Законодательная и нормативная регламентация документирования в дореволюционной России

Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Официальные документы могли удостоверяться печатью. В этот период применялись две государственные печати – большая и малая. В XVII в. существовал печатный приказ, ведавший приложением печати.Формуляр документов периода приказного делопроизводства представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зависимости от вида документа они располагались в строго определенной последовательности. Расположение реквизитов и словесные формулировки служат критерием определения вида документа. Иногда в самом тексте документа называли его вид:«Как сия грамота к вам придет...», «Царь государь указал» а бояре приговорили...»Сложившиеся правила составления и оформления документов, придававшие им устойчивую форму, привели к появлению «образцовых книг», включавших образцы некоторых видов документов.В приказах сложились определенные традицией правила формирования документов в дела: документы склеивались в столбцы, в которых отражалось последовательное «производство» по конкретному вопросу. Такие столбцы начинались инициативным документом (челобитной, памятью и т.д.), за которым следовали, как правило, в хронологическом порядке другие документы, возникшие в ходе рассмотрения данного дела (распросные речи, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представлявшие собой комплексы документов, подклеенных без какой-либо системы, по мере их накопления. Таким образом, при формировании документов в дела, так же как в процессе документирования, применялась «столбцовая техника делопроизводства».Наряду со столбцовой техникой делопроизводства в приказах зародилась и применялась книжная форма делопроизводства. Например, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради (рис. 3).Рис. 3 КнигаВ делопроизводстве приказов зарождается организация архивов. Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов.Главная особенность делопроизводства приказов заключалась в том, что его организация в своей основе не регулировалась законодательством, а основывалась на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. Грамоты, носившие частноправовой характер оформлялись строго с соблюдением формуляра, который, как правило, был более компактным по сравнению с формуляром публично-правовых актов и состоял из нескольких клаузул. Например, формуляр купчей грамоты состоял из 4 клаузул: первая начиналась со слов «се яз. купил есми» и включала, кроме указанной диспозитивной формулы, еще и имена контрагентов, описание объекта сделки; вторая клаузула, начиналась со слов «а дал», включала сумму, уплаченную покупателем продавцу; в третьей клаузуле закреплялись права покупателя и его потомков на неограниченное распоряжение предметом купли-продажи и устанавливались обязательства продавцов охранять права покупателя; четвертая клаузула – удостоверительная, в ней закреплялись имена послухов, присутствовавших при оформлении грамоты: имена присутствовавших «на заводе» земли, имя лица, стоявшего у печати, имя лица, который «заводил» землю, т.е. указывал ее границы, вводил покупателя в права владения при свидетелях, имя писца грамоты.Тексты частноправовых актов были близки по форме и отчасти по содержанию. В диспозитивной части обязательно назывались субъекты правоотношения, его объект и содержание. Немаловажное значение имела удостоверительная статья грамот, в которой перечислялись свидетели (послухи) сделки, писец, подписи (signature), дата (datum), замечание о печати (corroboratio).Таким образом, формуляр правовых актов XVII в. был более или менее стабилен. Он состоял, как правило, из шаблонов, расставленных в определенном порядке.Применение формулярного анализа при изучении правовой природы русских грамот того времени позволяет определить их видовую принадлежность, рассмотреть структуру и извлечь из них информацию, установить порядок, время и место создания.Кроме того, изучение формуляра правовых документов позволяет исследовать их комплексно, не отделяя отдельные клаузулы друг от друга. Вместе с тем нужно понимать, что большинство актов содержало, кроме типовых, и собственные, уникальные формулы, которые больше нигде не встречались, что обусловлено тем, что каждый правовой документ имеет свои условия возникновения и отражает разные грани эволюции правового положения различных социальных групп, их отношения между собой, между государством и обществом.Таким образом, виды документов подразделялись по назначению и сфере деятельности и развивались одновременно с усложнением государственного аппарата и аппарата управления. Для правильного оформления составлялись образцовые книги и формуляры документов.2.2. Технология работы с документамиРассмотрим технологию работы с документами. Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы: - поступление документа на рассмотрение; - подготовка дела к «докладу»; - рассмотрение и решение дела; - оформление документа, содержащего решение.Сношения приказов с городами до учреждения почты в 1666 г. осуществлялись с помощью нарочных. Исходящие документы, как и входящие нигде не регистрировались.Были определены функции служилых людей. Своеобразными должностными инструкциями того времени были присяги (крестоприводные записи), наказные памяти и особые грамоты.В них закреплялись должностные обязанности, в т.ч. в сфере делопроизводства. Данные документы различались в зависимости от учреждения. В них закреплялся круг обязанностей служащих.Служилый человек мог решать судебные, административные и финансовые вопросы.Думные дьяки выступали с докладами в Боярской думе о делах приказов, формулировали и записывали царские указы и приговоры Думы, подписывали и другие законодательные акты, объявляли о повышении в чинах, оглашали приговоры. Наиболее четкая система делопроизводства в XVI-XVII вв. сложилась в центральных учреждениях – приказах, поэтому делопроизводство этого периода называют приказным.В приказах думные дьяки санкционировали пересылку денег, выдачу жалованья.Приказные дьяки занимались подготовкой решений по судебным и административным вопросам, контролировали деятельность подьячих, подписывали приходно-расходную документацию, проверяли исходящие документы, «приписывали» грамоты, памяти и отписки, ставили на документы пометы, фиксировавшие решения по ним судейских коллегии.Наиболее четкая система делопроизводства в XVI-XVII вв. сложилась в центральных учреждениях – приказах, поэтому делопроизводство этого периода называют приказным.Подьячие «с приписью» имели право подписи исходящих документов. Остальные «старые» подьячие распределяли работу между подчиненными подьячими, проверяли выполненную работу, составляли черновики согласно помете дьяка, делали выписки из дел для докладов судейским коллегиям или Боярской думе, вели приходно-расходные книги, заведовали архивом.«Средние» подьячие (подьячие «со справой») подписывали документы, вели книги приказов (запасные и др.). «Молодые» подьячие («пищики») переписывали документы.Таким образом была образована иерархия учреждений централизованного государства: Боярская дума, приказы, воеводские избы. Появились государственные служащие служилые люди – чиновники, которые подчинялись верховной власти и были зависимы от нее.Дьяки и подьячие – это исполнители правительственных решений. Они имели власть для разрешения различных вопросов. Часто это становилось причиной служебных злоупотреблений и вызывало взяточничество, коррупцию, бюрократизм и волокиту. Первоначально архивные дела хранились в приказах вместе с текущим делопроизводством, затем перешли к отдельному хранению архивов. После пожара 1626г. приказные архивы располагались в специально оборудованных помещениях в здании приказов в Кремле. Документы поступали из приказов в единое хранилище и размещались в:сундуках,ящиках, коробках, шкафах по отдельным приказам. Отдельно хранили документы руководящего и справочного характера общеприказного значения. На особо ценные заводились копийные книги. На архивные дела составлялись описи. В них указывались место хранения документа, его род, содержание, в ряде случаев помещались его аннотация, дата, физическое состояние. Научно-справочный аппарат был представлен азбуками, азбуками по алфавиту, главами – внутренними описями дел. Таким образом, система приказного делопроизводства имела как достоинства, так и недостатки. Достоинством стало появление различных форм документов. Недостатком ее являлась запутанность.При поступлении документа, на нем проставлялась дата. Если нужно дьяк делал помету «выписать» (навести справку). Фактически это означало начало рассмотрения дела. После этого документ отправлялся в стол или повытье, где дьяком или старшим подъячим производилась подготовка дела к докладу (подбирался материал по делу, составлялся проект ответного документа (решения по делу) и т.д.). Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса - думным дьякам. В результате после вынесения решения дьяк «чернил» подготовленный документ, т.е. исправлял его, младший подьячий переписывал набело, подьячий «справлял», т.е. сверял беловик с черновиком, удостоверял («справлял») его своей подписью - «справой», которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юридической силы документу. Для этого требовалась «припись» дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа. В результате решения вопроса выносился приговор и составлялся ответный документ.Основная масса первичных комплексов документов образовывала дела. В дела документы группировались по содержанию (предментно-вопросному признаку), часть - по корреспондентскому, географическому признакам. Приведем пример технологической цепочки документов того времени. Поиск беглого крестьянина начинался с подачи челобитной помещика или вотчинник.Затем происходило назначение указами, боярскими приговорами, наказами сыщику. Также оформлялись наезды и допросы. Во время производства сыска применялись данные писцовых, переписных, отказных книг, раздельных записей.По результатам расследования решение сыщика закреплялось в особой записи с его рукоприкладством. Собственники крестьян при их возвращении составляли опись.Отдельную группу составляли указы, журналы, протоколы, представляющие обычно сложные документы и группируемые по номинальному авторскому, тематическому и хронологическому признакам. Хранение осуществлялось с указанием номера дела, года, названия, места хранения. В процессе хранения дел велись записные книги, алфавиты, реестры дел.Разрядный приказ согласно назначению воеводы вел свою деятельность, оформляемую:челобитной соискателя должности;выпиской на основе личных показателей;послужных списков;списков раненых;записных списков Московского стола;годовых сметных книг городов;распоряжением о назначении на должность;наказами воеводам;расписными списками.Наказание за серьезные должностные преступления как «вышним, так и нижнем» чинам полагались весьма строгие: смертная казнь, «вечная на галеры ссылка с вырезанием ноздрей и с отнятием всего имения»; за меньшие преступления назначались – временная ссылка на галеры, полная или частичная конфискация имущества, лишение чина или денежный штраф.Таким образом, в этот период сформировались основные этапы делопроизводственных операций и нормы ответственности работников канцелярий.Исследования приказных документов позволяют всесторонне охарактеризовать характеристики приказных документов и их изменения во времени. В результате оцениваются информационные возможности и методы работы с различными историческими источниками.Делопроизводственная цепочка выглядела следующим образом:- поступление документа на рассмотрение; - подготовка дела к «докладу»; - рассмотрение и решение дела; - оформление документа, содержащего решение.ЗаключениеОрганами управления в рассматриваемый период являлись: Боярская дума, приказы, воеводские избы, в которые работали государственные служащие служилые люди – чиновники, которые подчинялись верховной власти и были зависимы от нее.Местные органы существовали в уездах, станах и волостях. Система кормления была заменена органами губного и земского самоуправления.На местах были созданы сословно-представительские органы на местах, которые способствовали укреплению централизации государства.До середины XVI в. управление гражданскими и военными делами, суд на местах подчинялись наместникам и волостелям. В 1555 г. было организовано губное, земское и восводско-приказное управление, введена должность воеводы по назначению Разрядного приказа. Воевода утверждался царем и Боярской думой. Подчинялся Разрядному приказу. Данные изменения означали централизацию управления.С середины XVI в. появились земские соборы (собрания представителей сословий: боярства, дворянства, духовенства, купечества, посадского населения, государственного крестьянства). Деятельность органов регламентировалась Судебником 1497г., который устанавливал порядок делопроизводства и ответственность за неверные операции с документами. В Судебнике от 1550 г. была установлена форма документа и столбцовая форма делопроизводства. Документы записывались на длинной полоске бумаги, скленной из бумажных листов (полосы 17х45см), или на три части в ширину (полосы 15x34 см). Уложение от 1649 г. закрепляло нормы о порядке письменного оформления договоров. Уложением установлена форма договора – крепости. Крепость – это юридический документ, составляемый при заключении сделок на земельное владение, крепостных крестьян, кабальных холопов. Крепость составлялась, удостоверялась и регистрировалась площадными подьячими.Система приказного делопроизводства создавалась длительное время. В то время использовались основные формы делопроизводства на бумажном носителе: грамоты, столбцы, книги и тетради.Во времена приказного делопроизводства было создано множество различных видов документов. Так, Л.В. Миловым были предложены следующие системы документирования:общая;специальная.В общую систему делопроизводства входят указные грамоты, отписки, челобитные, приговоры, наказы, доклады, памяти.В состав специального документирования входят:военно-административные документы (разрядные книги, десятни, боярские книги и списки, родословные книги);судебно-следственные материалы;хозяйственно-финансовые документы;дипломатические документы.В распорядительной документации 17в. составлялись два вида документа: указ и протокол, посредством которых осуществлялось закрепление информации по административным функциям. Также происходит изменение состава распорядительных документов.До середины XVII вв. века в основном использовалось столбцовое делопроизводство. В то же время возрастает роль книг в правительственном делопроизводстве, характерная для столичных и местных приказов. Столбцовое делопроизводство также обладало достоинствами:концентрация материалов по делу в одном месте;небольшое количество места, необходимого для хранения документов.При этом отмечались и недостатки: при многократном использовании рулоны расклеивались. Для ликвидации данного недостатка содержание столбцов копировалось в книги.В то же время образовывались копийные книги для содержания указов учреждения. Список литературыСудебник 1550 г//Судебники XVI-XVIIвв/под ред. В.Д. Грекова. М.-Л., 1952, ст. 4, 5.Соборноеуложение 1649 г/ подред. М.Н. Тихомирова, В.П. Епифанова. М.,1964, гл. Xст. 12, 13, 129, 130.Быкова Т.А. Делопроизводство [Текст]: учебник для вузов [Гриф УМО] / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина; под ред. Т. В. Кузнецовой. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2014. – 362, [1] с.: ил., табл.Вышегородская Е.Д., Попова Н.В. Из истории развития отечественного делопроизводства // Молодой ученый. 2017. № 22-1 (156). С. 28-30.Вышегородская Е.Д., Севостьянова Л.А. Формуляр текстового документа: становление и развитие // Молодой ученый. 2016. № 28-1 (132). С. 28-30.Вышегородская Е.Д., Фесюн Я.В. Документы в истории российского делопроизводства // Молодой ученый. 2017. № 22-1 (156). С. 30-32.Документ в современном обществе: между прошлым и будущим // Тезисы X Всероссийской студенческой научно-практической конференции / Уральский федеральный университет им. первого Президента России Б. Н. Ельцина; Российский государственный профессионально-педагогический университет; Ответственный редактор: Л. Н. Мазур. 2017.Ерохин В.Н. Понятия «бумага», «дело», «документ» в истории делопроизводства в России // В сборнике: Культура, наука, образование: проблемы и перспективы Материалы V Международной научно-практической конференции. отв. ред. А.В. Коричко. 2016. С. 293-295.История делопроизводства и архивного дела в России: проблемы и опыт исследования // Сборник студенческих научных статей / Уфа, 2016.История развития делопроизводства в Российской Федерации / Клименко О.П., СлободяникА.Ю., Шевчик Д.В. // В книге: Интеграция Республики Крым в систему экономических связей Российской Федерации: теория и практика управления Материалы ХII межрегиональной научно-практической конференции с международным участием. 2016. С. 267-268.Колупаев А.Н. История становления письменных жанров официально-делового стиля речи, приказное, коллежское делопроизводство XV-XVII века [Текст] / А.Н.Колупаев // Вестник научной ассоциации студентов и аспирантов исторического факультета Пермского государственного гуманитарно-педагогического университета. Серия: StadiaHistoricaJenium. 2015. № 1. С. 47-48.Кузнецов И.Н. Делопроизводство [Электронный ресурс]: учебно-справочное пособие для вузов / И. Н. Кузнецов. – 6-е изд., перераб. и доп. – Электрон. текстовые дан. – М.: Дашков и К°, 2014. – 459 с.Становление исполнительной власти в России (IX-XXI вв.) / Смирнов В.А., Антоненко В.И., Кирилина Т.Ю. // В сборнике: Инновационные и приоритетные направления в преподавании гуманитарных дисциплин в техническом вузе сборник трудов по материалам II Международной научно-практической конференции. 2015. С. 162-167.Шматов В.М., Чурикова Н.А. История делопроизводства в России // В сборнике: Актуальные вопросы теории и практики в деятельности подразделений полиции по охране общественного порядка и иных служб ОВД материалы I Всероссийской научно-практической конференции. 2016. С. 55-63.