Оптимизация процедур приема, перевода и увольнение сотрудников организации

А также вышестоящему руководству следует оценивать способности своих работников, и составлять план для дальнейшего развития, улучшать его для наиболее быстрого достижения своей цели. Конфликты с начальством или коллегами и потеря интереса к работе, также являются причинами увольнения персонала. Атмосфера в коллективе играет важную роль при принятии решения об уходе сотрудника с компании. Ведь, если возникают постоянные конфликты между сотрудниками, то подрывается единый рабочий дух, производительность персонала снижается, так как напряженная обстановка мешает продуктивной работе. А что касается конфликтов с руководством, то можно сказать, что данная ситуация также негативно влияет на работоспособность персонала и на проявление инициативы. Руководству необходимо обратить внимание насколько часто персонал обращается за помощью, либо по другим различным вопросам, а также соблюдается ли субординация. Для более полного понимания конфликтов, руководители могут проводить анонимные опросы, с помощью, которых можно выявить и устранить недостатки. Руководство может посмотреть на себя со стороны и предотвратить конфликт на более ранней стадии. Что касается потери интереса к работе, то такая ситуация может возникнуть, если работа у сотрудника однообразная, в ней нет креативности и увлекательного процесса выполнения задач, что могло бы стимулировать интерес к работе. Потеря интереса к работе может быть связана не только с самим процессом работы, но и еще с профессиональным выгоранием, т.е. сотрудники достигают своего карьерного пика, и теперь возникает потребность пробовать развиваться в других сферах. Руководители могут выявить профессиональное выгорание по следующим признакам: у сотрудника снижается производительность труда, он перестает проявлять инициативу, а также можно проанализировать его поведение в коллективе, и понять какая в целом царит атмосфера, что сотрудника заставляет работать на данной должности в компании [7]. Причина увольнения сотрудника иногда может быть не связана с самой работой, должностью или коллективом. Это может быть переезд работника, либо семейные обстоятельства. Если руководство компании хочет удержать ценного сотрудника, несмотря на данные мотивы увольнения, то фирма может предложить перевод на удаленную работу. Но при этом сокращая риски компании необходимо помнить, что затраты на минимизацию риска не должны превышать затраты, которые могут последовать от самого риска. Существуют психологические походы, которые способствуют снижению рисков при увольнении персонала. Руководителям компании необходимо знать, по какой причине увольняется сотрудник и с каким чувствами уходит из компании. Ведь если сотрудник уходит с чувством обиды и мести, то высока вероятность возникновения риска утечки информации, распространение ложной, либо правдивой информации конкурентам, или различным органам, например, налоговой инспекции. В связи с этим необходимо выявлять реальную причину увольнения, так как уходя, сотрудники зачастую используют ложный мотив. HR-менеджерам следует отличать ложные от истинных причин, на основе анализа принимать оптимальные управленческие решения, связанные с необходимостью искусственного удержанияперсонала, или спокойного осуществления процедуры увольнения сотрудника. Любой компании при увольнении сотрудников следует проводить беседу, в процессе которой будут затронуты такие темы, как: взаимоотношения работника с коллегами и руководством, возникновения конфликтных ситуаций, владение конфиденциальной информацией, срок устаревания информации, предполагающей коммерческую тайну, а также будущее место работы уходящего сотрудника [6]. При проведении беседы необходимо дать возможность сотруднику в развернутой форме описать причину его увольнения. Данная беседа может проводиться как в официальной форме, так и в более располагающей обстановке, обменами мнениями. Но при этом необходимо держать тон беседы и не переходить на личности во время разговора, даже если сотрудник деструктивно критикует существующую систему в организации, HR-менеджерам нужно закончить беседу таким образом, чтобы увольняющийся сотрудник не испытывал чувства гнева, ненависти, обиды или унижения. Если сотрудник имеет доступ к конфиденциальной информации, то для снижения к минимуму риска утечки информации с увольняющимся сотрудником заключается в письменном виде официальный договор о неразглашении конфиденциальных сведений. Официально заключенный договор является более надежной формой сохранения в тайне необходимой информации. Но некоторые руководители заключают в устной форме соглашение о сохранении работником лояльности к организации, не раскрывая коммерческую тайну. Тем самым фирма показывает, что доверяет всем сотрудникам и надеется на их чувство чести и достоинства. Кроме того устное соглашение следует заключать только с людьми искренне ценящими доброжелательность и доверие. Чтобы предотвратить распространение коммерческой информации со стороны сотрудника, увольняемого по инициативе фирмы, рекомендуется перевести его на немного другой функционал, который не подразумевает работу с конфиденциальными сведеньями. Большинство руководителей до увольнения стараются придержать данного сотрудника до того момента, когда фирма найдет более оптимальные технологические, юридические и административные способы защиты информации [1]. Объявить решение фирмы об увольнении сотрудника можно лишь после выполнения перечисленных выше мер. Только таким способом можно будет минимизировать такой риск. Далее при объявлении об увольнении сотрудника из организации очень важно сохранить психологический контакт. Сотрудники, уволенные по инициативе работодателя, высказывают контраргументы во время беседы, которые чаще всего освещаются агрессивно, очень критично. Данная ситуация складывается в тех случаях, если сотрудник не ожидал принятия решения об его увольнении. Но во время высказываний сотрудника, связанных со стилем руководства, либо характером работы компания может выявить различные недостатки и недоработки в управлении. Учитывая все уязвимые места и разработав мероприятия по их улучшению, компания сможет оптимизировать свои бизнес-процессы. Иногда, HR-менеджеры предлагают уволенным сотрудникам изложить предложения по улучшению всех предъявляемых серьезных недоработок. После проведенной беседы руководители могут сделать свои выводы при предоставлении, в дальнейшем рекомендаций, для устройства в другую компанию. Заключительным этапом является заключение соглашения о неразглашении коммерческой тайны с уходящим сотрудником. В  дальнейшем после устройства сотрудника на новое место работы служба безопасности фирмы, с помощью различных инструментов, моделирует и проверяет возможность утечки данных, которые являлись коммерческой тайной [3]. В заключении хочется сказать, что любая компания подвергается рискам, в том числе и кадровым, ведь главным ресурсом фирмы является человек. Руководители сталкиваются с кадровыми рисками на разных этапах осуществления деятельности фирмы, из-за возникновения которых компании могут нести большие потери. В любом случае все руководители сталкиваются с возможностью появления рисков при увольнении персонала, и для их предотвращения руководителям компаний рекомендуется выявлять причины увольнения сотрудников, проводить анонимные тесты, выявляющие недостатки и недоработки в системе управления персоналом. Также при окончательном принятии решения сотрудника об увольнении HR-менеджерам следует проводить психологические беседы. Что позволит выяснить, по какой причине увольняется сотрудник и с каким чувствами уходит из компании. Ведь если сотрудник уходит с чувством обиды и мести, то высока вероятность возникновения риска утечки информации. Поэтому HR-менеджерам нужно заканчивать беседу таким образом, чтобы сотрудник не испытывал чувства гнева, ненависти, обиды. А если сотрудник имеет доступ к конфиденциальной информации, то для снижения к минимуму риска утечки информации с увольняющимся сотрудником заключается в письменном виде официальный договор о неразглашении конфиденциальных сведений, либо заключают в устной форме соглашение о сохранении работником лояльности к организации. При использовании рассмотренных в данной статье мероприятий, компании смогут минимизировать риски при увольнении персонала, и в дальнейшем эффективно существовать в конкурентной среде.Кадровый учет в условиях автоматизации деятельности организацииГрамотное ведение кадрового учета является одним из главных вопросов в любой организации. Кадровый учет помогает правильнооформить прием, перемещение или увольнение персонала. Основной нормативный документ – Трудовой кодекс Российской Федерации. Также управляющей информацией служат приказ внутреннего распорядка и устав [2, с. 234]. Кадровый учет позволяет правильно распределить штат сотрудников в рабочем процессе, указывает на незадействованные резервы, определяет и решает проблемы, связанные с персоналом [1].Отсутствие кадрового учета на предприятии может привести к штрафу и предпринимателю, и компании. Отдельной статьи за неведение кадрового учета трудовое законодательство не устанавливает, но работодатель может быть привлечен по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде. Для должностных лиц – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 р. Для организаций – штраф от 30 000 до 50000 р. В организации должны быть оформлены следующие кадровые документы: штатное расписание, трудовые договоры, личные карточки, должностные инструкции, график отпусков и документы для расчета зарплаты. Допускается использование унифицированных либо самостоятельно разработанных форм документов. Современный ИТ-рынок предлагает широкий спектр программных продуктов для решения кадровых вопросов, возникающих в результате хозяйственной деятельности компании, а также для оптимизации бизнес-процессов организации на различных уровнях и отраслях. «Автоматизация кадрового учета позволяет увеличить продуктивность «бюрократических» процессов в вопросах оформления персонала на работу, отпусков, больничных, пособий и прочей бумажной волокиты, на которую тратят рабочее время сотрудники» [3, с. 45]. Для автоматизации основных функций работы отдела кадров организации, разработаны различные программные комплексы как отечественные, так и зарубежные. «Преимуществом отечественных программных пакетов является то, что они адаптированы к российской системе учета, хранения и обработки документов, а также более низкая стоимость по сравнению с наиболее популярными программными решениями иностранных компаний. Главным преимуществом зарубежных пакетов является комплексность и полнота охвата решений вопросов, связанных с кадровым делопроизводством» [3, с. 3]. Наиболее распространенной в России является система «1С: Бухгалтерия», с помощью которой можно оформить прием на работу, оформить отпуск, кадровый перевод, увольнение. Также система «1С: Бухгалтерия» содержит справочник с информацией о персональных данных физических лиц. Изучить справочник можно в разделе «Зарплата и кадры», подсистеме «Физические лица». По каждому сотруднику можно получить информацию о должности и окладе (гиперссылка «Работа»), установить статус налогоплательщика (гиперссылка «Налог на доходы»). Оформляя прием сотрудников на работу, необходимо создать одноименный документ. Он находится в разделе «Зарплата и кадры», справочник «Физические лица», создать «Прием на работу». Также документ можно оформить через справочник «Сотрудники», нажав на кнопку «+Принять на работу». Здесь необходимо заполнить поля: «Сотрудник», «Должность», дату приема, вид занятости, вид начисления и его размер. В документе присутствует отметка «Отразить в трудовой книжке», которая позволяет отразить запись о переводе в отчете СЗВ-ТД (переход на электронные трудовые книжки). Зарегистрировать отпуск сотрудника, в том числе, если отпуск без сохранения оплаты, необходимо создать документ («Отпуск» и «Отпуск без сохранения оплаты» соответственно), перейдя в раздел «Зарплата и кадры», подсистема «Кадровые документы». Здесь достаточно заполнить поле «Сотрудник», указать сроки начала и окончания отпуска и распечатать форму приказа о предоставлении отпуска (Т-6). Документом «Кадровый перевод» оформляется перевод сотрудника в другое подразделение или на другую должность. Если меняется начисление работнику, то документ позволяет его изменить. Для этого необходимо установить галочку напротив нужного действия. На основании документа можно оформить Приказ о переводе (унифицированная форма Т-5). В документе «Кадровый перевод» также присутствует отметка «Отразить в трудовой книжке». Документ «Увольнение» регистрирует увольнение сотрудника. Необходимо заполнить поля «Сотрудник», указать дату увольнения, выбрать статью Трудового кодекса РФ, на основании которой оформляется увольнение, заполнить текст для приказа. На основании документа можно оформить печатную форму приказа об увольнении (форма Т-8). В документе присутствует отметка «Отразить в трудовой книжке». В ходе написания статьи была рассмотрена система «1С: Бухгалтерия». Использование профессиональных программ по управлению персоналом позволяет сэкономить время сотрудников отдела кадров, автоматизировать управление документов, ускорить поиск необходимой информации, а также улучшить качество контроля и учета.ЗаключениеТрадиционно, одной из наиболее актуальных проблем любой современной компании выступает вопрос поиска квалифицированных кадров, обладающих необходимым опытом и личными качествами, позволяющими эффективно выполнять возложенные на них обязанности. Актуальность данного вопроса вполне очевидна, поскольку грамотная организация процесса отбора и найма кандидатов способна обеспечить организацию необходимыми кадрами, повысив качество и эффективность труда, но и существенно сократить расходы на персонал. Вместе с тем, введение тотальных карантинных мероприятий существенно повлияли на работодателей, некоторые из которых ввели практику бессрочных отпусков и сокращения зарплаты.Перечисленные выше методы и условия их реализации, естественно, не являются исчерпывающими. Несомненно, что тенденция развития удаленного отбора и найма персонала сохранится даже после окончания пандемии либо ослабления карантинных мероприятий, поскольку интеграция передовых технологий в процесс рекрутинга является не только фактором удобства, но и способом сократить ряд материальных издержек и временных затрат, которые сопровождают процесс приема на работу. В этой связи, вопрос эффективного найма, подбора и отбора персонала не утратил свою актуальность в списке основных задач специалистов в сфере управления человеческими ресурсами и руководителей организаций разного уровня и сферы ведения хозяйственной деятельности. Отдельные руководители предприятий имеют мировоззрение «временщиков», особенности которого чаще всего проявляются в регионах и состоят в получении «сиюминутной выгоды» в ущерб повышения качества продукции и дальнейшему развитию производства. Ситуация, вызванная вспышкой и обострением кронавирусной инфекции, замедлив или даже остановив ряд экономических и социальных процессов, произвела некий стимулирующий эффект, выдвинув на передний план и активизировав интерес к ряду новых технологий, способных, среди прочего, решить вопрос подбора кадров. На сегодняшний день, наиболее перспективной, удобной, доступной, а главное, эффективной системой подбора и найма персонала является удаленная система коммуникации, реализуемая посредством современных интернет-технологий. Вполне вероятно, что данное направление, принимая во внимание перечисленные положительные факторы, а также сравнительно низкий уровень издержек, необходимых для его обеспечения, будет востребовано также после окончания пандемии.Библиографический списокНормативно-правовые акты и иные официальные документы:Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ) // «Собрание законодательства РФ», 04.08.2014, N 31, ст. 4398Специальная литература:Антошкин, В. Н. Реакция человечества на COVID-19 как маркер перехода к новой цивилизации / В. Н. Антошкин, М. В. Кочинашвили. - Текст: непосредственный // Менеджмент и кадры: психология управления, соционика и социология. - 2020. - № 3-4. - С. 46-60.Бояров А. Д., Волкова М. Н., Гарафиев И. З., Чернов С. С., Чиркова М. Б., Ширинкина Е. В. Проблемы экономики и управления предприятиями, отраслями, комплексами. Новосибирск: ООО «Центр развития научного сотрудничества», 2009. 322 с. Баринова, В. А. Улучшение делового климата для МСП как ответ на текущий кризис и пандемию коронавируса / В. А. Баринова, С. П. Земцов, Ю. В. Царѐва. - Текст: непосредственный // Экономическое развитие России. - 2020. - Т. 27, № 7. - С. 54-65Базык Е.Ф., Сазонова Д.И. Снижение текучести кадров в современных экономических условиях // Актуальные проблемы гуманитарных и естественных наук. 2015. № 9-1. С. 109-115.  Волконская, А. Г. Проблемы формирования современного менеджмента // Инновационные достижения науки и техники АПК: сб. науч. тр. - 2017. - С. 349. Геворкян Е.Н. Макроэкономические тенденции развития рынка образовательных ресурсов: дисс.. доктора экономических наук. - Саратов, 2003.Галенко, Н. Н. Управление организационными изменениями // Инновационные достижения науки и техники АПК: сб. науч. тр. - Кинель: РИО СГСХА, 2017. - 352 с. Илышева Н. Н., Юрьева Л. В., Синянская Е. Р., Савостина О. В. Учет и анализ в управлении бизнесом : учеб.пособие. — Екатеринбург : Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н. Ельцина, 2020. Курлыков, О. И. Ситуационный поход к управлению затратами на предприятиях АПК в современных условиях хозяйствования / О. И. Курлыков, Е. С. Казакова // Вестник СамГУПС. - 2018. - №1.Кузяева В.В., Афанасьев В.В. Определение экономической эффективности совершенствования кадрового учета на ювелирном предприятии // Автоматизация и управление в технических системах. - 2016. - № 2 (19). - С. 1.Камарова, Т.А.Применение программы аутплейсмента при высвобождении персонала в организациях / Т.А.Камарова// Гуманитарные научные исследования. - 2016. - № 5.Карташов, С. А. Рекрутинг: найм персонала: учеб.пособие / С. А. Карташов, Ю. Г. Одегов, И. А. Кокорев; под ред. Ю. Г. Одегова. - Москва: Экзамен, 2001. - 318 с.Логунова А.А., Бунькова И.П. Проблема текучести персонала. // Сб. статей IV Международной научно-практической конф.: Современные исследования проблем управления кадровыми ресурсами. Отв. за выпуск Е.И. Данилина. - М.: Изд-во "Эдельвейс", 2019. - С. 112-117.Маслоу А. Мотивация и личность / Перевод: Гутман Т., Мухина Н. / Мастера психологии. Питер, 2019 г.Скавитин, А. В. Психологические аспекты увольнения / А. В. Скавитин // Психология в экономике и управлении. - 2017. - Т. 9, № 1. - С. 97-103. Староверова К. О. Отбор и прием персонала в таможенные органы РФ // Таможенное дело. 2014. № 1. С. 35–39. Снетов С. С. Сотрудники HIPO как ключевая составляющая человеческих ресурсов современной компании // Актуальные проблемы экономики и управления. 2021. № 1(29). C. 44–47. Семенов Д. С., Сергунова К. А., Ветшева Н. Н., Морозов С. П. Онлайн тестирование, как прием обучения, форма опроса и контроля знаний медицинского персонала // Современное образование. 2019. № 2. С. 65–74. Тремяскина А. А. Автоматизация кадрового учета на предприятии // Контентус. — 2019. — № S11. — С. 122–127.Черникова, Е. П. Применение экономических методов управления в современных условиях хозяйствования / Е. П. Черникова, Н. Н. Галенко // Современная экономика: проблемы, пути решения, перспективы: сб. науч. тр. Международной науч.-практ. конф. - Кинель, 2015. - С. 101-104Ширинкина Е. В. Практика управления предприятиями при переходе на новые цифровые технологии // Креативная экономика. 2018. Т. 12. № 6. С. 817–828. Ширинкина Е. В. Организация оплаты труда по системе эффективного контракта научно-педагогических работников // Управление персоналом и интеллектуальными ресурсами в России. 2018. Т. 7. № 4. С. 22–25. Костина А. Д. Автоматизация кадрового учета // Сборник избранных статей научной сессии ТУСУР. — 2018. — № 1-1. — С. 232–235. Ширинкина Е. В. Оценка уровня человеческого потенциала в управлении развитием персонала. Надежность и качество: тр. Междунар. симп., Пенза, 30.06.2017–02.07.2017. Т. 2. Пенза, 2017. С. 302–304. Shirinkina E. V. Multifactor model of assessing the probability of successful employment of university graduates // Innovations in Education. 2020. № 3(48). С. 8–11.