Особенности подготовки и проведения деловых совещаний в туристской организации (на примере конкретной организации)

Деловой этикет, то есть обстоятельства, нормы и правила скрытого хозяйствования, используются в качестве основных правил ведения переговоров. Каждый член TUI Group заинтересован в этом процессе, и каждый участвует по мере необходимости.Компания проводит собрания с периодичностью - раз в квартал. В зависимости от формы проведения - встречи или сессии. В зависимости от формы администрирования - бесплатно. Принадлежность к сфере общественной жизни - бизнесу. По масштабу - местный, региональный и национальный. Особое внимание уделяется грамотному стилю действий руководителя при общении с партнерами.Деловые встречи проводятся еженедельно каждый понедельник в 9:00, так как их целью является получение информации от руководства о текущем состоянии дел, принятие деловых решений и контроль за их использованием. Участниками такой встречи являются генеральный директор, главный бухгалтер, директор по зарубежным операциям и маркетингу, а также директор по маркетингу, продвижению и операциям в странах СНГ и России. Встреча компании длится 20-30 минут.Все задаются вопросом о работе прошедшей недели, принятых решениях, своей мобильности и правильности выбранной тактики. Скоро перейдем к финансовым вопросам и предстоящим планам на следующую неделю и десятилетие. Особенностью собрания компании в этой компании является общение коллег об общих проблемах, которые волнуют весь коллектив. Это набор основных убеждений, которые оказались достаточно эффективными, чтобы считаться ценными, и поэтому они передаются новым членам команды как правильный способ воспринимать, думать и подходить к определенным проблемам.Они включают в себя как неформальные правила (запреты, табу, обычаи, традиции, кодексы и ценности и т. д.), так и формальные правила (конституции, законы, права собственности и т. д.), а также систему санкций за их несоблюдение. Каждый участник получает от менеджера информацию и планы о работе и предстоящих делах, а также соответственно приказы, поощрения и наказания.Также проводятся проблемные встречи, направленные на поиск оптимальных решений, обсуждение экономических проблем, важных вопросов развития и инновационных проектов.Так выглядит деловая встреча в TUI Group. Участники собрания уведомляются о предстоящем собрании. Это делается представителем компании посредством телефонного звонка или текстового сообщения, обычно в удобное время для менеджера группы TUI при назначении встречи.Внутренний регламент не принят, повестка дня не установлена, участники собрания собираются в кабинете директора, который оборудован достаточным количеством стульев, хорошо освещен и проветривается.При размещении гостей не соблюдается правило профессионального этикета встречи: Размещение в зале по отношению друг к другу, так как свободные места заполняются с приходом участников. На столах тетради и ручки, конверты с фирменной символикой.В начале общения, если проходит первая встреча деловых партнеров, соблюдаются, ряд правил, диктуемых элементарной вежливостью, но имеющих некоторую специфику, поскольку руководитель - это лицо фирмы. После приветствия и представления делается краткая пауза (небольшое отступление от темы, для расслабления) – чтобы партнер имел возможность включиться в общение. Без детализации называются проблемы предстоящих переговоров. В ходе переговоров, референт фирмы предлагает кофе, минеральную воду и тому подобное, по окончании, если руководитель считает нужным, потому что иногда в ходе совещания, возникают противоречия и конфликты - фуршет. На самом деле переговорный процесс соблюдает общие принципы - равноправие, демократичность, формальность и деловой подход, но иногда время встречи затягивается для достижения цели, никто не может прокомментировать, т.к. сначала на каждый вопрос не дается время и время окончания собрания.2.3.Разработка мер усовершенствования процесса переговоров в TUI Group.Для составления системы мер по осуществлению эффективных переговоров необходимо выделить следующие актуальные позиции:организация процесса проведения переговоров. Наличие внешних помех, затрудняющих воспроизведение звука или посторонние внешние шумы являются недопустимыми, т.к. снижают заинтересованность одной из сторон в ведении переговоров;выдвижение предложений для обсуждения должны быть представлены на основе реальных возможностей обеих сторон.В случае несоблюдения этих условий переговоры могут осуществляться только в силу существующей степени уважения и расположения обеих сторон.В таблице 2.4. отражены характеристики этапов проведения деловых переговоров с учетом методов регулирования процесса.Таблица 2.4.  Характеристика действий на этапах проведения деловых переговоров в TUI Group.ЭтапСодержаниеМетоды регулированияПодготовка Создание плана переговоров на основе подбора и анализа необходимой информации;- сотрудничество- давление- манипуляция- просьбыУстановление места и времени  встречиВыбор территории, согласование времени- планирование- непредвиденные обстоятельстваНачало беседы: вступление в контактНастройка невербальных факторов общения- снятие напряжения,- стимулирование воображения,- прямой подход,- «присоединение» к собеседникуПостановка проблемы и передача информацииРаскрытие темы встречи, цели разговора, задач для обеих сторон- использование языка собеседника,- донести суть разговора- переход от монолога к диалогу,- наблюдение за реакцией собеседникаАргументированиеПриведение фактов и аргументов необходимости выполнения задач- ясность изложения,- достоверность информации,- недопустимо перечисление без аргументацииОпровержение доводов собеседникаВзаимный диалог по задачам достижения цели. Диалог основан на обоюдном внимании собеседников- выслушать собеседника,- не прерывать собеседника,- стимулирование совместного аргументированияАнализ альтернатив, поиск оптимального или компромиссного варианта, или конфронтация участниковВыбор необходимых результатов, подтверждение актуальности выбора- манипуляция,- аргументирование,- выдержкаПринятие решенияФиксация договоренностиПовтор основных положений договоренности- договор/ контракт- записи в ежедневникеВыход из контактаПрощание вне зависимости от результатов переговоров доброжелательно- доброжелательностьАнализ результатов беседы, своей тактики общенияПроводится вне зависимости от достигнутых результатов- самоанализОдним из методов, который отражен на первом этапе, является манипуляция. Манипуляция может использоваться на основе знаний о слабых сторонах личности стороны переговоров. Однако, существуют опасности: манипуляция может стать инструментом заведомого обмана стороны, что отразится на дальнейшем сотрудничестве или пресечении внедрения условий договора вышестоящим сотрудником компании, который выявит результаты несоответствия. Манипуляцию человек чувствует, а значит, осознает превосходство второй стороны, что лишает смысл в равноправном партнерстве. Манипуляция, как правило, порождает ответные действия, не всегда ведущие к конструктивному диалогу (в том числе снижения психологической стабильности в поведении партнера).Основная часть переговоров – обмен аргументами является наиболее трудоемким процессом, так как одна из сторон может привести неведомый для другой факт, который потребует от сторон усилий в изменении тактики переговоров или аккумулировании сил на решении совместных задач по выработке совместной стратегии.Сегодня, когда экономическая ситуация в нашей стране стабилизировалась, индустрия делового общения становится все более заметной и перспективной отраслью национальной экономики. Выставки, конференции, деловые совещания оказывают существенное влияние на рост потребительского спроса на отраслевых рынках, способствуют развитию многих секторов экономики, привлечению прямых инвестиций. Более того, крупнейшие международные выставки и совещания – это еще и своеобразный инструмент так называемого политмаркетинга, который используют правительства многих стран для диалога с общественностью и деловыми кругами. Ведь процесс организации деловых совещаний, выставок, конференций объединяет организаторов и экспонентов с государственными структурами и общественными организациями, что оказывает колоссальное воздействие на формирование политики в сфере промышленных услуг.Деловое общение и деловой этикет в значительной степени определяется той обстановкой, в которой они проходят, а это наводит на желание совершенствовать процесс проведения деловых совещаний в целом, и по предприятию TUI Group.ЗАКЛЮЧЕНИЕСовещание – процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил. Объективная же реальность в настоящее время заставляет всех руководителей организаций поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей работы, продуктивного использования каждой минуты рабочего времени. Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильные решения. Целью курсовой работы было разработать значение деловых совещаний в менеджменте сервиса и туризма. На примере TUI GROUP были рассмотрены способы и формы проведения деловых совещаний.  Проанализировав весь материал, можно прийти к выводу, что деловое совещание – один из востребованных видов делового общения, в том числе и для решения проблем в области экономики, финансов, менеджмента.Переговоры и совещания – сложные процессы, учитывающие разнообразные психологические закономерности и нормы. В турфирме TUI первым шагом является поиск способа выработки альтернативного решения, поскольку приглашенные участники встречи не всегда согласны с предложениями представителя генерального директора турфирмы TUI. При подведении итогов обсуждения учитывается согласие всех с решением и точность ответов участников собрания.Этот процесс встреч в группе TUI Group, является наиболее плодотворным, так как не требуется никаких дискуссий, всегда четко выражена сама проблема, количество участников данного переговорного процесса обычно составляет два-три человека, сами участники заинтересованы в теме обсуждения мнения согласованы. Решения, принятые на собрании, предсказывают эффективность. Встречу может провести как менеджер компании, так и опытный менеджер по маркетингу. Как показал анализ, деловая дискуссия, деловая встреча, деловые переговоры, проводимые в компании TUI Group, имеют свои особенности как по задачам и целям, так и особенно по построению, и знание этих характеристик позволяет сформулировать необходимые навыки для формирование лидерских качеств, умение применять необходимые инструменты делового и этикета, что в конечном итоге приводит к эффективности делового общения, а, следовательно, и всей профессиональной деятельности компании.Анализируемые деловые беседы, переговоры и встречи происходят в конкретной профессиональной среде, и каждый из участников знает и выполняет свою «социальную» роль. Каждый из бизнес-процессов имеет свою определенную задачу и цель (обсудить, составить мнение, принять решение и т.п.), но в то же время эти задачи и цели тесно связаны друг с другом, так как являются задачами и цели бизнеса, профессионального общения определенного круга специалистов, предпринимателей, причем в процессе делового общения эти цели и задачи часто переплетаются и дополняют друг друга. Деловые встречи, переговоры и беседы в зависимости от цели выступления носят информативный характер, воздействуют на аудиторию, доносят необходимую профессиональную информацию, формируют конкретное мнение и направлены на решение конкретных задач.Проанализировав процессы, проведения деловых совещаний и приведя примеры ихсовершенствования, хочется сказать, что деловые совещания, всегда будут пользоваться необходимостью их проведений, и их экономической эффективностью. Внедрение новых идей по организации и проведению деловых совещаний TUIGROUPдаст возможность предприятию расширить сферу обслуживания предприятия и выхода его на мировые масштабы в туристическом бизнесе, и привлечения денежных средств в бюджет региона, а также для ростаи процветания предприятия.СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫАрредондо Искусство деловой презентации / Арредондо, Лэни. - М.: Челябинск: Урал LTD, 2019. - 519 c.Агешкина, Н. А. Основы турагентской и туроператорской деятельности : учебное пособие / Н.А. Агешкина. – Москва : ИНФРА-М, 2021. – 567 с.Волгин, Б. Деловые совещания / Б. Волгин. - М.: Московский рабочий, 2021. - 136 c.Вацлавик, П. Психология межличностных коммуникаций / П. Вацлавик, Дж. Бивин, Д. Джексон. - СПб.: Речь, 2016. – С. 226.Гуляйкин, В.А., Куршакова, Н.Б. Переговорный процесс - как основа эффективной работы персональных менеджеров банка /В.А. Гуляйкин, Н.Б. Куршакова// Маркетинг и маркетинговые исследования в России. - 2015. - №5(29). - С.38. Дурович, А. П. Организация туризма : учебное пособие / А. П. Дурович. – Минск : РИПО, 2020. – 295 с.Игнатьева, И. Ф. Организация туристской деятельности : учебник для вузов / И. Ф. Игнатьева. – 2-е изд., перераб. и доп. – Москва : Издательство Юрайт, 2021. – 392 с.Коновалова, В. Информирование персонала: задачи, подводные камни, решения/ В. Коновалова// Кадровик. Кадровый менеджмент. - 2017. - № 8. Коммерческая деятельность предприятия: Стратегия, организация, управление. Учебное пособие. - М.: Издательство «Политехника», 2017. – С. 96. Ф. Котлер,  Дж.Боуэн, Дж. Мейкенз Маркетинг  Гостеприимство ТуризмУчебник для вузов-2-ое изд. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2002 с36-52.Кочеткова А. Сотрясание воздуха. Как научиться быть правильно понятым // Тюменский бизнес-журнал. – 2012. – № 1. – С. 52-57.Лифшиц, А.Л. Деловые игры в управлении / А.Л. Лифшиц. - М.: Лениздат, 2018. - 172 c.Манн, И. Б. М23 Номер 1. Как стать лучшим в том, что ты делаешь / Игорь Манн. — М. : Манн, Иванов и Фербер, 2014. — 240 с. ISBN 978-5-00057-084-Пост Деловой этикет. Персональные коммуникации для профессионального успеха / Пост, Пост Пегги; , Питер. - М.: Эксмо, 2020. - 304 c.Пищулов, В. М. Менеджмент в сервисе и туризме : учебное пособие / В.М. Пищулов. – 3-е изд., перераб. и доп. – Москва : ИНФРА-М, 2021. – 284 с.Савин, Дмитрий Александрович. Деловой туризм : учебно-методическое пособие / Д. А. Савин, И. Г. Мельникова ; Яросл. гос. ун-т им. П. Г. Демидова. — Ярославль :ЯрГУ, 2019. — 48 с.Шейнов, В.П. Психология и этика делового контакта. - Минск: Издательство «Амалфея», 2016. – С. 51. Туроператор ООО «ТТ-Трэвел»: Официальный сайт [Электронный ресурс] / Туроператор ООО «ТТ-Трэвел».-Электрон.дан.– Режим доступа: URL: https://www.tui.ru (дата обращения 21.10.2022).