Роль делового письма в деятельности современных организаций. Анализ особенностей оформления и работы с ним.

Альбом форм документов - совокупность стандартных унифицированных форм документов, необходимых для документального сопровождения руководства данной организации, учреждения, специального предприятия.
Альбом бланков документов в организации должен быть представлен в двух вариантах:
- письмо (рекомендательный образец), которое хранится в офисе организации (в офисе);
- электронная копия, которая должна быть на каждом рабочем месте (ПК).
Характерными особенностями альбомов унифицированных форм документов, входящих в единую систему управленческой документации, являются:
- единообразие построения форм и регламентация содержания документов, входящих в каждую систему; исключение данных, скопированных из документов, а также данных, традиционно входящих в них, но не используемых при решении конкретных задач, что позволяет добиться единовременного ввода информации в процессе решения управленческой задачи;
- единство используемой терминологии и условностей, позволяющее достичь сопоставимости показателей при переходе от одного уровня управления к другому и от одной системы к другой на основе унификации алгоритмов формирования показателей и документов;
- определенный ограниченный набор деталей и показателей для каждого типа документа и создание унифицированных моделей для построения конкретных типов документов и форм;
- установление единых правил подготовки и оформления деталей документов, общих для всех систем документации и конкретизируемых в случаях конкретных характеристик.
Заключение
Таким образом, по результатам проделанной работы можно сделать ряд выводов. Составление текста делового письма, является актом речевого творчества, вне зависимости от того регламентированное письмо или нерегламентированное. Составление письма представляет собой труд, для которого необходим высокий уровень языковой компетентности.
Невозможно научится составлять правильные и убедительные деловые письма, не практикуясь и не обучаясь постоянно этому нелегкому искусству, не зная особенностей применения официально-делового или публицистического стилей речи.
В современном мире происходит расширение жанровых разновидностей деловой переписки и поводов для составления и последующей отправки делового письма.
Все это требует сегодня большей речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.
Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств.
Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции - задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.
Список использованных источников
Нормативно-правовые акты
Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ (последняя редакция)
Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях" (Зарегистрировано в Минюсте России 17.08.2018 N 51922)
"ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)
Литература
Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ); Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп. - М., 2020. - 222 c.
Веселов, П.В. Современное деловое письмо в промышленности; Стандартов; Издание 3-е, перераб. и доп. - М., 2020. - 160 c.
Деева, Т.М.; Кичатова, Е.В.; Чхиквишвили, Н.А. Деловая переписка; Принт-Ди - М., 2020. - 142 c.
Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы Галахов В.В., Корнеев И.К, Ксандопуло Г.Н., Пшенко А.В., Степанов Е.А., Янковая В.Ф. Более 120 документов / под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. Москва, 2016. (3-е издание, переработанное и дополненное)
Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство Колышки на Т. Б., Шустина И. В. Учебное пособие / Москва, 2016. Сер. 60 Бакалавр. Прикладной курс (2-е изд., испр. и доп)
Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие; ИНФРА-М - М., 2020. - 288 c.
Кузнецов, И. Н. Деловое общение. Учебное пособие / И.Н. Кузнецов. - М.: Дашков и Ко, 2015. - 528 c.
Кузнецов, И. Н. Деловое письмо. Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. - Москва: Мир, 2016. - 196 c.
Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления); Управление персоналом - М., 2020. - 200 c.
Назарова Л.А. О внутренней переписке организации // Секретарь-референт. – 2016. - № 12. С. – 23 – 27
Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство; Москва; Издание 8-е, перераб. и доп. - М., 2020. - 159 c.
Трофимова, О. В. Основы делового письма / О.В. Трофимова, Е.В. Купчик. - М.: Наука, Флинта, 2016. - 306 c.
Храмцовская Н. Новости с комментариями Натальи Храмцовской // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2017. - № 4. – С. 6 – 12

Приложение А











Рисунок 1.  Схема «Виды информационно-справочных документов»
Приложение Б




Информационное письмо, или письмо уведомление
Письмо – жалоба и письмо претензия
Письмо – приглашение и письмо – благодарность
Письмо – запрос и письмо ответ на запрос
Письмо – заказ
Рекламное письмо
Письмо – рекомендация
Письмо - поздравление
Мотивационное письмо
Сопроводительное письмо
Рисунок 2. Схема «классификация деловых писем»
Приложение В
Таблица 1. Языковые формулы деловых писем в зависимости от их вида
Тип письма Языковая формула Письмо – просьба Просим оказать содействие…
Прошу Вас…
Просим принять участие…
Прошу довести до сведения…
Просим выслать в наш адрес Письмо – запрос Просим предоставить…
Просим отразить следующие вопросы Письмо – предложение Прошу высказать Ваше мнение о…
Прошу Вас дать поручение разработать…
Просим Вас выразить письменную поддержку…
Надеемся на плодотворное сотрудничество… Сопроводительное письмо Направляем информацию…
Представляем на утверждение…
Посылаем литературу…
Высылаем план… гарантийное письмо Оплату гарантируем…
Качество услуг гарантируем…
Предприятие гарантирует Письмо – подтверждение Подтверждаем…
Организация подтверждает…
С благодарностью подтверждаем… Письмо – извещение Сообщаем…
Доводим до вашего сведения…
Ставим Вас в известность… Письмо – напоминание Напоминаем, что…
Напоминаем Вам, что… Письмо – приглашение и письмо – поздравление Просим принять участие…
Приглашаем Вас на …
Просим направить представителя…
Поздравляем Вас…
Сердечно поздравляем Вас…
Приложение Г

01 герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) 02 эмблема 03 товарный знак (знак обслуживания) 05 наименование организации – автора документа 06 наименование структурного подразделения – автора документа 07 наименование должности лица – автора документа 08 справочные данные об организации 10 дата документа 11 регистрационный номер документа 12 ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа 15 адресат 16 гриф утверждения документа 17 заголовок к тексту 18 текст документа 19 отметка о приложении 22 подпись 23 отметка об электронной подписи 24 печать 25 отметка об исполнителе 30 отметка о направлении документа в дело Приложение Д


Закрытое акционерное общество «Фасад» (ЗАО «Фасад»)
344015, ул. Ленина, д.12, Санкт - Петербург
тел./факс (056)65-43-50 E-mail: ra@mail.ru
ОКПО02832807, ОГРН1017800370797,
ИНН/КПП7708032140/772001002


№145/84 от «15» сентября 2021 года Генеральному директору
ООО «Жилстрой»
Н. Н. Маркову
123456, г. Санкт - Петербург,
ул. Веселая, д. 2, пом. 3

Об оказании рекламных услуг


Уважаемый Никита Николаевич!

Согласно достигнутой договоренности от 25 августа 2021 года направляем в ваш адрес предложение об оказании рекламных услуг.
Запланированная реклама будет направлена на продвижения спроса на реализацию новых квартир в строящихся жилых домах, которые расположены в микрорайоне Садовый г. Санкт - Петербург.

Более подробно можете ознакомиться с предложением вы можете по телефону: +8 (890) 978634569785 Максимов Андрей Викторович – начальник отдела по рекламе ЗАО «Фасад».







Генеральный директор Сорокин В.А. Сорокин





А.И. Билецкая
+8 (890) 5678906784

Общество с ограниченной ответственностью «Жилстрой»
(ООО «Жилстрой»)
123456, ул. Абрикосовая, д. 2, пом. 3, Санкт - Петербург
тел./факс +8(890)65-43-50 E-mail: jilstrou@mail.ru
ОКПО02832807, ОГРН1017800370543,
ИНН/КПП7708032140/772001098


№ 97 от «20» сентября 2021 года Генеральному директору
На №145/84 от «15» сентября 2021 года ЗАО «Фасад»
344015, Санкт - Петербург,
ул. Ленина, д.12


Об оказании рекламных услуг


Уважаемый Владимир Андреевич!

ООО «Жилстрой» благодарит Вас за предложение по оказанию рекламных услуг для продвижения спроса на реализацию новых квартир в строящихся жилых домах в микрорайоне Садовый г. Санкт - Петербург. В силу сложившихся обстоятельств реклама жилых домов несвоевременна по причине того, что строительные работы на объекте осуществляются с нарушением сроков сдачи объекта.
Приносим извинения за нарушение сроков договоренности и предлагаем обсудить данный вопрос через шесть месяцев.
Также сообщаем о том, что на сегодняшний день реальный спрос на жилье повышенной комфортности в городе к настоящему времени не сформировался.




Генеральный директор Марков Н.Н. Марков





С.С. Сидоров
+8 (890) 121345678

Кузнецов, И. Н. Деловое письмо. Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. - Москва: Мир, 2016. - 196 c.
Трофимова, О. В. Основы делового письма / О.В. Трофимова, Е.В. Купчик. - М.: Наука, Флинта, 2016. - 306 c.

Трофимова, О. В. Основы делового письма / О.В. Трофимова, Е.В. Купчик. - М.: Наука, Флинта, 2016. - 306 c.
Кузнецов, И. Н. Деловое письмо. Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. - Москва: Мир, 2016. - 196 c.
Трофимова, О. В. Основы делового письма / О.В. Трофимова, Е.В. Купчик. - М.: Наука, Флинта, 2016. - 306 c.
Трофимова, О. В. Основы делового письма / О.В. Трофимова, Е.В. Купчик. - М.: Наука, Флинта, 2016. - 306 c.
Кузнецов, И. Н. Деловое письмо. Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. - Москва: Мир, 2016. - 196 c.
Кузнецов, И. Н. Деловое письмо. Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. - Москва: Мир, 2016. - 196 c.
Кузнецов, И. Н. Деловое письмо. Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. - Москва: Мир, 2016. - 196 c.
Назарова Л.А. О внутренней переписке организации // Секретарь-референт. – 2016. - № 12. С. – 23 – 27
"ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)
"ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)









4



Протокол

Информационно – справочные документы

Служебные письма

Предложение, заявление

Служебная, докладная, объяснительная записки

Классификация деловых писем