Анализ и формирование системы внешних и внутренних коммуникаций организации

Это позволило сократить количество возможных ошибок в оформлении документов.Руководству ОАО «Пластполимер»следует более тщательно наблюдать за тенденциями в документообороте как внутреннем, так и внешней среды, и особенно внимательно за процессами документирования хозяйственных операций предприятия.Для рационального выбора и управления как внутренними, так и внутренними коммуникациями в процессе делового общения, обеспечения их эффективности можно использовать следующие рекомендации:Понимание людей, как субъектов коммуникацийПланирование работы по выстраиванию коммуникацийОбеспечение мотивации сотрудниковОбучение сотрудников грамотным и успешным коммуникациям2.4. Пресс-релизВ ОАО «Пластполимер»отдел рекламы готовит пресс-релиизы. Пресс-релииз — это сообщение для прессы; информационное сообщение, содержащее в себе новость об организации (возможно и частном лице), выпустившей пресс-релиз, изложение её позиции по какому-либо вопросу и передаваемое для публикации в СМИ. Разработка, редактирование и подготовкаПресс-релиизов как коммуникативных сообщений требует ответственного подхода и соответствующей квалификации менеджеров по рекламеОАО «Пластполимер». Они должны уметь определять важность или второстепенность информации. При этом в рекламных сообщениях ОАО «Пластполимер»очень важно соблюдение этики, так как именно она очень влияет на имидж компаний.Пресс-релиз ОАО «Пластполимер»приведен в Приложении 3.2.5. Рекомендации по повышению эффективности коммуникацийОбщие результаты деятельности по управлению коммуникациями могут быть хорошими или плохими, но важно определить, какие показатели, оказали положительное влияние на общие результаты, а какие - отрицательное.Для достижения нужного результата рекламы необходимо обеспечивать этичность текста, грамотность речи, деловой тон, вежливость обращений, отсутствие пошлостей и т.д.Культура речи, этика и система этико-моральных норм очень важна при подготовке рекламных сообщений. Грубая и неэтичная реклама вряд ли улучшит имидж компании, а может сработать против компании.Часть современных руководителей большого значения соблюдению этических норм деловых коммуникацийне придают. При этом допустимость многих обращений, слов определяется не законами, принятыми на государственном уровне, а сложившимися общепринятыми правилами организационного поведения, делового общения. Свод общепринятых правил имеет место любых профессиональных сообществах. На протяжении длительного времени представители различных профессий методично создавали предпосылки для формирования эффективной системы коммуникаций и рекламной деятельности. Этика - свод правил и норм поведения в той или иной области человеческого общения. Корпоративная этика может заключаться в фирменных традициях, символах, легендах, передаваемых устно или письменно каждому новичку данного трудового коллектива.Этика коммуникаций - совокупность норм поведения и требований, предъявляемых участниками коммуникаций к их стилю и форме. Кроме того, этика коммуникаций - это адаптированные к практическим нуждам бизнесменов сведения об этических понятиях, моральных требованиях к стилю общения делового человека. Под такого рода этикой деловых коммуникаций подразумевают обычаи ведения переговоров с партнерами, общепринятые в обществе, правила составления речи и документов, взгляды на допустимость тех или иных методов коммуникаций, а также совокупность моральных норм и принципов, которыми руководствуются работники компаний в своей деятельности.Деловой этикет - порядок поведения в различных профессиональных ситуациях, в том числе при деловой переписке, деловом общении, приеме на работу, обращении к руководству. Личностный тип часто существенно влияет на работу человека в коллективе и его коммуникации. Развитие работников их личных, профессиональных и коммуникативных - навыков - одна из главных стратегий развития компании, позволяющая удерживать лидерские позиции предприятий в производительности труда, особенно в период быстро меняющихся экономических условий.Выделим следующие коммуникативные правила:- максимальный объем информации, максимум качества информации;- максимальность актуальности информации.ЗаключениеКоммуникационный менеджмент, как система принципов, методов и форм управления персоналом охватывает различные стороны деятельности персонала. В настоящее время развитие данного направления менеджмента выявило целый ряд проблем, связанных с порядком организации работы персонала и проблем различного рода. Это вызвано, прежде всего, недостаточностью регламентации коммуникаций, организационного дублирования функций и т.д., проблемах, выраженных в отсутствие детально разработанного механизма анализа системы коммуникаций, оперативного регулирования, низким качеством менеджмента персонала организаций. Система управления коммуникациями сотрудниковОАО «Пластполимер», контроля за их деятельностью со стороны менеджмента включает в себя следующие направления контроля:- за организацией оформления документации в процессе деятельности организации; - за исполнением бюджетов;- за сроками выполнения работы:- за распределением полномочий в деятельности;- за обеспечением информационной безопасности в процессе деятельности организации.Сделаем заключительные выводы:Одной из основополагающих систем любой коммуникационной системы является эффективность работы. При этом существует несколько подходов к оценке эффективности коммуникаций и путей ее повышения. Эффективность системы коммуникаций определяется через оценку результативности самой системы (скорость, грамотность, этичность, уровня технической оснащенности, и т.д.)Управленческий анализ системы коммуникаций направлен на повышение эффективности управления. Персонал, который имеет непосредственный контакт с потребителем должен иметь высокие коммуникационные навыкиМожно рекомендовать проводить комплексную диагностику системы коммуникаций ежегодно или в случаях, когда существенно изменяются внешние и внутренние условия работы предприятия. Таким образом, организации сможет оперативно принимать грамотные управленческие решения, повысит качество и эффективность работы. Список использованной литературыБотавина Р.Н. Этика деловых отношений. Учебное пособие для студентов: Финансы и статистика, 2016. 296 c. Васильева Л.В. Основы деловой этики и корпоративной культуры [Текст]: учебное пособие / Л. В. Васильева; ТюмГНГУ. - Тюмень:ТюмГНГУ, 2017. 177 c.Кабанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2019. 213 c. Кузин Ф.А. Культура делового общения. - М.: 2016. 99 c. Кукушкин В.С. Деловой этикет: Учебное пособие для студентов - М., Ростов-на/Д: Март, 2017. 136 c.Психология и этика делового общения. Учебник для вузов. /Под ред. В.Н. Лавриненко. - М.: Юнити, 2018. 98 c.Вечер Л.С. Секреты делового общения. Минск: 2016. 91 c.Шарков, Ф.И. Коммуникология: основы теории коммуникации [Электронный ресурс]: учеб. / Ф.И. Шарков. - М.: Дашков и К°, 2019. - 296 cВеснин В.Р. Управление персоналом. Теория и практика: Учебник. М.: ТК "Велби", изд-во "Проспект", 2017. С.97Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнес-процессы: регламентация и управление: Учебник. М.: ИНФРА-М, 2019. С.98Стрижов С.Г. Повышение квалификации управленческих кадров // Российский экономический журнал. - 2016, N 7.ПриложенияПриложение 1 Организационная структура ОАО «Пластполимер»Приложение 2Виды документов, отражающие реализацию типовых функций отдела рекламы ОАО «Пластполимер» Функция Вид документа Информационно-аналитическое обеспечение деятельности руководителя Доклад, обзор, отчет, справка,докладная записка Аналитика обращений граждан и принятых в результате их рассмотрения решений Доклад, обзор, отчет,аналитическая справка Взаимодействие со СМИ Пресс-релиз, информационное письмо Участие в формировании планов и программ, разработке предложений по основным направлениям деятельности органа управления План, программа, предложение Информационно-документационное обеспечение функционирования официального сайта органа власти (управления) в Интернете Положение, регламент, служебная записка, справка, докладная записка Приложение 3Входящие документы отдела персоналаОАО «Пластполимер»№ п.п.ДокументОткуда поступаетСрок поступленияСпособ получения1АнкетаКандидат на должностьПо требованиюБумажный документ2Трудовая книжкаКандидат на должность По требованиюБумажный документ, 3Документ о профессиональном образованииКандидат на должностьПо требованиюБумажный документ, 4Справки о доходах 2 НДФЛ Принимаемый на должностьПо требованиюБумажный документ5Основные документы на службу (паспорт, военный билет, ИНН, страховое свидетельство)Принимаемый на должность По требованиюБумажный документ6Заявление об отпуске от сотрудника организацииСотрудник организации2 раза в год, ежегодноБумажный документ7Сертификат о прохождении обученияЛицензированное ОУПо требованиюБумажный документ8Докладные запискиСтруктурные подразделения 1 деньБумажный документ, электронная почта10Служебные записки Структурные подразделения 1 деньБумажный документ, электронная почтаИсходящие документы отдела персонала№ п.п.ДокументКуда поступаетСрок поступленияСпособ передачи1Запрос на подтверждение образованияОтдел персоналаНетФакс, бумажный документ3Приемный листОтдел предполагаемой должностиС момента обращенияУстная информация4Штатное расписаниеНачальник отдела государственной службы и кадров1 числа каждого месяцаБумажный или электронный документ5Приказ о приеме на должностьКабинет генерального директораНе позднее 7-ми дней с момента поступленияБумажный документ6Обходной листРуководитель отдела, где работает сотрудникНе позднее 3-х дней с момента поступленияБумажный документ7Приказ об увольненииКабинет генерального директора Не позднее 3-х дней с момента поступленияБумажный документ8Отчет о численном изменении работников предприятияКабинет генерального директора 1 числа каждого месяцаБумажный и электронный документы9Финансовые документыБухгалтерия1 числа каждого месяцаБумажный и электронный документы10Аттестационный листАттестационная комиссия1 числа каждого месяцаУстная информация12График отпусковБухгалтерияНе позднее января след. годаБумажный документ13Приказ о предоставлении отпуска работникуКабинет генерального директора ЕжемесячноБумажный документ14Заявка на обучениеЛицензированное образовательное учреждениенетБумажный или электронный документы15Приказ об изменении штатного расписанияПриемная начальника таможнинетБумажный документ16Приказ о поощрении работникаКабинет генерального директора нетБумажный документВнутренние документы отдела персонала№ п.п.ДокументОтветственный за ведениеСпособ ведения1Журнал учета трудовых книжекМенеджер по персоналу Журнал, электронный документ2Форма т-2Менеджер по персоналуБумажный документ3Журнал графика и отпусковМенеджер по персоналу Журнал, электронный документ Бумажный документ5Личные дела должностных лиц Менеджер по персоналу Бумажный документ6Журнал учета кандидатовМенеджер по персоналу Журнал, электронный документ7Журнал аттестации должностных лицМенеджер по персоналу Журнал, электронный документ8Журнал перевода приемаМенеджер по персоналу Старший ЖурналПриложение 4 Пресс релиз ОАО «Пластполимер»ЛАСТПОЛИМЕРRUОАО «ПЛАСТПОЛИМЕР»Адрес: Россия, Санкт-Петербург, Полюстровский пр., д.32 Тел.: +7 (812) 740-7300, факс: +7 (812) 740-7342 director@plastpolymer.com------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Компания ОАО «Пластполимер» является компанией, которая обеспечивает непрерывные производства, импортозамещение, инновационное развитие одной из отраслей страны. Это необходимо для нашего светлого будущего! .В период майских праздников с 01.05.2022 по 11.05.2022 компания продолжает работу, но работает в особом режиме. Многие сотрудники работают в дистанционном режиме. Просим уважать наших сотрудников, ценить их время, обращаться можно в любое время, оставлять обращения и заказы на специально разработанном сервисе на сайте компании. Надеемся на понимание и сотрудничествои из вас за участие, за то, что не С нами можно связаться в любое время: Тел.: +7 (812) 740-7300, факс: +7 (812) 740-7342 director@plastpolymer.com