Стиль официальных документов: Деловое письмо, Факс и Электронная почта

Всего за несколько лет она революционизировала общение внутри и между компаниями. Постоянное развитие компьютерных технологий позволяет отправлять электронные письма не только с компьютеров, но и с планшетов, со смартфонов и других устройств, что представляется очень удобным. Некоторые эксперты рекомендуют при ответе на деловое письмо, присланное по электронной почте, либо распечатать полученное письмо, либо сделать заметки о каждом предмете, которого необходимо коснуться в ответном письме, так как есть вероятность забыть написать о важных темах, что может привести к непониманию и неэффективности. Необходимо всегда заполнять поле темы, чтобы адресат, получающий большое количество электронных сообщений, смог быстро найти в списке нужное письмо. Это поможет адресату понять степень важности и срочности ответа на письмо. Тема письма должна раскрывать его суть и желательно не превышать лимит в 7 слов.Информация, отправленная по электронной почте, не должна быть слишком обширной. Деловые письма отличаются лаконичностью и ясностью изложения. Стоит отметить, что  электронная переписка очень удобна для таких писем, как информационные письма, напоминание, уведомление, запросы, ответы, сопроводительные письма, письма просьбы и другие. Поэтому по возможности следует максимально сокращать текст, а дополнительную или более детальную информацию приложить к письму в виде файлов. Если адресату понадобится более детальная информация и у него возникнут вопросы к письму, то он может узнать ее из приложенных файлов.В деловом письме, отправленном по электронной почте, необходимо придерживаться того же уровня формальности, что и в письменной корреспонденции. Формулировки должны быть четкими, чтобы получатель мог быстро прочитать и понять письмо. Стиль изложения — нейтральный и объективный. В конце письма должна присутствовать подпись, то есть имя отправителя икраткая информация о нем (должность, компания, адрес электронной почты, номер телефона). До отправки необходимо обязательно проверить орфографию, пунктуацию и грамматику. Таким образом, навыки переписки и владения ее основным инструментом – электронной почтой – приобретают все большее значение с увеличением числа пользователей глобальной сети. В первую очередь, это важно в деловом общении, а в некоторых ситуациях это просто единственный способ коммуникации. Заключение Деловое общение как самый распространенный вид общения реализуется в различных сферах профессиональной деятельности,которое осуществляется как в устной, так и в письменной форме речевой коммуникации. Проанализировав деловое письмо, как неотъемлемая часть деловой документации, можно сделать вывод, что это краткий документ, выполняющий несколько функций и касающийся одного или нескольких взаимосвязанных вопросов. Деловое письмо, являясь инструментом для создания имиджа и взаимодействия с партнерами, применяется для связи с внешними структурами, а также внутри организации, для передачи информации между физическими и юридическими лицами на расстоянии.  Для написания деловых писем используется официально-деловой стиль языка, для которого характерно стремление к точности, стандартизированность, неличный и долженствующе-предписывающий характер изложения. Факсимильная связь (факс) прочно вошла во многие виды деятельность и существенно изменила обмен документами и другой информацией между компаниями. Факсы в большинстве случаев являются разновидностью деловой переписки и их оформление осуществляется аналогично оформлению делового письма Факсы особенно полезны для отправки таких документов, как бланки заказов, счетов, прейскурантов, технических диаграмм и всевозможных таблиц данных. Изучив официальный стиль электронных писем, можно сказать, что на сегодняшний день электронная почта играет важнейшую роль в различных профессиональных областях. Всего за несколько лет она революционизировала общение внутри и между компаниями.Навыки переписки и владения ее основным инструментом – электронной почтой – приобретают все большее значение с увеличением числа пользователей глобальной сети.В письме должно быть официальное приветствие, вступление, суть письма, пожелания, прикрепленные файлы, электронная подпись. Электронная переписка очень удобна для таких писем, как информационные письма, напоминание, уведомление, запросы, ответы, сопроводительные письма, письма просьбы и другие.Список литературы Абрамов Е.Г. Современные принципы деловой переписки с использованием электронной почты // Научная периодика: проблемы и решения. – 2012. – №1. С. 4 – 7.Алексина Т.А. Деловая переписка. М.: Юрайт, 2014. – С.384.Андросова О.А., Федюрко С.Ю. Основные характеристики делового письма // Вестник Воронежского института МВД России. – 2007. – С. 10 – 11.Демин Ю.Н. Современное деловое письмо. М.: Бератор, 2004. – С. 224.Как написать электронное письмо. : [сайт]. – URL: https://delovoe-pismo.com/kak-napisat-elektronnoe-pismo/(дата обращения: 15.12.21).Кверк Б. Создавая связи. Внутрикорпоративные коммуникации в бизнес-стратегии. М.: Вершина, 2007. – С. 520.Кокина И.А. Этикетные особенности делового письма // Молодой исследователь Дона. – 2019. – №1. – С. 117 – 120.Культура устной и письменной речи делового человека: Практикум. – М.: Флинта, 2012. – С. 320.Лебедева М. М. Вам предстоят переговоры. М.: Экономика, 2013. – С. 426.Ратников В.П. Деловые коммуникации. М.: Юрайт, 2016. – С. 527.Россолов С.Ю. Ведение деловых переговоров посредством электронной почты // Современные инновации. – 2017. – №1. – С. 56 – 57.Сторожук Е.А. Структура текста делового письма (на примере письма-запроса) // Гуманитарные исследования в Восточной Сибири и на Дальнем Востоке. – 2008. – №3. – С. 32 – 33.Уолден Д. К. Библия деловых писем, факс-сообщений, e-mail. М.: Дельта Паблишинг, 2014. – С. 509.Фалькенберг В. Письма, факсы, электронная корреспонденция. М.: Оиега – Л, 2006. – С. 128.Что такое факс? :[сайт]. – URL: https://landcomm.ru/blog/chto-takoe-faks/ (дата обращения: 14.12.21).