Организация текущего и постоянного хранения архивных документов

Возникает перегрузка ненужными папками, что значительно снижает эффективность и оптимизацию.Таким образом, при осуществлении поискав рамках номенклатуры дел, невозможно быть уверенным, что были найдены все папки, в которых могут содержаться нужные документы.2. Организация доступа к документам текущего и постоянного хранения. Зачастую, в организациях службы документооборота и архивные службы, чтобы сохранить документ, просто никому не выдают их на руки. Также, стоит отметить, что в рекомендациях аудиторов закрепляется, что с целью обеспечения лучшей сохранности архивных документов, следует хранить их в запирающихся шкафах или сейфах. Также, для того, чтобы осуществлять быстрый поиск нужного документа, на дверцах шкафов (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы, сейфы в которых хранятся документы должны быть оборудованы приспособлениями для опечатывания. Таким образом, документы должны выдаваться только под роспись и фиксироваться соответствующе, то есть должна быть дата взятия документа, а также дата его возврата, и соответственно, должна быть установлена мера ответственности за невозвращенный или не вовремя возвращенный документ. Такая рекомендация, естественно повысит и обеспечит сохранность документов текущего и постоянного хранения, однако значительно отягощает процесс хранения и кроме того, сужает круг доступа людей к документации.Проблема работы с договорами решается организацией корпоративного хранилища по проектному принципу, при котором в одной папке собираются все документы по договору. Доступ к этой папке получают только те сотрудники, которые имеют полномочия по работе с данным договором. Так, хранение электронной копии договора и всех связанных с ним документов в одном месте позволяет работать с информацией одновременно любому количеству сотрудников без опасений, что документ является окончательной версией и его можно удалить, изменить, модифицировать и прочим образом нанести вред.Таим образом, в заключение к данному параграфу, стоит сделать следующий вывод:— были исследованы главные проблемы текущего и постоянного хранения архивных документов, а также рассмотрены и возможные пути разрешения указанных проблем.ЗАКЛЮЧЕНИЕТаким образом, посредством изученного материала, можно сделать вывод о том, что Текущее хранение архивных документов, представляет собой хранение документации, исполнение по которой уже завершено, но экспертиза их ценности не проведена. То есть, до того, как указанная документация будет передана на архивное хранение, ее сформируют в дела, которые находятся на текущем хранении у исполнителей или передаются в отдел документооборота.Постоянное хранение архивных документов, подразумевает под собой сохранность архивной документации с пометкой «бессрочно». Длительность хранения документации, закрепляется посредством следующих нормативных документов, таких как:Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016);Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182).Правовой основой регулирования процессов организации текущего и постоянного хранения архивных документов, служит нормативно – правовая база трех уровней:- федерального;- субъектов федерации;- местного значения.В перечень основных нормативно – правовых актов, регулирующих организацию текущего и постоянного хранения архивных документов, вошли следующие:1. Конституция РФ;2. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;3. Налоговый кодекс РФ;4. ФЗ «О бухгалтерском учете»;5. ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»; и др.Таким образом, нормативно – правовая база, регулирующая вопросы хранения архивных документов, является частью огромного массива законодательства в сфере архивного дела РФ.Главной особенностью в рамках анализа организации хранения архивных документов, вступает номенклатура дел. Номенклатура дел, подразумевает под собой список наименований групп документов организации, которые систематизированы, то есть, классифицированы по соответствующим признакам. Номенклатура дел характеризуется обязательным наличием указания срока хранения документа, а также надлежащее оформление самого документа.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ«Конституция Российской Федерации» (принята всенародным голосованием 12.12.1993 с изменениями, одобренными в ходе общероссийского голосования 01.07.2020). Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28399/?ysclid=l6tc95qccd501548871(дата обращения 20.06.2022).Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021) «Об архивном деле в Российской Федерации». Электронный ресурс. Режим доступа:http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1406/ (дата обращения 20.06.2022).Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 01.01.2022) «О бухгалтерском учете». Электронный ресурс. Режим доступа:http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/ (дата обращения 20.06.2022).Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ (ред. от 01.01.2022) «О валютном регулировании и валютном контроле». Электронный ресурс. Режим доступа:http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_45458/ (дата обращения 20.06.2022).Федеральный закон от 03.08.2018 № 289-ФЗ (ред. от 02.07.2021) «О таможенном регулировании в Российской Федерации и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_304093/ (дата обращения 20.06.2022).Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 01.01.2022) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/ (дата обращения 20.06.2022).Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 № 290 (ред. от 25.12.2015) «О Федеральном архивном агентстве». Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_304093/ (дата обращения 20.06.2022).«ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/ (дата обращения 20.06.2022).Абуладзе Д. Г. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. — М.: Юрайт, 2020. — 300 с.Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 148 с.Басаков, М.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]: учеб. / М. И. Басаков, О. И. Замыцкова. - 13-е изд., стер. - Ростов-на-Дону : Феникс, 2014. - 376 с. (2)Быкова, Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учебное пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. - М.: Инфра-М, 2016. - 180 c.Галахов В.В. Секретарь-референт высокой квалификации. Организация секретарского дела / В.В. Галахов. - М.: Академия, 2019. - 240 c.Основы делопроизводства: методические указания / сост. О.А. Макарова. - Чита: ЗабГУ, 2015. - 116 с. Корнеев И. К. Документационное обеспечение управления. — М.: Юрайт, 2020. — 385 с.Кугушева Т. В. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. — М.: Феникс, 2020. — 238 с.Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления: справ. пособие для вузов / И. Н. Кузнецов. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2014. - 396 с.Козлов, В. П. Российское архивное дело / В.П. Козлов. - М.: Российская политическая энциклопедия, 2018. - 336 c.Самоквасов, Д.Я. Архивное дело в России / Д.Я. Самоквасов. - М.: Москов. архив Министерства юстиции, 2018. - 370 c.