Система документации органов ЗАГС в Российской Федерации

На отделы возлагаются следующие задачи и функции, табл.2.1.Таблица 2.1. Основные задачи и функции ЗАГС г. Екатеринбург.На текущий период и перспективу, основной целью деятельности отделов ЗАГС города Екатеринбург является улучшение качества и доступности предоставления услуг по государственной регистрации актов гражданского состояния, повышение правовой культуры. Достижение цели в отчетном периоде осуществлялось решением следующих тактических задач, табл.2.2.Таким образом, в 80% случаев сотрудники отделов ЗАГС лишь констатируют факт расторжения брака супругов, обратившихся с вступившим в законную силу решением суда. С парами, не имеющими общих несовершеннолетних детей и подавшими совместное заявление о расторжении брака, руководителями территориальных отделов ЗАГС проводятся беседы о возможности сохранения семьи.Особенности системы документации ЗАГС г. Екатеринбург. С 2011 году Управлением ЗАГС Пензенской области был разработан Порядок предоставления электронных услуг с использованием автоматизированной системы, действующей в органах, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Свердловской области и города Екатеринбург, и действующего единого Портала государственных и муниципальных услуг Свердловской области. Порядок согласован Управлением информатизации города Екатеринбург и, в соответствии с порядком, для граждан была реализована возможность подачи заявления в электронном виде в отделы ЗАГС города Екатеринбург на государственную регистрацию заключения брака, на государственную регистрацию рождения, на получение повторного документа, подтверждающего факт государственной регистрации акта гражданского состояния. За 2019 год в электронный вид переведено 613 187 актовых записей архивного фонда. Доля актовых записей, введенных в электронную базу данных, составила 58,6% от общего количества актовых записей на бумажном носителе. Возможность направить заявку на заключение брака в электронном виде значительно сократила очереди при подаче заявлений о заключении брака в период, наиболее востребованный гражданами. В 2017 году в рамках реализации установленных полномочий деятельность отделов ЗАГС города Екатеринбург направлена на достижение следующей цели: улучшение качества и доступности предоставления услуг по государственной регистрации актов гражданского состояния, повышение правовой культуры. Достижение этой цели будет осуществляться решением следующих тактических задач: Пропаганда привлекательности зарегистрированного брака, сохранение семейных ценностей, развитие духовных, нравственных традиций. Формирование единой электронной базы актовых записей гражданского состояния, произведенных на территории города Екатеринбург. Согласно Постановлению Правительства Свердловской области «Развитие деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния Свердловской области до 2024 года», основными количественными показателями в решении данной задачи является доля браков, зарегистрированных в торжественной обстановке, от общего количества зарегистрированных браков. Решение второй задачи обеспечит оперативность поиска сведений о регистрации записей актов гражданского состояния, упростит процедуры обмена информацией с органами ЗАГС и соответствующими информационными системами федеральных органов исполнительной власти. Ориентиром при выполнении данной задачи является создание электронного архива записей актов гражданского состояния в полном объеме за весь период деятельности отделов ЗАГС города Екатеринбург в пределах сохранности архивов. Управлением ЗАГС города Екатеринбург бюджетные средства в течение 2017 года расходовались в соответствии с мероприятиями, обеспечивающими решение поставленных целей, задач и утвержденных показателей деятельности. ЗАГСЫСвердловской области первыми в России внесли архивные документы в единую электронную систему. Для населения это очевидный плюс: теперь жители смогут получить справки из загса в течение одного дня и в любом отделении.Жители региона смогут получить повторные свидетельства или справки из архивов по месту обращения. Сейчас люди могут обращаться в то отделение, которое им удобно.Реестр объединил в себе все записи актов гражданского состояния Свердловской области с 1926 года. А в списке — почти 17 миллионов записей.Внести все архивные документы загсов России в единую электронную систему несколько лет назад распорядился президент Владимир Путин. Первый этап этого проекта стартовал 1 октября 2018 года, когда все органы ЗАГС России перешли на единый реестр записей актов гражданского состояния. Второй этап — конвертация или наполняемость реестра — шел до настоящего времени.Документационная деятельность регулируется как федеральными, так и ведомственными нормативно-правовыми актами. К первой группе относится ФЗ «Об актах гражданского состояния», в нем определяются те органы, которые могут производить регистрацию актов гражданского состояния, порядок регистрации, формирование актовых книг, внесение в них изменений и исправлений, восстановление и аннулирование записей, а также сроки и порядок хранения актовых книг. Другим документом этой группы является Административный регламент предоставления государственной услуги органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории РФ, цель которого в первую очередь, повысить качество и доступность результатов предоставления услуг. Организационная структура позволяет эффективно отслеживать работу каждого из отделов. Во главе стоит руководитель, непосредственно которому подчиняется его заместитель и территориальные отделы в муниципальных образованиях, которых насчитывается 61 отдел. Другие пять отделов: отдел договорной работы и материального - технического обеспечения, отдел правовой и методической помощи, архивный отдел, отдел государственной службы, кадров и документационного обеспечения управления, отдел бухгалтерского учета, отчетности непосредственно подчиняются заместителю руководителя.Работы, связанные с документооборотом осуществляет отдел государственной службы, кадров и ДОУ. Структура отдела выстроена следующим образом: начальник отдела, заведующий сектором документационного оборота, три специалиста. Такая иерархия позволяет наилучшим образом распределить обязанности между сотрудниками. Так, каждый из специалистов имеет свои обязанности: главный специалист по кадрам ведет всю кадровую работу: оформление трудовых книжек, составление штатного расписания, составление проектов приказов и передача их на утверждение, а также другие виды работ, предусмотренные его должностной инструкцией. Другие два специалиста распределяют свои обязанности по структурным подразделениям: один занимается документацией отдела договорной работы и материально - технического обеспечения, отдела правовой и методической помощи, другой - отдел бухгалтерского учета, отчетности, а также выполняет работу по обращениям граждан.Документопоток включает в себя входящие, исходящие и внутренние документы. Схемы движения по группам документов выглядят следующим образом, рис.2.2В ЗАГС г. Екатеринбург налажена работа с обращениями граждан, регулируемая как основными нормативными актами, о которых говорилось ранее, так и ФЗ № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан». Каждый гражданин, желающий отправить запрос, может сделать это двумя способами: либо передать свое обращение лично на бумажном носителе, либо направить его через электронную форму на сайте ЗАГС, обозначив желаемый метод получения ответа: письменно или на электронную почту.Делопроизводство в Агентстве имеет некоторые особенности:Во-первых, отсутствие электронного документооборота. Несмотря на то, что в агентстве уже установлена программа Lotus notes, ставшая основной в электронном обороте среди государственных организаций, работает она только в области регистрации и поиска документов. С точки зрения документационного менеджмента, отсутствие четко слаженной работы в данной системе, замедляет порядок прохождения документов как внутри, так и вне организации.Во-вторых, наличие франкировальной машины. Данная машина позволяет организации не закупать марки, а наносить на письменную корреспонденцию государственные знаки почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации, что значительно ускоряет процесс подготовки документа к отправке.В-третьих, прием по вопросам регистрации акта о смерти, и непосредственно регистрация проводится за пределами отделов ЗАГС. В Красноярске регистрация актов о смерти происходит не в территориальных отделах. Специалисты расположены в двух точках: МФЦ и в помещении МП «Ритуал». документационный менеджмент персоналЧто касается сроков хранения документов, то они обозначены в номенклатуре дел ЗАГС: первые 10 лет все документы хранятся в отделах, далее часть документов подлежат уничтожению, другая - длительного и постоянного хранения подлежит передаче в архив по правилам, определенным в ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».Таким образом, записи актов гражданского состояния в настоящий момент нельзя назвать организацией с хорошо налаженной системой делопроизводства. Главной проблемой организации делопроизводства в ЗАГС является отсутствие четко слаженной системы электронного документооборота: наличие большого количества документов на бумажном носителе значительно замедляет процесс их обработки, поиска и исполнения. К сожалению, самостоятельно решить данную проблему ЗАГС не может, так как настройка данной программы требует определенного финансирования, которого в настоящее время нет. В перспективе, если в ближайшие 3-5 лет программа Lotus notes будет работать в полном режиме, то организацию можно будет назвать организацией с хорошим документационным менеджментом.ЗАКЛЮЧЕНИЕВ настоящее время систему ЗАГС нельзя назвать совершенной, потому что если исходить из этой проблемы, то не учитываются интересы людей, отсутствует заинтересованность вышестоящих органов в получении полной, точной и своевременной информации из реестра. офис. А этого быть не должно, не должно быть и речи о несвоевременной регистрации смертей или рождений, браков или разводов, а с этим и о ряде других не менее серьезных проблем в наше время, таких как, например. несовместимость со стандартами хранения архивных данных, потеря традиций русского народа.Из этого следует, что лишение в правах органов ЗАГС органов местного самоуправления никоим образом не отвечало интересам граждан.Из анализа ситуации можно определить наиболее чувствительные моменты, которые могут привести к нежелательному развитию событий и из-за которых уже возникли вышеперечисленные проблемы.При анализе ситуации главное - указать на центральную проблему, на которую в первую очередь следует обратить внимание. Это задача диагностики текущей ситуации.Основной проблемой при организации делопроизводства в ЗАГС является отсутствие отлаженной системы электронного документооборота: наличие большого количества бумажных документов значительно замедляет процесс их обработки, поиска и оформления. К сожалению, самостоятельно загс не может решить эту проблему, так как для создания такой программы требуются определенные финансовые ресурсы, которых на данный момент нет.СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫФедеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 02.05.2006 N 59-ФЗ (последняя редакция) от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ.Федеральный закон от 15.11.1997 N 143-ФЗ (ред. от 02.07.2021) "Об актах гражданского состояния".Административный регламент предоставления государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Российской Федерации, утв. приказом Минюста РФ от 29 ноября 2011 г. N 412.Постановление Правительства РФ "Об утверждении форм бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния" от 06 июля 1998 г. №709.Постановление Правительства Свердловской области «Развитие деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния Свердловской области до 2024 года».Постановление Правительства Свердловской области от 21.12.2005 N 1102-ПП "Об организации деятельности органов записи актов гражданского состояния Свердловской области".Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации // Собрание Законодательства Российской Федерации. 2014г. №46.Ст. 4532.Положение о территориальных отделах ЗАГС Свердловской области [Электронный ресурс] Режим доступа: https://zags.midural.ru/article/show/id/213 (дата обращения:01.12.2021).Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. М.: Инфра-М, 2018. 304 с.Иванова А.Ю., Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. Учебник и практикум / отв. ред. Шувалова Н.Н. М.: Юрайт. 2017. 376 с.Зайцева, Е. В. Делопроизводство и документооборот в системе государственного и муниципального управления : учеб.-метод. пособие / Е. В. Зайцева, Н. В. Гончарова ; М-во образования и науки Рос. Федерации, Урал. федер. ун-т. — Екатеринбург : Изд-во Урал. ун-та, 2017. — 178 с.Пашков Е. П. Методические рекомендации по регистрации актов гражданского состояния. Петрозаводск.: Инфра, 2012. - 190с. Пиляева В.В.Гражданское право: Части общая и особенная. М.: Кнорус, 2012. - 543с. Спектор Е. И. Развитие административного законодательства о государственной регистрации. М.: Кнорус, 2013. - 320с.Хохлова С.М. Граждане как субъекты гражданского права: Лекции МГУ.- М.: Издательство МГУ, 2007.Шувалова Н. Н. Основы делопроизводства. Язык служебного документа. М.: Юрайт, 2020. 429 с.Эрделевский, А.М. Постатейный научно-практический комментарий Семейного кодекса Российской Федерации. Агентство (ЗАО) "Библиотечка РГ", М., 2013 - С. 271.