ к ней и повышение эффективности работы учреждения.
Для создания электронного архива необходимо обеспечить юридическую силу электронных документов, защитить их целостность и подлинность, использовать электронные подписи и другие криптографические инструменты.
Таким образом, успешная работа организации во многом зависит от уровня технической оснащенности и эффективной автоматизации процессов управления перед лицом растущего объема информации с каждым днем. Автоматизация делопроизводства требует, чтобы современные системы электронного документооборота со всей сложностью инструментов и методов автоматизации управленческой деятельности имели простой и удобный пользовательский интерфейс, позволяющий специалистам по обработке документов выполнять свои функции с помощью ПК без специальной подготовки.  
Полный цикл взаимодействия человека с документальной средой включает в себя не только создание документов, их использование, включая общение с исполнителями и собственное исполнение, но также сохранение документов и информации о них для более поздних целей, возможно, повторного использования В течение установленного срока хранения, организации должны обеспечить не только расчет документов, но и их физическую сохранность и использование. Правила Росархива гласят, что документ должен храниться на том носителе, на котором он был создан. Поэтому нельзя запретить хранение документов на компьютерных носителях.   
Совершенствование электронной системы документооборота и архивного хранения в ОАО "Газпром-нефть" позволит быстрее принимать и передавать управленческие решения.
Недостаточная компьютеризация архива в ОАО "Газпром-нефть" - одна из основных проблем архивного хранения документов.
Создание баз данных для поиска информации, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через сети и телекоммуникационные системы, несомненно, решит ряд проблем и значительно расширит доступ к архивной информации для всех заинтересованных в ней граждан, начнет оказывать услуги публичной формы, включая архивные услуги, чтобы способствовать внедрению электронного документооборота.
Электронный документ - это не только информация о чем-либо, но и информация о самом документе (когда он был создан, когда он был скопирован, когда он был представлен в пользование), без такой «среды» исходной информации нет электронного документа.
Преимущества электронного архива документов по сравнению с бумажным архивом довольно многочисленны и убедительны.
Оперативность в работе с документами: электронный архив позволяет в основном решить проблему доступа в Интернет к документам (точнее, к их электронным изображениям) - поиск нужного документа, его копирование, печать занимает секунды. Эффективность использования документов значительно возрастает за счет простоты электронного архива, например, возможности быстро создавать, а затем анализировать коллекции документов в соответствии с одним критерием для другого, создавать тематические отчеты, сортировать документы по хронологии и т. д.  
Надежность и долговечность: все цифровые документы не портятся со временем, не ухудшают своих пользовательских качеств с течением времени и могут храниться почти постоянно. Кроме того, проблема целостности документации также решается автоматически: не секрет, что бумажные документы иногда бесследно исчезают из-за форс-мажорных обстоятельств, халатности или злого умысла, а при правильной организации хранения электронных документов - удаления, подделки или несанкционированного доступа. модификация невозможна.  
Многопользовательский режим: несколько пользователей могут одновременно работать с одними и теми же документами для любой структуры и типа локальной сети предприятия, что абсолютно недоступно при использовании бумажного архива, в котором в определенный момент времени доступен только каждый документ одному пользователю. 
Удаленный доступ: предоставление удаленного доступа к документам сотрудников территориально распределенных отделов (удаленных отделов) с авторизацией и разграничением прав доступа, что невозможно в бумажном архиве, естественно в электронном архиве.  
У электронного архива есть еще одно преимущество, вполне физическое. Это уменьшение квадратных метров архивного помещения. При организации электронного архива нужен только один системный блок. Поэтому есть вероятность, что затраты на организацию цифрового пространства окупятся за несколько месяцев.    
Массовое сканирование документов. Документация переводится в электронный вид с помощью онлайн (массового) сканирования. В результате создаются точные электронные копии (электронные изображения) документов со всеми реквизитами (разрешениями, визами, подписями, штампами и т. д.). 
Для сканирования документов необходимо использовать высокоскоростные сканеры, которые дадут возможность сканировать несколько сотен страниц в минуту.
Они умеют переводить десятки тысяч конвертирующих листов в электронный вид и работать с проблемными документами (уничтоженными, поврежденными, с недостаточной контрастностью).      
Кроме того, электронные документы индексируются в соответствии с различными полями информации (например, тип документа, заголовок, номер дела, дата создания и т. д.). При необходимости электронная форма может быть подвергнута дальнейшей обработке: распознаются тексты, а графики (рисунки, схемы и т. д.)
Пополнение электронного архива. После преобразования документов в электронный вид они вводятся в электронный архив. Главное требование к любому электронному архиву - обеспечение безопасности документов. Важным качеством архива также является безопасность данных: профессиональная система архивирования обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с политикой безопасности. 
Но тут есть еще одна проблема - срок годности современных электронных носителей составляет от 10 до 40 лет. Если электронный носитель уничтожается, информация на этом электронном носителе также уничтожается. Часто бывает необходимо передать такую ​​информацию от перевозчика к перевозчику. А это уже дорогостоящая процедура. Причем передача от носителя к носителю должна осуществляться абсолютно прозрачно, с сохранением исходных свойств передаваемой информации, ничего не должно быть потеряно.    
В настоящее время единственным приемлемым средством для записи компьютерных архивных документов можно считать не- перезаписываемых оптических дисков (документы не могут быть изменены). Оптические диски и другие вычислительные инструменты большой емкости все чаще используются в организациях в качестве рабочих копий для повседневного использования, в то время как бумажные оригиналы хранятся в архивах.    
При использовании автоматизированной системы эффект внедрения делится на две части: прямой эффект от внедрения системы (экономический эффект), связанный с экономией материалов, рабочего времени сотрудников и т. д. и косвенный эффект, связанный с выгодами для функционирования. организации. (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины и др.).
Схема расчета стоимости. Предположим, у вас есть организация с N сотрудниками. Сначала давайте посчитаем все затраты на внедрение системы.  Введем некоторые предположения и примечания и проведем простейшие вычисления.     
Стоимость L - лицензия на ПО. Обычно эта цифра находится в диапазоне от 150 до 800 долларов и зависит в основном от количества приобретенных лицензий, то есть количества рабочих мест в СЭД (системе электронного документооборота).   
Стоимость H - дополнительное оборудование, необходимое для внедрения СЭД (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.). Размер, в большинстве случаев, по существу, пропорциональных N . Такая пропорциональность соблюдается, если не требуется закупка дорогостоящего специализированного оборудования, например промышленных сканеров или больших роботизированных библиотек для электронного архива. Соотношение сторон, очевидно, зависит от текущего уровня оборудования. Предположим, что до начала работы у сотрудников в современных условиях стоит около 1500 долларов на устройство (при условии, что стоимость оборудования находится в среднем ценовом диапазоне). Коэффициент сборки может составлять от 10 до 40%, для большинства организаций этот показатель чуть выше.         
Стоимость труда при внедрении системы V. Эта величина не пропорциональна размеру организации, но, конечно, находится в определенной зависимости от нее. Стоимость внедрения в основном зависит от того, как будет организована реализация, чьими силами она будет осуществляться, в скольких этапах. Для определенности можно предположить, что стоимость внедрения равна следующему значению:  
= M * W + M * W * F (N)
где: M - количество человек в месяц, необходимое для выполнения работ по внедрению (обычно от 4 до 6 человек), W - средняя стоимость 1 месяца работы (включая работу по разработке приложений, создание проекта внедрения, обновление программного обеспечения, установку и обучение), F - размерной характеристики организации, служит «поправкой», позволяющей учесть сложность и стоимость проблемы, обусловленную размером организации. 
Схема оценки прямого (экономического) эффекта.
Оценка прямой экономии затрат включает не только стоимость бумаги, сэкономленную благодаря внедрению такой системы, но также и стоимость времени, сэкономленного сотрудниками. Это фиксированные затраты, поэтому вы можете рассчитать ежемесячные затраты, чтобы затем оценить период окупаемости. 
Если P - стоимость листа бумаги с распечатанной информацией (копировальный аппарат, печать), то ежемесячная стоимость бумаги будет 21 * 25 * P * N.
Ценность сэкономленного времени оценить еще труднее. В первую очередь он состоит из следующих факторов:  
экономия усилий за счет повторного использования существующих документов;
экономия времени на поиск необходимых документов за счет организации хранения документов и эффективных средств поиска информации.
В зависимости от списка согласования, документ может рассматриваться от трех дней до месяца и более. Любая задержка в исполнении только увеличивает этот период. Контроль за просрочками исполнения отдельных документов невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности. 
При применении СЭД документы передаются на следующий этап сразу после выполнения. С учетом этого документ, который обычно выполняется не менее трех дней, может быть оформлен за один или два дня, а время выполнения документов, проходящих многоэтапное согласование и согласование, может быть сокращено в несколько раз. Для расходов на S-сотрудника экономия может достигать значительных величин. Но это можно проверить только на практике. Другими словами, это еще одна экономия рабочего времени на 10-30%.       
Действие информации от внедрения системы дошкольного образовательного учреждения связано с ускорением прохождения документов и оказания услуг, своевременным и оперативным принятием решений в тех случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документ. Значительно ускорены процессы коллективной работы с документами. 
Несмотря на упомянутые выше проблемы внедрения, СЭД используются все более и более точно, потому что их эффект измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации, это возможность более эффективно решать проблемы государство, реализовать возможность оперативного взаимодействия с разными субъектами и между ведомствами. В зависимости от внедрения таких систем государственное управление станет более прозрачным, информативным и эффективным.  
Таким образом, основным направлением совершенствования хранения документов в ОАО "Газпром-нефть" является создание электронного архива документов, который не только решит вопрос отсутствия пространство для хранения документов, но также обеспечивает быстрый и удобный доступ к информации. 
Но для этого необходимо решить основные задачи: создать правильные материально-технические условия для работы, а также увеличить количество специалистов, выполняющих работы по ведению архива организации, повысить свою квалификацию и умения в система электронного документооборота и организационный архив. 




Заключение
По результатам проделанной работы можно сделать ряд выводов.
1. Архивное дело, такое как деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в области организации хранения, приобретения, учета и использования документов из Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предлагает возможность использовать исторический опыт для принятия управленческих решений, определения политических, экономических, социальных и других приоритетов, формирования прогнозов и программ развития общества и государства.
2. Сопровождение управленческой документации, вопросы организации системы архивного хранения документов в Российской Федерации регулируются действующими нормативными и методическими документами, важнейшими из которых являются Конституция Российской Федерации, федеральные законы, типовые инструкции и положения, ГОСТы.
В этой курсовой работе мы рассмотрели организацию архивного хранения документов в ОАО "Газпром-нефть".
Как показывает история развития архивного дела и, в частности, организации работы по архивному хранению документов в ОАО "Газпром-нефть", процесс работы с документами находится в постоянном постоянном развитии. При этом каждая организация, фирма, предприятие, учреждение вносит свой вклад в это развитие, так как только практическая деятельность в этом направлении может определить правильные пути совершенствования системы архивного хранения документов. На примере ОАО "Газпром-нефть" проанализирована организация хранения архивных документов. В данной работе было отмечено, что организация архива ОАО "Газпром-нефть" основана на требованиях федеральных законов, ГОСТов, которые касаются архивной сохранности. Состав необходимой документации для деятельности учреждения определяется его компетенцией и функциями.     
Документирование организационной деятельности также регулируется национальными нормативно-методическими документами по организации архива, разработанными Федеральной архивной службой России. Важную роль в организации работы с документами в любой организации играет комплекс нормативно-методических документов, разрабатываемых самой организацией. 
Эффективность работы ОАО «Газпром-нефть» напрямую зависит от своевременности и правильности управленческого решения, которое основывается на информации, содержащейся в официальных документах, поэтому руководство учреждения строго следит за соблюдением правил документирования управленческой деятельности.
 В ходе работы над курсовой работой был проведен анализ системы архивного хранения в ОАО "Газпром-нефть", который позволил выявить проблемы в данной сфере управления организацией, в дальнейшем у нас есть предлагаемые способы их решения. 
Одной из проблем в организации делопроизводства в ОАО "Газпром-нефть" является увеличение количества документов, обрабатываемых каждый год, что приводит к возможной нехватке места для хранения, нехватке человеческих ресурсов.
Основным условием успешной организации архивного хранения является создание электронного архива, отвечающего всем инновационным требованиям к архивам организаций и обеспечивающего надежность и стабильность хранения информации, быстрый доступ к ней и повышение эффективности работы ОАО "Газпром-нефть". 
В целом существующая система архивного хранения в ОАО "Газпром-нефть" не противоречит основным требованиям и использование новых технологий, несомненно, будет способствовать рациональному функционированию этого учреждения.
 
Список использованной литературы
Конституция Российской Федерации: офиц. текст. – М.: Маркетинг, 2001. - 39 с.
Федеральный закон Российский Федерации от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Консультант Плюс [электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru
Приказ Минкультуры РФ от 31.03.2015 №526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. [Текст]\\ Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. – М., ПрофОбрИздат, 2015. – 271с.
Архивоведение: Учебник для нач. Проф. Образования: Учебное пособие для сред. проф. образования /Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бугрова; Под. Ред. В.П. Козлова. - М.: ПрофОбрИздат, 2016. - 272 с.
Афанасьева Л.П. Проблемы и перспективы нормативно-правового регулирования экспертизы ценности документов на современном этапе / Л.П. Афанасьева, Н.А. Муравьева // Вестник ВНИИДАД. – 2019. – № 6. – С. 31-44.
Горбунова А.А. Освещение темы экспертизы ценности документов в журнале «Делопроизводство» // Вестник Томского государственного университета. История. – 2016. – № 3 (41). – С. 139-142. 
Крайская З. В. Архивоведение: Учебник для начального профессионального образования [Текст] / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М., 2015. – 356 с.
Мельникова И.С. Нормативная база проведения экспертизы ценности документов в вузе // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. – 2018. – № 11. – С. 184-188.
Привалов, В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие [Текст] / В. Ф. Привалов - Росархив, ВНИИДАД. – М., 2015. – 212 с.
Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов: учеб. пособие для вузов [Текст] / Ж.Ф. Сергазин – М., 2015. – 321 с.
Попова Е.Н. Современные технологии и техническое обеспечение сохранности архивных документов [Текст]/ Е. Н. Попова // Делопроизводство, 2015. - № 3. - С.103-109.
Нижник В.А. Архивная опись как информационный и учетный документ архивных учреждений // Материалы научной сессии : сб. материалов Науч. сессии / редкол.: Н.Л. Шамне (отв. ред.) [и др.]. – Калининград, 2017. – С. 125-127.
Рогожин, М. Справочник по делопроизводству / М. Рогожин. - Санкт-Петербург [и др.] : Питер, Питер Пресс, 2018. – 154 с.
Теория и практика архивного дела в СССР./ Под ред. Ф.И. Долгих, К.И. Рудельсон, М., 1980.
Сайт «Архивы России». [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.rusarhives.ru/methodics/saint/shtml
Сайт «ВНИИДАД» [Электронный ресурс]. – Режим доступа http://www.vniidad.ru/
Сайт «Архивный комитет» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.gov.spb.ru/gov/admin/otrasl/archiv_kom








Учебник писаря / М. И. Хенкин, С. П. Барабанов, Н. Н. Цирульников [ и др.]. ( 198 с.
Секретарь учреждения / Л. Н. Качалина, Д. И. Сольский, Б. Г. Давыдов [и др.]. - 3-е изд., доп. и перераб. - М. : Экономика, 1983. - 95 с.
Илюшенко М. П. История делопроизводства в дореволюционной России. М., 1993. С. 15.
Летопись, С. 94
Ларин М.,В. Современные системы документационного обеспечения управления: учеб. пособие. - М., 1982. - 100 с.
Попова Е.Н. Современные технологии и техническое обеспечение сохранности архивных документов [Текст]/ Е. Н. Попова // Делопроизводство, 2015. - № 3. - С.103-109.
Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. [Текст]\\ Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. – М., ПрофОбрИздат, 2015. – 271с.
Архивоведение: Учебник для нач. Проф. Образования: Учебное пособие для сред. проф. образования /Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бугрова; Под. Ред. В.П. Козлова. - М.: ПрофОбрИздат, 2016. - 272 с.
Попова Е.Н. Современные технологии и техническое обеспечение сохранности архивных документов [Текст]/ Е. Н. Попова // Делопроизводство, 2015. - № 3. - С.103-109.
Попова Е.Н. Современные технологии и техническое обеспечение сохранности архивных документов [Текст]/ Е. Н. Попова // Делопроизводство, 2015. - № 3. - С.103-109.
Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. [Текст]\\ Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. – М., ПрофОбрИздат, 2015. – 271с.
Попова Е.Н. Современные технологии и техническое обеспечение сохранности архивных документов [Текст]/ Е. Н. Попова // Делопроизводство, 2015. - № 3. - С.103-109.
Попова Е.Н. Современные технологии и техническое обеспечение сохранности архивных документов [Текст]/ Е. Н. Попова // Делопроизводство, 2015. - № 3. - С.103-109.
Попова Е.Н. Современные технологии и техническое обеспечение сохранности архивных документов [Текст]/ Е. Н. Попова // Делопроизводство, 2015. - № 3. - С.103-109.










2