Характеристика особенностей организации, подготовки и проведения совещаний

д.К числу устоявшихся и проверенных практикой относятся следующие основные условия эффективности и результативности проведения совещаний в любой организации, которые также должны быть обеспечены и в деятельности органов исполнительной власти:совещания должны бытьорганизованнымив части целей, тематики, участников, их проведение следует заблаговременно планировать;для каждого совещания должна бытьзадана повестка дня, определяющая цель, тематику и рассматриваемые вопросы;у совещаниядолжен быть руководитель, секретарь, формирующий протокол и участники, ответственные за вопросы повестки дня;все участники должны бытьзаблаговременно информированыо дате, времени, месте, повестке дня и снабжены материалами совещания;по ходу совещаниядолжен вестись протокол, в котором должны фиксироваться принятые решения и поручения по повестке дня;по завершении совещанияпротоколдолжен быть согласован, утвержден инаправленвсем участникам и исполнителям;исполнение порученийдолжноконтролироваться, отклонения от сроков своевременно выявляться с оценкой исполнительской дисциплины;протоколы и материалы совещанийдолжны накапливаться в базеданных для анализа истории и поиска прецедентов в решении вопросов;для стабильнойорганизации и проведения совещаний необходимо разработать иутвердитьсоответствующийрегламент.На современном этапе, в целях обеспечения обозначенных условий эффективности и результативности проведения совещаний, на наш взгляд, можно выделить следующее направления мероприятий посовершенствованию организации проведения рабочих совещаний в органах исполнительной власти Москвы:Проведение обучения руководителей органов исполнительной власти области и их структурных подразделений теоретическим основам организации проведения эффективных совещаний и современным совещательным практикам (путем организации по инициативе Управы кадровой политики области на базе ВУЗов специальных семинаров-тренингов по данной тематике); Назначение в каждом органе исполнительной власти сотрудника, ответственного за организационное и документационное сопровождение проведения совещаний с закреплением в его должностном регламенте следующих обязанностей:составление, согласование с руководством и направления приглашений на совещания (независимо от вида совещания), заблаговременная подготовка и согласование повестки дня совещаний, организация регистрации участников совещания, организация подготовки раздаточного материала, ведения, учет и хранение протоколов совещаний, ведение электронной базы данных поручений, данных по результатам проведения совещаний, контроль за исполнением принятых решений и информирование руководства органа исполнительной власти о состоянии исполнительской дисциплины. Таким сотрудником может быть назначен помощник руководителя или сотрудник отдела делопроизводства;Для повышения профессиональной компетентности сотрудников органов исполнительной власти области, ответственныхза организационное и документационное сопровождение проведения совещаний, также необходимо провести их обучение теоретическим основам организации проведения эффективных совещаний и современным совещательным практикам, а также обучение работе с протоколами поручений в системе электронного документооборота ПУВПРИАС «Электронное правительство»;Внедрение единой системы оповещения сотрудников органов исполнительной власти области и органов местного самоуправления о проведении совещаний с использованием системы электронного документооборота ПУВПРИАС «Электронное правительство»;Внедрение единой системы мониторинга и контроля исполнения поручений, данных по результатам проведения совещаний в органах исполнительной власти области, с использованием системы электронного документооборота ПУВПРИАС «Электронное правительство»;Расширение применения современных информационных технологий при проведении совещаний, в том числе расширение применения практики проведения совещаний с органами местного самоуправления в режиме видеоконференции (веб- конференции);Утверждение на уровне правового акта Губернатора или Правительства области единых обобщенных требований к проведению межведомственных и межуровневых совещаний в органах исполнительной власти области;Разработка, утверждение и внедрение в каждом органе исполнительной власти области регламента организации и проведения совещаний.Несмотря на то, что мероприятия по разработке, утверждению и внедрению в каждом органе исполнительной власти области регламента организации и проведения совещаний обозначены в заключении перечня основных направлений совершенствования организации проведения рабочих совещаний, с учетом специфики деятельности государственных органов они, на наш взгляд, имеют первостепенное значение.ЗАКЛЮЧЕНИЕСовещание при соответствующем уровне подготовки и проведения является эффективным методом управленческой деятельности, так как в основе принимаемых решений по различным проблемам и вопросам лежат их коллективные обсуждения и рекомендации.К основным условиям эффективности и результативности проведения совещаний в любой организации, в том числе и в органе исполнительной власти, относятся: четкая организация в части заблаговременного планирования совещания, определенияего целей, тематики, состава участников; наличие повестки дня совещания; определение (назначение) председательствующего на совещании, секретаря, ведущего протокол и участников, ответственных за вопросы повестки дня; обеспечение заблаговременного информирования участников совещания о дате, времени, месте, повестке дня совещания, предоставление им необходимых материалов по вопросам, выносимым на обсуждение; ведение протокола совещания, в котором должны фиксироваться принятые решения и поручения по повестке дня;утверждение инаправление протокола всем участникам и исполнителям в кратчайшие сроки после проведения совещания;четкий контрольисполнения поручений, оценка исполнительской дисциплины; накопление протоколов и материалов совещанийв базеданных для анализа истории и поиска прецедентов в решении вопросов; наличие регламента организации и проведения совещаний.Анализ практики проведения совещаний в Управе «Академический» Москвы, являющемся уполномоченным органом исполнительной власти Москвы, осуществляющим функции по управлению и распоряжению государственной собственностью Москвы, позволил выявить ряд проблем и недостатков, препятствующих эффективности совещаний: не обеспечиваются заблаговременная подготовка, согласование и направление участникам совещания повестки дня, информационных материалов по планируемым к рассмотрению вопросам; при проведении совещаний не обеспечиваются условия для активного участия всех участников совещания и ведения конструктивной дискуссии; зачастуюобсуждаются вопросы, не включенные в повестку дня и (или) не относящиеся к теме совещания;на совещание выносится слишком много вопросов для обсуждения, совещания затягиваются; протоколы не оформляются или оформляются длительное время после проведения совещания;контроль за исполнением принятых решений не является системным и результативным.Выявленные проблемы во многом характерны и для деятельности других органов исполнительной власти регионального уровня.Совершенствование организации проведения рабочих совещаний в органах исполнительной власти Москвытребует проведения мероприятий по следующим направлениям: обучение руководителей и сотрудников органов исполнительной власти области теоретическим основам организации проведения эффективных совещаний и современным совещательным практикам; закрепление в должностных регламентах конкретных государственных служащих обязанностей по организационному и документационному сопровождению проведения совещаний; внедрение единой системы оповещения сотрудников органов исполнительной власти области и органов местного самоуправления о проведении совещаний, системы мониторинга и контроля исполнения поручений, данных по результатам проведения совещаний, с использованием системы электронного документооборота; расширение применения современных информационных технологий при проведении совещаний; утверждение единых требований к проведению межведомственных и межуровневых совещаний в органах исполнительной власти области;разработка, утверждение и внедрение в каждом органе исполнительной власти области регламента проведения совещаний. . СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫКонституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года [Текст] // Российская газета. – № 237. – 1993. – 25 декабря.Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации[Текст]: федер. закон. от 6 октября 1999 г. № 184-ФЗ // Собрание законодательства РФ. - 2003. - №40. - Ст. 3822;О государственной гражданской службе Российской Федерации [Электронный ресурс]:федеральныйзакон от 27 июля 2004 г. №79 – ФЗ // Справочно-правовая система «Консультант Плюс».О системе государственной службы в Российской Федерации [Электронный ресурс]: федеральный закон от 27 мая2003 г. № 58-ФЗ // Правительство Российской Федерации: [сайт]. – Режим доступа: http://www.gov.ru.Об утверждении федеральной программы «Реформирование и развитие системы государственной службы Российской Федерации (2009 – 2013 годы)» [Электронный ресурс]: Указ Президента Российской Федерации от 10 марта 2009 г. № 2612 // Администрация Президента Российской Федерации: [сайт]. – Режим доступа: http://www.gov.ru.О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти[Текст]: Постановление Правительства РФот 28 июля 2005 г. №452// Российская газета. – 2005. – 5 августа; Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти[Текст]: Постановление Правительства РФ15 июня 2009 г. № 477// Российская газета. – 2009. – 24 июня.О государственной гражданской службе Москвы [Электронный ресурс]: закон Москвы от 30марта 2005г. №176 // Справочно-правовая система «Консультант Плюс». Разд. «Законодательство». Информ. банк «Регион. вып. Белгородская область». О порядке управления и распоряжения государственной собственностью Москвы[Текст]: закон Москвы от 7 июня 2011 года № 44// Белгородские известия. - 2011. - № 111.Положение о Управе «Академический» Москвы[Электронный ресурс]: утверждено распоряжением правительства Москвы от 27 февраля 2004 г. №2-рп «Об утверждении структур, штатных расписаний органов исполнительной власти области и назначении на государственные должности» //Официальный сайт Управы «Академический»Москвы. - Режим доступа: http://dizo31.ru.Барцаев А.В. Понятие протокольной системы управления международными мероприятиями в таможенных органах российской федерации // Таможенное регулирование. Таможенный контроль. 2020. № 11. С. 14-19.Барцаев А.В. Протокольная система управления международными мероприятиями в таможенных органах российской федерации // Вестник Российской таможенной академии. 2021. № 2 (55). С. 103-108.Барцаев А.В. Роль и место протокольной системы управления мероприятиями в развитии международного таможенного сотрудничества и евразийской экономической интеграции // В сборнике: Перспективы развития таможенных администраций в условиях углубления евразийской интеграции. Сборник материалов XII Международной научно-практической конференции. Российская таможенная академия. 2020. С. 249-253.Барцаев А.В. Цифровая онлайн-платформа в протокольной системе управления международными мероприятиями // Зеленый коридор. 2021. № 2 (16). С. 86-91.БечевинаЭ.Г. Семинар-совещание руководителей и специалистов металлургических и горнорудных предприятий по подготовке персонала // Металлург. 2019. № 5. С. 97-99.Вдовина С.Н. О сдаче подарков, полученных в связи с исполнением обязанностей муниципальной службы // Аллея науки. 2018. Т. 3. № 10 (26). С. 762-765.Виноградова О.В. Бизнес-процесс управления деятельностью дорожной строительной организации // Экономика: вчера, сегодня, завтра. 2019. Т. 9. № 9-1. С. 242-250.Гусева Н.С. Особенности оперативно-розыскной деятельности при выявлении и доказывании различия взятки и подарка // В сборнике: internationalscientificreviewoftheproblemsandprospectsofmodernscienceandeducation. Collection of scientific articles XLIV International correspondence scientific and practical conference .2018. С. 57-59.Е5 сервис семантического анализа документов / ЗолотоносоваА.О., КолчевД.Ю., Бородулин И.И., Хан Д.С. // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2020612654, 28.02.2020. Заявка № 2020610595 от 27.01.2020.Жук Д.Д. Запрет на дарение государственным служащим подарков в законодательстве республики беларусь // В сборнике: Инновационные научные исследования в современном мире: теория, методология, практика. Сборник научных статей по материалам V Международной научно-практической конференции. Уфа, 2021. С. 175-179.Ильина Р.И. Типология международных протокольных событий в сфере экономики // Научный электронный журнал Меридиан. 2020. № 2 (36). С. 591-593.Исай Р.В., Воинов А.И. Позиционная доска для подготовки к совещаниям COMODR // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ2020618215, 22.07.2020. Заявка № 2020617288 от 15.07.2020.Каримова Л.Н., Старухина Д.Р. К вопросу об особенностях протокольной службы республики башкортостан и особенностях приема иностранных делегаций // В сборнике: Межкультурная ↔ интракультурная коммуникация: теория и практика обучения и перевода. Материалы Х Международной научно-практической конференции. Отв. редактор Н.П. Пешкова. Уфа, 2021. С. 113-119.Контроль поручений // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2020610048, 09.01.2020. Заявка № 2019660196 от 21.08.2019.Кострюков А.А. К вопросу о подготовке московского совещания глав и представителей поместных православных церкви 1948 г // Нива Господня. Вестник Пензенской Духовной Семинарии. 2019. № 2 (12). С. 34-42.Кострюков А.А. Подготовка московского совещания глав и представителей поместных православных церквей 1948 г // Российская история. 2019. № 1. С. 197-206.Крапивин М.А. Роль неформальных контактов в ведении международных переговоров в 1960 - 1970-е гг. // StudArcticForum. 2021. Т. 2. № 22. С. 124-128.КрымшамхаловБ.М. Совещание: подготовка, методика проведения // Modern Science. 2020. № 7-2. С. 287-289.Кулакова А.С. Типология протокольных мероприятий международного уровня // Академическая публицистика. 2019. № 7. С. 116-121.Кулешин А.А. Программа управления системы контроля исполнения поручений // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ2021616962, 29.04.2021. Заявка № 2021615996 от 21.04.2021.Кушнарёва Е.В. Алгоритм подготовки и проведения совещаний в территориальных органах МВД России // Труды Академии управления МВД России. 2021. № 3 (59). С. 89-97.Мариничева А.Ю. О некоторых проблемах вознаграждения прокурорских работников в связи с осуществлением ими служебных полномочий // Уголовная юстиция. 2018. № 11. С. 190-193.Монгуш М.В. Всеправославное совещание 1948 года:новые документы к истории его подготовки // Восточный архив. 2021. № 2 (44). С. 94-102.Нигматуллин Р.В. Роль дипломатического протокола в современных международных отношениях // Евразийский юридический журнал. 2019. № 5 (132). С. 22-25.ОооК.Ч. Подготовка и развитие персонала металлургических и горнорудных предприятий итоги семинара-совещания руководителей и специалистов // Металлург. 2018. № 4. С. 84-88.Полич В.В., Кононов А.Н. Правовая регламентация получения подарков военнослужащими и сотрудниками как форма противодействия коррупции в служебно-боевой деятельности войск национальной гвардии российской федерации // В сборнике: сборник научных трудов. Новосибирск, 2018. С. 120-124.Поспелова Ю.С. Запрет на получение подарков, связанных с исполнением обязанностей военной службы, как мера профилактики коррупционных правонарушений среди военнослужащих // Вестник Нижегородского университета им. Н.И. Лобачевского. 2021. № 2. С. 147-152.Приказ генерального прокурора российской федерации от 22 июня 2021 г. № 125 "об утверждении положения о сообщении прокурорскими работниками, военнослужащими и федеральными государственными гражданскими служащими органов военной прокуратуры о получении подарка в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей, сдаче и оценке подарка, реализации (выкупе) и зачислении средств, вырученных от его реализации" // Законность. 2021. № 8 (1042). С. 68-72.Программа для организации и осуществления информационной поддержки управленческих и организационных процессов деятельности подкомитетов технического комитета по стандартизации с применением web-технологий / Копылов А.И., Юзефович А.В., Бородин Ю.С., Зинин А.В. // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2020610269, 13.01.2020. Заявка № 2019664481 от 15.11.2019.РыченковаО.В. Особенности профессионализма работников протокольной службы // В сборнике: актуальные вопросы экономики и агробизнеса. Сборник статей . 2020. С. 153-157.Сборник научных работ студентов факультета таможенного дела. Москва, 2021. Том Выпуск 4ТравниковаА.А. Получение подарка на государственной службе // Научно-практический юридический журнал Общество. Закон. Правосудие. 2019. № 3 (44). С. 44-45.Царегородцева Г.И. Особенности подготовки и проведения встреч с арабскими и израильскими лидерами в период администрации Б.Клинтона // В сборнике: РОССИЯ И ЗАПАД: ДИАЛОГ КУЛЬТУР. сборник научных статей XX Международной конференции. 2018. С. 548-553.Чащина Д.Е. Основные аспекты проведения протокольных мероприятий: на примере церемонии подписания соглашения / В книге: Молодежь XXI века: образование, наука, инновации. Материалы VIII Всероссийской студенческой научно-практической конференции с международным участием. Под общей редакцией О.В. Капустиной, М.В. Чельцова. 2019. С. 160-161.Шевелев А.Е., Токарев Д.А. Совершенствование работы в территориальных органах мвдроссии на районном уровне по подготовке и проведению совещаний // Epomen. Global. 2021. № 20. С. 72-77.Шевцова А. Культура делового общения при дипломатических приемах // В сборнике: Траектории развития. 2020. С. 161-166.Шевцова А.С. Культура делового общения при дипломатических приемах // В сборнике: Траектории развития. Материалы Третьей Международной научно-практической конференции. 2020. С. 80-85.Smart office, версия sp-04.192.00 / Затуловский В.А., Ивашко А.Р., Гаврилов А.А., Звонарев А.С., Кувшинова Е.С. // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2020610034, 09.01.2020. Заявка № 2019667230 от 19.12.2019.