«КЛАССИФИКАЦИЯ И ЦЕЛЕВОЕ НАЗНАЧЕНИЕ АРХИВНЫХ СПРАВОЧНИКОВ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УСЛОВИЙ И РЕЖИМА ИХ ХРАНЕНИЯ ».

Повышение безопасности архивного хранения требует не только пристального внимания и усилий должностных лиц, но и необходимости преодоления угроз для архивов в современных условиях, проведения масштабных экспериментов и других научных исследований на основе отечественного и зарубежного опыта.При хранении документов в компании соблюдаются следующие правила.По разной важности документы делятся на три категории, каждая из которых имеет свои требования к хранению.В первую категорию входят документы, которые крайне необходимы компании для ведения бизнеса, или документы, важные для понимания ее прошлого. Их убытки повлияют на финансы компании, связи с общественностью и отношения с сотрудниками, акционерами, клиентами или поставщиками; законы, постановления или экологические требования могут также потребовать документов.Ко второй категории относятся документы, которые имеют определенный срок хранения, важны для повседневной работы и могут быть конфиденциальными.В третью категорию входят документы, не требующие специального хранения. Их отсутствие никак не повлияет на работу компании. Они не важны для понимания прошлого компании, не являются конфиденциальными и не касаются личных дел. Они не особо важны для повседневных операций.Наивысшим требованием к организации хранения является хранение первой категории документов, согласно этим требованиям:- строго ограничить доступ к этим файлам;- необходимо контролировать температуру и влажность помещения с сохраненными файлами;- система, содержащая документ, должна иметь резервную копию, которая может понадобиться при восстановлении утерянной информации.Кроме того, разработаны общие требования к хранению документов первого и второго типов, которые соответствуют общепринятым и законодательно установленным требованиям к хранению документов.Третья категория документов не требует хранения.Для успешного ведения бизнеса необходимо создавать, использовать и уничтожать документы в соответствии с уставом компании. Уничтожение документов необходимо и должно производиться разумным образом в соответствии со всеми правилами и инструкциями. Неправильное уничтожение документов может привести к раскрытию конфиденциальной информации.В соответствии с этими принципами российское акционерное общество «Газпром-нефть» сформулировало политику уничтожения документов, основные принципы заключаются в следующем.Уничтожение любого документа должно сопровождаться удалением его копии. Согласно определению «Руководства по безопасности предприятия» при создании, использовании и уничтожении документов существует три типа особого внимания: ограниченное, личное и конфиденциальное, и конфиденциальное. Удалите такие документы таким образом, чтобы их невозможно было восстановить.Персональные компьютеры (ПК) стали основой современных организаций, выполняющих разумную и эффективную работу в процессе создания и обработки больших объемов документов в организации. Компьютерные технологии коренным образом изменили характер офисной работы и управления.Перечислим основные функции компьютерной техники в офисной работе:- помощь в создании документов (разработка форм для организации; подготовка документов и их хранение в памяти; использование шаблонов для создания документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);- передача документа удаленно любому получателю, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (файл передается между компьютерами в электронном виде через компьютер, в компьютерной локальной сети, а также по электронной почте и через Интернет);- регистрация документа (регистрационная карточка заполнена на экране ПК, и регистрационный номер проштампован на штампе для отметки получения документа);- контролировать исполнение документа (поставить отметку о контроле электронной карты, что позволит автоматически уведомлять руководство организации об уровне исполнительской дисциплины действующих сотрудников и составлять различные информационные отчеты о документообороте);- перевести текст документа с одного языка на другой (при наличии подходящего программного комплекса и дополнительного редактирования текста это будет происходить в автоматическом режиме);- защита документов (предотвращение случайного доступа к информации на ПК; восстановление текста; обеспечение антивирусной защиты).Внедрение электронного документооборота в организации может повысить эффективность ее сотрудников за счет сокращения времени, затрачиваемого на поиск, разработку, копирование и отправку документов. В то же время следует учитывать, что использование персональных компьютеров в документообороте организации часто сталкивается со многими препятствиями - финансовыми, программными, техническими и психологическими.При внедрении такой системы необходимо соблюдать некоторые общие принципы, чтобы избежать серьезных ошибок.Принципы внедрения электронного документооборота в организации включают:- доля персональных компьютеров постепенно увеличивается при создании документов (особенно внутри организации);- вовремя обновлять оборудование и программное обеспечение;- в основном использовать ПК для сокращения ежедневных операций при создании документов;- персональный компьютер предпочтительнее на этапе наибольшей загруженности (обычно во время общения);- иметь четкое понимание того, что руководство организации должно внедрять такие системы.Автоматизация и механизация работы с документами направлена ​​на повышение эффективности управленческой работы, снижение трудозатрат на использование документальной информации для записи, обработки и передачи документов, повышение контроля исполнения и упрощение документооборота.Автоматизируйте работу с документами, создавая и внедряя специальные программы с помощью персональных компьютеров и автоматизированных рабочих станций (АРМ). В то же время должна быть обеспечена информационная и техническая совместимость компьютерного оборудования и централизованных баз данных. Автоматическая подготовка документов в основном осуществляется в АРМ отдела организационной структуры. Документы, подготовленные с помощью компьютерной техники, можно использовать как оригинальные работы.РекомендацииДдя улучшения работы архива мы бы предложили систему автоматизации делопроизводства и документоооборотаВ настоящее время на платформе Microsoft существует множество систем автоматизации делопроизводства и документооборота, отвечающих современным требованиям. В качестве примера будет служить система дел.Система автоматизации делопроизводства и документооборота (далее - SADD) полностью соответствует существующей практике офисного управления. Он обеспечивает обслуживание многих электронных картотечных шкафов, но эти картотеки являются подмножеством отдельных картотечных шкафов организации. В то же время разрешение и связанные с ним документы автоматически перемещаются между картотеками в соответствии с технологией, используемой для доставки документов.Таким образом, всегда имеется полная информация о статусе, истории перемещений и выполнении документа. Пакет также позволяет решить задачу согласования работы с документами в территориально разнесенных подразделениях или представительствах. Между отделами используется современная система связи, обеспечивающая обмен документами и решениями.Основными факторами эффективности автоматизации документооборота с использованием рекомендованного программного решения являются: Сэкономьте на организационных и технических расходах, связанных с копированием и перемещением файлов, а также с регистрацией файлов. Упростите технологию обработки документов. Внедрение единых компьютерных технологий позволяет предприятиям перейти на единую систему делопроизводства и документооборота.Благодаря использованию эффективных электронных технологий для отправки документов и решений, это ускорило прохождение документов на предприятии.Полный контроль над документами и сотрудниками. Системное устройство не только позволяет управлять корпоративной деятельностью и контролировать ее, но также может анализировать и обрабатывать данные, накопленные в документе, и обрабатывать их персоналом.Основа предлагаемого решения - система автоматизации делопроизводства и документооборота - современное и масштабируемое решение. Текущий контроль за реализацией разрешения основан на записях в папке «in control» шкафа производителя разрешения. ПК был расположен в этой папке от контрольного решения до утверждения авторами отчета для руководителя.Используйте ПК выбора разрешения различных функций для выполнения общего управления выполнением разрешения, которое может быть выполнено с помощью функции «поиска». В этом случае вы можете выбрать:- один раз для каждого картотеки и всех картотек;- в течение определенного срока регистрации ПК или выполнения постановления;- автор и исполнитель постановления;-Контрольное или неконтролируемое разрешение;- решения относительно контроля или снятия с контроля;- выполнять постановление вовремя или нарушать сроки.Кроме того, можно осуществлять контроль исполнения с использованием отчета, полученного при использовании формы отчета системы автоматического управления документами.Еще один способ эффективного контроля над процессом выполнения решения - соблюдение сроков друг друга на всех технических уровнях для внутренней или внешней подготовки документов.Срок выполнения документа, определенный в постановлении, автоматически сообщается исполнителю и учитывается путем автоматизации их деятельности. При подготовке сложных документов за разные части отвечают несколько исполнителей, обычно с использованием программных продуктов Microsoft Project. В небольших рабочих группах механизм управления автоматизированной системы управления документами может напрямую взаимодействовать со списком задач, который ведется в почтовой системе Microsoft Outlook непосредственного исполнителя. Однако, когда в разрешении выполнения задействованы более крупные блоки, более интересно рассмотреть пример системы управления в более сложном примере.Помимо прямого контроля в офисе, системы автоматического документооборота и офисной работы также предоставляют следующие типы контроля для отчетов об использовании:Информация о распространении документов. Отчет содержит данные об объеме документооборота любого структурного подразделения с собственной картотекой по группам документов за указанный период времени. При формировании отчета учитываются файлы в текущем картотеке.Краткое содержание контрольного документа. Эта сводка содержит информацию о количестве выполненных и выполняемых контрольных документов. Резюме формируется на основе документов, проиндексированных текущей карточкой, то есть сводка учитывает документы и решения, вынесенные должностными лицами, закрепленными за текущим картотечным кабинетом. По результатам проделанной работы можно сделать ряд выводов:1. Архивное дело, такое как деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в области организации хранения, приобретения, учета и использования документов из Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предлагает возможность использовать исторический опыт для принятия управленческих решений, определения политических, экономических, социальных и других приоритетов, формирования прогнозов и программ развития общества и государства.2. Сопровождение управленческой документации, вопросы организации системы архивного хранения документов в Российской Федерации регулируются действующими нормативными и методическими документами, важнейшими из которых являются Конституция Российской Федерации, федеральные законы, типовые инструкции и положения, ГОСТы. 3.Главной задачей архива в первые годы его деятельности было выявление и учет архивных документов по городу Павловскому Посаду и всему району.Архив организации, по согласованию с государственным архивом, источником комплектования которого он является, проводит выявление и учет особо ценных и уникальных документов.На выявленные особо ценные и уникальные документы каждого фонда, хранящегося в архиве, составляется опись особо ценных документов, которая рассматривается ЭК организации, согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем организации.ЗАКЛЮЧЕНИЕКак показывает история развития архивного дела и, в частности, организации работы по архивному хранению документов организациях, процесс работы с документами находится в постоянном развитии. При этом каждая организация, фирма, предприятие, учреждение вносит свой вклад в это развитие, так, как только практическая деятельность в этом направлении может определить правильные пути совершенствования системы архивного хранения документов. Документирование организационной деятельности также регулируется национальными нормативно-методическими документами по организации архива, разработанными Федеральной архивной службой России. Важную роль в организации работы с документами в любой организации играет комплекс нормативно-методических документов, разрабатываемых самой организацией. Эффективность работы организации напрямую зависит от своевременности и правильности управленческого решения, которое основывается на информации, содержащейся в официальных документах, поэтому руководство учреждения строго следит за соблюдением правил документирования управленческой деятельности.  В ходе работы над курсовой работой был проведен анализ системы архивного хранения организациях, который позволил выявить проблемы в данной сфере управления организацией, в дальнейшем у нас есть предлагаемые способы их решения. Одной из проблем в организации делопроизводства организациях является увеличение количества документов, обрабатываемых каждый год, что приводит к возможной нехватке места для хранения, нехватке человеческих ресурсов.Основным условием успешной организации архивного хранения является создание электронного архива, отвечающего всем инновационным требованиям к архивам организаций и обеспечивающего надежность и стабильность хранения информации, быстрый доступ к ней и повышение эффективности работы организации. В целом существующая система архивного хранения организациях не противоречит основным требованиям и использование новых технологий, несомненно, будет способствовать рациональному функционированию этого учреждения.Обеспечение сохранности документов - комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в должном физическом состоянии.Режимы хранения документов представляют собой совокупность условий их хранения и подразделяются на:- температурно-влажностный, обеспечивающий предохранение документов от повреждающего действия температуры и влаги;- световой, обеспечивающий предохранение документов от ненормативного воздействия света;- санитарно-гигиенический, обеспечивающий предохранение документов от биоповреждений и загрязнения;- охранный, обеспечивающий предохранение документов от хищений, утрат, несанкционированного выноса.Создание оптимальных условий хранения документовОптимальные условия хранения документов обеспечиваются:- строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;- оборудованием зданий и архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны и сигнализации;- применением технических средств для создания оптимальных (нормативных) температурно-влажностного, светового, санитарно - гигиенического, охранного режимов в здании и помещениях архива;- применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.).Актуальность данной темы заключается в том, что большое количество документов устаревают и портятся, поэтому в современных условиях очень важно изучить как сохранить как можно больше документов архивного фонда РФ. Особую важность представляют собой уникальные и особо ценные документы, которые являются важной частью историко-культурного наследия.Цель достигнута. Задачи выполнены. СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫОсновная литература:Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации: учебник для студ. учреждений сред.проф. образования: в 2 ч.-Ч.2. Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, А.Е. Родионова; под редакцией Е.М. Буровой- М.; Издательский центр «Академия», 2016-400с.Документационное обеспечение управления: учеб. Пособие для студ. сред. проф. учеб. заведений/ А.В.Пшенко- 8-е изд., стер.- М.: Издательский центр «Академия», 2015.-176с.Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс]: Учебник для студентов вузов, обучающихся по направлениям «Экономика» и «Менеджмент», специальностям «Информатика», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Автоматизация и управление»/ А.С. Гринберг [и др.].— Электрон. текстовые данные.— М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2017.— 391 c.Кузнецова И.В. Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс]: Учебное пособие для ССУЗов/ Кузнецова И.В., Хачатрян Г.А.— Электрон. текстовые данные.— Саратов: Ай Пи Эр Медиа, 2016.— 109 c.Дополнительная литература:Конституция Российской Федерации: офиц. текст. – М.: Маркетинг, 2001. - 39 с. Федеральный закон Российский Федерации от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Консультант Плюс [электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ruПриказ Минкультуры РФ от 31.03.2015 №526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. [Текст]\\ Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. – М., ПрофОбрИздат, 2015. – 271с.Архивоведение: Учебник для нач. Проф. Образования: Учебное пособие для сред. проф. образования /Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бугрова; Под. Ред. В.П. Козлова. - М.: ПрофОбрИздат, 2016. - 272 с.Афанасьева Л.П. Проблемы и перспективы нормативно-правового регулирования экспертизы ценности документов на современном этапе / Л.П. Афанасьева, Н.А. Муравьева // Вестник ВНИИДАД. – 2019. – № 6. – С. 31-44.Горбунова А.А. Освещение темы экспертизы ценности документов в журнале «Делопроизводство» // Вестник Томского государственного университета. История. – 2016. – № 3 (41). – С. 139-142. Крайская З. В. Архивоведение: Учебник для начального профессионального образования [Текст] / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М., 2015. – 356 с.Мельникова И.С. Нормативная база проведения экспертизы ценности документов в вузе // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. – 2018. – № 11. – С. 184-188.Привалов, В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие [Текст] / В. Ф. Привалов - Росархив, ВНИИДАД. – М., 2015. – 212 с.Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов: учеб. пособие для вузов [Текст] / Ж.Ф. Сергазин – М., 2015. – 321 с.Попова Е.Н. Современные технологии и техническое обеспечение сохранности архивных документов [Текст]/ Е. Н. Попова // Делопроизводство, 2015. - № 3. - С.103-109.Нижник В.А. Архивная опись как информационный и учетный документ архивных учреждений // Материалы научной сессии : сб. материалов Науч. сессии / редкол.: Н.Л. Шамне (отв. ред.) [и др.]. – Калининград, 2017. – С. 125-127.Рогожин, М. Справочник по делопроизводству / М. Рогожин. - Санкт-Петербург [и др.] : Питер, Питер Пресс, 2018. – 154 с.Теория и практика архивного дела в СССР./ Под ред. Ф.И. Долгих, К.И. Рудельсон, М., 1980.Интернет-ресурсы:Сайт «Архивы России». [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.rusarhives.ru/methodics/saint/shtml Сайт «ВНИИДАД» [Электронный ресурс]. – Режим доступа http://www.vniidad.ru/ Сайт «Архивный комитет» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.gov.spb.ru/gov/admin/otrasl/aПКhiv_komМКУ "Архив городского округа Павловский Посад" [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://pavpos.ru/arhiv/