сущность и особенности документной коммуникации

Видеалеворганизациидолжнафункционироватьединаякорпоративнаяинформационнаясистема,котораябыудовлетворялавсесуществующиеинформационныепотребностивсехподразделений,службисотрудников.НонапрактикесозданиеподобнойвсеобъемлющейИСвесьмазатруднено,апоройивовсеневозможно,всилучеговорганизацияхобычнофункционируютнесколькоразныхИС,которыерешаютотдельныегруппызадач.Чтокасаетсянепосредственноделопроизводстваиархивногохраненияфайлов,товданныхсферахинформационныесистемыдолжныобеспечиватьсредствадляосуществлениятакихинформационныхпроцессов,как:-передачаинформации;-хранениеинформации;-преобразованиеинформации.Вбольшейчастислучаев,когданеобходимакомплекснаяинформационнаясистемадляпоиска,обработкиихраненияинформации,процедуравнедренияоказываетсявесьматрудоемкойидлительной.Однако,невзираянато,чтопроцессосвоенияорганизациейтакогонововведения,какИСдовольнонепрост,вслучаеуспешногозавершенияпроцессазатраченныересурсывпоследствииокупаютсявсегдазасчеттого,что:-ИС,поменьшеймере,освобождаетчастичносотрудниковотрутинноготруда,асоответственносокращаются(насколькоэтопозволяетИС)ихвременныезатратынапередачу,хранениеипреобразованныеданных;-ИСснижаетвероятностьвозникновенияошибкивходеобработкилибопередачиинформации;-ИСуменьшаетобъемфайловнабумаге;-ИСсовершенствуетдокументооборотидр.Создание,приобретениеивнедрениеинформационныхсистемавтоматизациидокументационногообеспеченияуправлениясвоимицелямиставит:–увеличениеоперативностиикачестваработысдокументами;–упорядочениедокументооборота;–обеспечениеэффективностиконтролявыполнения;–постепенныйпереходоттрадиционныхтехнологийсбумажнымносителемк «безбумажным» электронным;–повышениекачествафайлов,которыесоздаютсяворганизации;–исключениедублированиявводавинформационно-поисковуюсистемуданныходокументенаразныхучасткахегообработки.Вразныхорганизацияхвзависимостиотпотребностеймогутприменятьсяразныеинформационныесистемыдляделопроизводстваиархивногохраненияфайлов.Следуетохарактеризоватьосновныефакторы,оказывающиевлияниенарешениеовыборесистемы.Требованияпообъемухранения.Еслиимеетсябольшоеколичествофайлов(пообъемухранения),следуетвыбратьсистему,котораяподдерживаетиерархическоеструктурноехранение.Данныймеханизмхранитданные,используемыенаиболееактивнонанаиболеебыстрых,ноинаиболеедорогихносителях,втовремякакинформация,используемаярежепереноситсяавтоматическинадешевыеимедленныеносители.Наличиеформализуемыхпроцедур,которыетребуютподдержкиихвыполненияиавтоматизацииконтроля(подготовкифайловконкретноговида,исполнениястандартныхфункцийорганизацииит.д.).Наличиетерриториальнораспределенныхподразделений.Данныйфакторнакладываетнекоторыетребованиякудаленномудоступу,крепликацииданныхит.д.Необходимостьавтоматизацииадминистративногоуправленияорганизацией.Наличиебольшогообъемабумажногоархива.Некоторыесистемыдокументооборотамогутпоставлятьсясужеинтегрированнымиподсистемамимассовоговводафайлов.Наличиесистемыдокументооборота,котораянеудовлетворяеттекущимпотребностям.Требованияпосрокамхраненияфайлов.Призначительныхсрокаххранения(10летиболее)следуетподуматьсерьезнооборганизациипараллельногоархиванамикрофильмах.Требованиякрасширяемости, «открытости» системы.Возможностьинтеграциисужеимеющимисяинформационнымисистемамииприменениясуществующегооборудования.Необходимостьхраненияизображенийфайлов.Применениеворганизацииособыхформатовхраненияфайлов.Необходимостьразвитыхсредствпоискаданных.Полнаяподдержкасистемойязыков,которыеимеютсяворганизациифайлов.Требованиякбезопасности(организациядоступа,шифрованиеит.д.).Возможностьпримененияужесуществующихвинформационнойинфраструктуреорганизациимеханизмовдоступавсистемедокументооборота.Требованияпосоответствиюкаким-либостандартам:отраслевым,внутренним,ГОСТ,уровнюорганизациихраненияданныхидр.2.2.Видыинформационныхсистем,применяемыхвдеятельностиделопроизводителейНасегодняшнийденьразнымифирмамисозданоивнедреносущественноеколичествоинформационныхсистемдокументационногообеспеченияуправления.Разнообразиепрограммныхсредствавтоматизацииделопроизводства,которыепредставленынаотечественномрынке,делаетпроблемуихтипологизацииактуальной.Ихможноразличать:-потипуданных,наобработкукоторыхсистемаориентирована(документационнаяилифактографическая);-комплексностиохватаразныхфазжизненногоцикладокумента;-наборуреализуемыхделопроизводственныхзадачипредлагаемыхтехнологийихрешения;-степениоткрытости,инымисловамивозможностинаращиванияфункцийисовместимостисдругимиинформационнымитехнологиями;-большомуколичествудругихпараметровинформационныхсистемуказанногофункциональногоназначения.Увы,отсутствиеунифицированнойтерминологииведеткразнообразиюназванийсистем.Продукциякомпаний-разработчиковможетноситьтакиеназвания,как:системаэлектронногодокументооборота,системаавтоматизациидокументооборота,системауправлениядокументооборотом,системаавтоматизациидокументооборотаиделопроизводства,системаэлектронногоуправлениядокументами,автоматизированнаясистемаДОУит.п.Следуетотметить,чторазнообразиевназванияхразрабатываемыхиразработанныхсистемлишьподчеркиваеттообстоятельство,чтовнастоящеевремяданныйсекторинформационногорынкапокаещенеоформилсявкачествесамостоятельногосегмента.Посоответствиюглавнымзадачамделопроизводстваможновыделитьследующиесистемы:-специализированныесистемыавтоматизацииделопроизводства;-системыавтоматизациидокументооборота;-системыуправленияпотокомработ;-электронныеархивыфайлов;-системыколлективнойобработкифайлов.Постепениинтегрированностииунифицированностифункцийпродукциюданнойнаправленностиможноразделитьнаследующиегруппы:-отдельныеприкладныепрограммыдляобработкисистемдокументной информации.Этотакназываемые «коробочныепакеты»,которыеслегкостьюнастраиваютсяиустанавливаются.Онирассчитанынарешениелокальныхзадачорганизациинебольшойчисленностисотрудников-какправило,основанныенасистемахуправлениябазамиданных,поддерживающихархитектуру «файл-сервер» (трех-пятипользовательскиеилибезограниченияпользователей);-офисныепакеты(пакетыприкладныхпрограмм),представляющиесобойнесколькоприкладныхпрограммразныхфункций,которыесвязаныединымпользовательскиминтерфейсом,мощнымисредствамиобменаданныхмеждупрограммами,унификациейклассификации,форматовпредставленияданныхит.д.;-интегрированныеавтоматизированныесистемыделопроизводства-совокупностьсредствсоздания,поиска,движенияфайловибазданных,котораяохватывает,повозможности,вседокументируемыефункцииорганизации.Какправило,онисоздаютсянаосновеСУБД,которыеподдерживаюттехнологиюклиент-сервер.Современныйуровеньразвитияинформационныхсистемпредполагаетприменениеименносистеминтегрированноготипа.Интегрированныеавтоматизированныесистемыклассифицируютсятакжепонесколькимпризнакам.Определяющимиявляютсяуровеньмасштабированиясистемы(количестваавтоматизированныхрабочихмест),мультиформатность(восприимчивостьсистемыкданнымразныхформатовиспособностьформатаданных,создаваемыхавтоматизированнойсистемой,конвертироватьсявформатыиныхсистем)имногофункциональность.Интегрированныесистемыможноразделитьнадвавида:корпоративныеинформационныесистемы(КИС)исистемыуправленияделопроизводством(СУД).КИСпредназначаютсядляавтоматизациивсегокомплексазадачучрежденияилипредприятия(какнедокументируемых,такидокументируемых),сбора,анализаданных,планирования,организацииикоординациидействий,контролязаисполнением,внешнейивнутреннейкоммуникации.Понятиекорпоративностивэтомсмыслеподразумеваетналичиевесьмакрупной,распределеннойтерриториальноинформационнойсистемы,носящейзамкнутыйхарактериспособнойксаморегулированию,перенастройкепринциповсвоегофункционирования.Системыуправленияделопроизводством(СУД)-информационныесистемы,дающиевозможностьавтоматизироватьработусдокументаминавсехэтапах,начинаясрегистрацииизаканчиваясписаниемвархив.СУДявляютсясоставнойчастью,ядромкорпоративныхинформационныхсистем.Восновуданнойклассификации,какможнозаметить,положениерархическийпринцип:корпоративныеинформационныесистемы-этосистемыболеевысокогоуровня,включающиевсебясистемыуправлениядокументооборотом.Существуетподобнаяклассификациясистемэлектронногоуправлениядокументами(СЭУД)взависимостиотихмасштаба,функций,ролисистемывпроцессеработынаддокументами:-системыэлектронногоделопроизводства(контролируютирегистрируютвседействиясдокументами);-системыэлектронногодокументооборота(реализуютнетолькорегистрациюдействийсдокументами,ноисаморегламентируемоедвижениефайловприпомощикоммуникационныхтехнологий).Нижеприведеныосновныеинформационныесистемыдокументооборота,которыеиспользуютсявРФ.LanDocs.СистемаLanDocsориентированапреждевсегонаделопроизводствоиархивноехранениефайлов.Онавключаетвсебянесколькокомпонентов:системыделопроизводства,серверафайлов(архива),подсистемывизуализацииисканированияизображений,подсистемыорганизацииудаленногодоступасприменениемInternet-клиента,почтовогосервера.СистемаLanDocsнаподдержкуколлективнойработыипроцессасозданияфайловнеориентируется.MicrosoftSharePointPortalServer.Системапредставляетсобойэлектронныйархивсразвитымисредствамиподдержкисовместнойработы.Даннаясистемаподдерживаетсовместноесозданиефайлов,ведениеверсийфайлов,изъятиеивозвратфайловвархив.Системадостаточнооткрыта,кнеймогутбытьдобавленыразныекомпоненты.OptimaWorkflow.Даннаяинформационнаясистема,помимообщегомеханизмаорганизациипотокаработ,даетвозможностьвременногохранения(навремяпроведенияработ)всехфайлов,относящихсякпроцессу.ДляэтогоиспользуетсявкачествехранилищамеханизмобщихпапокMicrosoftExchange.НесомненнымпреимуществомданнойинформационнойсистемыявляетсяотслеживаниекритическихпутейипредставлениекомплексавзаимосвязанныхработвформедиаграммГанта.Крометого,даннуюработупроизводитьможноивсредеMSProjectcприменениемвсехеевозможностей,посколькуOptimaWorkflowдаетвозможностьэкспортироватьданныеоходеработвMSProject.Такжесистемаавтоматизируетпроцессырегистрациифайловпоправиламделопроизводства,осуществляетмеханизмыаннотированияисборарезолюций,доставкиотчетововыполнениипоручений.Обобщаявышеизложенное,можнозаключить,чторынокинформационныхсистем,предназначенныхдлядокументированияиархивирования,насегодняшнийденьразвиваетсявесьмастремительно.ЗАКЛЮЧЕНИЕТакимобразом,следуетсделатьрядвыводовпорассмотреннойтеме.Документационная перепискаявляется обобщённым названиемдляразныхпосодержаниюфайлов–электронное сообщение, служебноеписьмо,информационноеписьмоидр.Средиключевыхправилкультурыдокументационной перепискиворганахмуниципального игосударственного управлениявыделимследующие:Отказотпримененияслов,точноезначениекоторыхнеизвестно.Вкрайнемслучаенужнопроверятьихзначениепословарям.Рекомендуютизбегатьпримененияспецифическойтерминологии.Некоторыесловамогутбытьнезнакомысобеседнику иошибочноистолкованыим.Этикетдокументационной перепискиворганахмуниципального игосударственного управленияпредполагаетдаватьвтаких ситуациях объяснениетерминам иаббревиатурам.Рекомендованописатькороткимипредложениями.Длина и витиеватостьконструкцийявляетсянеуместнойвделовойпереписке.Предварительнорекомендуютнабиратьсообщениеневтелеписьма,авдокументенакомпьютере илив интернет-редакторе.Позитивнымаспектомявляетсяавтоматическаяпроверкаорфографии ипунктуации текста.Этоисключаеттакже случайноепреждевременноеотправлениеписьмаадресатуилипотерюегоиз-зазакрытия браузера илипотери интернета.Рекомендованопроверятьделовыеписьмапередотправкойналогичность построения текста иошибки.Набранныйтекстследуетперепроверитьвновь.Этопоможетвзглянутьнатекстсдругойстороны,видявсеего неточности.Всовременноммиреуженеобойтисьбезэлектронныхвозможностейобщения.Факсимильныеаппараты,автоответчики, электроннаяпочта,Интернет–всеэтоисточник информации исредства делового общения.Средстваэлектроннойкоммуникацииактивно участвуют в ходестановлениясоциума сейчас,и, в первую очередь,вразвитиибизнес-сообщества.Электронноеобщениевошловделовуюжизньпрочно,но,темнеменее,несможетникогдазаменитьобщениевреальноммире.Информационноеобществособойпредставляетновыйэтапразвитиячеловеческойцивилизации,которыйхарактеризуется,в первую очередь,высокойскоростьюкоммуникационныхпроцессов,обеспечиваемойнаукоемкими,высокотехнологичнымисредствами-микропроцессорнымитехнологиямиисетьюИнтернет.РаспространениеИнтернет-технологийнавсеобластижизнедеятельностисоциальныхгруппииндивидовстановитсяоднимизопределяющихфакторовсоциально-экономическогоразвитиясоциума,авделовойсреде–однимизсамых важныхфакторовэффективности.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫИсточникиГОСТ7.0–99.Информационно-библиотечнаядеятельность,библиография.Терминыиопределения.–ВзаменГОСТ7.0–84,ГОСТ7.26–80;введ.2000–07–01//Сборникосновныхроссийскихстандартовпобиблиотечно-информационнойдеятельности.–СПб.,2010.–С.9–36.ЛитератураАбросимоваМ.А.Информационныетехнологиивгосударственномимуниципальномуправлении/М.А.Абросимова.–М:,2015.—256с.БыковаТ.А.,КузнецоваТ.В.,СанкинаЛ.В.Документационноеобеспечениеуправления:Делопроизводство:Учеб.пособиедлястуд.вузов.2-еизд.,перераб.,доп.–М:Инфра-М,2014.-304с.ГалкинА.И.Применениеинформационныхтехнологийвсферегосударственногоуправлениявцеляхповышениякачестваоказаниягосударственныхимуниципальныхуслугиповышенияоткрытостиоргановгосударственнойвласти//Стратегиибизнеса.–2016.-№1.–С.80-85.ГарифуллинаА.Ф.Информационныетехнологиивгосударственномимуниципальномуправлении//Экономикаисоциум.-2015.-№3(8).-С.299-302.ГончаровВ.П.Интернеткакновоеинформационноеикоммуникативноепространство//Гуманитар.исоциально-экон.науки.–2015.-№4.–С.40-43.ФилипповЕ.А.Особенностииспользованияинтернет-технологийвгосударственномуправленииРоссийскойФедерации/Е.А.Филиппов.//Пробелывроссийскомзаконодательстве.-2015.-№5.-С.270–273.ШрайбергЯ.Л.Современныетенденцииразвитиябиблиотечно-информационныхтехнологий:Ежегод.пленар.докл.Междунар.конф. «Крым».Год2001/Я.Л.Шрайберг..М.:Изд-воГПНТБРоссии,2002.-44с.UrquhartD.J.Theecologyofinter-libraryloans//TheLibraryassociationrecord..1965..Vol.67,N10.P.341.349;Столяров,Ю.Н.Библиотекакаксистема//Книга.Исследованияиматериалы..1984.Сб.49..С.59.79.