Развитие архивного дела в Российской Федерации в современный период (начиная с 1991г.).

Из-за ценности ценных архивов на рынке антикварных и подержанных книг угроза кражи файлов, включая угрозу кражи для целей экспорта, в последние десятилетия возросла.
По результатам анализа составляется план и решение о создании интегрированной системы безопасности в архивах, которая станет комплексной системой организационных и технических мер, способных обеспечить своевременное предотвращение, обнаружение и устранение угроз и опасностей на объекте.
Сложность проблемы определяет высокие требования к профессиональной подготовке в области обеспечения безопасности документов. Большим подспорьем в этом будет сборник методических материалов, используемых для обучения в системе повышения квалификации сотрудников архивной организации на основе действующих архивных правил.
Повышение безопасности архивного хранения требует не только пристального внимания и усилий должностных лиц, но и необходимости преодоления угроз для архивов в современных условиях, проведения масштабных экспериментов и других научных исследований на основе отечественного и зарубежного опыта.
При хранении документов в компании соблюдаются следующие правила.
По разной важности документы делятся на три категории, каждая из которых имеет свои требования к хранению.
В первую категорию входят документы, которые крайне необходимы компании для ведения бизнеса, или документы, важные для понимания ее прошлого. Их убытки повлияют на финансы компании, связи с общественностью и отношения с сотрудниками, акционерами, клиентами или поставщиками; законы, постановления или экологические требования могут также потребовать документов.
Ко второй категории относятся документы, которые имеют определенный срок хранения, важны для повседневной работы и могут быть конфиденциальными.
В третью категорию входят документы, не требующие специального хранения. Их отсутствие никак не повлияет на работу компании. Они не важны для понимания прошлого компании, не являются конфиденциальными и не касаются личных дел. Они не особо важны для повседневных операций.
Наивысшим требованием к организации хранения является хранение первой категории документов, согласно этим требованиям:
- строго ограничить доступ к этим файлам;
- необходимо контролировать температуру и влажность помещения с сохраненными файлами;
- система, содержащая документ, должна иметь резервную копию, которая может понадобиться при восстановлении утерянной информации.
Кроме того, разработаны общие требования к хранению документов первого и второго типов, которые соответствуют общепринятым и законодательно установленным требованиям к хранению документов.
Третья категория документов не требует хранения.
Для успешного ведения бизнеса необходимо создавать, использовать и уничтожать документы в соответствии с уставом компании. Уничтожение документов необходимо и должно производиться разумным образом в соответствии со всеми правилами и инструкциями. Неправильное уничтожение документов может привести к раскрытию конфиденциальной информации.
Уничтожение любого документа должно сопровождаться удалением его копии. Согласно определению «Руководства по безопасности предприятия» при создании, использовании и уничтожении документов существует три типа особого внимания: ограниченное, личное и конфиденциальное, и конфиденциальное. Удалите такие документы таким образом, чтобы их невозможно было восстановить.
Персональные компьютеры (ПК) стали основой современных организаций, выполняющих разумную и эффективную работу в процессе создания и обработки больших объемов документов в организации. Компьютерные технологии коренным образом изменили характер офисной работы и управления.
Перечислим основные функции компьютерной техники в офисной работе:
- помощь в создании документов (разработка форм для организации; подготовка документов и их хранение в памяти; использование шаблонов для создания документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);
- передача документа удаленно любому получателю, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (файл передается между компьютерами в электронном виде через компьютер, в компьютерной локальной сети, а также по электронной почте и через Интернет);
- регистрация документа (регистрационная карточка заполнена на экране ПК, и регистрационный номер проштампован на штампе для отметки получения документа);
- контролировать исполнение документа (поставить отметку о контроле электронной карты, что позволит автоматически уведомлять руководство организации об уровне исполнительской дисциплины действующих сотрудников и составлять различные информационные отчеты о документообороте);
- перевести текст документа с одного языка на другой (при наличии подходящего программного комплекса и дополнительного редактирования текста это будет происходить в автоматическом режиме);
- защита документов (предотвращение случайного доступа к информации на ПК; восстановление текста; обеспечение антивирусной защиты).
Внедрение электронного документооборота в организации может повысить эффективность ее сотрудников за счет сокращения времени, затрачиваемого на поиск, разработку, копирование и отправку документов. В то же время следует учитывать, что использование персональных компьютеров в документообороте организации часто сталкивается со многими препятствиями - финансовыми, программными, техническими и психологическими.
При внедрении такой системы необходимо соблюдать некоторые общие принципы, чтобы избежать серьезных ошибок.
Принципы внедрения электронного документооборота в организации включают:
- доля персональных компьютеров постепенно увеличивается при создании документов (особенно внутри организации);
- вовремя обновлять оборудование и программное обеспечение;
- в основном использовать ПК для сокращения ежедневных операций при создании документов;
- персональный компьютер предпочтительнее на этапе наибольшей загруженности (обычно во время общения);
- иметь четкое понимание того, что руководство организации должно внедрять такие системы.
Автоматизация и механизация работы с документами направлена ​​на повышение эффективности управленческой работы, снижение трудозатрат на использование документальной информации для записи, обработки и передачи документов, повышение контроля исполнения и упрощение документооборота.
Автоматизируйте работу с документами, создавая и внедряя специальные программы с помощью персональных компьютеров и автоматизированных рабочих станций (АРМ). В то же время должна быть обеспечена информационная и техническая совместимость компьютерного оборудования и централизованных баз данных. Автоматическая подготовка документов в основном осуществляется в АРМ отдела организационной структуры. Документы, подготовленные с помощью компьютерной техники, можно использовать как оригинальные работы.
Автоматическая регистрация документов также может осуществляться децентрализовано на рабочих местах структурного подразделения и местах регистрации документов в корпоративном офисе. Используйте установленный набор необходимых деталей для записи прямо из документа. Запись на машинном (магнитном, оптическом и т. д.) носителе должна быть повторена с машинным кодом контрольно-дебетовой карты, которая используется в качестве справочника карты.
На основе автоматической регистрации документов строится автоматизированная система поиска информации, которая предоставляет информацию обо всех документах и их местонахождении, отображая информацию на экране или делая машинные граммы. При этом необходимо обратить внимание на совместимость традиционной и автоматической систем регистрации и поиска.
Автоматический контроль исполнения файлов основан на базе данных автоматической регистрации, а исполнители контрольной группы получают оперативную информацию о статусе исполнения всех файлов, а также предварительный контроль времени исполнения файла и проводят дисциплинарный анализ. Напомните исполнителю дату исполнения, сводку о статусе исполнения, информацию о сроке задержки и т. д. отображается на экране.
Руководство предприятия несет ответственность за эффективность использования автоматизированных технологий для обработки документов и определение прав сотрудников на доступ к информации, хранящейся на компьютерных носителях.
В настоящее время на платформе Microsoft существует множество систем автоматизации делопроизводства и документооборота, отвечающих современным требованиям. В качестве примера будет служить система дел.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота (далее - SADD) полностью соответствует существующей практике офисного управления. Он обеспечивает обслуживание многих электронных картотечных шкафов, но эти картотеки являются подмножеством отдельных картотечных шкафов организации. В то же время разрешение и связанные с ним документы автоматически перемещаются между картотеками в соответствии с технологией, используемой для доставки документов.
Таким образом, всегда имеется полная информация о статусе, истории перемещений и выполнении документа. Пакет также позволяет решить задачу согласования работы с документами в территориально разнесенных подразделениях или представительствах. Между отделами используется современная система связи, обеспечивающая обмен документами и решениями.





ЗАКЛЮЧЕНИЕ
По результатам проделанной работы можно сделать ряд выводов.
1. Архивное дело, такое как деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в области организации хранения, приобретения, учета и использования документов из Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предлагает возможность использовать исторический опыт для принятия управленческих решений, определения политических, экономических, социальных и других приоритетов, формирования прогнозов и программ развития общества и государства.
2. Сопровождение управленческой документации, вопросы организации системы архивного хранения документов в Российской Федерации регулируются действующими нормативными и методическими документами, важнейшими из которых являются Конституция Российской Федерации, федеральные законы, типовые инструкции и положения, ГОСТы.
В этой курсовой работе мы рассмотрели организацию архивного хранения документов организациях.
Как показывает история развития архивного дела и, в частности, организации работы по архивному хранению документов организациях, процесс работы с документами находится в постоянном развитии. При этом каждая организация, фирма, предприятие, учреждение вносит свой вклад в это развитие, так, как только практическая деятельность в этом направлении может определить правильные пути совершенствования системы архивного хранения документов. 
Документирование организационной деятельности также регулируется национальными нормативно-методическими документами по организации архива, разработанными Федеральной архивной службой России. Важную роль в организации работы с документами в любой организации играет комплекс нормативно-методических документов, разрабатываемых самой организацией. 
Эффективность работы организации напрямую зависит от своевременности и правильности управленческого решения, которое основывается на информации, содержащейся в официальных документах, поэтому руководство учреждения строго следит за соблюдением правил документирования управленческой деятельности.
 В ходе работы над курсовой работой был проведен анализ системы архивного хранения организациях, который позволил выявить проблемы в данной сфере управления организацией, в дальнейшем у нас есть предлагаемые способы их решения. 
Одной из проблем в организации делопроизводства организациях является увеличение количества документов, обрабатываемых каждый год, что приводит к возможной нехватке места для хранения, нехватке человеческих ресурсов.
Основным условием успешной организации архивного хранения является создание электронного архива, отвечающего всем инновационным требованиям к архивам организаций и обеспечивающего надежность и стабильность хранения информации, быстрый доступ к ней и повышение эффективности работы организации. 
В целом существующая система архивного хранения организациях не противоречит основным требованиям и использование новых технологий, несомненно, будет способствовать рациональному функционированию этого учреждения.
 
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Конституция Российской Федерации: офиц. текст. – М.: Маркетинг, 2001. - 39 с.
Федеральный закон Российский Федерации от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Консультант Плюс [электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru
Приказ Минкультуры РФ от 31.03.2015 №526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. [Текст]\\ Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. – М., ПрофОбрИздат, 2015. – 271с.
Архивоведение: Учебник для нач. Проф. Образования: Учебное пособие для сред. проф. образования /Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бугрова; Под. Ред. В.П. Козлова. - М.: ПрофОбрИздат, 2016. - 272 с.
Афанасьева Л.П. Проблемы и перспективы нормативно-правового регулирования экспертизы ценности документов на современном этапе / Л.П. Афанасьева, Н.А. Муравьева // Вестник ВНИИДАД. – 2019. – № 6. – С. 31-44.
Горбунова А.А. Освещение темы экспертизы ценности документов в журнале «Делопроизводство» // Вестник Томского государственного университета. История. – 2016. – № 3 (41). – С. 139-142. 
Крайская З. В. Архивоведение: Учебник для начального профессионального образования [Текст] / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М., 2015. – 356 с.
Мельникова И.С. Нормативная база проведения экспертизы ценности документов в вузе // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. – 2018. – № 11. – С. 184-188.
Привалов, В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие [Текст] / В. Ф. Привалов - Росархив, ВНИИДАД. – М., 2015. – 212 с.
Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов: учеб. пособие для вузов [Текст] / Ж.Ф. Сергазин – М., 2015. – 321 с.
Попова Е.Н. Современные технологии и техническое обеспечение сохранности архивных документов [Текст]/ Е. Н. Попова // Делопроизводство, 2015. - № 3. - С.103-109.
Нижник В.А. Архивная опись как информационный и учетный документ архивных учреждений // Материалы научной сессии : сб. материалов Науч. сессии / редкол.: Н.Л. Шамне (отв. ред.) [и др.]. – Калининград, 2017. – С. 125-127.
Рогожин, М. Справочник по делопроизводству / М. Рогожин. - Санкт-Петербург [и др.] : Питер, Питер Пресс, 2018. – 154 с.
Теория и практика архивного дела в СССР./ Под ред. Ф.И. Долгих, К.И. Рудельсон, М., 1980.
Сайт «Архивы России». [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.rusarhives.ru/methodics/saint/shtml
Сайт «ВНИИДАД» [Электронный ресурс]. – Режим доступа http://www.vniidad.ru/
Сайт «Архивный комитет» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.gov.spb.ru/gov/admin/otrasl/aПКhiv_kom


Учебник писаря / М. И. Хенкин, С. П. Барабанов, Н. Н. Цирульников [ и др.]. ( 198 с.
Секретарь учреждения / Л. Н. Качалина, Д. И. Сольский, Б. Г. Давыдов [и др.]. - 3-е изд., доп. и перераб. - М. : Экономика, 1983. - 95 с.
Илюшенко М. П. История делопроизводства в дореволюционной России. М., 1993. С. 15.
Летопись, С. 94
Ларин М.,В. Современные системы документационного обеспечения управления: учеб. пособие. - М., 1982. - 100 с.
Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. [Текст]\\ Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. – М., ПрофОбрИздат, 2015. – 271с.
Архивоведение: Учебник для нач. Проф. Образования: Учебное пособие для сред. проф. образования /Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бугрова; Под. Ред. В.П. Козлова. - М.: ПрофОбрИздат, 2016. - 272 с.
Попова Е.Н. Современные технологии и техническое обеспечение сохранности архивных документов [Текст]/ Е. Н. Попова // Делопроизводство, 2015. - № 3. - С.103-109.
Попова Е.Н. Современные технологии и техническое обеспечение сохранности архивных документов [Текст]/ Е. Н. Попова // Делопроизводство, 2015. - № 3. - С.103-109.
Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. [Текст]\\ Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. – М., ПрофОбрИздат, 2015. – 271с.
Попова Е.Н. Современные технологии и техническое обеспечение сохранности архивных документов [Текст]/ Е. Н. Попова // Делопроизводство, 2015. - № 3. - С.103-109.
Попова Е.Н. Современные технологии и техническое обеспечение сохранности архивных документов [Текст]/ Е. Н. Попова // Делопроизводство, 2015. - № 3. - С.103-109.










36