Использование бенчмаркинга в бизнес-планировании

Оправданно начать с сотрудников, отвечающих за закупки и продажи, затем опросить тех, кто отвечает за складские операции и расчет зарплаты. Итоговый список полномочий – не только реальная картина происходящего в компании, но и фундамент дальнейших преобразований.
Если в рамках одной и той же операции на сотруднике замыкаются хотя бы два вида обязанностей (полномочий), можно смело утверждать, что компания рискует своими деньгами.
Например, когда один и тот же специалист авторизует оплату входящего счета, сам же производит платеж и отражает его в учете, нет гарантии, что он не допустит ошибки, пусть даже непреднамеренно. Еще один пример. Самая распространенная проблема – откаты в сфере закупок, когда сотрудники просят контрагентов оформлять фиктивные заказы на оказание услуг, которые впоследствии оплачиваются. Такое возможно, когда авторизация оплаты заказов выполняется тем же специалистом, который формирует заказы.
Есть и более опасные для компании сочетания обязанностей. В частности, при формировании исходящих платежей для банка используется справочник банковских реквизитов контрагентов. Но пользователь, наделенный полномочиями вносить изменения в этот справочник и авторизовать исходящие платежи, может с легкостью перевести средства компании в адрес несанкционированных получателей.
Нужно внимательно изучить весь список операций по каждому бизнес-процессу и оценить риски совмещения обязанностей. Эту работу можно поручить руководителю подразделения, ответственного за исследуемый процесс. Результаты оценки удобнее оформить в виде матрицы (см. таблицу 4. Матрица рисков совмещения полномочий), где каждое пересечение должностных обязанностей оценивается с точки зрения существенности риска – высокий, средний или низкий.
К высокому риску можно отнести совмещение таких обязанностей:
- оформление заказов на продажу и формирование счетов на оплату. Позволяет включить в заказ большее количество продукции, но не увеличивать сумму счета на оплату;
- определение цен и условий продажи и формирование счетов на оплату. Сотрудник может изменить стоимость в счете на оплату и отразить эти изменения в ценах на продукцию для клиента, чтобы скрыть расхождения;
- определение цен и условий реализации и оформление заказов на продажу. Дает возможность включить в заказ на продажу большее количество продукции и снизить цены на нее для данного клиента, чтобы не увеличивать сумму счета.
См. таблицу 4:
Таблица 4. Матрица рисков совмещения полномочий использования бенчмаркинга в бизнес-планировании
Группы операций Ведение справочника клиента Управление кредитными лимитами Определение скидок и спец. условий Ведение контрактов Определение цен и условий продажи Оформление заказов на продажу Разнесение платежей Отражение дебиторской задолженности Формирование счетов на оплату Утверждение заказов на продажу Ведение справочника клиента – С* В В – В В В В В Управление кредитными лимитами С – – – – В – В В В Определение скидок и спец. условий В – – С – – – Н Н – Ведение контрактов В – С – С – С С С – Определение цен и условий продажи – – – С – В В В В – Оформление заказов на продажу В В – – В – С В В В Разнесение платежей В – – С В С – В В С Отражение дебиторской задолженности В В Н С В В В – В В Формирование счетов на оплату В В Н С В В В В – В Утверждение заказов на продажу В В – – – В С В В – * В, С и Н – высокий, средний и низкий риски злоупотреблений. С помощью матрицы рисков совмещения полномочий легко разобраться, кто из их сотрудников наделен не совмещаемыми полномочиями. Следующая главная задача – перераспределить эти полномочия между разными специалистами предприятия. Это самый действенный способ.
Но не всегда удается избавиться от рискованных пересечений обязанностей полностью. Например, тот или иной специалист может совмещать полномочия вынужденно, из-за нехватки или некомпетентности сотрудников. В этом случае свести риск мошенничества к минимуму поможет внешний контроль или следует поручить проверку действий этого специалиста, например, его руководителю или сотруднику из другого отдела.
Допустим, выявлен сотрудник отдела продаж, обладающий правом оформлять заказы на продажу и формировать счета на оплату. Чтобы снизить риск злоупотребления или ошибки в работе, можно поступить так:
- передать обязанность по формированию счетов на оплату бухгалтеру или иному специалисту отдела продаж, который не выполняет эти функции;
- изменить настройки IT-системы таким образом, чтобы счета на оплату формировались автоматически только на основании данных заказа на продажу, включая расчет суммы счета. Возможность дальнейшего внесения изменений в заказ на продажу должна быть заблокирована;
- обеспечить регулярный контроль соответствия счетов на оплату и заказов на продажу. Его можно поручить сотруднику, не принимающему участия в этих операциях. Например, сотруднику, отвечающему за определение скидок и специальных условий продажи.
Все обязанности с учетом преобразований описываются во внутренних положениях подразделений или в регламентах бизнес-процессов. В дальнейшем эти документы нужно постоянно обновлять, поддерживать в актуальном состоянии. Задачу по их адаптации можно поручить руководителям подразделений. Кроме того, стоит передать требования к разграничению полномочий (прав доступа) IT-службе и закрепить их в ее внутреннем положении. Такое простое решение поможет сократить дальнейшие трудозатраты на повторное выявление случаев передачи одному и тому же специалисту конфликтующих обязанностей, в том числе при найме и увольнении сотрудников в рамках департамента. Но здесь важно не поддаться одному широко распространенному и опасному заблуждению. Его суть в следующем: если в компании большинство операций автоматизировано с помощью ERP-системы, то от рисков ошибок и хищений компания застрахована. Действительно, в таких программах, как правило, заложены шаблонные решения: использование справочников (снижает ошибки ручного ввода), логические связи между документами, маршрутизация обработки операций (для авторизации и автоматических проверок).
3.2. Рекомендации по источникам формирования системы использования бенчмаркинга в бизнес-планировании

Наименование ресурса для решения задачи: сервис «Риски бизнеса: проверь себя и конкурента».
Алгоритм: получить сведения из ЕГРЮЛ. Узнать адрес, сведения о директоре и участниках, а также получить информацию о том, находится ли организация в процессе ликвидации или реорганизации
Сервис «Прозрачный бизнес»: поможет получить идентификационные реквизиты организаций и сведения:
– об основном виде деятельности и уставном капитале;
– адресе и наличии информации о недостоверности указанного адреса;
– наличии недостоверных сведений об органах управления организаций;
– многократном участии органов управления организаций в других компаниях;
– публикации сообщений в журнале «Вестник государственной регистрации»;
– многократном участии физического лица в организациях;
– адресах, указанных при государственной регистрации в качестве места нахождения несколькими юридическими лицами;
– лицах, подпадающих под условия, предусмотренные подпунктом «ф» пункта 1 статьи 23 Федерального закона от 08.08.2001 № 129 «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
Кроме этого, отразить сведения из единого реестра субъектов малого и среднего предпринимательства, выписку из ЕГРЮЛ
Картотека арбитражных дел выявить наличие завершенных и текущих споров с участием конкурента. Узнать, подавали ли в отношении конкурента заявления о признании банкротом
Банк данных исполнительных производств ФССП: поможет выявить информацию об открытых исполнительных производствах в отношении конкурента. Если такие долги есть, значит, компания добровольно не исполняет обязательства либо не в состоянии их исполнить
Единая информационная система в сфере закупок: поможет получить информацию об участии в госзакупках. Если конкурент принимал участие в госзакупках, значит, он реально занимается хозяйственной деятельностью
Реестр недобросовестных поставщиков узнать, включен ли конкурент в реестр недобросовестных поставщиков. Если компания состоит в реестре, то есть риск, что она не выполнит обязательства
Сведения о компаниях, которые имеют задолженность уплат налогов, не представляют отчетность более года получить сведения о компаниях, которые не представляют налоговую отчетность более года или имеют долги по налогам на сумму более 1000 руб., если исполнительный документ уже направили судебному приставу
Единый реестр сведений о банкротстве: поможет узнать о том, что в отношении юридического лица применяется процедура банкротства
Вестник государственной регистрации получить опубликованные в журнале сообщения, которые предоставляют на публикацию юр. лица, а также сообщения о решениях, которые приняли регистрирующие органа, о предстоящем исключении недействующих юрлиц из ЕГРЮЛ
Сервис «Недействительные паспорта»: поможет получить информацию о том, числится ли паспорт физического лица среди недействительных
Бухгалтерская отчетность с сайта Росстата: поможет собрать данные бухгалтерского баланса и отчетов о финансовых результатах, движении денежных средств, целевом использовании, изменении капитала
Сведения о лицах, в отношении которых факт невозможности участия, руководства в организации установлен судом узнать о руководителях, которые в суде подтвердили, что не управляют компанией.
Если директор руководит компанией лишь номинально, это значит, что на договоренности с ним полагаться не стоит. Ведь решения заключать договор, а также исполнять его или нет, принимает другое лицо
Сведения о юрлицах и ИП, в отношении которых представлены документы для государственной регистрации: поможет получить информацию о том, что конкурент хочет изменить информацию о себе. Например, если компания меняет директора, то на дату подписания договора директором может быть уже другое лицо. Это может повлечь споры в будущем. Если выяснить, что компания подала в налоговую инспекцию документы на регистрацию изменений в учредительные документы или в ЕГРЮЛ, то есть два варианта действий. Первый – дождаться, пока эти измерения зарегистрируют, а затем снова проверить потенциального конкурента. Второй – попросить обеспечение
Сведения о физлицах – руководителях или учредителях нескольких юр. лиц: поможет проверить руководителя или участника потенциального конкурента на «массовость». Если гражданина получилось найти с помощью сервиса, значит, он выступает директором или участником 10 или более компаний. В таком случае нужно выяснить, кто реальный руководитель компании-конкурента, и запросить обеспечение исполнения договора
Адреса, указанные при гос. регистрации в качестве места нахождения несколькими юр. лицами: поможет проверить, не зарегистрирован ли конкурент по адресу массовой регистрации, сколько компаний зарегистрировано по интересующему адресу.
Выше указанные рекомендации системе управление рисками корпоративного мошенничества по методике развития бенчмаркинга, сведены в единую таблицу и вынесены в приложение к курсовой работе.


ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Исследовали систему использования бенчмаркинга в бизнес-планировании АО «Контактор» и можем констатировать выводы:
Вывод по первому параграфу первой главы: представили в теории, как можно выяснить, выполняет ли корпоративная система сбора и обработки информации о фирмах конкурентах возложенные на нее задачи и насколько эффективно. Показали, как превратить ее из бессмысленной настройки в рабочий инструмент, как адаптировать систему к изменившимся условиям ведения бизнеса. Чтобы усовершенствовать систему сбора и обработки информации о фирмах конкурентах, прежде всего необходимо: оценить ее текущее состояние («как есть») и выявить имеющиеся недостатки; разработать по итогам диагностики и тестирования план совершенствования внутреннего и внешнего контроля бизнес активности и бизнес среды(«как должно быть»).
Чтобы определить, сколько предприятие может потерять из-за инвестиционных рисков, выявить факторы за счёт аналитики системы сбора и обработки информации о фирмах конкурентах, которые могут неблагоприятно повлиять на проект. Затем оценить, какой ущерб эти события нанесут компании и какова вероятность, что они произойдут.
Решить, как управлять инвестиционными рисками: принимать, снижать, компенсировать, передавать. Для этого сопоставить стоимость каждого риска с емкостью рынка, риск-аппетитом и границами толерантности, которые определила для себя компания. Выбрать меры, которые помогут предупреждать или компенсировать риски. Риск мошенничества и коррупции – это риск злоупотреблений, неправомерных или ошибочных действий персонала. Возможные причины – не назначили ответственных за проект и показатели деятельности, некорректно распределили обязанности подчиненных, утвердили формальные или запутанные внутренние регламенты. Чтобы снизить риск мошенничества, выяснить, в каких ключевых бизнес-процессах умышленная или непреднамеренная ошибка персонала грозит существенным, по меркам компании, ущербом.
Проанализировать полномочия сотрудников и оценить риски совмещения обязанностей. Перераспределить функции так, чтобы недобросовестные сотрудники не могли обогатиться. Разработать и провести предупредительные мероприятия – внедрить контрольные процедуры в проект. Ввести режим коммерческой тайны проекта, установить IT-программы и технические средства, которые помогут отслеживать действия персонала проекта. Регламентировать материальную ответственность сотрудников.
Также система сбора и обработки информации о фирмах конкурентах мониторит информационные риски – это опасность возникновения убытков из-за информационных технологий. Есть две категории информационных рисков:
- утечка данных, когда конфиденциальная информация становится доступной посторонним лицам, которые могут использовать сведения во вред компании;
- технический сбой, который повреждает учетные программы и базы данных, что может вызвать простой предприятия, повлечь убытки.
Чтобы определить, какие информационные риски угрожают компании, выяснить у IT-специалистов, как в компании распределяют доступ к информационным системам. Разобраться, может ли пострадать проект из-за того, как хранят электронные документы: первичка, договоры с контрагентами, финансовая отчетность, калькуляции, сметы. Выяснить, есть ли у проекта алгоритм действий в критической ситуации, например в случае сбоев в работе компьютерных сетей. Когда выявлены потенциальные информационные риски проекта, продумать, какими способами можно их сократить. Чтобы не допустить утечки конфиденциальных данных, разработать и подписать с ответственными сотрудниками проекта положения о коммерческой тайне. Организовать и проконтролировать хранение первичных документов.
Риск работы с банком – это риск, что у обслуживающего проект банка отзовут лицензию и средства компании окажутся заморожены. Также это опасность, что кредитная организация заблокирует операции по счету и внесет компанию в черный список сомнительных клиентов.
Чтобы компания не потеряла деньги, убедиться, что обслуживающий банк надежный, у него не отзовут лицензию. Для этого изучить его финансовые показатели, информацию о нем из открытых источников. Выяснить, продлевает ли финансовая организация рейтинг в международных рейтинговых агентствах, кредитуется на межбанковском рынке, участвует в системе страхования вкладов.
Если у кредитной организации начались проблемы, она задерживает или вовсе не проводит платежи, составить жалобу в территориальное управление Центробанка. Сообщите сведения о компании и невыполненных платежных операциях. Не помогло – готовить исковое заявление в суд.
Сама компания может оказаться в ситуации, когда банк откажется проводить ее платеж, заблокирует расходные операции или расчетный счет, досрочно расторгнет договор. Это произойдет, если кредитная организация заподозрит, что ее клиент нарушает закон, например уклоняется от уплаты налогов или отмывает деньги. Чтобы не попасть в черный список клиентов банка, проверить, соответствуют ли требованиям ЦБ отдельные показатели проекта: налоговая нагрузка, обороты и остатки по счету, основания платежей. Там, где выявлены отклонения, исправить ситуацию или подготовить пояснения для кредитной организации.
Если компания оказалась в черном списке, устранить причины, из-за которых кредитная организация блокировала платежную операцию, отказалась подписать договор банковского счета или расторгла его в одностороннем порядке. Если не помогло – обратиться в межведомственную комиссию при Центробанке или направьте иск в суд.
Стратегический риск – это риск неправильных управленческих решений, ошибок в реализации стратегии проекта или в реагировании на изменения в бизнес-среде. Если только предстоит внедрять стратегическое проектное управление, выяснить, каким видят будущее компании ее собственники, какие результаты рассчитывают получить от бизнеса, в какой срок.
Определить регламентами в системе сбора и обработки информации о фирмах конкурентах, что может помешать предприятию выполнить долгосрочные планы. Классифицировать стратегические риски по характеру возникновения: технические, управленческие, организационные, внешней среды. Разобраться помогут два инструмента:
- PEST-анализ подскажет, какие факторы способны помешать реализовать поставленные акционерами долгосрочные задачи;
- SWOT-анализ укажет, как и за счет чего удастся избежать негативного воздействия внешней среды, что потребуется сделать, чтобы повысить конкурентоспособность в долгосрочной перспективе.
Выяснить, какие из выявленных угроз наиболее опасны для бизнеса, как ими можно управлять, а также сократить и застраховаться от потенциального ущерба. Составить карту рисков. Поручить риск-менеджеру отслеживать события с высоким рангом и разработать мероприятия, которые помогут снизить потери в бизнес-планировании.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Годин В.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: учебник / В.В. Годин, И.К. Корнеев. - М.: Мастерство; Высшая школа, 2018. - 240 с.
Губарев А. В. Информационное обеспечение системы менеджмента качества. - М.: Горячая линия - Телеком, 2017. - 132 с.
Гумба Х. М. Планирование на предприятии в строительной отрасли : учебник и практикум для среднего профессионального образования / под общей редакцией Х. М. Гумба. — Москва : Издательство Юрайт, 2019. — 253 с.
Казакевич, Т. А. Организация и планирование деятельности предприятий сервиса : учебное пособие для вузов / Т. А. Казакевич. — 2-е изд., доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2019. — 188 с.
Кукушкин С. Н. Внутрифирменное планирование: учебник и практикум для академического бакалавриата / С. Н. Кукушкин [и др.] ; под редакцией С. Н. Кукушкина, В. Я. Позднякова, Е. С. Васильевой. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2019. — 322 с.
Купцова, Е. В. Бизнес-планирование: учебник и практикум для среднего профессионального образования / Е. В. Купцова, А. А. Степанов. — Москва : Издательство Юрайт, 2019. — 435 с.
Практика и проблематика моделирования бизнес-процессов / [Е.И. Всяких и др.] - М.: ДМК Пресс; М.: Компания АйТи, 2019. – 320 c.
Пузанова, И. А. Интегрированное планирование цепей поставок : учебник для бакалавриата и магистратуры / И. А. Пузанова, Б. А. Аникин ; под редакцией Б. А. Аникина. - Москва : Издательство Юрайт, 2019. — 319 с.
Репин, В.В. Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление / В.В. Репин. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2019. – 280 с.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Организационная структура АО «Контактор»
11 задач системы использования бенчмаркинга в бизнес-планировании АО «Контактор» сведём в таблицу:
Таблица – реализация задач системы использования бенчмаркинга в бизнес-планировании АО «Контактор»
Наименование ресурса для решения задачи Регламент системы использования бенчмаркинга в бизнес-планировании Сервис «Риски бизнеса: проверь себя и конкурента» получить сведения из ЕГРЮЛ. Узнать адрес, сведения о директоре и участниках, а также получить информацию о том, находится ли организация в процессе ликвидации или реорганизации  Сервис «Прозрачный бизнес» получить идентификационные реквизиты организаций и сведения:– об основном виде деятельности и уставном капитале;– адресе и наличии информации о недостоверности указанного адреса;– наличии недостоверных сведений об органах управления организаций;– многократном участии органов управления организаций в других компаниях;– публикации сообщений в журнале «Вестник государственной регистрации»;– многократном участии физического лица в организациях;– адресах, указанных при государственной регистрации в качестве места нахождения несколькими юридическими лицами;– лицах, подпадающих под условия, предусмотренные подпунктом «ф» пункта 1 статьи 23 Федерального закона от 08.08.2001 № 129 «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».Кроме этого, отразить сведения из единого реестра субъектов малого и среднего предпринимательства, выписку из ЕГРЮЛ Картотека арбитражных дел выявить наличие завершенных и текущих споров с участием конкурента. Узнать, подавали ли в отношении конкурента заявления о признании банкротом Банк данных исполнительных производств ФССП выявить информацию об открытых исполнительных производствах в отношении конкурента. Если такие долги есть, значит, компания добровольно не исполняет обязательства либо не в состоянии их исполнить Единая информационная система в сфере закупок получить информацию об участии в госзакупках. Если конкурент принимал участие в госзакупках, значит, он реально занимается хозяйственной деятельностью Реестр недобросовестных поставщиков узнать, включен ли конкурент в реестр недобросовестных поставщиков. Если компания состоит в реестре, то есть риск, что она не выполнит обязательства Продолжение и окончание таблицы по реализации задач системы использования бенчмаркинга в бизнес-планировании АО «Контактор»
Наименование ресурса для решения задачи Регламент системы использования бенчмаркинга в бизнес-планировании Сведения о компаниях, которые имеют задолженность уплат налогов, не представляют отчетность более года получить сведения о компаниях, которые не представляют налоговую отчетность более года или имеют долги по налогам на сумму более 1000 руб., если исполнительный документ уже направили судебному приставу Единый реестр сведений о банкротстве узнать о том, что в отношении юридического лица применяется процедура банкротства Вестник государственной регистрации получить опубликованные в журнале сообщения, которые предоставляют на публикацию юр. лица, а также сообщения о решениях, которые приняли  регистрирующие органа, о предстоящем исключении недействующих юрлиц из ЕГРЮЛ Сервис «Недействительные паспорта» получить информацию о том, числится ли паспорт физического лица среди недействительных Бухгалтерская отчетность с сайта Росстата собрать данные бухгалтерского баланса  и отчетов о финансовых результатах, движении денежных средств, целевом использовании, изменении капитала Сведения о лицах, в отношении которых факт невозможности участия, руководства в организации установлен судом узнать о руководителях, которые в суде подтвердили, что не управляют компанией. Если директор руководит компанией лишь номинально, это значит, что на договоренности с ним полагаться не стоит. Ведь решения заключать договор, а также исполнять его или нет, принимает другое лицо
Сведения о юрлицах и ИП, в отношении которых представлены документы для государственной регистрации получить информацию о том, что конкурент хочет изменить информацию о себе. Например, если компания меняет директора, то на дату подписания договора директором может быть уже другое лицо. Это может повлечь споры в будущем. Если выяснить, что компания подала в налоговую инспекцию документы на регистрацию изменений в учредительные документы или в ЕГРЮЛ, то есть два варианта действий. Первый – дождаться, пока эти измерения зарегистрируют, а затем снова проверить потенциального конкурента. Второй – попросить обеспечение Сведения о физлицах – руководителях или учредителях нескольких юр. лиц проверить руководителя или участника потенциального конкурента на «массовость». Если гражданина получилось найти с помощью сервиса, значит, он выступает директором или участником 10 или более компаний. В таком случае нужно выяснить, кто реальный руководитель компании-конкурента, и запросить обеспечение исполнения договора Адреса, указанные при гос. регистрации в качестве места нахождения несколькими юр. лицами проверить, не зарегистрирован ли конкурент по адресу массовой регистрации, сколько компаний зарегистрировано по интересующему адресу








2


2