Подготовка дел организации к дальнейшему использованию

Декларативные данные – это данные, характеризующие контентные данные, например: имя прикрепленного к электронной карточке файла; размер файла; создатель документа; исполнитель документа; регистрационный номер документа; дата создания документа; дата регистрации документа и пр. Контентные данные – это основное содержание, извлекаемое из базы данных (в общем случае – из хранилища), например, отсканированные страницы документов, документы текстового процессора, электронные таблицы, фотографии, чертежи, бинарные данные, презентации и пр.Как показывает опыт использования системы документооборота, соотношение между декларативными и контентными данными составляет приблизительно 1:25. Например, объем подлежащих экспортированию несжатых декларативных данных в системе ЭДО Momentum в компании ОАО «Кыргызтелеком» начиная с конца 2008 г. по настоящее время составляет порядка 3,4 Гбайт. Эти декларативные данные описывают подлежащие экспортированию несжатые контентные данные объемом порядка 86,6 Гбайт. На селективной стадии также присутствует модуль мониторинга внешних носителей. Данный модуль предназначен для просмотра ранее созданных внешних носителей информации, находящихся в различных статусах. Модуль служит также для выбора типа внешнего носителя, на который будет произведен экспорт данных поддерживаемые внешние оптические устройства хранения информации, а также для выбора сформированного или не полностью сформированного внешнего носителя, подлежащего дополнению и (или) последующей записи. Декларативные данные экспортируются на декларативные диски, а контентные данные соответственно на контентные диски (на рис. 4 – КД № 1,...,КД № M). Следует отметить, что декларативные диски содержат дублирующую информацию, т. е. вновь созданный диск будет включать информацию, содержащуюся на предыдущем диске (или всю имеющуюся, если предыдущего диска не существует) и дополненную вновь поступившей декларативной информацией. Контентные диски не дублируют информацию и содержат уникальные информационные ресурсы, имеющиеся в системной СУБД. Кроме того, декларативные диски в дополнение к декларативной информации, свойственной системе электронного документооборота или системе управления информационными ресурсами предприятия, содержат служебную декларативную информацию, необходимую для работы подсистемы, – ссылки для каждой декларации на контентный диск, необходимый для просмотра соответствующей описанию информации. Последний созданный декларативный диск содержит ссылки на все созданные системой контентные диски. Если на стадии селекции был выбран уже сформированный внешний носитель, то управление передается на стадию производства. Если же выбран только тип внешнего носителя или указан не полностью сформированный внешний носитель, то управление передается на стадию подготовки. На стадии подготовки участвуют шесть модулей: – модуль формирования внешних данных;модуль декомпозиции внешних данных; модуль шифрования данных; модуль сжатия извлеченных данных; модуль разделения архива на зависимые части; модуль поддержки восстановления носителей. Точкой входа на стадии подготовки является модуль формирования внешних данных, основная задача которого – выделение декларативной и контентной информации, подлежащей экспорту на внешние носители информации. Выделение информации на стороне SQL-базы данных сводится к формированию пакета SQL-запросов, достаточных для извлечения из рабочей системы всех необходимых данных с учетом действующих в базе данных ограничений целостности. На данной стадии также производится предварительное сжатие контентной части, основанное на ликвидации дублирующей информации, возникающей в системах ЭДО вследствие возможного дублирования содержания вложений со стороны различных пользователей. Устранение дублирующего содержания основано на свойстве функций расчета контрольных сумм (хеш-функций). Хеш-функция на входе принимает бинарный поток данных, обрабатывает его по одному из алгоритмов хеширования и выдает K-битное число. Число K зависит от выбранного алгоритма и его модификации. Для электронного архива было выбрано два алгоритма: CRC32 и SHA1-160. Для CRC32 результирующее число будет иметь 32 бит (K = 32), а для SHA1-160 – 160 бит (K = 160).ЗаключениеКлиентская часть электронного документооборота имеет соответствующие подсистемам ЭА модули валидации (проверки) доступа на стороне сервера: 1) модуль валидации доступа к подсистеме экспорта данных; 2) модуль валидации доступа к подсистеме работы с электронным архивом. Модули валидации доступа входят в состав подсистемы обеспечения безопасности электронного документооборота. Задачей модулей валидации доступа является установление факта наличия легально делегированного права работы с соответствующей подсистемой у пользователя, который аутентифицировался и идентифицировался в системе электронного документооборота. Следует отметить, что модули валидации используются не только клиентской частью ЭДО, но и самими подсистемами электронного архива для самовалидации при их запуске, что исключает неавторизованный доступ. Самовалидация осуществляется на базе переданного в подсистему ЭА контекста среды клиентской части электронного документооборота (контекст однозначно идентифицирует пользователя, запросившего доступ к подсистеме). Следует отметить, что возможность запуска подсистем ЭА зависит от наличия аппаратного персонального ключа электронной цифровой подписи в компьютере, с которого запущен клиент ЭДО. Без ключа доступ невозможен, при наличии ключа подсистема безопасности ЭДО производит дополнительную валидацию идентификатора пользователя, ассоциированного с ключом ЭЦП. Запуск соответствующей подсистемы электронного архива производится только в случае положительного результата проверки. Поддержка ключа ЭЦП интегрирована в клиентскую часть системы ЭДО; со стороны серверной части поддержка ключа электронной цифровой подписи осуществляется одноименным модулем, входящим в состав подсистемы обеспечения безопасности. Список использованной литературы«ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) // Документ опубликован не был.Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.Абдурахманова А.А., Гурьянова Т.Н. Аудит хранения кадровых документов и процедур сдачи документов в архив // В сборнике: «Дни науки» факультета социотехнических систем КНИТУ Сборник статей и сообщений конференции молодых ученых, аспирантов и студентов . 2016. С. 206-209.Абрамова Ю.А., Лутиков А.С. Номенклатура дел негосударственного медицинского учреждения // Медицинская сестра. 2009. № 2. С. 36-37.Авдеева И.А., МанченкоО.С. Детерминанты совершенствования системы регламентирующей документации органов исполнительной власти субъектов РФ // Актуальные направления научных исследований XXI века: теория и практика. 2020. Т. 8. № 1 (48). С. 312-316.Автоматизация производства исполнительной документации в строительстве / УспановаА.С., Исмаилова З.Х., ЭльмурзаевМ.А. // В книге: ЯНДАРОВСКИЕ ЧТЕНИЯ. Сборник научных материалов Всероссийского научно-практического семинара, посвященного 100-летию ГГНТУ. Грозный, 2020. С. 80-86.Аманов Р.Р., Бабаева И. Проблема дефицита исполнительной документации в деятельности участников строительства // В сборнике: дни студенческой науки. Cборник докладов научно-технической конференции по итогам научно-исследовательских работ студентов института строительства и архитектуры НИУМГСУ. Москва, 2020. С. 1292-1294.Анализ и пути совершенствования организации делопроизводства в современной аптеке / Золотухина Л.А., Кабакова Т.И., Михайлова С.А. // Фундаментальные исследования. 2011. № 10-3. С. 608-610.Арасланова В.А. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие в схемах, таблицах, образцах / Иркутск, 2012.Арасланова В.А. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие в схемах, таблицах, образцах / Москва, 2013.Арасланова В.А. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие в схемах, таблицах, образцах : учебное пособие для студентов, обучающихся по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение» / Департамент образования и молодежной политики Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Бюджетное учреждение высшего образования Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Сургутский государственный педагогический университет». Сургут, 2017. (2-е издание, дополненное и переработанное).Арасланова В.А., Егошина К.К. Проблемы ведомственных архивов на современном этапе // Система ценностей современного общества. 2011. № 21. С. 115-119.Архивные отделы органов местного самоуправления Самарской области // краткий справочник по фондам / Упр. гос. арх. службы Самарской обл.; [сост. Г. С. Яшникова и др.]. Самара, 2009.Бажан О.Г. Деятельность органов госбезопасности по организации партизанского движениявукраине в начальный период великой отечественной войны (за документами ведомственного государственного архива СБУ) // Краєзнавство. 2011. № 4-4. С. 106-116.Бегалова О. Экспертиза ценности кадровых документов // Кадровик. 2012. № 12. С. 148-156. Беленькая О.Н. Внутренний аудит как способ управления документами образовательной организации // В сборнике: Наука. Культура. Искусство: актуальные проблемы теории и практики сборник докладов Всероссийской научно-практической конференции: в 4-х томах. 2016. С. 25-29.Бондарь А. Регистрация документов – первый шаг к наведению порядка в документообороте // Кадровик. 2013. № 4. С. 142-147. БоровлеваЗ.А. Формирование документального фонда органов исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Сыктывкар, 2008.Братейко М. Как правильно хранить документы // Кадровик. 2014. № 1. С. 167-178.Быкова А.Г. Особенности подготовки номенклатуры дел в ОАО «ГАЗПРОМНЕФТЬ - НОЯБРЬСКНЕФТЕГАЗ» // В сборнике: Культура, наука, образование: проблемы и перспективы Материалы III Всероссийской научно-практической конференции. Ответственный редактор А.В. Коричко; Министерство образования и науки Российской Федерации, Департамент образования и молодежной политики Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Нижневартовский государственный университет. 2014. С. 233-235. Вавилова Е. Организуем архивную работу в отделе кадров // Кадровик. 2012. № 11. С. 170-186. Ватолина М.В. Делопроизводство в вопросах и ответах / Ростов-на-Дону, 2010. Сер. Профессиональное мастерство.Ватолина М.В. Организация работы с документами: учебное пособие / М.В. Ватолина. Ростов на Дону, 2004. Сер. Высшее образование.Вдовина И.В. К вопросу о назначении номенклатуры дел организации // Путеводитель предпринимателя. 2017. № 35. С. 92-99.Вирабян А.С. Приветствие участникам конференции // В сборнике: Документация в информационном обществе: задачи архивоведения и документоведения в условиях цифровой экономики Доклады и сообщения XXV Международной научно-практической конференции. 2019. С. 16-17.Власова Т.А. К характеристике стиля комсомольской деятельности в 1960-е годы: организация делопроизводства // Genesis: исторические исследования. 2017. № 7. С. 133-143.Волков И.К. Методика формирования электронных дел // Научно-технический вестник информационных технологий, механики и оптики. 2019. Т. 19. № 4. С. 650-656.Волкова Т.С., Попов А.В. Государственные, муниципальные и ведомственные архивы // В сборнике: Сборник программ дисциплин, читаемых кафедрой истории и организации архивного дела ИАИРГГУ по направлениям подготовки (бакалавриат и магистратура) «Документоведение и архивоведение», «История», «Международные отношения» Старостин Е.В. Минобрнауки России, Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Российский государственный гуманитарный университет» (РГГУ), Факультет архивного дела, Кафедра истории и организации архивного дела, Позитив; под общей редакцией Е. В. Старостина. Москва, 2012. С. 91-140.Волошина Е.И. Использование современных технологий в работе с конфиденциальными документами // В сборнике: Документационное обеспечение организационной и производственной деятельности Сборник материалов региональной научно-практической конференции. 2015. С. 12-15.ГагиеваА.К. Основные проблемы организации работы ведомственного архива (на примере ведомственного архива администрации губернатора Ямало-ненецкого автономного округа) // Вестник Коми республиканской академии государственной службы и управления. Серия: Теория и практика управления. 2010. № 8 (13). С. 26-31.ГайнетдиноваГ.Ф., Иванова Г.Р. Создание маршрутов согласования документов по учебной работе деканата в среде СЭДDirectum // В сборнике: Студент и аграрная наука Материалы IX Всероссийской студенческой научно-практической конференции (в рамках научной сессии студентов). Министерство сельского хозяйств РФ; Башкирский государственный аграрный университет. 2015. С. 11-13.Гатиатулин А.С., Гамилов А.С. Некоторые аспекты деятельности ведомственного архива // Деньги и кредит. 2011. № 9. С. 38-41.Государственное учреждение «Государственный архив общественно-политической документации Курганской области» // путеводитель / Ком. по упр. архивами Курганской обл. ; [сост. С. А. Акатьева (отв. сост.) и др.]. Курган, 2009.КалинчевС.Э. Хроника событий // Вестник архивиста. 2017. № 1. С. 239-256.Куняев Н.Н. Управление электронными документами в условиях цифровой экономики, актуальные проблемы и участие ВНИИДАД в их решении // В сборнике: Документация в информационном обществе: задачи архивоведения и документоведения в условиях цифровой экономики Доклады и сообщения XXV Международной научно-практической конференции. 2019. С. 19-25.Нечаев М.Г. Архивное дело Пермского края и его управление в изменившихся условиях муниципальной и административной реформы // Вестник Пермского национального исследовательского политехнического университета. Культура, история, философия, право. 2013. № 8 (47). С. 54-60.Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах / Магидов В.М., КобельковаЛ.А., ГедровичФ.А. // Составители: Магидов Владимир Маркович, Кобелькова Лариса Александровна, Гедрович Флора Андреевна; Главное архивное управление при Совете Министров СССР, Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. Москва, 1989.Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения // Федеральное архивное агентство (Росархив), Всероссийский научно-исслед. ин-т документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Москва, 2010. Раскин Д.И., Соколов А.Р. Архивоведение: Учебник / Москва, 2017. Сер. 58 Бакалавр. Академический курс (1-е изд.).Соколов А.Р., Раскин Д.И. Архивоведение: Учебник / Москва, 2020. Сер. 76 Высшее образование (1-е изд.).Соколов А.Р., Раскин Д.И. Методика и практика архивоведения: Учебник / Москва, 2018. Сер. 68 Профессиональное образование (1-е изд.).Соколов А.Р., Раскин Д.И. Методика и практика архивоведения: Учебник / Москва, 2019. Сер. 68 Профессиональное образование (1-е изд.).Фомина Л.Б. Номенклатура дел в аптеке // Новая аптека. Нормативные документы. 2008. № 8. С. 35-41. Фомина Л.Б. Номенклатура дел в аптечном предприятии (окончание) // Новая аптека. Нормативные документы. 2008. № 9. С. 36-39.ХрамцовскаяН.А. Современные идеи и опыт в области государственного управления: межведомственное электронное взаимодействие / монография / Храмцовская Н. А. ; Электронные офисные системы. Москва, 2010.Чичерин С.В. Резервы снижения тепловых потерь сетей и повышения надежности теплоснабжения: анализ проектной и исполнительной документации // Вестник Волгоградского государственного архитектурно-строительного университета. Серия: Строительство и архитектура. 2020. № 1 (78). С. 204-215.Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело. 2000. № 1. С. 18-23. Шелехова К.В. Номенклатура дел коммерческой организации: предназначение, составление, принятие к действию // В сборнике: Молодёжь Сибири - науке России международная научно-практическая конференция. Сибирский институт бизнеса, управления и психологии. 2017. С. 366-368.Широкова Е.И., Ермолаева Е.В. Некоторые особенности разработки номенклатуры дел банка // В сборнике: политические, экономические и социокультурные аспекты регионального управления на европейском севере Материалы Итоговой (тринадцатой) Всероссийской научно-практической конференции. ГОУ ВО КРАГСиУ. 2014. С. 291-295.ЮргановаИ.И. Муниципальные архивы Якутии // Якутский архив. 2010. № 4. С. 3-16. Янко Д. В. Электронный документооборот как интегратор гетерогенных информационных систем // Пробл. автоматики и управления (Бишкек). 2011. № 2. С. 95–102.Янко Д.В. Электронный архив для систем электронного документооборота и систем управления информационными ресурсами предприятия //Проблемы информатики. 2012. № 4 (16). С. 65-88.