Осуществление контроля процесса и сроков исполнение документов в организации

Если ответственный исполнитель не успевает исполнить поручение к установленному сроку, то он должен за несколько дней до окончания срока подготовить докладную записку на имя руководителя с указанием причин невозможности исполнения поручения вовремя и просьбой о продлении срока исполнения, указав планируемый срок. Снятие исполненного документа с контроля допускается после фактического исполнения предусмотренных резолюцией (иным образом) заданий, поручений, запросов и/или документированного подтверждения их исполнения по существу с обязательным сообщением результатов исполнения заинтересованным сторонам. Своевременность, полнота и качество исполнения документа проверяются в соответствии с действующим в организации порядком.На основе полученной информации руководитель организации принимает решения, направленные на совершенствование работы по исполнению документов и оптимизации системы контроля за исполнением документов. На наш взгляд, внедрение положений и должностных инструкций в практику поможет разрешить большинство из возникающих в организации конфликтных ситуаций. Кроме того, их применение позволит более полно и обоснованно оценивать результаты труда всего коллектива подразделения и вклад отдельных работников, принимать решения о моральном и материальном стимулировании сотрудников.В результате слабого контроля за исполнениями документов и поручений нами предложено: ставить на контроль все документы в обществе, требующие исполнения; обязать контролеров формировать отчеты об исполнении документов и поручений и предоставлять их руководству; утвердить период формирования отчетов об исполнении документов и поручений; утвердить перечень отчетов об исполнении документов и поручений, а также их форму.На основе результатов анализа отчетов должны разрабатываться и приниматься меры по ускорению исполнения поручений, повышения качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля у управления в целом.3.3. ПРИМЕНЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВАнализ документооборота позволяет наглядно увидеть управленческие процедуры, их последовательность, систему управления в целом. В ООО «Рикоп» с 2008 года внедрена система «Directum», разработанная компанией «Directum» – комплексное промышленное решение, поддерживающее полный жизненный цикл управления документами. Документооборот ООО «Рикоп» регулируется инструкцией по документационному обеспечению управления. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом ООО «Рикоп» и иными внутренними нормативными документами ООО «Рикоп».Инструкция по документационному обеспечению управления устанавливает общие требования к функционированию группы по работе с корреспонденцией секретариата, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ООО «Рикоп». При применении ООО «Рикоп» электронного документооборота (система электронного документооборота «Directum») группой по работе с корреспонденцией секретариата разрабатываются маршруты движения документов. Все документы, составляющие документооборот ООО «Рикоп», подразделяются на внутренний, входящий и исходящий документопотоки.Контролеры отслеживают исполнение визуально. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая ситуацию по связанным поручениям.Для анализа эффективности работы пользователей в системе предусмотрены специализированные отчеты: «Список ознакомления», «Контроль сроков исполнения поручений», «Статистика исполнения поручений», «Документы, подлежащие возврату» и др.С использованием решения сотрудники будут своевременно получать приказы и распоряжения для исполнения. Контроль исполнения управленческих решений станет полностью прозрачен.ЗАКЛЮЧЕНИЕПо существующим правилам делопроизводства, контролю следует подвергать документы, требующие исполнения. Также согласно указаниям руководства в управленческих целях на контроль могут быть поставлены любые:документы;пункты документов;устные распоряжения руководителя;письменные распоряжения руководителяВ процессе контроля исполнения документов необходимо учитывать сроки исполнения документов. Выделяют следующие виды сроков исполнения документа:типовые;индивидуальные.Индивидуальные сроки исполнения документа могут быть установлены:в тексте документа;резолюции;устных указаниях руководителя.Конкретный срок исполнения документа устанавливается в:распорядительных документах;нормативных документах;отчетной документации;статистической документации.Список используемых источников информацииГенеральный регламент1720 г. //ПСЗ Российской империи: Собр. Первое. Т.6. №3534, глава XLIII. О книгах при конторах.Общее учреждение министерств 1811 г.//ПСЗ Российской империи: Собр. Первое. Т.31 №24064, гл. III отд. IV.Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в организациях».Постановление Правительства РФ от 19.01.2005 N 30 (ред. от 06.09.2012) «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»Постановление Правительства РФ от 28.07.2005 N 452 (ред. от 27.03.2013) «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти».Александрова А.Я., Смурова Э.В. Организация контроля исполнения документов и поручений // В сборнике: Актуальные проблемы социальной коммуникации материалы первой международной научно-практической конференции. Нижегородский государственный технический университет им. Р.Е. Алексеева. 2010. С. 357-359.Андреянова А.А. Разработка учетного документа по контролю оплаченных счетов // В сборнике: актуальные проблемы экономики и управления материалы II международной научно-практической конференции. 2018. С. 5-8.БадьминоваА.И., ВеретехинаС.В. Проблемы контроля исполнения документов и способы их решения // Новая наука: От идеи к результату. 2015. № 6-3. С. 4-6.Басова О.А.Контроль исполнения документов как инструмент управления документооборотом // В книге: Современное состояние инфосферы учреждений культуры. Материалы II Международного студенческого научно-практического форума. Научные редакторы и составители: Д.Н. Грибков, О.О. Борисова. 2019. С. 191-193.Баулина А.С., КияевВ.И.Системы мониторинга и контроля исполнения документов в узлах маршрута на основе интеллектуальных агентов // В сборнике: Сборник cтатей Круглого стола «Безопасность в профессиональной деятельности». Сборник статей Круглого стола «Безопасность в профессиональной деятельности», в рамках II Всероссийской научно-практической конференции «Инновационные технологии и вопросы обеспечения безопасности реальной экономики» ITES-2020. Санкт-Петербург, 2020. С. 5-13.БочароваО.С. Идентификация и приборный контроль подлинности документов со специальной защитой от подделки в республике Беларусь // В сборнике: современное развитие криминалистики и судебной экспертизы как реализация идей Р.С.Белкина Материалы Международной научно-практической конференции «К 95-летию со дня рождения ученого, педагога, публициста». Москва, 2018. С. 124-128.ВеретехинаС.В., Рубцова Е.В. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов. //Современная наука: актуальные проблемы теории и практики. Серия: Экономика и право.- 2015. -№ 3-4.С.12-16.Вычислительный комплекс для контроля качества распознавания структурированных документов / БезматерныхП.В., ПлискинЕ.Л., Фарсобина В.В. // Информационные технологии и вычислительные системы. 2018. № 2. С. 94-102.Гайдарь Е.В., Пизнак Е.В. Система контроля исполнения документов и поручений // В сборнике: Электронное информационное пространство для науки, образования, культуры Материалы V Всероссийской научно-практической конференции (с международным участием). составитель и редактор Грибков Д.Н. 2018. С. 135-138.Горячева К.А.Организация регистрации и контроля исполнения документов в АО "РН-СНАБЖЕНИЕ" // В сборнике: Актуальные проблемы гуманитарных наук. Материалы Региональной научно-практической конференции студентов, магистрантов, аспирантов и преподавателей. 2019. С. 114-118.Деева К.Е., Палов И.М.Служебные документы: контроль за их исполнением // Образование и наука в России и за рубежом. 2020. № 1 (65). С. 137-140.Дуплий Е.В., Люлина А.Ю. Проблема регистрации и контроля исполнения документов в администрации Моршанского района Тамбовской области // Новое поколение. 2014. № 7. С. 52-57.Дьяченко Е.Ю. Особенности формирования рабочих документов, отражающих результаты внутреннего финансового контроля // В сборнике: актуальные вопросы устойчивого развития АПК и сельских территорий материалы Всероссийской научно-практической конференции, посвященной 50-летию со дня образования кафедры экономического анализа, статистики и прикладной математики. 2018. С. 106-109.Жаркова H.П.Технология контроля исполнения документов и поручений в система электронного документооборота (на примере МУП "ВОДОКАНАЛ") // В сборнике: Документ в современном обществе: цифровая трансформация. материалы XIII Всероссийской студенческой научно-практической конференции. Министерство высшего образования и науки Российской Федерации, Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б. Н. Ельцина; Российский государственный профессионально-педагогический университет. 2020. С. 126-129.Жаркова Н.П.Формирование эффективной системы контроля исполнения документов и поручений в организации // В сборнике: Документ в современном обществе: факторы и тенденции развития информационной среды. Материалы XII Всероссийской студенческой научно-практической конференции. 2019. С. 68-71.Иманкулова Г.И.Контроль за исполнением документов в органах государственного управления кыргызской республики: состояние, тенденции, решения // Вестник Ошского государственного университета. 2020. № 1-3. С. 198-204.Иманкулова Г.И.Система государственного контроля за исполнением документов: понятие, сущность, юридическая природа // Вестник Ошского государственного университета. 2020. № 1-3. С. 192-198.Иманкулова Г.И.Теоретико-правовые основы системы государственного контроля за исполнением документов: понятие, сущность, юридическая природа // Вестник Академии государственного управления при Президенте Кыргызской Республики. 2020. № 27. С. 299-304.Интеграционное взаимодействие АС ЕРД в части карточек договоров и тдс/тфс по документам оплаты и исполнения с системой контроля договоров "ПАНОРАМА" (СКД ДАННЫХ ИЗ АС ЕРД И ТДС/ТФС) // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ 2021668141, 10.11.2021. Заявка № 2021667660 от 10.11.2021.Контроль исполнения документов, приказов" (ИС КИД) // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2019616477, 23.05.2019. Заявка № 2019615615 от 17.05.2019.Коротков Е.В. Совершенствование методов контроля, анализа и оформления документов для таможенных целей // В сборнике: Научное сообщество студентов. Междисциплинарные исследования Электронный сборник статей по материалам XLIII студенческой международной научно-практической конференции. 2018. С. 229-233.Кравцова Ю.В.Контроль за исполнением документов как одна из основных задач внутреннего контроля в рамках стратегического управления образовательными учреждениями // Форум молодых ученых. 2020. № 10 (50). С. 293-297.ЛариончиковаВ.Н. Порядок формирования документов системы контроля качества аудиторской организации // В сборнике: Проблемы внедрения международных стандартов аудита и учета, практика их применения в странах СНГ Сборник статей Международной научно-практической конференции. 2018. С. 337-339.Математическая модель контроля за исполнением служебных документов / Королев И.Д., Мезенцев А.С., ПоддубныйМ.И. // В сборнике: Состояние и перспективы развития современной науки по направлению "Информационная безопасность". сборник статей II Всероссийской научно-технической конференции. Федеральное государственное автономное учреждение "Военный инновационный технополис "ЭРА". Анапа, 2020. С. 346-356.Организация контроля исполнения документов / Бабенко М.В., КолтаковаА.И., Акопян Г.А. // В книге: Актуальные проблемы науки и техники. 2021. Материалы Всероссийской (национальной) научно-практической конференции. Ростов-на-Дону, 2021. С. 226-227.Пучкова Е.Н.Формы и основные принципы организации контроля исполнения документов // В сборнике: Инновационные процессы в информационно-коммуникационной сфере. сборник материалов Всероссийской научно-практической конференции. 2021. С. 141-144.Самарокова И.В.Контроль исполнения документов как способ контроля реализации управленческих решений // В сборнике: Научная мысль: традиции и инновации. Сборник научных трудов I Всероссийской научно-практической конференции. 2020. С. 226-229.Самигуллина Т.Н. Завершающие документы по результатам проверок. Их целесообразная структура, основные принципы формирования. Организация последующего контроля над устранением выявленных недостатков // В сборнике: Цифровое будущее инновационной экономики России межвузовский сборник научных трудов и результатов совместных научно-исследовательских проектов. Москва, 2018. С. 254-259.Сарыгина М.В.Организация контроля за исполнением управленческих документов в органах исполнительной власти // В сборнике: Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении. сборник статей по материалам XIX Всероссийской научно-практической конференции (с международным участием). 2019. С. 89-95.Сафина Л.Р.Автоматизированные системы контроля исполнения документов // В сборнике: Документ в современном обществе: соединяя пространство и время. материалы XIV Всеросcийской студенческой научно-практической конференции. Министерство науки и высшего образования Российской Федерации, Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б. Н. Ельцина; Российский государственный профессионально-педагогический университет. 2021. С. 79-83.Селезнева Т.А.Контроль исполнения документов: ретроспектива и современность // Документ. Архив. История. Современность. 2019. № 19. С. 290-310.Хайруллина Г.Р., Бурганова Т.А.Применение системы электронного документооборота "практика" на предприятиях энергетической отрасли в условиях цифровой экономики // В сборнике: Документация в информационном обществе: задачи архивоведения и документоведения в условиях цифровой экономики. Доклады и сообщения XXV Международной научно-практической конференции. 2019. С. 211-214.ЭнесА.З.Модель автоматизированной системы контроля исполнения документов на предприятии // Студенческий форум. 2021. № 8 (144). С. 29-30.http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/ispolnenie-dokumentov.htmlhttps://docplayer.ru/43013208-Sistema-delo-instrukciya-dlya-registriruyushchih-i-kontroliruyushchih-dokumenty-v-sisteme-elektronnogo-dokumentooborota-i-deloproizvodstva-delo.html