Методы организационного проектирования системы информационно-документационного обеспечения в модели системы управления цифровым архивом (на материалах ГКУ «Краевой архив по личному составу»)

Собственные разработки архивов по данным критериямнеанализируются.На последнем, пятом этапе производится анализ представленныхпрограммныхрешенийнаосновекритериев4–5групп.Собственныеразработкиархивовподанным критериямне анализируются.2.3. Сравнительный анализ информационно-документационного обеспечения управления цифровым архивомРазработка информационных систем информатизации процессов и процедур в рамках любой деятельности обычно основывается на имеющихся описаниях логических моделей автоматизированной предметной области.К сожалению, в практике архивоведения отсутствуют описания логических моделей базовых технологий и их составляющих процессов и процедур, то есть фактически в отрасли отсутствует описание идеальной модели функционирования архива (модели «как и положено»), основанной на задачах, функциях и информационных потоках, зафиксированных в нормативно-методической документации.В результате были созданы и созданы эмпирически все программные продукты, разработанные и используемые в архивной сфере («под заказчиком»), минуя этапы изучения специфики и проектирования предметной области (в том числе - без написания отчетов о предпроектном обследовании объектов информатизации и детальных технических заданий)который представлен в виде базы данных, описания методов передачи данных в систему и допустимых отклонений от источников информации, а также определения функциональности проектируемой оболочки, реализованной в различных сервисах и формируемой выходной документации и др.В целях проведения сравнительного анализа программных продуктов на основе изучения текущей нормативно-методической базы отрасли авторами доклада разработана примерная логическая модель (диаграмма) функционирования государственного архива на уровне основных направлений деятельности (основных технологий) и составляющих их технологических процессов - процедур.В ходе его подготовки в процессе изучения нормативно-методической документации было выявлено, что основные технологические процедуры, являющиеся неотъемлемой частью процессов, были неполными в документации; определение процедур по формам организации архивных документов (складских и нескладируемых), видам и видам документов.Архивный фонд. Еще большая доля субъективности была выявлена при попытке установить список операций, включенных в процедуры.Учитывая вышесказанное, в примерной схеме госархива представлены только технологии - процессы - процедуры.Следует также отметить, что так как в архивной сфере РФ внедряется и используется отраслевой программный комплекс «Архивный фонд», предназначенный для ведения автоматизированного учета документов Архивного фонда (в соответствии с «Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах» (утверждено приказом Росархива от 23.10.2000 № 64), в рамках созданной схемы и данного исследования процессы и процедуры учета документов Архивного фонда подробно не рассматриваются. Аналогичный подход применен и к процедуре обслуживания запросов в связи с созданием и внедрением единого комплекса федеральных архивов по обслуживанию социально-правовых запросов (основной инструмент работы Справочно-информационного центра Росархива).Однако даже если примерная логическая модель окажется неполной, ее использование позволит сравнить функциональность программных продуктов, предназначенных для информатизации внутриархивной деятельности.При этом следует подчеркнуть, что реализация процессов и процедур в информационных системах может существенно отличаться от представленной модели в части присвоения процедур и операций (услуг и функций) тем или иным процессам и технологиям, а также в установленной между ними взаимосвязи.2.4. Электронный архив документовСегодня для того, чтобы создать электронный архив документов, необходимо рассмотреть электронную службу хранения документов.Система хранения документов в электронном виде обеспечивает:- надежность хранения документов;- конфиденциальность и разграничение прав доступа;- отслеживание истории использования документа;- удобство и скорость поиска.Существует два подхода к хранению документов: в базе данных SQL-сервера и непосредственно в файлах. Многие системы предлагают комбинированный вариант, который сочетает преимущества обоих подходов: простоту администрирования и высокую производительность хранилищ SQL-сервера и практически неограниченный объем данных при низкой стоимости хранения с возможностью потокового доступа к документам в файловых хранилищах. К таким системам относится Directum.Известно, что после 2-3 лет работы в системе документооборота около 50% документов перестают использоваться или используются реже одного раза в год, а с течением времени доля редко используемых документов постоянно увеличивается.В Directum документы, находящиеся в оперативном обороте, могут располагаться в хранилище SQL-сервера, а для редко используемых документов и документов большого объема предусмотрена организация распределенных файловых хранилищ.При этом пользователь может работать со всеми документами из одной среды.Рисунок 1 - График работы системыСуществует несколько вариантов организации единого электронного архива документов:- базовая;- классическая;- мультимедийная; - распределенная.На рисунке 2 показаны данные варианты организации. а) б) в) г)Рисунок 2 –Варианты организации электронного архива:а) – базовая; б) классическая; в) мультимедийная; г) распределеннаяИтак, подробней о вариантах организации.БазоваяОдним из преимуществ базовой схемы хранения является простота. Эта схема предполагает, что все документы хранятся в хранилище SQL Server. Его применение возможно до накопления критического объема документов.Решение рекомендуется в качестве начального уровня и может быть распространено на системы хранения данных, описанные ниже.КлассическийЭта схема предусматривает наличие в системе двух репозиториев: оперативного на базе сервера SQL и хранилища архивных файлов.Это решение позволяет работать со стандартными документами объемом до 100 МБ и обеспечивает высокую скорость работы с документами в оперативном обращении, при низкой стоимости хранения и практически неограниченном объёме архива документов.МультимедиаНеобходимость работы с крупномасштабными документами (видео, графикой, картами, чертежами и т. д.) диктует её требования к хранению документов. В частности, необходимо уметь транслировать данные, то есть работать только с частью документа, не считывая его в целом.Эта схема включает в себя 4 хранилища: оперативное на сервере SQL и соответствующее ему хранилище архивных файлов для работы с документами малого объёма и не требующими потокового доступа, и оперативное и архивное хранилище файлов для документов объемом более 100 МБ.Это решение позволяет быстро работать с документами любого объема, долго хранить архивные документы и иметь доступ к ним.РаспределенныйПри большом количестве данных и количестве пользователей мощности одного сервера может быть недостаточно. В этом случае загрузка может быть перераспределена между несколькими файловыми серверами и сервером базы данных.Распределение документов по нескольким репозиториям позволит сбалансировать нагрузку на серверы, сеть, увеличить максимальный объем хранимых данных, повысить отказоустойчивость системы в целом и снизить стоимость хранения.Использование различных схем позволяет построить масштабируемое решение для управления электронными документами организации, когда соответствующее хранилище выделяется под нужный тип документов.ЗАКЛЮЧЕНИЕГлобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационно-коммуникационных технологий, «компьютерная революция», постепенное внедрение рыночных механизмов и современного управления привели к изменению роли информации в социально-экономических процессах и ее реализации как важнейшего стратегического ресурса. В связи с тем, что большую часть информационного ресурса составляет документация, мы считаем, что на данном этапе созрели необходимые предпосылки для перехода к концептуально новому способу работы с документами в организациях по управлению документами.Сегодня уже невозможно выстроить процесс управления на основе рутинных процедур работы с бумажными документами. Современный уровень развития информационных технологий создает беспрецедентные возможности для реструктуризации управления и бизнес-процессов, осуществляя переход от традиционного бумажного к электронному документообороту. Использование компьютеров для обработки, хранения и передачи документов привело к появлению электронного документа. Для восприятия ЭД требуются специальные технические средства (экран монитора, принтер), программные средства, чтобы пользователь увидел документ понятным ему образом. ЭД имеет ряд преимуществ перед бумажным документом: простота внесения изменений, использование заранее подготовленных форм документов, скорость отправки документа по электронной почте, возможность архивировать и защищать их от несанкционированного доступа.Использование электронного документооборота становится насущной необходимостью не только органов государственной власти и местного самоуправления, но и всех организаций, независимо от их отраслевой принадлежности и организационно-правовых форм. Поэтому все большее число организаций внедряют технологии электронного документооборота и другие корпоративные информационные системы.В применении информационных технологий есть два компонента: создание информационных ресурсов и способы работы с этими ресурсами. Можно отметить, что в обоих составляющих архивах пройдены критические точки в наращивании информационного потенциала, приобретении опыта, развитии специальных технологий, настало время решить задачи расширения и повышения эффективности использования накопленных ресурсов, разностороннего использования разработанных технологий.Использование информационных технологий в архивном бизнесе становится все более разнообразным, они постепенно проникают во все сферы архивной работы, превращаясь из экзотики в привычную, цельную и менее выделяющуюся часть архивной повседневности. И это уже третий и, пожалуй, самый обнадеживающий результат современного этапа внедрения в практику автоматизированных архивных технологий.Список используемой литературыАбрамова Н. А. Юридическое делопроизводство. Учебное пособие для бакалавров. М.: Проспект, 2021. 224 с.Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 148 с.Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство. Учебник. М.: ДРОФА, 2017. 368 с.Казанцев С. Я. Делопроизводство и режим секретности. (СПО). Учебник. М.: Юстиция, 2021.Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 256 с.Книжникова А. Н. Делопроизводство и режим секретности. (СПО). Учебник. М.: Юстиция, 2021. 162 с.Павловская О. Ю. Правовое обеспечение кадрового делопроизводства. М.: Юрайт, 2020. 214 с.Рогожин М. Ю. Типичные ошибки кадрового делопроизводства. М.: Юрайт, 2021. 160 с.Сологуб О. П. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. М.: Омега-Л, 2015. 208 с.Ларин М.В. Информационное обеспечение управления: Учеб. пособие. М.: РГГУ, 2018. 279 с.Управление документами в цифровой экономике: Материалы научно-практич.конф. Москва, 5 декабря 2018 г. / Под общ. ред. М.В. Ларина. М.: РГГУ, 2018. 161 с.