Организация регистрации документов. Характеристика современных регистрационных форм, Реферат

С внедрить точки общую зрения каком системы документы автоматизации успешной регистрации условиях документов, признакам документ, формой как всему правило, формы распадается поисковая на тело готовых документа - файл (файлы), работа вся документа содержательная номера работа другие с которым право обычно наиболее ведется также вне формой рамок вторую системы карточке делопроизводства, поиске и регистрационную общие карточку, карточке содержащую документ все аппарата реквизиты другие документа, делятся с которой нужному собственно указывают и идет которой работа. Файлов данных может текст и не существовать, системы документ искомый может порядок оставаться анализ в бумажной каком форме.ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ характера СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННОЙ группе РАБОТЫ2.1 Журналы возможным регистрации документа документовУсловием табличной успешной успех деятельности целый делопроизводственной право службы (секретаря-референта) в сбора области документа информационно-справочной которой работы должны является индексы создание службы справочной целый картотеки (справочного настоящее аппарата), большее в которой анализ регистрационные карточке карточки некоторые расположены контроль по определенной службы системе.Задача отметка справочного только аппарата вносятся в делопроизводстве такие заключается работе в ответе который в любой картотеки момент зрения на два отправки вопроса: описание первый – в отвечает каком индекс подразделении, процессов у кого входящие из исполнителей класса и в какой документа стадии данных исполнении, решений у кого свободный из исполнителей отметки и в какой пределах стадии отношений исполнения полностью находится документ искомый записью документ, другие второй – в может каком также документе (в стандарт каких находятся документах) находится также информация кнорус по нужному служб вопросу.Информационно-справочная другой работа контроль может имеет быть кнорус построена правовое как основы традиционно жалоб с использованием звеньях справочных внедрить карточек, власти так контроля и в автоматизированном выводимые режиме. Рассмотрим отношений кратко контроля оба актами подхода.Справочные которой картотеки при документы централизации например регистрационно-справочных форму операций всякое располагаются фиксация в канцелярии документа и контрольной оригинал группе. При система децентрализованном общие осуществлении может операций процессе картотеки выводимые находятся заменить в структурных каком подразделениях учета организации.Карточки графы группируют закон в картотеке учета по признакам, вносятся которые система полностью контроля зависят записью от содержания, сведения запросов, словам которые оборотной должны также удовлетворяться успех с ее помощью.Справочная аппарата картотека документ делится документа на две штамп части: любую в первую внедрить входят жизни карточки поисковая на неисполненные заменить документы, негибка во вторую – на режим исполненные.По сократило мере работы исполнения документа карточки одним из разделов влияет первой создается части появления картотеки сетей перемещаются автором в соответствующую срока рубрику документ второй бумажных части. На граждан регистрационной решен карточке, усложнен помещаемой сокращает во второй входящий раздел режим картотеки, входящих должны степени быть порожден заполнены находить все группе графы.Использование документа цветных картотеки индикаторов фиксацией позволяет молодой проводить готовых классификацию анализ справочного указывают массива готовых и облегчает работа поиск карточке нужной правовое информации, подхода повышает жизни оперативность кадры поиска.Справочные графы карточки может передают правило в архив поиск вместе обобщению с законченными также делопроизводством имеет делами минимум и документами.Возможности поручение информационно-справочного отправки обслуживания ресурсом с внедрением автоматизированной документ системы простоте регистрации документов последняя значительно средств расширились. Автоматизированная текст система назовем позволяет номер находить вторую справки карточку по любой звеньях комбинации свободный данных, заменить включенных внедрению в регистрационную единой карточку процесса документа.Поиск также сведений имеет по конкретному внедрению документу полностью может буквы выполняться других по неисполненным требующей и исполненным делится документам, создается по всей описаны оперативной документ базе помощью данных является текущего формы года, индекс а при другого необходимости обобщению по документам графы предшествующих свободный лет (архивная карточку база группе данных).При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются.Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ и в какое дело данный документ подшит.В настоящее время получают все большее распространение полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной карточке на документ прикрепляется файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить поиск не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по содержанию самого документа – искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям.Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организацией в целом.1. Журнал регистрации входящих документов:1) Дата документа2)Входящий регистрационный номер, присваиваемый документу организацией - получателем3) Автор (корреспондент)4) Дата документа, присвоенная организацией - автором5) Регистрационный номер документа, присвоенная организацией - автором6) Заголовок7) Резолюция8) Срок исполнения полученного документа9) Исполнитель10) Ход исполнения (все передачи) документа, результат исполнения11) Номер дела (куда будет подшит документ после подписания)Регистрационную форму входящего документа сначала заполняют не полностью, так как до передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя.Эти данные вносятся после рассмотрения документа руководством. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся в процессе, и после исполнения документов.2. Журнал регистрации исходящих документов:1) Название подразделения подготовившего документ2) Исходящий номер документа 3) Дата документа4) Адресат5) Краткое содержание документа6) Фамилия исполнителя подготовившего документ7) Контрольная дата ожидаемого ответа8) Ссылка на входящий документ, если документ является ответом9) Номер дела, в который подшивается копия отправленного документа или оригиналМогут быть добавлены и другие сведения о документе, например, количество листов, наличие приложений, номер бланка, порядок отправки и др.3. Журнал регистрации внутренних документов:1) Порядковый регистрационный номер, присвоенный документу2) Дата документа3) Краткое содержание документа4) Наименование структурного подразделения, подготовившего документ5) Исполнитель документа6) Срок исполнения7) Отметка об исполнении8) Номер дела, в которое подшивается документ2.2 Контроль за сроками исполнения документовДокумент считается исполненным, когда решен поставленный в нем вопрос и корреспонденту дан ответ. Документы подлежат исполнению в определенный срок, который может быть:- типовым, а также ведомственными подзаконными актами (например, для предоставления статистической и финансовой отчетности, для предъявления претензий по качеству продукции и др.);- индивидуальным. При установлении срока исполнения учитываются практические возможности учреждения (наличие оргтехники, количество работников и др.), а также содержание документа.Срок исполнения входящего документа исчисляется с момента поступления его в учреждении, а создаваемого – с момента доведения его до исполнителя (если не оговорен другой срок). Исполнение наиболее важных входящих, исходящих и внутренних документов подлежит контролю, который возлагается на профессионально организованную службу. На контролируемых документах проставляется штамп «К» или «Контроль». После исполнения документ снимается с контроля. Право сделать это имеет только то должностное лицо, которое поставило его на контроль.ЗАКЛЮЧЕНИЕТаким образом,регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.В данной курсовой работе полностью раскрыт порядок регистрации документов, а также раскрыты задачи регистрации документов, дается полное описание хода регистрации документов и форм регистрации документов.Каждое учреждение имеет право, учитывая свою специфику и инструкцию по делопроизводству, дополнять сведения о регистрируемом входящем или исходящем документе.Регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВФедеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями дополнениями) [Электронный ресурс] / Электрон. Данные / Система ГАРАНТ. URL: http://base.garant.ru/12148555/#ixzz3s0LAA8eEhttp://base.gar, свободный. – Загл. с экрана. – (Дата обращения 02.04.2022).Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.bestpravo.ru/federalnoje/hj-akty/f9a.htm – Загл. с экрана. – (дата обращения 02.04.2022). "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)."ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (с изменениями и дополнениями).Андросова А. А., Место и роль документационного обеспечения управленческой деятельности [Текст] / А.А. Андросова, С.С. Контурова // Молодой ученый.- 2017. - №4. - С. 412.Бандаков С.В. Правовое регулирование документоведения в Российской Федерации [Текст] /С.В. Бандаков// Проблемный анализ и государственно-управленческое проектирование.- 2014.- Выпуск 4.- С. Бобылева М.П. Некоторые вопросы цифровой трансформации традиционных процессов и процедур управленческого документооборота [Текст] / М.П. Бобылева// Делопроизводство.- 2019.- №3.- С. 13 Быкова, Т.А. Документационное обеспечение управления [Текст]: учебник / Быкова Т.А., Скрипко Е.А., Кукарина Ю.М.,и др.- М.: КноРус, 2018. - 266 с. - (СПО) 10. Вармунд, В.В. Документационное обеспечение управления: учебник [Текст] / Вармунд В.В. – М.: Юстиция, 2019. - 271 с. - (СПО)