Анализ документов централизованного учета документов.

Информация содержит: номер и наименование фонда, в котором произошли изменения, обозначение составной части или групп материалов с указанием года поступления или изъятия документов из архива.Карточки в фондового каталогаотсортированы в алфавитном порядке по названиям файлов и внутри них по номерам фондов.Чтобы быстро найти карточки в фонде, картотека, согласно стандартной образца указателя листов фонда.В Центральный фондовый каталог (ЦФК) включаются картотеки на все предметы, хранящиеся в государственных архивах, в архивах АН и Академий республик, в рукописных отделах музеев и библиотек. ЦФК позволяет просматривать состав фондов всего архивного фонда Российской Федерации.2.8 Строение системы учёта документовЦентральный фондовый каталог структурирован по данным союза государственных архивов. Первую группу списка составляют казначейские архивы центральных государственных архивов, вторую - государственных архивов республик. Во второй группе карточки классифицируются следующим образом: Сначала размещаются карточки центральных государственных архивов республики, затем карты государственных архивов автономных республик, краев и областей. Внутри каждого архивакарточки отсортированы по номерам.Для облегчения пользования каталогом составляется карточный указатель названий учреждений-фондообразователей, систематизированныи по заранее разработанной схеме. Однако создание указателя, основанного на ручном поиске, для такого значительного по объему массива, каким является Центральный фондовый каталог.Существующие записи документов обязательны для всех уровней архивов: начиная с архива учреждения и заканчивая Федеральными архивами. К ведению учетных документов применяются единые требования. Взаимодополняемость учетных документов и сопоставимость учетных данных являются особенностями системы учетной документации в архивах. Таким образом, возможно фиксировать архивные документы на всех этапах их сохранности и по любым порядковым группам, от листа до описи.Иными словами, показатели объема дел, приведенные в итоговых ведомостях описей этого фонда, должны соответствовать одним и тем же показателям на листе и в карточке фонда. Поэтому, если этот показатель имеет различное числовое выражение в разных учетных записях фонда, то в учете материалов фонда допущена ошибка, которая должна быть немедленно исправлена.Другим примером может быть указание на количество хранимых фондов: число, содержащее этот номер в паспорте областного архива, должно совпадать с количеством соответствующих карточек архивных каталогах Архивного отдела, которые соответствуют областному и центральному Каталог фондов Росархива.Полноту учета можно продемонстрировать на примере определения количества листов документов. Этот показатель, исходя из нумерации листов дела, дается в виде суммы в подписи к валидации, такая же сумма приводится в описи. Такие учетные функции очень важны для обеспечения сохранности материалов, так как позволяют контролировать количество хранимых материалов.Поскольку учетные документы имеют первостепенное значение, необходимо обеспечить их полную безопасность в архивах.Поэтому книги поступлений, списки, описи и листы фонда, неприкосновенные копии описей собираются в особом помещении и находится под ведомством особого отделом архива или должностным лицом, ведущим учет. Каждый том приходной книги, прошивается и скрепляется печатью гос. архива и количество листов в каждом томе утверждается. Изменения в учетные документы вносятся только специалистом отдела или бухгалтером, который также составляет ежегодные «сведения об изменении состава и объема архивных дел», кассовые ведомости для архивного органа и составляет архивное дело, паспорт.Архивные органы собирают государственные документы паспортов, банковских карт и годовых карт. “Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов”. Архивный отдел (управление) готовит сводный паспорт по области, краю, республике, ведет фондовый каталог и контролирует правильность ведения учетных документов в подведомственных архивах.В архивах учреждений, организаций и предприятий фонды и дела подлежат учету. Основными учетными документами являются описи дел, список фондов, листы фондов, паспорт архива. На каждый фонд заводится дело фонда.Дела рассматриваются в основном по описи. Документы со сроком действия до 10 лет могут быть засчитаны по номенклатуре дел. Каждой инвентаризации присваивается обычный порядковый номер в соответствии с инвентаризацией, когда она входит в файл. Если документы описи поступают частями, номер присваивается описи при первом поступлении, а все последующие последовательности записываются под тем же номером.Описи документов постоянного и временного хранения нумеруются отдельно (описи № 1, 1в, 2,2в).Перечень архивного фонда ведомства во многом аналогичен перечню фонда государственного казначейства как по форме, так и по назначению. Перечень фондов Архивного отдела содержит полное наименование фонда со всеми переименованиями, даты деятельности и переименования учреждения, создавшего фонд, номер фонда, сведения о составе и объеме фонда и любые изменения, которые происходят в этом. Как и в Государственном архиве, лист фонда используется для целей учета. Все записи в списке объема и состава фонда делаются со ссылками на соответствующие документы.На основании глав дела ежегодно заполняется раздел III паспорта дела, в котором указывается общее количество глав и дел, сроки рассмотрения материалов, статус обработки документов для постоянного хранения в самом деле, количество и сроки действия документов на постоянное хранение в службах учреждения.На основании листа фонда составляются карточка фонда, направляемая в архивный орган, а также ежегодные сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов, которые по своей форме во многом повторяют аналогичные учетные документы государственных архивов.Назначение дела фонда, которое ведется в ведомственном архиве, аналогично делу фонда в государственном архиве.ЗАКЛЮЧЕНИЕТаким образом, формируя, сохраняя и организуя использование и учет архивных дел, государственные архивы участвуют в сборе, обработке, сборе, сохранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают субъектами информационных процессов.При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются предметом отношений между физическими и юридическими лицами, государством, объектом собственности, права интеллектуальной собственности и иных прав и охраняются законом.Прямо сейчас существует эффективная и слаженная структура, которая позволяет систематизировать документы, быстро находить самое необходимое и уничтожать утратившие актуальность. Каждый из важнейших учетных документов играет свою роль в обеспечении работы этой системы. Как отмечается, перечень этих документов является обязательным и полным. Включает в себя: книгу поступлений, список фондов, листы фондов, описи, внутренние описи в делах, заверительные надписи в делах, паспорт архива, дело фонда.Все учетыне документы взаимосвязаны и могут быть дополнены при необходимости.Особенностью учета документов официальных дел является их связь и преемственность с учетом документов Государственного архива. Таким образом, если запасы этого фонда уже хранятся в картотеке, нумерация фондов, а также нумерация описей согласовывается с этой государственной картотекой.СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВНормативно-правовые актыФЗ от 22. 10. 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».УКАЗ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Вопросы Федерального архивного агентства. В редакции указов Президента Российской Федерации от 18.12.2018 № 719, от 02.03.2021 № 120.ГОСТ Р 7.0.8–2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации. URL: http://docs.cntd.ru/document/1200108447 (дата обращения: 25.03.2020). Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации.Приложение к приказу Федеральной архивной службы РоссииПриказ Росархива от 2 марта 2020 г. № 24. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях. ЛитератураБасаков, М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения). Для СПО и НПО. Учебное пособие / М.И. Басаков. - М.: КноРус, 2018. - 596 c.Апарышев И. Авторское право в интернет-эпоху, // ЭЖ–Юрист, 2012, № Давид, Иосифович Раскин Методика и практика архивоведения. Учебник для СПО / Давид Иосифович Раскин. - М.: Юрайт, 2017. - 697 c.Зайцева, Е. В. Делопроизводство и документооборот в системе государственного и муниципального управления : учеб.-метод. пособие / Е. В. Зайцева, Н. В. Гончарова ; М-во образования и науки Рос. Федерации, Урал. федер. ун-т. — Екатеринбург : Изд-во Урал. ун-та, 2017. — 178 с.Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. - М.: Москва; Издание 8-е, перераб. и доп., 2015. - 159 c.Словарь финансово-экономических терминов / А. В. Шаркова, А. А. Килячков, Е. В. Маркина и др.; под общ. ред. д. э. н., проф. М. А. Эскиндарова. — М.: Издательско&торговая корпорация «Дашков и К°», 2015. — 1168 сПравила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях. М.: РАН, 2017.Электронные и Интернет-ресурсыОб утверждении инструкции по применению перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения : приказ Росархива от 20 декабря 2019 № 237 // Федеральное архивное И. А. Суровцева. Роль Правил в деятельности архивов 255 агентство : офиц. сайт. URL: http://archives.ru/documents/prik237_2019.shtml (дата обращения: 09.02.2022).Ларин М.В. Обеспечение сохранности электронных документов [Электронный ресурс.] / 1c. Консалтинг. Режим доступа к ресурсу: URL: http://consulting.1c.ru/journal-article.jsp?id=332. (дата обращения:09.02.2022).ПРИЛОЖЕНИЕ А.ПРИЛОЖЕНИЕ БПРИЛОЖЕНИЕ ВПРИЛОЖЕНИЕ ГПРИЛОЖЕНИЕ Д