Организация электронного документооборота организации

Также иногда возникает необходимость сделать какой-либо конфиденциальный документ доступным только определенному кругу лиц – в этом прослеживается определенное удобство при работе в СЭД.3. Всеобъёмлющий характер контроля над документооборотом. Любой из документации, заведенных в документооборот в электронной форме, приобретает свою историю. Все операции, произведенные с данной документацией, все работники, работающие и работавшие с данной документацией, протоколируются в специальных регистрах и хранятся там сколько будет необходимо. Это предоставляет большое преимущество руководителю предприятия, так как расширяет его возможности по контролю документооборота, позволяет вычислять работников, которые лишь изображают бурную деятельность, а на самом же деле не так активны, как хотелось бы.4. Сокращение количества случайных ошибок. Данное преимущество подразумевает сведение человеческого факторного аспекта к минимуму. Имеется в виду исключение случаев случайной пропажи документации, а также их размещения по какой-либо причине в неподходящих местах. При всем этом стоит отметить, что экономится довольно большой объём количества времени при поиске нужного документа.5. Автоматизация делопроизводства и документооборота. Автоматизированное составление отчётности движения документации среди отделона предприятии признаётся еще одним бесспорным преимуществомСЭД. СЭД делает возможным автоматизацию процесса составления отчётов по деятельности предприятия. Каждое из отделов получает возможность формирования отчёта по любым критериям: количество примененной документации в обработке, количество документации в очереди к каждому работнику и т. д. Как следствие, в процессе документооборота в условиях СЭД суммарные трудозатраты на деятельность с документацией в масштабе предприятия значительно сокращаются.6. Возможность поиска документации в базе данных по заданным критериям. СЭД позволяет осуществлять поиск определенного документа в базе данных по определенным критериям.7. Сокращение материальных расходов предприятия. СЭД позволяет это осуществлять за счет следующих аспектов: [18]- автоматизация снижает количество работников, занятых непроизводительным трудом (к примеру, обслуживанием бумажных носителей, их хранением, обработкой и т. д.);- снижается объём издержек на приобретение расходных материалов, которые нужны для бумажнойдокументации;- возрастает количество свободных производственных площадей за счет падения необходимости хранения и обработки бумажных носителей информации.8. Организация безопасной мобильной работы работников с документацией. СЭД предоставляет возможность организовывать деятельность с документацией через корпоративную сеть либо сеть Интернет без снижения процента безопасности. Защищенный документооборот в электронной форме признаётся вполне доступным в 21-м веке. При этом есть возможность как применения удаленного режима работы для работников, так и применения мобильных приложений.9. Интеграция СЭД с корпоративными информационными платформами предприятия. На многих российских предприятиях действует лоскутная автоматизация. Применение СЭД позволит объединить разнообразные АСУП в единое целое на основе документооборота в электронной форме. В настоящее время существует несколько интегрированных платформ управления предприятием на основе СЭД, а это означает, что организациям есть из чего выбирать.10. Интеграция с офисными программами. СЭД построена по модульному принципу, а это значит, что есть возможность, приложив невеликие усилия, встроить в систему модули с необходимыми функциями (такими модулями могут быть, к примеру, сканирование, электронная почта, электронные факсы и т. д.). Офисные программы тоже легко интегрируются в СЭД.В соответствиис результатами исследования, которое было проведено небезызвестной компанией Siemens Business Services and IT Solutions, суммарное среднее время, затрачиваемое работниками офиса на рутинную обработку документации составляет от 30 до 60 п.п.. По итогам исследования реальных проектов по применению платформ документооборота в электронной форме определены следующие преимущества автоматизации документооборота: [19]- после применения системы документооборота в электронной форме производительность труда персонала возрастает примерно на 20-25 п.п.;- количество денежных расходов на обеспечение архивного хранения документации в электронной форме на 80 п.п. ниже, чем на обеспечение хранения бумажных архивов.Существенной признаётся и экономия времени на операции, производимые с документацией:- 20 п.п. – ожидание и поиск поступления документации;- 20 п.п. – утверждение/согласование;- 10 п.п. – передача документации между отделами;- 10 п.п. – подготовка стандартных отчётов о документообороте.В конечном итоге, суммарное среднее время, которое нам позволяет сэкономить платформадокументооборота в электронной форме составляет более 60 п.п. (см. таблицу 1).Таблица 1 – Время, затраченное на деятельность с бумажнойдокументацией в сравнении с электронным [19]ПроизводимаяоперацияВремя,затраченноедлябумажногодокументаВремя,затраченноедлядокумента в электронной форме(учитываетсявремяожиданияпринятиярешения)Доставкавходящегодокументаработнику5ч.3мин.Доставкавходящегодокументаконечномуисполнителю15ч.4ч.Доставкаслужебнойзапискиотисполнителядоконечногоисполнителя16ч.5ч.Знакомствосдокументацией20ч.1,5ч.ВыпускОРД27ч.6ч.Согласованиеисходящегодокумента17ч.8ч.Как мы видим документооборот в электронной форме предоставляет возможность экономии денег и других ресурсов, а также ряд стратегических преимуществ, вчисле которых повышение по качеству управления и оптимизация бизнес-процессов, а также повышение по качеству работы с информационными сообщениями.Однако, при всех преимуществах, платформадокументооборота в электронной форме имеет свои недостатки и определенные сложности, которые обязательно следует брать во внимание при принятии решения о применении какой-либо СЭД: [19][20]1. Сложность восприятия СЭД работниками и времени на привыкание работников к СЭД. Если СЭД внедряется компанией с самого начала ее функционирования, то это не должно вызвать стресса у работников, однако если же до применения в компании на протяжении довольно долгого времени действовал традиционный документооборот, то это может вызвать определенные сложности у работников, которые не любят перемен. 2. Расходы на приобретение СЭД, на ее применение и дальнейшее обслуживание. Как ни странно, прежде чем пользоваться СЭД, необходимо будет ее приобрести, а также потратить определенную сумму на ее применение. Обслуживание СЭД чаще всего входит в ее первоначальную стоимость, однако бывает и так, что нет. К примеру, стоимость СЭД Директум с максимальным комплектом обойдется примерно в 340 000 рублей.Стоит отметить, что, единоразово произведя на первый взгляд большие расходы на СЭД, в долгосрочной перспективе можно будет в достаточной степени сэкономить как в материальном плане, так и во времени.3. Пробелы в информационной безопасности. Опытные хакеры могут удаленно взламывать программы платформ документооборота в электронной форме. Именно потому следует выбирать надежного производителя, который способен обеспечить высокую степень защиты своего продукта.4. Объективная сложность применения СЭД. Перед применением СЭД необходимо произвести анализ документооборота предприятия, что зачастую признаётся кропотливой и сложной работой. Необходимо четко определиться с тем, будет ли внедряться СЭД полностью либо частично. 5. Придание документу в электронной форме юридической силы. Однако, эта сложность поддается решению как обычная организационно-техническая задача за счет существования закона, регулирующего применение цифровой подписи электронных документов (ЭП). Благодаря ЭП возможно придать электронным документам юридический статус. 6. Взаимодействие с внешним миром. Не во всех организациях, с которыми происходит взаимодействие, настроен документооборот в электронной форме, потому с ними приходится коммуницировать посредством документации в бумажной форме. 7. Миграциябумажнойдокументации. Миграция (документации в электронной форме) – перемещение документации в электронной форме из одной автоматизированной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документации и их пригодности для применения. Электронный архив существующейдокументации следует сформировать путем их сканирования[21].Подводя итог хочется сказать, что несмотря на проблематики и сложности документооборота в электронной форме, они носят весьма условный характер и легко поддаются решению при грамотном подходе. Более того, количество и вес преимуществ, получаемых организацией, использующей СЭД, перекрывают недостатки и неудобства. СЭД находят все более и более широкое применение именно по той причине, что эффект от них заключается не только в прямой экономии ресурсов, а в том числе и в повышении по качеству работы предприятия в целом. Для коммерческих организаций это признаётся фактором выживания, для государственных органов — возможностью более результативно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с разнообразными субъектами и между ведомствами. Системы документооборота в электронной форме позволяют сделать управление в государственных органах более прозрачным, оперативным и информативным.ЗАКЛЮЧЕНИЕНа сегодняшний день в Российской экономике важной и перспективной задачей признаётся развитие предпринимательства в том числе и в сфере автоматизированных платформ разработки и сопровождения документооборота в электронной форме. Именно деятельность в данном направлении признаётся гарантом перспективного развития инноваций в экономике РФ, что обеспечит её результативность и конкурентоспособность.В настоящее время молодёжь РФ мало представлена в организациях. Некоторые исследователи связывают это с тем, что современная власть учитывает интересы молодого поколения, и представители молодёжной среды не видят необходимости в самостоятельной экономической деятельности, связанной в серьёзные риски. Доля молодых людей, которые принимают участие в экономическом развитии РФ, также на сегодняшний день невелика. При этом в российских регионах продолжает быть актуальной проблема безработицы в молодёжной среде. Всё меньше и меньше представителей молодого поколения выбирают для себя сферу производства, отдавая предпочтение работе в сфере услуг. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫУчебная и методическая литература1. Акимова Г.П., Пашкин М.А., долгосрочного хранения электронных Делопроизводство. 2019. № 1. С. 46-49.2. Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://termika.ru/issao?d&nd=941701591&nh=1 523. Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ // Делопроизводство. 2021. № 3. С. 40-52.4. Бобылева М.П. Некоторые вопросы эволюции аналоговых и электронных документов // Делопроизводство. 2020. № 1. С. 11-28.5. Бобылева М.П. Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?2246. Внедрение СЭД на предприятии [Электронный ресурс] // IBI. Режим доступа: http://eos.ibi.spb.ru/umk/11_16/5/5_R0_T4.html7. Внедрение электронного документооборота на предприятии [Электронный ресурс] // ЭОС: Системы электронного документооборота. Режим доступа: http://www.eos.ru/dop-info/kak_proishodit_vnedrenie.php8. Гваева И.В. Делопроизводство [Электронный ресурс] // Studfiles. Файловый архив для студентов. Режим доступа: http://www.studfiles.ru/preview/5249803/page:21/9. Глухова И.В. Обучение персонала в организации: компетентностный подход // Известия Гомельского государственного университета имени Ф. Скорины. 2021. № 2. С. 121-125.10. Гореткина Е. RECS`2019: электронный документооборот в период перехода к цифровой экономике [Электронный ресурс] // PCWEEK. Режим доступа: https://www.itweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=19788211. Зотов Ю.Б. Организация современного урока. Москва: Просвещение, 2020. 144 с.12. Колесниченко Е.А., Иванова Е.Ю., Выжимова Н.Г. Совершенствование методов обучения персонала в организации // Бюллетень науки и практики. 2019. Т. 4. № 5. С. 474-484.13. Коргова М.А., Демина Н.В. Новые тренды в обучении персонала современных организаций // Кадровик. 2019. № 5/6. С. 120-123. 5314. Кузнецов С.Л. Проблемы выбора и внедрения систем автоматизации делопроизводства [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.itsec.ru/articles2/control/problemi_vibora_i_vnedreniya_sistem_avtomati zacii_deloproizvodstva15. Кузнецов С.Л. Требования к системам электронного документооборота // Делопроизводство. 2019. № 3. С. 5-9.16. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. Москва: Научная книга, 2021. 137 с.17. Пахчаян А. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения [Электронный ресурс] // iTeam. Режим доступа: https://iteam.ru/publications/it/section_64/article_268718. Платко А.Ю., Калужина Е.С. Современные тенденции развития российского рынка систем электронного документооборота // Делопроизводство. 2019. № 1. С. 34-40.19. Полевая М.В., Белогруд И.Н., Камнева Е.В. и др. Технологии обучения и развития персонала в организации: учеб. пособие. Москва, 2019. 256 с.20. Разинков С.Л. К вопросу о понятии «электронный документооборот» // Документ. Архив. История. Современность: материалы VI Международной научно-практической конференции, Екатеринбург, 2-3 декабря 2019 г. Екатеринбург: Издательство Уральского университета, 2019. С. 62-66.