Разработка проекта внедрения системы защищенного электронного документооборота на базе bpm-систем в коммерческой организации

Экономический эффект в денежном выражении оценивается через расчет сокращения времени выполнения технологических операций () с учетом стоимости рабочего времени. (1) – продолжительность выполнения операций по учету входящих и исходящих документов без использования программного обеспечения;Т - продолжительность выполнения операций по работе учету входящих и исходящих документов с использованием разработанного программного обеспеченияРасчет экономии (), получаемой компанией за счет внедрения информационной системы, обусловленной снижением продолжительности выполнения технологических операций, проводится из соотношения:С0 – стоимость работы сотрудников, выполняющих технологические операции по обработке документов.Полученное значение экономии необходимо сопоставить с величиной вложений в реализацию проекта автоматизации (Z), которые включают оплату труда разработчикам системы, затраты на приобретение материалов и лицензий на программное обеспечение, расходы на амортизацию техники и электроэнергии. Если полученная выгода от внедрения системы превышает величину вложений в его реализацию, то проект является экономически эффективным. В таблице 4 показана оценка расходов на оплату труда сотрудников, участвующих в создании конфигурации системы электронного документооборота.Таблица 4 - Оценка расходов на оплату труда сотрудников, участвующих в создании конфигурации системы электронного документооборотаУчастники проекта Расходы на оплату труда (руб./час)Продолжительность работыИтоговые расходы на оплату труда, руб.Разработчик400300120000Делопроизводитель 3005015000Администратор3506021000Экономист38062280Всего158280Затраты на оплату труда участников проекта автоматизации с учетом взносов во внебюджетные формы: руб.Расчет затрат, связанных с амортизацией используемого в разработке проекта автоматизации компьютерного оборудования, срок полезного использования которого составляет 60 мес. Стоимость используемого на рабочем месте оборудования составляет 75 тыс. руб. С учетом продолжительности проекта в 1,5 мес., величина амортизационных затрат составит:Расчет затрат, связанных с оплатой электроэнергии, включает тариф (6 руб./кВт*ч) и продолжительность использования компьютерной техники (120 час.). Мощность используемого оборудования – 0,7 кВт.Затраты по данной статье составляют:В таблице 5 приведен расчет затрат на приобретение материалов.Таблица 5 - Расчет сумм накладных расходовСтатья расходовЦена ед.КоличествоИтогоКанцелярские принадлежности 100011000Бумага для принтера 5001500Flash-накопители5001500Расходные материалы для принтера300013000Итого5000В рамках реализации проекта автоматизации системы документооборота были приобретены лицензии на систему «1С: Предприятие» на сумму 50000руб.Суммарные затраты, связанные с реализацией проекта: S = 208080 + 1875 + 504+ 5000 + 50000 = 265459 руб.Далее проведена оценка сокращения временных затрат в денежном выражении, достигаемого за счет внедрения системы в эксплуатацию (таблица 6). Хронометраж производился специалистами экономического отдела компании.Таблица 6 - Оценка годового сокращения трудозатрат в денежном выраженииТехнологияКоличество операций в годВремя выполнения без автоматизации, мин. Время выполнения при внедрении ИС, мин.Сокращение времени выполнения на 1 операцию, мин.Общеесокращение времени выполнения, мин.Величина экономии в денежном выражении, руб. (с учетом часовой ставки в 300 руб.)Регистрация входящих документов200010281600080000Учет сотрудников30015114420021000Учет исходящих документов50004131500075000Учет резолюций, назначения специалистов на исполнение документов 50003121000050000Мониторинг состояния исполнения документов50201193801900Расчет просроченных документов10001019900045000Формирование сводов 6010194502250Итого275150На рисунке 35 показана диаграмма снижения времени на выполнение операций по работе с документами, на рис.36 – диаграмма снижения затрат в денежном выражении.Рисунок 22- Диаграмма снижения продолжительности работ сотрудниками Рисунок 23- Диаграмма снижения стоимости выполнения работТаким образом, оценка полученного эффекта составляет 275150 руб. ежегодно.Срок окупаемости проекта составит:Окупаемость проекта связана с возможностями сокращения времени выполнения операций, связанных с учетом документов, учетом выполнения отработки документов, возможностями обработки информации в рамках полученных данных. Срок окупаемости проекта оценивается в 11,6 мес., что является приемлемым результатом в условиях исследуемой компании. Вывод по разделуВнедрение разработанной системы в деятельность ООО «Меридиан» обеспечивает возможности снижения продолжительности выполнения операций, связанных с обработкой данных по входящим и исходящим документам, получением необходимой в работе специалистов информации. По результатам проведённых расчетов параметров эффекта было показано, что срок окупаемости проекта составляет 11,6 мес., что является приемлемым результатом в условиях ООО «Меридиан». ЗАКЛЮЧЕНИЕЦелью данной работы было создание проекта внедрения системы в формате «1С: Предприятие» для автоматизации документооборота в отделе прямых продаж в условиях ООО «Меридиан». Внедрение информационных технологий в технологию работы с распорядительными документами позволяет повысить исполнительскую дисциплину сотрудников, повысить качество работы с документами, позволяет отслеживать сроки исполнения документов и качество их отработки.В процессе данной работы был проведен анализ бизнес-процессов работы с документами, проведен анализ нормативной базы, регламентирующей вопросы работы с внутренними документами, проведена постановка задач автоматизации. Показано, что внедрение системы автоматизации документооборота позволит оперативно осуществлять поиск по журналам регистрации документов, проводить анализ сроков их исполнения, осуществлять выборки данных по исполнителям и отправителям. Проведен анализ существующих решений в области автоматизации документооборота. Показано, что большая их часть соответствует типовой технологии работы с документами, но не учитывает специфику деятельности ООО «Меридиан». Проведена оценка экономической эффективности проекта. Факторы экономической эффективности системы связаны с возможностью оперативного получения данных о состоянии отработки документов, мониторинга исполнения управленческих решений и распоряжений руководства. Работа по автоматизации учета в номенклатуре дел обеспечивает возможности поиска данных по базе документации. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВВасильев В. П. Автоматизация формирования отчетных данных: учебное пособие / В. П. Васильев. - Краснодар: КубГАУ, 2019. - 119 с. Зуб А. Т.  Управление проектами : учебник и практикум для среднего профессионального образования / А. Т. Зуб. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 422 с.Илюшечкин В. М.  Основы использования и проектирования баз данных: учебник / В. М. Илюшечкин. —Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 213 с. Недашковский В. М., Сакулин С. А. Корпоративные информационные системы : учебное / В.М. Недашковский, С.А. Сакулин. - Москва: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2021. – 140 с.Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному: вопросы теории и практики / М.П. Бобылева. - Москва: Термика, 2016. - 359 с.Зиновьева Н. Б. Электронный документ и электронная подпись в организации: учебно-методическое пособие / Н. Б. Зиновьева. - Краснодар: КГИК, 2019. - 123 с.Талипов Н. Г., Катасёв А. С. Математическое и программное обеспечение для распределения заданий в автоматизированных системах электронного документооборота: монография / Н.Г. Талипов, А.С. Катасёв. - Казань: Школа, 2017. - 159 с.Медведев М.А. Разработка информационных систем. Учебное пособие. - М.: Флинта, Изд-во Урал. ун-та, 2017. - 64 с.Пьянкова Н.Г. Системы электронного документооборота: учебное пособие / Н.Г. Пьянкова. - Краснодар: Краснодарский ЦНТИ, 2017. - 102 с.Анохина О. В. Юридическое делопроизводство [Электронный ресурс]: учебно-методическое пособие / О.В. Анохина. - Омск : Изд-во ОмГТУ, 2018. – 147с.Польшакова Н.В., Коломейченко А.С., Яковлев А.С. Информационные системы в экономике: [учебник]. - Москва : Буки Веди, 2016. - 480 с.Дрыгина Ю. А., Бабаян А. Р. Делопроизводство в управлении: учебное пособие / Ю. А. Дрыгина, А. Р. Бабаян. - Ростов-на-Дону: Изд-во ЮРИУ РАНХиГС, 2018. - 257 с.Кузьмина, В.И. Делопроизводство: учебное пособие / И. В. Кузьмина. - Москва : Изд-во Московского гуманитарного университета, 2017. - 127 с.Белобородова Н. А. Документирование управленческой деятельности на платформе 1С: учебное пособие / Н. А.Белобородова. - Ухта: УГТУ, 2016. - 51 с.Яроцкая Л. В. Электронный документооборот в российских и зарубежных компаниях / Л.В. Яроцкая. - Москва: Триумф, 2017. - 116 с.Курчеева Г. И., Алетдинова А. А. Производственные информационные системы : учебное пособие / Г. И. Курчеева, А. А. Алетдинова. - Новосибирск: Изд-во НГТУ, 2020. – 61с.Дрыгина Ю. А., Бабаян А. Р. Делопроизводство в управлении: учебное пособие / Ю. А. Дрыгина, А. Р. Бабаян. - Ростов-на-Дону: Изд-во ЮРИУ РАНХиГС, 2018. - 257 с.Попов Б. Н. Администрирование информационных систем: учебное пособие. - Санкт-Петербург: Изд-во ГУМРФ имени адмирала С.О. Макарова, 2018. - 95 с.